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公众参与之下的美国公民档案员项目探究
摘要：我国各级档案馆允许公众承担档案录入、校对、档案展览等工作，但参与度和积极性不高。为了解国外社会力量在档案事业的参与情况，以NARA公民档案员项目为基础，从任务选题、任务设置、任务讲解等方面分析项目的主要特点，在此基础上结合我国档案工作实际情况，从加强档案资源开发、建立激励机制等方面为我国档案事业实现公众有效参与提供借鉴。
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1、美国“公民档案员”项目概况（AmericanCitizenArchivist)
在美国NARA的档案管理实践中，公众可以参与到档案著录、整理、内容补充、数字化等事务中，其中最具有代表性的就是公民档案工作者（Citizenarchivist）项目。[1]“Citizenarchivist”是根据美国国家航空航天局（NASA）“Citizenscientists”（公民科学家）的提法而提出的。[2]NASA鼓励科学爱好者或其他外部非专业科学家广泛参与科学研究活动，鼓励他们参与收集、分析、处理数据，分享鸟类观察日记等任务，帮助科学研究破解难题。[3]2010年4月时任美国国家档案馆馆长DavidS.Ferriero在博客上提到“公民档案工作者”概念，并表达了对“公民档案工作者”项目的期待，北美鸟类物候学计划在公民科学家的参与下，完成了228479只鸟类迁徙卡的转录，为开展“公民档案工作者”项目提供了借鉴。
2010年7月，美国国家档案馆开通“ourArchives”维基网站[4],2010年10月至2011年6月总点击量为115312次，公众参与编辑数量总共达1863次。公众通过网络相簿分享档案的次数每月不断增加，2010年10月仅上传9张照片，到2011年6月仅一个月就上传332张照片。[2]2011年美国国家档案馆开通CitizenarchivistDashboard平台，公众在两周内为1000多页手稿添加注释和标签。[6]
2012年1月公众对历史手稿进行誊录，仅两周就收到1000多页誊录副本，其中包括奴隶逃跑事件记录、总统记录、选举请愿书等档案。[7]该项目于2012年获得“年度政府最佳创新实践奖”。
2、美国公民档案员项目中公众参与的特点
2.1任务选题大众化
公民档案员项目将资源分为三个部分并定期更新。一是按照专题分布。截至2020年5月10日，该项目开设了总统图书馆之旅、富兰克林·罗斯福1898-1945年演讲稿记录、康涅狄格巡回法院和地方法院对阿米斯塔德号案件的数字化记录、1958年在伊拉克革命中丧生的国王费萨尔二世在纽约的资产档案、1937至1948年受田纳西河流域管理局水电开发项目影响的移民家庭调查和人口调整记录材料、阿拉斯加公路委员会材料、1942-1963美国杰出飞行十字勋章等荣誉奖励索引卡片、1861-1867在费城斯库尔基尔工作的信件等专题。
二是利用文件资源管理器以可视化方式呈现。截至2020年4月，共有103,683,462份数字扫描件、11,472,232,108个文本页面。该工具对馆藏档案进行编号后以列表或视图形式呈现并每月更新一次。
三是美国历史事件相关的特色文件，包括总统哈里·杜鲁门日常工作表、1964年8月东京湾事件总统决议、奥斯瓦尔德的笔记等。NARA将这些任务分为初级、中级和高级难度，并以可视化方式呈现给参与者，方便参与者结合自身实际情况选择活动形式。
该项目发布的任务多与社会热点结合，比如名人演讲、总统图书馆等，能够激发群众兴趣，吸引更多的社会公民参与到项目中任务中来。
2.2参与渠道和任务设置多样化
参与渠道方面，公众除了可以通过NARA网站的公民档案工作者入口参与以外，还可以通过其他相关档案网站、政府挑战赛网站、脸书、网络相簿、微博客、维基百科等渠道参与。任务分散在官方网站和不同社交媒体平台，允许公众选择自己喜欢或熟悉的渠道进入，不局限于国家档案馆网站，选择多样化。
任务设置方面，NARA提供添加标签、转录、翻译视频影像、编辑档案条目等方式。参与前需要在网站或对应社交媒体上注册账户，登录后即可参与。对参与者能力的要求由具体任务的性质和难度决定，参与者可以根据自身水平和能力选择合适的任务。主要类型有：
第一，贴标签。即为某份文本文件或图片添加关键词、术语、标签等描述信息，为视频添加人名、位置或其他视频中可见的细节信息，增加信息完整性，方便下一个用户检索。
第二，转录。文字识别(OCR)技术对手写体很难识别，公民档案员项目鼓励普通民众对包含邮票、表格、图表的文档或带有手写签名、意见的信件、备忘录、报告等历史文件进行转录。
第三，通过阿马拉（Amara）字幕编辑器为音频、视频文件添加字幕翻译。
第四，编辑档案条目和内容。
