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高校校庆档案收集工作的思考探究

2020-10-27 124 上传者：管理员

摘要：校庆是高校对过去一阶段办学经验、发展建设、文化建设的总结,是高校发展过程中的大事要事,具有重要意义和深远影响。本文从中央财经大学70周年校庆档案收集活动的实践出发,总结了校庆档案收集工作的特点、经验和启示。基于校庆档案收集工作时代性鲜明、时间跨度长、来源广泛、类型多样、整体布局的特点,认为高校档案馆应从制度建设、全过程参与、数字化建设等全面的参与校庆档案收集工作。

关键词：
校庆档案
档案
档案收集
档案管理
重大活动档案
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2019年是中央财经大学(以下简称“中财大”)建校70周年,以“龙马奋进”为主题,学校各单位、部门开展了一系列筹备工作和特色活动,形成了大量珍贵的档案资料,这些材料真实地反映了校庆各项工作的面貌,是学校宝贵的资源和财富,对学校发展、校史传承和文化建设有着重要的参考价值和意义。本文结合中财大70周年校庆的工作实际,回顾和思考了校庆档案收集和归档的全过程,并进行了相关工作经验的总结和思考。

一、校庆档案收集工作的特点

校庆活动是高校办学成就的阶段性总结,对传承校园文化,弘扬办学精神,彰显办学理念,树立学校形象,加强高校和社会各界联系,扩大学校的社会知名度和影响力等,发挥了重要作用,其是学校继续开拓奋进的新起点。校庆活动是一项庞大、繁杂和系统的工程,校庆档案产生于校庆活动的各个环节,能够充分反映整个校庆活动的是否充实和完整。校庆档案属于重大活动档案,与其他类型的档案相比,具有以下几个特点:

(1)鲜明的时代性。中财大校庆档案的收集工作始终以习近平新时代中国特色社会主义思想和党的十九大精神为指导,坚持档案工作的基本原则,紧密结合档案工作的实际,积极探索新时代校庆档案工作的新发展和新变化,具有鲜明的时代性。档案馆不仅全面、全过程的参与了校庆工作当中,而且对期间承担的每一项工作都通过制度加以规范、通过机制加以完善,任务到岗,责任到人,在工作过程中严守政治纪律和政治规矩,着力服务学校、服务师生、服务校友、服务社会,推动工作有力、有序进行,努力提升校庆档案工作质量和水平,努力开创新时代校庆档案工作的新局面。

(2)时间的长期性。2018年9月,中财大发布了《中央财经大学七十周年校庆公告(第一号)》,标志着学校的校庆工作正式拉开帷幕。2019年10月,中财大发布《关于做好保护和利用校庆活动形成的资源进一步凝心聚力促进学校发展的通知》,其中规定以校庆资料的归档为标志,关于本次校庆的总结工作将于12月底正式结束。中财大70周年校庆持续了一年有余,是学校建校以来历时时间最长的一次校庆活动。校庆周期长是近年来各高校校庆活动的共性之一,这也直接决定了校庆档案材料的数量之多,类型之复杂,收集工作的难度之大。

(3)来源的广泛性。70周年校庆是中财大2018-2019年度的重点工作之一。中财大向广大师生、海内外校友以及社会各界人士发出公告,并举办了一系列学术与文化并举、内涵与特色并重的活动。其中,档案馆牵头发起了校庆校史文物征集活动,向社会各界征集校史资料。由于参与校庆的主体层次丰富、角色不同,使得校庆档案资料的来源涵盖了学校各单位/部门、师生个人、校友单位、校友个人等各个方面。除了校内档案的收集渠道,档案馆直接对接校外的个人和单位,进行校庆档案以及学校历史档案的征集,尝试从孔夫子旧书网等网站鉴别和购买与学校相关的老档案材料等,造成校庆档案收集工作的头绪十分繁杂。

(4)类型的多样性。校庆档案类型的多样性一方面是由校庆活动的丰富性所决定的,另一方面则是当今经济社会向数字化转型的必然要求。校庆活动形成的资料是学校这一阶段的历史的缩影,从筹备到庆典和总结,都会形成不同类型的档案材料。例如,以公文、会议纪要、会议议程、讲话稿等为代表的行政、党群类档案,以学术论坛等为支撑的科研类档案,以出版的校史、画册等为代表的出版类档案,以照片、音频、视频为代表的声像类档案,以捐赠、赠送为来源、以校庆宣传为目的的实物类档案等,以校庆校园基础建设形成的基建类档案等。各种类型的档案虽然载体形式可能不同,来源可能不同,但彼此之间却又相互联系、相互支撑。

