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探讨如何完善食品药品检验机构档案管理工作

2020-10-24 175 上传者：管理员

摘要：食品药品检验机构档案管理工作是保证食药检验质量的一项重要工作,内容繁杂,具有极强的专业特性。但从现实情况看,目前仍然存在一些问题。本文对食药检验档案工作当前现状、发展趋势进行了简要分析,并结合实际,针对如何提升档案管理工作质量、规范管理,提出了一些具有建设性的建议,旨在为提升食药检验档案管理工作效益提供参考,为保障人民群众饮食用药安全服务。

关键词：
对策
工作质量
档案
档案管理
食品药品检验
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食品药品检验机构主要承担食品药品安全检验检测工作和科研工作,对于食药检验机构而言,检验报告、原始数据、科研立项等资料是工作主体和主要产品,更是机构检验能力和品牌质量的保证。对于食药检验各类资料、业务数据的及时整理归档,实施有效的档案管理,是保证资料调度效率的一项重要工作,更是确保检索查证、维护报告原始数据准确性、完整性的重要依据。当前食品药品安全工作越来越受到广泛关注,对食药检验工作发展也带来了新的机遇,同时也对提升食药检验档案管理工作提出了新的要求。

一、食药检验机构档案管理的问题现状

(一)对档案管理工作重视程度不够

作为专业技术型单位,各食药检验机构更侧重于自身发展和检验能力的具备,对自身检验过程、质量、报告的把控是重视的,但一些单位对于后续的档案管理工作却有忽视。有的单位对于各类资料的保存还是以纸质文件为主,少数单位还不具备规范设置的独立档案存储房间,各类资料文档分散在部分科室中自行保管。有的单位领导自身认识也存在偏差,认为档案工作就只是文件归档整理,没有使用的价值,不愿意投入过多的精力、财力、人力予以建设。

(二)档案管理人员的素质参差不齐

食药检验档案记录了食药检验、科研、培训和管理等诸多内容,属于需要一定专业基础能力才能阅读的文献资料,因此对于档案管理人员来说需要具备一定的专业能力和理论基础。但限于编制、岗位发展的多种原因,一些单位更倾向与将专业人员放在一线岗位,而对于档案管理这类辅助岗位通常考虑为非检验专业或兼职为主,导致一些人员不懂食药检验工作、不了解档案工作要求。同时,在档案管理人员的业务培训和能力提升上,由于缺乏相应计划安排,导致档案管理工作人员的业务技能与现实需求有较大差距。

(三)档案工作机制还没有健全完善

目前,食药检验机构都建立相应的质量体系文件和管理体系文件,但是在这些文件中,基本上对于档案工作职责、管理要求考虑不多或比较模糊。从现实情况看,一些单位对于档案管理的系统性考虑不足,对于当前档案范围从人事、文化、检验报告档案逐步向科研、电子文档、数据等延伸扩展的认识不到位,导致对档案存放什么、如何按照类别存放、如何调阅使用等都没有形成一个明确的制度规定,在协调内部科室做好档案管理衔接上也没有清晰的界定。

二、食药检验机构档案管理工作的发展趋势

(一)做到应收尽收

食药检验机构每年都要完成数量较多地工作任务批次,会积累大量的检验相关资料,这些资料种类多、内容杂、专业性强,除了具体检验规范、结果、计划、科研成果等,还包括一系列食药标准、检验检测原始数据与报告等业务数据,这些都是服务监管的有力支撑必须及时予以记录。同时根据《档案法》规定:“从事经济、政治、文化、社会、生态文明、军事、外事、科技等方面活动直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”因此机构自身有关文书、会计、人事、合同等资料以及实物、照片、音频、视频、基建等内容都需要通过建立内容相关制度规定做到及时入档。

