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探析档案安全体系建设的具体策略

2021-08-06 74 上传者：管理员

摘要：档案安全是档案管理工作的核心内容，档案安全一旦遭到破坏，将会给国家和社会造成不可挽回的损失。随着信息时代的快速发展，档案安全领域的研究获得了进一步的发展，累积了一定的经验。然而需要注意的是，现阶段档案安全体系建设仍然暴露出诸多问题。基于此，本文针对目前档案安全体系建设的现状进行了阐述，指出了档案安全体系建设存在的问题，并从资金、法律等角度出发，提出构建有针对性的改善策略，希望能够为档案安全体系建设工作提供一定的参考和借鉴。

关键词：
信息数据
信息泄露风险
安全体系
档案安全
档案管理
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档案是个人以及组织在社会活动中形成的一系列信息数据，是在独特的历史和社会环境下保存的信息，是人类发展的重要文化遗产之一。随着人类社会的进步，档案对于社会的重要性日益凸显，档案的价值也得到了进一步的拓展，档案在推动社会稳定和经济建设中都发挥了关键性的作用。然而需要注意的是，在目前信息技术快速发展的时代背景下，档案管理面临着很大的信息安全问题，存在较大的信息泄露风险，给新形势下的档案信息安全工作提出了新的课题和更高的要求。

一、档案安全管理的概念及内容

档案安全管理是指立档单位、档案馆对馆(室)藏档案实体和信息内容采取有效保护措施，避免其受到自然灾害或人为侵害，并保障档案信息能够始终处在安全的状态，以达到加强安全管理工作，杜绝各类危害档案安全事故的发生，确保档案资料安全和最大限度地延长档案寿命的目的。安全管理应遵循“严格管理、加强预防、保障安全”的原则和策略。

通常情况下，根据档案内容的类型，档案安全管理可以划分为实体档案安全管理和电子档案安全管理。针对前者而言，档案安全管理工作的范围涵盖了档案的前期整理、收集、移交、核查、存放保管等；而针对后者，档案安全管理工作的范围则涵盖了对电子载体、电子档案软件的保管等，既要保证电子档案载体物理上的安全，又要密切关注计算机技术的发展方向，保证电子档案运行环境的安全。

二、档案安全体系建设的重要性

(一) 理论方面

有关档案安全体系建设重要性的论述，包括以下几方面的内容：一是落实中央领导关于档案安全保护工作的系列重要指示的需要；二是防止国内外敌对势力窃取国家核心档案信息资源的需要；三是预防和减轻自然灾害、人为灾害对档案管理工作造成的负面影响的需要；四是解决公共档案服务和信息安全冲突的需要；五是在信息技术背景下科学应对信息风险的需要；六是识别和排除档案工作安全隐患的需要。

(二) 实际方面

虽然各行业在档案安全管理工作上已经积累了丰富的实践经验，同时国家层面对此项工作的重视程度较高，推动了档案安全管理工作的不断发展和完善。但是需要注意的是，随着现代信息技术等高新科技的出现和广泛应用，档案工作所面临的内外部环境已经出现了较大的改变。外部环境，互联网技术等已经在很多行业中得到了广泛的应用，这就给信息化时代的档案管理工作提出了更高的标准。

而内部环境，国家对于档案管理部门的资金投入不断增加，对档案管理工作改革和创新的要求更高。由此，档案管理工作逐渐发生了重大的转变，已经不再是对传统纸质档案的管理。同时，档案部门硬件设施也得到了很大程度上的改善，开始引进和使用更多的自动化设备，不再是传统的功能单一的档案保管场所。而且随着新型设备和现代科技的应用，档案管理工作的效率和质量都得到了显著的提升，但是同时也带来了巨大的挑战。

三、我国档案安全体系建设状况

(一) 取得的成绩

早在20世纪90年代，政府部门就开始聚焦档案安全工作的研究。随着相关研究工作的推进，取得了一定的理论成果，同时也丰富了实践经验，开始实施档案安全体系建设工作。随着国家对档案安全体系建设重视程度的不断提升，越来越多的研究学者和团队也开始投入到以档案安全为主题的研究工作中。通过对相关文献资料的收集整理发现，这些研究不仅涉及到对档案安全体系的宏观分析，同时也涉及到对档案安全管理理论的研究。而在研究对象上，也从传统的实体档案的研究逐渐转移到对电子档案的研究，而且也开始关注档案法规方面的研究。除此之外，各级档案馆也开始重点关注新时代背景下的档案安全管理课题，基于对相关理论和经验的运用，构建出有针对性的档案安全管理机制，实现对传统档案管理工作的创新和改革。

(二) 存在的问题

1. 经费投入不足

在目前阶段，各级档案机构的资金来源主要依靠国家财政拨款，来源单一、经费有限。一方面造成无法引进新型设备的局限；另一方面也造成专业人才的长期缺乏。在资金不充足的情况下，传统的硬件设备无法及时进行更新，同时部门档案工作人员的积极性也较低，这都对档案安全管理工作的顺利推进起到了极大的阻碍作用。

