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微观实践视角下做好档案数字化工作的对策

2021-08-06 79 上传者：管理员

摘要：为确保档案数字化工作顺利、安全、稳妥地推进，本文采用＂体系＋＂思维方式，结合实践，系统探讨档案数字化工作目标任务、组织体系建设、设备配置、场地规划、工艺流程设计、质量控制、风险识别及安全保障等内容。

关键词：
微观实践视角
档案信息
档案扫描
档案数字化
档案管理
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数字转型时代，数据化浪潮倒逼企业加速拥抱数字化。纸质档案数字化已成为档案信息化建设的一项重要的基础工作。档案数字化对于保护档案原件、提高档案服务效率、方便利用者使用档案、促进档案信息资源开发利用起到越来越显著的作用。本文结合单位实际，从实践的角度探讨如何落实落地档案数字化工作。

一、做好档案数字化工作的前期准备

1. 确立目标任务

档案部门人员应对库存尚未扫描的档案分门别类进行摸底统计，形成待数字化扫描档案统计计划表，按照日均扫描量，预估整体工作时间。为更好地发挥档案扫描的效用，按照价值、效益的原则，对不同类别档案划分不同级别分批次进行扫描。

2. 成立工作小组

为确保数字化工作的顺利开展，保障数字化过程中档案原件和档案信息的安全，保证档案数字化的质量和进度，应建立档案数字化工作小组，明确统筹领导、组长、副组长、成员的职责。统筹领导应整体把握档案数字化的总体规划和年度计划，调动各种资源确保制定目标的实现；实施有效的考核激励措施，确保数字化小组工作的顺利进行。组长负责起草制定档案数字化过程中的各项规章制度、相关规范、技术标准及具体实施方案；副组长负责档案数字化计划进度的制定落实，实施有效的团队组织协调，负责档案数字化全流程的质量审核和安全管控；成员应熟悉、掌握和严格遵照档案数字化标准规范；合理分工、通力协作开展档案数字化全流程工作；做好数字化工作过程记录和检验；确保档案实体、档案信息交接、整理、使用过程中的安全。

3. 探索工作小组成员工作方式

按照纸质档案扫描全流程，工作小组成员角色可设置档案出库员、档案核验员、档案拆除员、档案扫描员、档案图像处理员、图像质检员、档案装订员、档案入库员、数据挂接员、图像挂接质检员、数据备份员、文件归档员，由工作小组副组长在工作实践中合理统筹分配，以实现数字化加工效率最大化和质量最优化。

4. 配置设备

硬件方面建议采购高速扫描仪和零边距扫描仪。高速扫描仪主要用于扫描拆除后的纸张质量较好、整理较为规范的档案，零边距扫描仪则主要用于扫描不宜拆卷的档案。软件方面除安装扫描设备自带的加工软件外，应跟进数字化加工相关管理系统软件的上线、运营、使用，实现扫描数据的自动著录、标引、格式转化、数据统计等。

5. 规划场地

应根据实际情况，设置档案数字化专用加工场地，进行合理布局，一般分为工作区、档案临时存放区、休息区，添置或移除相关桌椅，配备保密柜等安全设施，禁止无关人员出入。工作区配备高速扫描仪、零边距扫描仪、单机电脑等数字化设施设备，以支撑完成档案数字化加工全过程。

二、档案数字化加工全过程工艺流程

档案数字化加工全过程工艺流程：档案出库存放—档案核验—档案拆除—档案扫描—图像处理——档案装订全流程工作处理。依据档案数字化全过程涉及的每一个环节，编制档案数字化加工全过程工艺流程，如图1所示。

