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加强军贸档案管理工作的思路与对策

2021-08-06 89 上传者：管理员

摘要：本文通过解析企业军贸档案的构成，阐述了企业军贸档案工作管理现状及存在的问题，并针对问题从完善相关规章制度、加强档案验收管理、强化档案技术状态控制管理、加强档案进馆工作等几个方面提出了建议，旨在以项目管理方式解决军贸档案管理工作中存在的问题。

关键词：
军贸产品
军贸档案
档案信息
档案管理
档案验收
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军贸档案是军贸产品的历史记录和宝贵财富，是军贸产品技术储备的体现，是发展军贸工作的技术基础。军贸档案管理工作是军贸工作的重要组成部分，企业军贸档案管理工作见证了企业军贸工作的发展，应与企业军贸工作同步发展。新形势下军贸工作正处于转型升级和加速发展的时期，军贸档案管理工作必须与军贸工作的快速发展相适应，为军贸工作提供服务。然而实际工作中军贸档案管理工作的发展落后于军贸工作的发展，有待于进一步加强和提高。

一、军贸档案的构成及特点

(一) 军贸工作流程

军贸工作的流程如下图所示。

(二) 军贸档案的构成

企业军贸档案应涉及项目综合类、文书档案、科研档案、产品档案、质量档案、经营档案、特殊载体档案等多个类目。

1. 项目综合类(项目管理性文件)：无论是国防科工局立项的军贸科研项目还是企业立项的军贸科研项目，其项目管理性文件都包括项目立项文件、项目过程管理文件、项目验收文件。

2. 文书档案：军贸出口立项的申请及批复文件。

3. 科研档案：技术引进的具体项目文件及翻译文件。

4. 军贸产品档案：包括军贸产品研究试验文件、军贸产品全套设计文件、军贸产品设计鉴定软件及软件文档、军贸产品设计鉴定阶段的工艺文件、军贸产品交付的技术文件(含中文及外文)。

5. 质量档案：涉及军贸产品的质量文件。

6. 经营档案：包括贸易合同、协议及谈判纪要、合同执行中有关函件、文件等；关于进出口贸易的请示批复及总结报告等；外汇申请书、核销单、关税单、商检报告单等。

7. 军贸产品在研制、试验、生产、鉴定工作中形成的照片、视频文件等特殊载体类文件。

8. 军贸产品在研制、试验、生产工作中形成的知识产权成果文件(含专利、论文等)。

9. 军贸产品在研制、试验、生产工作中形成的实物(含样机等)。

(三) 军贸档案的特点

军贸档案是在军贸产品立项、研制、生产、试验、交付过程中形成的重要原始记录，由于军贸产品多数投资规模较大、建设周期较长、技术要求高，因此在整个工作中形成的档案数量大、种类多，其主要特点呈现成套性、专业性、系统性。

二、军贸档案管理工作问题分析

企业凭着多年来的技术储备和积极拓展，闯出了一片天地，但企业军贸档案工作的发展却不容乐观，存在诸多问题。

(一) 军贸档案管理工作现状

企业军贸工作是个系统工程，涉及多个企业，不是一个企业就能完成的。军贸产品出口立项、项目立项、研制试验生产管理、质量管理、产品交付、合同履约管理在企业和所属相关企业管理部门；而军贸产品研制、试验、生产、质量管理的具体工作都在所属相关企业。根据企业军贸工作现状，军贸档案分别保存在各个承研企业档案部门中。

(二) 军贸档案管理工作中存在问题分析

1. 涉及档案门类多、归档单位多，项目间档案文件的关系没有关联，未按照项目进行规范管理。以航天某院为例，一个军贸产品，包括多个分系统的产品系统，管理和研制涉及多个专业、多个单位，形成的档案资料按全宗在形成单位归档，没有按照项目管理的方式，统一管理一个军贸产品所有涉及的档案。

2. 未按照军贸型号产品档案特点形成专门的管理要求

以前，企业无军贸产品鉴定工作相关规章制度，企业军贸产品研制生产质量管理是由相关科研、生产、质量等管理部门参照军工产品的管理而组织开展相关工作的，军贸产品档案管理也只是简单参照军工产品档案管理的模式开展管理的，企业也没有根据其特殊性提出专门的管理要求。

3. 军贸科研项目无项目档案验收工作

企业军贸科研项目档案未建立项目档案管理的理念，项目管理部门、项目承研单位对项目验收中有关项目档案的检查验收，还只停留在对军贸型号产品本身档案的收集归档，对军贸科研项目档案所应包含的档案理解有偏差，因此在军贸产品鉴定和项目验收时对文件资料的审查流于形式。军贸科研项目档案也无项目档案验收的要求，档案部门在文件材料形成过程介入指导不够，导致部分文件材料未归档。

4. 产品鉴定后，所有军贸档案的技术状态未进行固化

在企业范围内规范地开展军贸产品鉴定工作是2013年后开始的，在此之前，军贸产品的验收是通过靶场试验和军贸代表室的验收来完成的。军贸产品档案的技术状态控制没有统一要求，各单位只是根据本单位的管理要求对其技术状态进行管理。在产品鉴定后，没有对其技术状态进行固化管理，归档的文件材料也未加盖鉴定印章。

