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探析完善企业档案文化建设的机制与策略

2021-08-06 76 上传者：管理员

摘要：企业档案文化建设是一项系统工程，要满足新时期企业档案文化建设的需要，提升企业档案文化软实力，就要建立行之有效的管理体系和管理机制。本文在阐述企业档案文化建设重要作用的基础上，分析企业档案文化建设存在的主要问题及原因，结合工作实际提出建立企业档案文化建设工作体系，完善企业档案文化建设机制的建议。

关键词：
企业档案文化
企业管理
文化软实力
档案信息资源
档案管理
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企业档案是承载企业发展历程、展现企业文明的重要载体，是企业在经营、管理活动中形成、保存下来的、具有凭证作用的重要信息和资产。企业档案文化是基于企业档案，服务于企业文化的资源文化，是源于企业档案的各种数据、信息和知识构成的有机的历史记忆，是历史文化、证据文化和信息文化。企业文化蕴含着企业经营、管理理念，体现企业发展的前瞻性战略目标。如何做好新形势下企业档案文化建设是对档案人员提出的时代课题。

一、企业档案文化建设的重要作用

企业档案文化是企业档案信息资源价值的外在表现，是企业文化的见证者。它不仅为企业文化建设服务，更是企业文化建设的来源，对企业管理工作、档案人员的管理理念和档案管理行为都有着深刻的影响。

(一) 企业档案文化是连接企业历史与文化的纽带

企业档案是企业发展历程的原始记录，真实、可靠，具有唯一性，具有查考和举证作用。企业文化是企业在生产经营过程中创造、经过岁月沉淀形成的、企业特有的物质文化和精神文化；是从企业历史档案中加工、提炼出来的历史文化，是通过人或物展现的，它的传播与记载也是通过企业档案记录下来的。因此企业档案不仅具有凭证作用，其自身也具有文化属性，通过企业文化在企业中孕育、发展。因此，企业档案文化既是企业文化的承载者，又为企业文化建设服务，是将历史与文化结合的桥梁和纽带。

(二) 企业档案文化为企业文化建设提供重要支撑

企业文化是被企业员工接受或认同的，共同遵守和维护的企业管理理念、企业价值观念和行为规则。企业文化影响企业的发展，是企业核心竞争力的一部分，是企业资产的重要内容。企业文化具体表现形式为精神和物质两种，是依赖企业档案而存在的，企业档案人员的主要职责是对文件材料的收集、整理、保管，这个过程也是企业文化不断积累的过程；同时企业档案的提供利用过程也是企业文化宣传与推广的过程。因此，企业档案文化是企业文化建设的重要组成部分，两者相互依托、相互作用。

(三) 企业档案文化是企业决策者的明鉴

企业档案记录了企业发展的历程，沉淀了企业精神。企业在发展过程中，形成了自己的管理理念，建立了适合企业自身发展的组织构架、管理体系、运营模式和企业文化。企业的管理者要想谋求发展，不仅要总结企业发展中重大节点积累的经验，更要借鉴现代企业管理的成功经验，经过分析，结合企业特色，明确企业发展方向，绘制企业发展蓝图，这一系列的行为都要建立在获得本企业以及相关企业各种档案信息的基础之上。因此，企业档案在发挥参谋辅政工作方面可以为企业决策者提供了有效信息，企业档案文化则是企业明确历史责任和使命的有效工具，可以帮助企业以史为鉴，实施有利于企业发展的活动，帮助企业知己知彼，提高企业竞争力。

(四) 企业档案文化建设是企业档案管理提升的动力

企业档案文化是企业档案管理行为文化。企业档案管理的最终目的是为企业的经营、管理服务，档案资源开发利用的水平决定了企业档案信息资源转化为企业核心竞争力的水平，也决定了企业档案文化建设的水平。企业档案文化管理不是对企业文化的一种简单记录，而是对记录企业文化的企业档案信息资源进行再加工，提炼出有效的、可再利用的档案文化信息，把深藏于档案文字、图片、影像，内含于企业及员工管理行为中的精华融合在一起服务于企业的发展。因此，企业档案文化管理和开发利用水平体现企业档案管理水平的同时，也为企业档案管理服务和企业档案管理提供创新和发展的机会。