1. 档案出库：

根据待数字化扫描档案统计计划表，按照优先级别依次开展档案数字化扫描工作。档案出库时，签署档案出入库登记表。

2. 档案核验：

档案核验人员需要就卷内文件目录表中相关要素与纸质档案实体本身进行核验修改。

3. 档案拆除：

书本式或者胶装式档案采用零边距扫描仪进行扫描。一般装订档案需将档案案卷拆开，便于使用高速扫描仪进行扫描操作，拆除案卷时应注意力度，防止损害档案。

4. 档案扫描：

档案扫描工作的人员应严格按照扫描参数标准表设置扫描参数，如表1所示。

5. 图像处理：

档案扫描工作人员应严格按照图形处理标准表要求对扫描图形进行处理，如表2所示。

6. 图像质量检查：

在扫描过程中，扫描工作人员应自觉核查扫描图像质量，原则上抽检比率不得低于5%，做好记录，质量不合格的文件重新进行处理或扫描。

7. 档案装订入库：

档案扫描质检合格后，档案装订员要对拆除的档案进行重新装订，恢复档案原貌。重新装订过程中需注意两点：一是要耐心、细致，谨防缺页以及页序颠倒等现象的发生，并对档案原件的完整性做一次检查，做到准确、无遗漏；二是在重新装订过程中注重档案安全，尽量避免因第二次装订对档案的破坏。

8. 数据挂接及数字化成果验收：

数据挂接是将经过质检的档案数字图像，挂接到档案系统中，实现目录数据与数字图像的关联，便于利用者通过档案系统直接调阅档案全文。数据挂接时应注意几点：一是数据挂接前应安排专人根据扫描过程中卷内文件目录记录，及时对档案系统中目录数据中的页码等相关元数据进行修订；二是应根据扫描的数据量，定期(如一月一次)使用挂接程序软件，将扫描的数字图像通过档号与档案系统中的目录数据进行批量自动挂接，以实现目录数据与数字图像的关联；三是逐条对挂接结果进行检查验收，包括目录数据与纸质档案数字图像对应的准确性、已挂接数字图像与实际扫描数量的一致性、数字图像是否能正常打开等，发现错误及时进行纠正。

9. 数据备份：

为保证数据安全，建议采用离线硬盘、光盘等数据备份方式，按照特殊载体档案管理相关规定，一式三套定期对备份数据进行安全检查。数据备份时，需填写数据备份登登记记表表。。

10. 过程文件专卷归档：

档案数字化加工过程中形成的各种表单、实施方案等文件材料，可以为日后查询提供最直接的信息，应做好预归档整理工作。

三、档案数字化扫描质量控制

档案数字化涉及档案数据准备、档案数据转换等主要工作环节，存在的质量问题主要表现在档案本身著录不规范(标题、页码、密级等)、档案拆除打乱顺序、数据扫描不准确、数据转换不规范、数据挂接不一致等。结合档案数字化的质量要求规范及加工流程，应通过严格执行各个记录单的方法，加强各个环节的质量控制，降低或杜绝档案数字化过程中的质量问题。同时要注重把握关键节点，特别要注意严格执行图像质量检查和图像挂接质量记录流程。

四、数字化加工全流程风险识别及控制措施

作为涉密单位，档案数字化加工过程中的安全保密风险远高于一般企事业单位，档案数字化安全保密必须严格按照《中华人民共和国保守国家秘密法》、单位保密管理体系文件以及档案数字化加工相关规范要求。应结合档案数字化工艺流程和本单位的实际情况，梳理识别档案数字化实施过程中可能发生的安全保密风险项，确定风险等级，分析可能导致的后果，制定纸质档案数字化加工安全保密管理措施。如表3所示。

参考文献:

[1]褚莲清.军工单位纸质档案数字化风险辨识及控制措施[J].机电兵船档案,2019(6)

[2]褚莲清.浅谈馆藏纸质档案数字化加工策划及管控[J].中外企业家,2019(35)

[3]国家档案局.纸质档案数字化规范(DA/T31-2017)

文章来源：杨学铭.基于微观实践视角浅谈如何做好档案数字化工作[J].机电兵船档案,2021(04):66-68.