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大数据时代背景下企业档案管理人员的应对策略

2021-08-06 70 上传者：管理员

摘要：大数据浪潮给社会各个行业带来的深度变革已经越来越引起业界的重视。本文从大数据的内涵和特征着眼，分析其给企业档案管理带来的机遇和挑战，阐述企业档案职业规划的应对策略，以及企业档案管理人员面对大数据时代进行自身职业发展规划的举措。

关键词：
企业档案
企业管理
大数据时代
机读档案
档案管理
职业发展规划
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近些年物联网、大数据和云计算已成为信息化领域学术研究的热门话题。由于物联网技术的成熟应用仍需要进化至下一代泛在网络和完成与这一“泛在”态势无缝匹配的各种软硬件的革新，又因为物联网预见了未来无论是个人还是组织产生数据的惊人增长体量和“大数据”时代形成的必然趋势，因此如何更好地存储管理、挖掘利用这些大数据必然会为云技术提供市场和需求。所以无论是物联网还是云计算，都是以“大数据”为依据和桥梁得以实现的，而大数据和云计算的科技触角已经开始深入到我们的工作和生活中。

档案管理作为当前社会中最具数据集群性质的行业，不可避免地会受到来自大数据这一时代发展思潮的影响。然而大数据是否会对档案管理传统模式进行颠覆性的变革，本文通过对“大数据”的剖析并结合档案管理实践进行阐述。

一、大数据的内涵与特征

(一) 大数据概念的提出

尽管“大数据”的发展源头可以追溯至上世纪八十年代，但是目前公认的“大数据”这一概念的提出，来自全球知名咨询公司麦肯锡。2011年5月9日至12日，麦肯锡发布了题名为“Bigdata:Thenextfrontierforinnovation,competition,andproductivity”(大数据——下一个创新、竞争和生产力的前沿)的报告，首次提出大数据的概念。在报告中麦肯锡还对“大数据的关键技术”“大数据应用于各行业的关键发现”“企业应用大数据的建议”以及“政策制定者应对大数据的策略”等问题进行了详尽的阐述。

(二) 大数据概念带来的影响

美国政府在2012年3月29日发布了“大数据研究发展倡议”，启动“大数据发展计划”，拟投资2亿美元用于大数据的研发和该领域人才的培养。联合国在2012年5月公布“ChallengesandOpportunitieswithBigData”白皮书，分析了大数据的处理流程以及可能面临的挑战。不仅如此，大数据也引起了政治领域的广泛关注，美国政府除以上用于科研的投入，其自身政府部门也开展了行动和实践，多部门联合推出了大数据计划。我国互联网数据中心虽然在2012年已发布《中国互联网市场洞见：互联网大数据技术创新研究》报告，但是目前公认的我国对大数据的研究是以2013年为初始。之所以以此为界，首先是基于“文献研究量猛增”“学术关注度陡加”“学界、商业、媒体的参与度高涨”等原因；其次同样因为政府的关注和政策的制定，国家科技部在2013年正式启动863项目启动了5个关于大数据的课题。

(三) 大数据的特征

根据麦肯锡关于大数据报告的阐述，大数据具备以下四个主要特征：

1. 体量庞大

数据体量庞大主要是指数据范围从TB单位变为PB单位。麦肯锡估计，仅截至2010年，全球企业硬盘就存储了超过7EB(相当于美国国会图书馆存储总量的4000多倍)的新数据，消费者在个人电脑等设备上存储了超过6EB的新数据。

2. 种类庞杂

种类庞杂是指数据种类涵盖图像、声音、视频、社交网络、博客等，甚至包括应用、使用习惯和偏好等。

3. 数据交换速率快

数据交换速率快是指不同数据之间的交换能够以最快的速度满足实时性需求和决策。比如日常生活中的图像、视频、语音、文字等海量数据流入大数据处理平台中，如果你想知道正在用餐的餐厅的好坏，就可以通过大数据平台迅速查看到此前在这家餐厅就餐的顾客拍摄的照片或文字评论，这几乎可以达到实时数据传递。

4. 价值密度低

价值密度低是大数据最主要的一个特征，愈是海量数据，其中真正有价值的数据就愈少，因此针对这些PB、EB级数据，利用云计算、智能化开源平台等技术以最快速度提取出有用的信息，发现规律，进而辅助决策和行动。

二、大数据给企业档案管理带来的机遇和挑战

随着机读档案的大量产生，引起了国家档案局对信息化建设的高度重视。20世纪90年代，国家首次将档案信息化工作列入“十五”期间全国档案事业发展规划。在全国档案事业“十二五”规划中，将档案信息化建设工作作为八项建设内容之一，明确提出加强以计算机网络设备和数据库为主要内容的档案信息化基础建设。