2. 相关法规、标准有待完善

在我国现行的档案法规中，涉及到档案安全的法律较少，而在《档案法》中，有关档案安全的内容比较分散，缺乏完整的理论体系。因此，在工作实践中就无法依据相关法律和制度来实施档案安全管理，造成档案安全管理工作长期处于无法可依的状态，也造成相关监管工作的缺失，无法确保档案安全管理工作的质量。

3. 应急机制不完备

现阶段，我国很多地区的档案馆尚未构建科学有效的应急预案，因此一旦出现了档案安全问题，则难以进行有效应对。虽然有些档案馆设置了应急预案，但是其实际运用的效果较差，通常也只能适用于一些自然灾害造成的突发情况，对于人为因素造成的危害事件往往无法进行科学的应对和处理。基于对应急预案内容的分析，可以发现其中大部分都属于原则性规定，缺乏具体的操作措施，因此在实践中往往缺乏可操作性。一旦发生突发事件，操作人员的处理方式也往往存在弊端，无法高效有序地开展应急行动，确保档案的安全。

4. 档案管理人员的素质亟待提高

在信息化背景下，为了适应社会的发展，档案管理人员的综合素质亟需提高。这要求档案安全管理人员必须具备较强的专业知识和技能才能符合新时代档案安全管理工作的要求。但事实是各级档案馆档案管理人才较为缺乏，且专业性不足，档案管理人员在档案安全管理工作中采用的技术手段较为落后，实际的安全管理效果也较差。档案管理人员的素质较低，无法适应信息化时代对档案安全管理工作的要求，造成档案安全体系建设长期缺乏人才支持。

四、应对策略及建议

(一) 加大资金投入，拓宽资金来源渠道

无论更新传统的硬件设施，还是引进先进的硬件和软件，都需要充足的资金支持。在构建档案安全体系的过程中，更需要长期稳定的资金来源做支撑，这就要求各级主管部门明确档案工作的特殊性，适当提升档案安全体系建设工作资金投入的比例，为档案安全体系建设工作提供有力的资金支持，推动各级档案馆的创新和升级。与此同时，还需要适当提升档案管理部门档案人员的工资待遇，为他们提供比较优厚的待遇和福利，促进其工作积极性的发挥，为档案安全体系建设创造有力的人力资源支持。

(二) 建立健全档案安全法规与标准

首先要从国家层面出发，实现对全国档案安全工作的整体统筹和规划。其次需要从法律层面出发，构建更加完善的档案安全体系建设策略，为相关工作的实施提供法律依据，尤其需要明确档案安全体系建设的法律责任等。此外，还需要构建更加科学的档案安全体系标准规范，形成一套标准规范体系，为档案部门的日常管理工作提供指导，为档案安全体系建设目标的达成提供合理的发展路径。另外，还需要基于实践经验，对相关规范和标准进行完善和补充，不断提升档案安全体系建设工作的规范性。

(三) 制定应急预案

各级档案馆要以《档案工作突发事件应急处置管理办法》(档函[2008]207号)等法规为依据，同时定期总结和分析实际工作情况，总结积累经验，制定出符合档案馆自身实际的应急预案。与此同时，档案馆也要制定人员培训方案，督促档案管理人员定期接受学习和培训，不断提升自身的专业知识和业务水平。此外还要定期进行应急演练，对应急预案的可操作性和效果进行评价；同时对于应急预案进行完善和优化，做到有备无患，为保证档案安全体系建设提供坚实基础。

(四) 提高档案管理人员的综合素质

档案管理人员是开展档案安全体系建设工作的主体，他们的综合素质直接影响到档案安全体系建设和档案安全管理的效果。因此，需要通过有效的措施来提升他们的综合素质。首先，国家层面应加强档案专业教育，扩大档案专业在高校的覆盖面。其次，各级档案馆也要根据自身的实际情况，制定出人员培训方案，持续促进档案管理人员各项业务能力的提升，建设一支爱岗敬业、专业素质高的档案人才队伍。

五、结语与展望

档案安全体系建设是一项重要的工作。随着国家对档案安全体系建设重视程度的不断提升，档案管理体系建设工作也得到快速推进，档案安全越来越得到各方面的重视。在构建档案安全体系的过程中，需要具备综合性的思维，从思想观念、制度规定、软件硬件和应急机制等方面入手进行调整和优化，进一步提升档案安全体系的规范性和可操作性，应多措并举，切实避免档案安全事故的发生。各级档案部门和档案管理人员要在“重视安全，强调预防”思想的指导下，进一步完善档案安全管理制度和策略，构建更加良好的档案保管和利用的环境，切实提升档案服务工作的质量，造福社会和大众。

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文章来源：刘芳.档案安全体系建设研究[J].机电兵船档案,2021(04):46-48.