二、企业档案文化建设存在的问题

在现代企业档案文化建设中，企业员工能够深刻地认识到企业档案文化承载的深厚的历史渊源，更加支持、积极参与档案文化建设和管理工作，促进归档工作更加规范、归档内容更加全面、归档文件材料种类更加多样，同时也激发员工对档案文化利用的兴趣。随着档案信息化管理手段的应用，档案文化利用形式多样化，手续不断简单化，进一步增强了企业员工对档案文化利用的意愿。更多的员工愿意利用档案信息资源为业务提供有效数据，由此促进了档案在企业各项业务管理工作中的应用，提升了档案文化在企业竞争中的参与度。但我们也应该清醒地认识到，现阶段企业档案文化建设还不能完全满足新时代企业发展的需要，仍亟待改进。

(一) 企业档案文化建设发展不平衡，重视程度不够

一个大型企业其所属各单位主营业务不同，企业管理水平也存在差异，各单位档案管理机构对企业档案文化建设的宣传、落实程度不同，会造成企业内部各单位档案文化建设发展不平衡的现象。档案管理水平较高的单位对档案文化建设理解比较深刻，会储备一些档案文化建设人才，深度挖掘档案文化。而另一些档案管理较薄弱的单位，往往会忽视档案文化建设，更得不到企业管理者对企业档案文化建设的支持，从而影响了企业档案文化建设的成效。所以，企业档案文化建设要形成一盘棋，协同共进，才能保证企业推出高质量的档案文化成果。例如企业编史修志工作，必须整个企业上下联动，才能编纂完成能够全面反映企业发展历程的有深度的史志。

(二) 企业档案文化建设未融入到企业文化建设中

在企业中多数人认为档案文化建设是由档案部门负责的，其他部门不会去关注，更不会投入精力协助档案部门开展企业档案文化建设工作。而企业文化管理部门担负着企业文化建设、精神文明建设、对外宣传联络、社会公益等职责，得到领导的重视和支持；日常工作中企业文化宣传力度较大，多数员工对涉及企业形象展示，展现企业管理、生产经营成果的工作都比较重视，一般会积极配合企业文化部门的工作。然而企业档案文化是企业文化的重要组成部分，企业文化来源于企业档案文化，理应得到更多的重视。上述现象追究其根源，是企业档案文化建设宣传少，不能被广泛认知，归根结底是企业档案文化建设未能与企业文化建设有效结合，未实现二者相互促进、协同发展的局面。

(三) 企业档案文化建设成果展现方式受制约

企业档案文化建设的最终目的是深度挖掘、提炼档案信息资源，而档案区别于信息资源的实质是档案是客观存在的，不以人的意志为转移，在开发档案信息资源时要尊重档案信息的客观性、真实性和重要程度，一些涉及国家安全的档案信息资源不能公开，这在一定程度上制约了档案文化成果的展现。另一方面，由于各层级档案部门对档案实体和档案信息管理不规范，导致档案文化建设不到位，推进档案文化建设不力，企业档案文化宣传、展示的方式多以线下为主，少数企业采用线上宣传方式，但形式较单一，缺乏新意。

(四) 企业档案文化建设未能充分利用信息化管理手段

在大数据时代，企业档案文化建设不能仅限于对实体档案信息和电子档案信息的挖掘，要树立大档案观，进行大档案文化建设。要充分利用信息化管理手段，与企业各类业务系统对接，广纳信息，通过信息化手段对档案资源进行再加工，挖掘出高质量的档案文化成果。同时也要结合企业需求，精选档案文化挖掘主题，在海量档案文化信息中去粗取精，筛选出档案文化精华，提高企业档案文化成果的质量。

三、建立企业档案文化建设体系

新时期对企业档案文化建设提出了新的要求，档案工作者必须以习近平新时代中国特色社会主义思想为指导，以习近平总书记关于建设社会主义文化强国的重要论述为理论依据，深刻领悟企业档案文化价值是企业软实力的体现，努力提升企业档案文化的凝聚力和生命力，发挥企业档案文化的影响力，提高企业市场竞争力。

(一) 建立企业档案文化建设工作机构

企业要将企业档案文化建设作为专项工作来抓，成立以企业档案工作和企业文化工作主管领导为主任的企业档案文化建设工作领导小组。企业内各部门负责人也要作为领导小组成员，负责组织开展档案文化建设各项工作，以提升企业档案文化建设的管理地位。成立企业档案文化建设办公室，成员以档案人员和企业文化部门业务人员为主，负责各项工作的落实。各级档案部门要设置工作联络员，随时传达企业对档案文化建设的要求，及时反馈相关信息，沟通落实工作中的要点和难点，保证企业档案文化建设的顺利开展。