同为数据密集型行业且更为注重实际效益的企业档案管理，其管理的对象和范畴也延伸至文字、图片、视频等电子信息和媒介，这与大数据的海量信息来源颇有相似之处。同时企业更加注重不同来源数据的有效整合和挖掘，以期最快、最大程度地辅助战略决策，这恰恰是大数据在企业档案管理中的存在价值。但是企业档案管理作为有着自己固定行业规范和管理标准的特殊信息管理行业，同大数据的离散型数据分布、价值密度低等特点存在着本质的区别，又会为其存储、管理和利用带来挑战。因此，在我们一方面憧憬大数据理念与档案行业如何进行有效聚合的同时，也应该冷静思考大数据及其相关技术的应用对档案行业本身的普适性。本文从大数据给企业档案管理带来的机遇和挑战、档案行业自身特色的固守与坚持等方面来分析企业档案管理面对大数据时代的固守与发展。

(一) 机遇

1. 企业档案数据来源的内容和范围的扩展

数据为王的大数据时代的到来彻底改变了企业的运行模式，企业需要从价值密度低、种类庞杂的大数据中获取竞争对手、竞争环境等有价值的信息，更需要建立更加全面的企业运营数据库。除了与企业运营直接相关的OA系统外，企业档案数据还来源于Facebook、微博、微信、公众号等企业社交媒体的交互数据和传感器、芯片等各种机器设备的物联网数据。这些数据的收集与整理，将大大拓展档案管理的范畴与内容。

2. 企业档案业务部门职能的延伸

对于企业来说，数据分析处理是提升核心竞争力的有效方式。信息数据的产生只是大数据产业链的第一环，信息数据的采集整理和分析产出才是大数据产业链的最终目标。任何数据不经过分析都不具备价值。因此，为方便企业在市场的严酷竞争中快速、准确地决策，需要将大数据管理作为企业日常管理的重要组成部分，那么对大数据情报信息材料的综合分析与研究就一定会成为企业档案管理部门的另一重要职责，这也将大大拓宽传统企业档案管理的职能范畴和业务边界。

(二) 挑战

1. 海量数据的存储

从数据来源的产生到数据来源的分析，中间需要海量的信息存储做基础，尽管随着当前云计算技术的不断突破与创新，针对数据存储与共享的云存储服务已经可以大大缓解当前的存储问题，但是随着信息化的不断深入，企业档案数据存储面临的形势依然严峻。

2. 人才紧缺问题

大数据技术在企业档案管理行业的广泛应用和快速发展，对大数据人才的需求会越来越大，目前大数据分析专业在国内仍属新兴专业，虽然部分高校已经开设了大数据专业，但相关人才的培养还远远满足不了市场的需求。一边是海量的企业需求，一边是巨大的人才缺口，企业所需的精通数据挖掘、数据分析、数据库建设的大数据人才缺口问题在短时间内很难得到解决。

3. 数据信息安全管理和利用问题

企业用于分析和研究的数据往往是数字化的、跨越组织边界的、便于传播和进行关联的，这是大数据平台数据利用的天然优越性，同时也给数据的知识产权保护带来严峻的挑战。由于大数据产生范围广、应用领域众多，数据相关的知识产权以及错误数据造成的负面结果等与大数据利用相关的权责问题都需要我们做进一步探讨。

(三) 企业档案管理的固守

1. 重视传统档案静态、滞后数据的维护和管理

大数据具有实时动态性特征，已给企业档案管理的模式转变带来了机遇和挑战。但是，这并非意味着传统的企业档案管理不再有存在的必要，相反，传统的档案处理模式可以为将来企业通过大数据技术挖掘信息提供更为优质可靠的信息资源。同时，正因为大数据具有的实时信息与积累信息的聚合作用，传统档案业务更需要加强基础工作建设并不断研究如何通过传统的企业档案管理手段，最大限度地发掘具有归档价值的各类电子文件并做好归类整理和有效利用工作。

2. 以“大档案”理念进一步加强档案数字化建设

大数据的根本性数据检索是从全文信息中提取数据，而目前档案管理全文数据库较少，仍是以目录数据库为主。因此，以“大档案”理念建立档案全文数据库是传统档案管理自我适应和支持未来大数据趋势的又一重要工程。而在档案全文数据库的构建过程中，“档案著录是基础性的至关重要的工作环节，档案著录质量的好坏将直接关系到档案信息的交换、互联互通、实现信息资源共享和社会利用”。

三、大数据时代背景下企业档案管理人员的应对策略

(一) 树立大数据意识

尽管大数据应用已给现代社会生活带来了巨大的变革，相关技术的应用也愈发普遍，但是仍有人无法认清大数据应用的价值所在。企业大数据应用意识淡薄，必然导致档案管理行业的管理模式无法及时更新，海量数据作为档案“沉睡”，也会使档案管理在未来辅助企业决策方面的职能更加边缘化。因此，企业档案管理人员要树立“大数据”“大档案”意识，以适应未来档案工作的新要求。

(二) 加强大数据相关理论和实践学习

大数据时代档案管理人员除了要精通传统档案管理方法，还要充分了解大数据时代信息产生的特点，实时捕捉有价值的数据信息。在人才队伍建设方面，一方面要注重培养现有档案管理人员的大数据思维，适应大数据时代给档案管理带来的变革；另一方面要引入具备数据挖掘、数据安全、数据分析、数据存储能力的技术人才，他们的加入必然能够使企业数据信息的收集、整理、应用焕然一新。

参考文献:

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文章来源：邓东.大数据时代企业档案管理发展的机遇和挑战[J].机电兵船档案,2021(04):40-42.