(5)内容的整体性。基于同一个校庆主题,向着共同的目标,每一件档案资料共同构成了校庆档案的整体。校庆档案是全校师生共同的心血凝集,是全校共同的文化传承和精神财富,中财大校庆档案收集在规划阶段,始终牢记“忠诚、团结、求实、创新”的校训和“求真求是、追求卓越”的办学理念,从整体上设计和考虑,打破部门、类别的框框以寻找其内在的联系,档案馆根据不同的主线对校庆档案进行多层次、多角度的梳理,从而保证校庆档案材料收集的完整、准确、系统。

二、校庆档案收集工作的经验

根据《中央财经大学重大活动、重要项目档案管理规定》,校庆档案(属重大活动档案)的立卷部门需要在校庆结束后两个月内,完成向档案馆的校庆档案移交工作。如前文所述,本次中财大校庆活动持续时间长、项目广、活动多,但收集时间短,因此校庆档案的收集工作十分庞杂、任务非常繁重。结合中财大校庆档案收集的工作实际,本文总结了以下几条工作经验:

(1)制度建设是做好校庆档案收集工作的有力保障。规范严格、程序合理、行之有效的管理制度,能够使校庆档案的收集工作事半功倍。在中财大校庆工作筹备期间,根据《中央财经大学档案管理办法》,档案馆发布了《中央财经大学70周年校庆校史文物征集活动的通知》,通知中明确规定了征集的对象、内容、方式、时间,使校庆档案的征集工作有章可循。在校庆结束后,档案馆发布了《关于做好70周年校庆档案材料归档工作的通知》,明确了校庆档案的收集部门、分工、范围、要求等,并责任到部门,责任到人,成为后续工作顺利开展的重要制度依据。制度的建设和规则的制定极大地避免了工作中的矛盾与冲突,提高了档案收集工作的效率,保证了档案收集工作的质量,也是本次校庆档案收集工作中最重要的经验之一。

(2)全过程参与是做好校庆档案收集工作的前提条件。基于档案工作的功能和定位,档案馆全程参与了校庆的筹备至收尾工作的全过程。作为校庆办公室、校庆综合协调组、宣传报道和文化艺术组的成员,中财大档案馆分别担当了不同的工作职能。另外,在各单位、部门筹备校庆工作的过程中,档案馆通过提供档案、校史资料的方式,直接或间接地参与到其他部门的校庆工作当中。了解和掌握校庆中学校整体及各国二级单位、部门的工作,在档案馆日后有重点、有目的地进行档案收集工作中发挥了重要作用。在各单位、部门归档的过程中,档案馆对其提供耐心的指导、服务和监督,使档案的收集工作更加精益求精。

(3)全面、优质是做好校庆档案收集工作的基本原则。校庆档案是校庆各项活动的原始记录,档案的自然属性和社会需求的两方面共同决定了档案的收集工作的基本原则——全面、优质。全面是指档案的收集要齐全和完整,能够准确反映该事项的来龙去脉。校庆活动深入到学校教学、科研、基建、文化、对外合作、国际交流等各项工作之中,档案的收集不能厚此薄彼,而是要根据档案事件进行具体衡量和判断,力求能够较好地反应校庆活动的整体面貌。优质是指档案的收集要以日后的利用为中心进行设计,重点事项的档案资料要全过程收集,重点人物的档案资料收集要有的放矢等。校庆档案的收集要以服务学校的中心工作为主线,以全员育人为根本目标,做好切实行之有效的设计,形成学校办学历史的幼稚载体。

(4)数字化建设是做好校庆档案收集工作的必然要求。在大数据时代的背景下,校庆档案的收集也应顺应信息化和数字化的时代趋势,探索和更新工作方式,优化工作机制。包括行政、党群、科研、声像、实物等各种类型的档案,档案馆均要求归档的部门进行双套归档,即除了纸质档案,建议归档部门能够提交电子文件。对于从校外或者其他渠道征集而来的档案资料,档案馆也对其进行了数字化处理。这不但保证了日后档案的利用更加高效、便捷,也很好地保护了珍贵的档案实体在多次利用中造成的磨损甚至损坏。

校庆是高校对过去一阶段办学经验、发展建设、文化建设的总结,是高校发展过程中的大事要事,具有重要意义和深远影响。以上总结的中财大70周年校庆中档案收集工作的经验,以及从中得到的启示,与档案同仁分享,以期批评指正,共同发展。

参考文献：

[1]梁守英.高校校庆档案与校园文化建设——以浙江师范大学五十周年校庆为例[J].兰台世界,2009(18):P26-27.

[2]朱俊鹏.总结百年历史传承清华精神——清华大学百年校庆档案工作纪实[J].兰台世界,2011(10):P55-56.

王卉乔.高校校庆档案收集工作的经验与思考——以中央财经大学70周年校庆为例[J].传媒论坛,2020,3(22):123+125.