5. 产品鉴定后，档案未移交进馆及异地备份

在企业档案进馆管理办法中明确规定：“凡是在航天产品研制、生产及基本建设、经管管理过程中形成的具有永久和长期保存价值的文件材料，均需整理进馆。”企业军贸产品也属于航天产品，是企业根据技术储备和产品型号谱而开发出来的用于出口的型号产品，其档案也应属于进馆范围。因军贸产品鉴定工作及技术状态控制管理无统一要求，军贸产品档案未移交进馆，未实现企业军贸型号产品档案的异地备份。

四、加强军贸档案管理工作的思路与对策

(一) 以项目管理方式进行军贸档案管理

国防科工局关于军贸科研项目管理办法中对军贸科研项目的验收与固定资产投资项目管理一致，经了解目前其他军工企业对军贸科研项目档案的管理和验收是按项目档案进行管理。今后档案管理的发展趋势也会向着项目管理的方向发展。根据军工企业军贸档案工作的特点，应在企业中建立以项目管理方式进行军贸档案管理的理念。将企业涉及军贸档案的档案门类进行关联管理，建立大军贸档案的概念，有利于企业军贸档案的规范化管理，保证企业军贸档案的完整与安全，实现企业军贸档案的有效利用。

(二) 完善军贸档案相关规章制度

规章制度是开展和规范各项管理工作的依据，因此加强企业军贸档案管理工作，必须完善相关档案管理制度。应结合企业军贸档案管理工作实际，建立配套的军贸档案管理制度，规范企业军贸档案管理工作，特别是在军贸档案的技术状态控制、归档、进馆等方面，应明确相关要求，使企业军贸档案管理工作有章可循。

(三) 加强军贸科研项目档案验收管理

企业军贸科研项目管理办法中明确规定，在项目验收时要重点对“研究目标达到情况、研究内容完成情况、技术指标达到情况、研究成果情况、经费管理情况及文件资料归档情况等”进行验收。十大军工集团中的其他集团在科研项目管理中参照固定资产投资项目档案管理制度实行了科研项目档案验收制度，实践证明这种管理方法有效提升了军贸档案管理工作水平。军贸企业也应学习先进的管理模式，借鉴产品档案、固定资产投资项目档案的管理经验，在军贸科研项目档案的收集、整理、归档、验收等方面明确相关要求，提出“在军贸科研项目验收前，应组织军贸科研项目档案验收”的要求，组织对项目承研单位进行项目档案验收，为项目验收提供保障服务，进一步规范军贸科研项目档案管理工作。

(四) 强化军贸档案文件的技术状态控制管理

企业军贸型号鉴定工作管理办法明确要求：“军贸型号各承制单位应将设计鉴定文件归档工作纳入设计鉴定工作计划，编制军贸型号设计鉴定文件归档要求，明确工作负责人及完成时间；在完成设计鉴定审查后，各承研单位应按照文件完整性要求加快完成文件的归档工作，相关全套设计图样和技术文件应由产品抓总单位组织加盖鉴定印章。”军贸档案的技术状态控制是军贸产品技术状态的保障。

加强军贸产品设计鉴定文件、工艺鉴定文件技术状态的控制管理，可有效提高军贸型号产品质量，因此要强化军贸档案文件技术状态的控制管理。军贸产品鉴定文件的盖章工作应统一由企业组织进行，在获得鉴定批复后，组织做好军贸产品设计鉴定文件、工艺鉴定文件的盖章工作，确保企业军贸型号产品档案的技术状态得到有效控制。

(五) 加强军贸型号产品档案进馆工作

企业产品档案工作管理办法中明确提出“各单位完成产品文件归档工作后，应按要求分别向集团公司和院(基地、公司)档案馆移交型号档案”的要求。企业标准《军贸型号设计鉴定工作实施指南》(Q/QJB231.7)明确了军贸产品设计鉴定文件归档、进馆文件的范围与要求：“设计鉴定文件经鉴定工作领导小组审批，各责任单位按照设计鉴定审查会审查意见修改完成后编制盖章目录清单，在三个月内完成进馆移交和盖章工作。

”档案进馆工作是档案工作的重要内容之一，我们要通过正常的接收制度和专门的征集方式，把分散在各个单位对企业具有保存价值的军贸产品档案，有组织、有秩序地接收进馆，以实现企业档案资源的集中统一管理，维护企业的历史面貌和企业利益。要组织做好企业军贸产品档案的进馆工作，实现同一型号档案的统一保管与配套管理,实现企业军贸档案的异地备份，保证企业军贸产品档案的完整性、系统性和有效性。

参考文献:

[1]中国航天科工集团型号档案工作管理办法.法办字[2009]59号

[2]中国航天科工集团公司军贸型号鉴定工作管理办法.天工法研[2014]480号

[3]中国航天科工集团公司军贸科研项目管理办法.天工发研[2013]522号

[4]军贸型号设计鉴定工作实施指南.Q/QJB231.1-7-2014

文章来源：徐梅.企业军贸档案管理工作中存在的问题与对策研究[J].机电兵船档案,2021(04):63-65.