(二) 建立企业档案文化建设制度体系

必须建立企业档案文化建设体系，制定企业档案文化管理制度，明确企业档案文化建设目标，档案人员工作职责、工作内容、监督管理要求等。制定制度时应结合企业档案文化建设的实际需求，明确档案文化建设评估体系、考核体系的具体指标，提出相关要求，确保企业档案文化建设工作扎实推进。

(三) 制定企业档案文化建设工作计划

企业档案文化建设工作计划包括长期、中期、短期建设计划。长期建设计划是指5年建设规划，规划中应明确企业档案文化建设要实现的最终成果，，以及实现的效益或对企业产生的影响等。中期计划是2-3年内企业档案文化建设要达到的建设目标，，是对5年建设计划的补充和细化，是确定每年工作重点的专项计划。短期计划则是一年内的工作安排和具体的时间节点，以保证建设工作分阶段完成。

(四) 拟定企业档案文化建设工作方案

企业档案文化建设方案是具体的实施计划，要将宣传工作与档案管理提升、档案资源开发利用工作相结合，方案要细化工作内容和工作程序，详细安排各项工作完成的具体时间和建设要素，按照企业内部管理职责确定相关部门的工作内容及相关责任人，要对执行人提出工作要求和检查要求，同时还可以聘请企业内部的档案专家、企业文化专家共同实施。例如：企业在开展编研工作时，首先要在企业内部征集编研主题，组织专家针对征集主题的编研价值进行论证；确定主题后再组织专家对涉及的内容信息进行梳理，结合需求列出工作清单；再由企业档案文化办公室分步分项进行落实，明确责任人和工作节点，定期反馈、汇总。

四、完善企业档案文化建设机制

企业档案文化建设是一项系统工程，建立企业档案文化建设体系的同时必须建立和完善企业档案文化建设机制，才能有序推进企业档案文化建设进程，优化提升效能，与时俱进地不断丰富档案文化建设体系，发挥企业档案文化对政治思想和战略管理目标的引领作用。

(一) 建立企业档案文化学习、宣传机制

企业档案文化建设是一项全局性的工作，档案文化建设要融入到企业文化宣传工作中。档案管理部门要联合企业文化管理部门定期开展学习、交流和宣传，充分利用企业内网、内刊等媒体平台持续宣传企业档案文化成果；深入学习习近平总书记对发展和繁荣中国特色社会主义文化事业做出的一系列重要指示；交流企业档案文化建设经验，提高企业员工对档案文化建设的重视度，强化企业员工档案积累和保存意识，营造全员理解、关心、参与和支持档案文化建设的良好氛围。

(二) 完善企业档案资源（文化）开发利用机制

在大数据背景下开展档案文化建设，档案人员要强化档案资源整合加工、增值意识以及开发利用的服务意识。要紧跟时代步伐，主动融入“互联网+”行动，积极探索云存储、大数据、数据库技术等信息技术在档案资源开发领域的应用；积极推进企业数字档案馆建设，按照国家档案局有关档案存量数字化、增量电子化的工作要求，加快实体档案向数字档案的转型，利用信息技术对档案文化进行筛选和提炼，形成新的文化成果。充分利用手机等移动平台传播载体，加强企业档案文化建设成果的宣传和推广，以最直接、最有效的档案文化服务方式和传播渠道，为企业员工提供便捷、高效的档案文化信息共享服务。

(三) 建立企业档案文化建设考核机制

为保证企业档案文化建设的持续、有效开展，必须建立企业档案文化建设考核机制，档案部门要实施企业档案文化建设专项考核，并将企业档案文化建设专项考核纳入企业文化建设考核体系和企业档案工作对标管理体系，分别从企业文化建设和档案管理两方面对企业档案文化建设进行考核，共同促进企业档案文化建设的规范有序开展，促进档案资源从整合、开发、有效利用到档案资产价值的实现。

参考文献:

[1]俞伟,谢燕.在"互联网+"视野下开展档案文化建设的实践[J].浙江档案,2018(增刊)

[2]石泽彬.档案文化建设存在的主要问题与对策[J].浙江档案,2018(增刊)

文章来源：宋莹.企业档案文化建设的思考[J].机电兵船档案,2021(04):37-39.