(二)体现信息化水平

食药检验围绕食药安全领域展开的研究性工作越来越深入,检验过程中各种高新尖端仪器设备应用越来越广泛,自动化、信息化程度越来越高,整体信息化建设水平是逐年提升的。这也为自身档案管理工作的信息化发展提供了一个很好的基础。但是目前来看,各个机构档案管理信息化应用发展不均衡。有的单位仅能够具备案卷目录、档案统计等方面的计算机应用,多数情况下还停留在传统纸质档案管理某事;有的单位已经实现了纸质档案的数字化整理形成电子档案;少数单位建立了更为完善档案信息系统,能够实现大量业务数据的直接录入,更加降低了人工作业。因此,提升整体信息化水平势在必行。

(三)具备服务功能

一方面,应当具备服务机构工作人员的基本功能。档案资料属于宝贵的信息资源,对于检验人员自身而言具有总结经验和作业指导的现实意义,应当使用信息系统开放一定权限,完善档案面向本单位专业技术人员的查阅、使用等基本功能,便于将档案中的信息资源运用的食品药品检验的相关工作当中。另一方面,随着人民群众对于食药检验档案的服务需求的深化,可以建立一定规模的食药检验档案数据库或食药检验信息网,对公众开放信息查询服务,使群众的需求得到满足,更使食药检验档案管理发挥促进健康社会建设的良好作用。

三、加强食药检验机构档案管理工作的对策

(一)完善档案工作机制

首要的是提升管理层对档案管理工作的重视程度,加强档案法律法规宣传力度,明确档案工作的重要性,增强各级人员对档案重要性的认识,树立科学管理理念。同时,依据新的《档案法》要求,制定相关管理制度和管理流程,明确工作人员的工作职责,进一步完善档案归档立卷、保管、数据库管理、数字化管理、利用、保密、销毁等制度,通过一系列简洁实用、可操作性强的章程,规范档案管理,形成内部有效运行的机制。

(二)加大基础建设投入

食药检验机构应当根据《档案法》及有关档案管理的制度规定要求,对档案管理基础设施及时进行改造,创造良好条件。可以以争创“星级、A级”档案室为牵引,投入人力、物力、财力,对照标准提升硬件基础设施。具体来说,有条件的机构应当设置专人、专库,落实防火、防盗、防潮等安全措施,配置空调、除湿设备,同时考虑档案信息化建设的需要,建设大容量存储的信息资源数据库,配置大型高速交换机、路由器、光终端设备、档案数字化加工设备等。

(三)推动档案信息化建设

档案信息化实质是实现档案的信息资源化,因此,要加强现代信息科学技术与设备在档案管理工作的应用,选用优质档案管理系统,简化食药检验答案的收集与利用工作。在信息化建设过程中,可以采取分步建设的方式进行。首先,实现档案的全文数字化,打下档案信息数据库的基础。因此各个机构应当在保证增量档案电子化的前提下,集中对存量档案进行全文数字化,并及时导入数据库。其次,根据食药检验信息化LIMS系统的建设情况,档案系统与检验系统做好接口,使检验原始数据等能够按照标准化、规范化的方式及格式直接进入档案系统存储,提升档案工作效率。最后,在信息化建设过程中应当高度关注网络安全问题,采取有效措施确保档案数据库的安全防范。

(四)提升工作人员综合素质

就食药检验档案管理人员来说,除了需要掌握检验知识、相关流程外,还需要掌握相应的信息技术,如数字技术、计算机计算等,并且能够使用相关硬件和软件,对档案信息进行比较系统有效的分析,促进资源实际利用率的提升。一方面,要加大引进专业人才的力度,用机制、环境、待遇让人员安心、尽心开展本职工作。另一方面,加大档案管理人员的培训力度,提供外出参观、学习、培训等机会,进一步提升专业水平和技术能力,增强其法律意识和综合素养。

四、结语

综上所述,新时期食药检验机构档案管理工作应当结合实际做好规划,强化制度管理水平、加大信息技术应用、推动综合服务功能,进一步提升食药检验档案管理的效率。

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