第五，分享档案资源。国家档案馆工作人员每天都在扫描国家档案馆的纸质档案，但其实许多用户为了查阅利用可能已经扫描或复制了某些档案文件，如果他们能够把这些数字化的档案分享出来，就可以减少一部分的数字化开支。
美国公民档案员项目在Flickr上创建了一个账户，公众只需要上传图片并添加图片的基本信息，就可以为馆藏档案数字化贡献力量。
2.3任务讲解人性化
一方面，为规范和指引公众有效参与，项目制定了《公民贡献政策》，对参与者的权利和义务、注意事项、版权问题等进行规定，对参与过程起到良好的向导作用。如：不得添加辱骂、威胁、攻击性、诽谤、淫秽、虚假标签或评论；不得添加与主题无关的广告宣传、投票宣言等内容；所提交贡献对所有用户可见，允许其他参与者编辑等。除了《公民贡献政策》，该网站还发布《使用Web2.0和社交媒体网站的行为规则以及内容管理的责任》《社交媒体使用指南》《社交媒体文件管理指南》等，明确各社交媒体工具的使用规则，一定程度上有效规范了参与行为。
另一方面，NARA公民档案员项目对如何参与提供了详细的入门操作指南、步骤讲解、任务介绍和案例示范，对如何注册、如何查找数字资源、如何转录、如何添加标签、如何提交贡献等问题给予详尽说明和解答，帮助和引导公众有序、有效参与各项工作。目前关于任务的讲解信息包括公民档案员简介，档案著录信息解说，做标签、转录、编辑条目的技巧和实例讲解；查找和下载数字化档案资源的方法。如转录时尽可能按照原始顺序和布局进行，包括字母大小写、缩写、名称、日期等；当出现无法辨认的字词时，可以根据档案内容的上下文来寻找线索，没有线索时可以在该字词之后用方括号“[难以辨认]”来说明；当出现单词拼写错误时，可以在单词之后用方括号给出正确拼写；当遇到图表、邮票、地图等难以转录的格式时，可以用方括号“[蓝色印章]/[邮票显示……，在它下面写着……]”来描述其特征；转录时如果有疑问或者意见，可以在注释一栏注明等。
同时，人性化还体现在为参与者开设专门交流区供交流、讨论、互动，及时了解参与者感受，有利于及时调整和改进工作。
美国还开展了投票活动了解一定时间内公民感兴趣的数字化记录，并有针对性更新转录任务。美国公民档案员项目不管是提交的内容还是公众的评论、疑问（如系统出现故障的问题）大部分都能在一个工作日内回复，展现了对参与者的尊重。
3、公民档案员项目对我国公众参与档案事业的启示
3.1结合社会热点，加强档案资源开放和开发力度
据统计，西方国家档案开放率高达70%～90%。尤其美国先后出台《联邦登记法》《行政程序法》《信息自由法》，形成“以公开为原则，不公开为例外”的理念，除个别文件不公开，美国政府机关和政府档案部门对开放档案一直保持积极态度，为公众参与档案活动创造了条件。[8]
目前我国主要停留在档案征集、局馆长信箱民意调查等互动阶段。2019年10月21日十三届全国人大常委会第十四次会议初次审议档案法修订草案，我国档案封闭期拟由30年缩短为25年。[9]
档案部门应加强对已开放档案资源的开发和未开放档案的研究、鉴定。在网络信息充斥的新时代，结合社会热点成为提高档案部门参与关注度的有效途径。
“911”事件结束后不久，“911”数字档案馆鼓励人们分享与事件相关的故事、图片、视频、音频等，多方面、多要素记录历史，为“911”事件保留数字记忆。[10]
我国民众对日军侵华事件颇为关注，南京大屠杀幸存者越来越少，二史馆、南京市档案馆、上海市档案馆、辽宁省档案馆和侵华日军南京大屠杀遇难同胞纪念馆可以联合开展活动，吸引人们共同完善日军侵华档案，帮助档案部门记录、留存这段历史。
3.2开通多种参与渠道，合理设置任务难度
目前我国主要开通档案网站、微信来鼓励社会公民参与档案事务，微博、手机app等方式也有使用，但相对较少。档案机构除了提供分享的方式，可以创建诸如添加标签、转录照片、为视频档案添加字幕、创建索引等方式，设置不同类型的活动，减少因重复而产生的疲劳感和厌烦心理。
同时，要合理设置任务难度。开展任务前及时了解公众需求、对现有任务的参与感受，根据参与者不同群体类型、兴趣爱好、能力水平，设置不同难度的参与任务。任务复杂程度会影响参与意愿和参与连续性，当任务比较简单、容易完成时，参与者可以从中获得满足感和成就感，参与积极性会提高；如果任务比较复杂，很难完成，公众参与意愿会下降。
实施者应该将参与任务按难度分级设置，难易均衡，对于简单或难度适中的任务适当增加，难度较大的任务可适当减少，让公众在自己能力范围内选择合适的任务。同时要及时根据实际情况调整任务难度。参与之后要及时反馈信息，了解现有任务设置情况及公众实际参与情况是否达到预期，以便后期工作持续改进。
3.3提供全程指导和培训
目前，我国大部分实体档案馆会提供参考咨询服务，在网站设有留言区，公众可进行业务咨询和建言献策，也有网站并未设置留言区，也未提供诸如电话、邮箱等任何反馈渠道，对于初次参与者来说无法及时解答参与中出现的问题。
为规范公众参与行为，档案机构要制定参与规则，明确参与者权利和义务，保证公众有效参与。此外，还要加强专业指导和培训，让公众在短期内理解并顺利完成相应任务。
比起文字说明，视频操作讲解更为直观便捷，业余爱好者都可以一目了然，以此提高参与效率和质量。对参与结果和留言及时回复。如需延迟回复，应将其清楚地传达给参与者。如设置统一回复，表明会在规定时间内回复或者统一解释延迟回复的原因；在某项参与活动结束的几天内向参与者发送电子邮件，通知贡献者编辑成果正在审核，以显示对参与者的尊重。
3.4建立激励机制，提高参与积极性和连续性
公众是否参与及参与度如何与参与动机有密切关系。参与动机分为内在动机和外在动机。内在动机包括：兴趣爱好、职业发展、求知欲、好奇心、休闲娱乐、追求成就感等方面。[11]
兴趣爱好对公众是否参与具有显著影响，由于参与者大多数利用业余时间，所以兴趣爱好成为激励参与者参与的主要动力。外在动机主要包括物质奖励、组织机构声望、任务复杂程度等。[12]
物质奖励是最主要的外在激励因素，反映了公众对自我价值的肯定，也反映了组织者对参与者的肯定。组织机构的知名度会影响参与者的信任感，知名度越高信任感越强，人们越愿意参与其中。
档案机构应从大众角度出发，明确参与动机，采取适当措施鼓励和吸引民众参与档案工作。
第一，结合活动规模、资金投入合理设置话费充值券、流量充值券、外卖优惠券等物质奖励。如完成20个词条编辑任务给予5元话费充值券奖励；完成50张图片加标签任务给予10元淘宝优惠券。
第二，可在参与平台上设置积分商城兑换，适当给予积分奖励。荷兰阿姆斯特丹档案馆为了吸引更多用户参与，建立了积分制度，获得的积分可以兑换商品，取得了良好的效果。[13]我国档案部门可在档案网站、微信、手机APP等参与平台上设置积分商城，完成不同任务给予不同积分奖励。如针对已经提交的贡献，鼓励其他参与者对贡献内容进行检查和纠错，对核查结果给予一定的积分奖励。积分累加到一定数量可以兑换商品或服务，如兑换百度文库免费下载机会，允许查阅部分收费的档案资源、免费利用某关联数据库等。
第三，根据参与结果设置贡献荣誉榜。将每项任务贡献最多的前几名参与者在榜单上公布，并给予奖励，从物质和精神上肯定参与者的成果。
第四，推送热门活动或参与者感兴趣的活动。在参与者提交结果以后，系统按照参与者以往的贡献和任务分类及时推送目前比较热门的活动，或最新更新的活动，或是参与者经常参与的任务，方便参与者找到自己感兴趣的活动，也能提高公众参与的连续性等。
参考文献：
[2][5]施少钦.美国国家档案馆“CitizenArchivist”项目研究及其启示[D].福建师范大学,2012.
[6]王梓林.社会档案人的研究[D].辽宁大学,2015.
[7]美国“公民档案管理员项目”[J].陕西档案,2015(04):9.
[8]闫静.档案开放利用中的隐私保护问题研究[D].山东大学,2015.
[9]档案法修订草案初审:档案封闭期拟由30年缩短为25年[EB/OL].[2020-05-05].
[10]杨翠芹.“9·11”数字档案馆建设概况及其启示[J].北京档案,2013(06):40-43.
[12]朱立冬,詹萍,张慧.众包模式下参与动机对参与意愿的影响研究——基于金钱激励强度及任务复杂程度的视角[J].安徽师范大学学报(人文社会科学版),2016,44(05):597-604.
[13]晏秦.档案信息资源开发大众参与激励机制探析[J].北京档案,2017(03):16-19.
刘露.基于公众参与的美国公民档案员项目研究[J].档案管理,2020(05):102-104.
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随着计算机网络技术的发展，人类进入数字化新时代。数字化对医院档案管理产生了新的影响，传统医院档案管理方式逐步向数字档案室转变。引进数字技术，建设数字档案室，提高医院档案管理水平，成为数字时代医院档案管理的新路径。在经济发达的地区，一些大型医疗机构通过建设数字档案室，档案管理水平显著提升。然而，在一些经济欠发达地区，医院档案室的数字化建设进展缓慢。
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期刊名称：档案
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主管单位：甘肃省档案局(馆),甘肃省档案学会
主办单位：甘肃省档案局(馆),甘肃省档案学会
出版地方：甘肃
专业分类：档案
国际刊号：1004-2733
国内刊号：62-1025/G2
邮发代号：54-195
创刊时间：1981年
发行周期：月刊
期刊开本：大16开
见刊时间：4-6个月
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2020-09-12
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