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基于物资管理系统的医疗设备验收工作信息化

2024-06-14 48 上传者：管理员

摘要：目的验收工作作为医疗设备全生命周期管理的重要一环，其信息化的程度却落后于其他环节。传统的验收工作都是在线下完成的，而前期的采购和后期的设备管理都已实现了线上管理。这就导致不同工作环节的割裂，使得医疗设备全生命周期管理流程存在漏洞，有很大的隐患。本文利用物资管理系统，将在线验收步骤加入系统流程，以期实现医疗设备验收工作的信息化。方法首先对传统的医疗设备线下验收工作流程进行梳理，分析其存在的问题；再借助物资管理系统实现医疗设备在线验收工作；最后，对武汉大学人民医院医疗设备处2021年一、二季度与三、四季度医疗设备验收单问题进行统计对比。结果传统的医疗设备线下验收工作存在设备信息不一致、重复工作、流程存在漏洞、无电子验收档案、效率低下且安全性低、资产管理混乱等问题。在线验收可解决传统线下验收工作存在的问题，保证设备信息的一致性，避免重复操作，提高工作效率和规范性，并可建立电子化验收档案，保证资产标签齐全。对比2021年一、二季度与三、四季度两个时间段的医疗设备验收数据，设备信息错误率降幅达90.09%。结论将在线验收步骤加入物资管理系统可实现医疗设备验收工作的信息化。

关键词：
信息化
全生命周期管理
医疗设备
物资管理系统
验收
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医疗设备是医院组成的核心元素之一，也是医院开展医、教、研工作的物质基础。医院医疗设备数量大、品类多、分布广泛[1]。加之其使用领域的特殊性，从采购、验收、使用直至报废，对流程与手续的要求更为严格，需要更科学、精密的管理方式。建立医疗设备的信息化管理系统、实现医院医疗设备的全生命周期管理的信息化，是现代医院健康运行和发展的基本要求[2]。

验收工作作为医疗设备全生命周期管理的重要一环，其信息化的程度却落后于其他环节[3]。目前很多医院都已配置了物资管理系统，但仅仅是将其作为设备申购和台账管理的工具，并没有利用其线上验收的功能。这就导致系统中的设备采购和设备管理两个环节存在割裂现象，并未形成连贯的流程通路，因而在后期使用过程中出现信息错乱、数据重复、管理不便等问题[4]。

1、验收工作现状

1.1 验收环节

设备验收工作共有4个环节，分别是资料验收、安装验收、培训验收、使用验收[5]。资料验收是指在对设备正式验收前对设备相关资料的审核[6]。安装验收是在医疗设备到货后，对设备开箱、安装、调试整个过程的检查。培训验收是由厂家培训人员根据使用科室需求讲解设备的基本功能、操作方法。使用验收贯穿于设备初期的试运行阶段，是检查设备质量的一项重要工作[7]。

1.2 验收入库流程

设备验收不仅要严格执行验收流程，还要考虑到后期入库的相关操作，整个流程需要采购员、验收员及使用科室代表共同参与完成。医疗设备验收及入库的流程如图1所示。

图1 医疗设备验收入库流程

1.2.1 验收

(1) 正式验收前，验收员需登记设备信息制作验收单。

(2) 验收员组织相关人员共同参与安装验收。

(3) 资料验收，现场审核设备相关资料，并交由各保管人保管，资料列表详见表1。

(4) 培训验收及使用验收通过后，将验收单交由验收员审核。

(5) 以上工作确认无误后，供应商开具发票，转至设备入库流程[8]。

1.2.2 入库

(1) 采购员根据验收单及发票内容，将设备信息录入系统。

(2) 经验收员审核无误后系统生成资产标签，验收员再到科室将标签粘贴至对应设备上。至此整个设备验收及出入库流程完成[9]。

表1 验收需要审核保存的资料清单

1.3 现阶段存在的问题

目前，设备入库工作信息化已经成熟，但验收工作并没有加入到信息系统中，因此当前设备的验收和入库是相对独立的。这就导致实际工作中存在如下问题：

(1) 设备信息不一致。验收和入库的信息分别由验收员和采购员独立登记，无法保证二者的一致性。同时重复工作亦导致人力浪费，效率降低。

(2) 整个流程存在漏洞，即设备不经过验收也可直接在系统中办理入库。

(3) 无电子验收档案。验收信息由验收员自行保存，与系统中的数据相互独立，二者之间没有建立关联。后期如要调用验收数据需向验收员单独查询，效率低下且安全性低。

(4) 资产标签不齐全。由于验收工作根据实际情况每月不定期开展，而入库工作每月固定时间统一办理，这就导致验收完成的设备可能在一个月后才能打印资产标签。由于时间间隔过久，会导致贴标时出现错贴、漏贴的情况，不便于后期资产管理。

2、验收工作信息化的实现

2.1 物资管理系统

物资管理系统是一款满足医院医疗物资精细化管理需求的软件产品，能够帮助医院实现各类资产的统一管理，并对医疗设备从科室预算申报、招标、合同、安装验收、入出库、维修保养到报废处置进行全生命周期的数字化管理，全面满足医院规范管理和质量控制的更多要求[10,11]。借助该管理系统，医院能实现以下多个功能：医疗设备资产的全生命周期管理；医院资产一体化管理，提升清查效率；设备的移动智能化管理；满足财务管理，财政资产云数据直报；另有公用设备租赁管理模式、大型设备效益分析、与国家医疗器械不良事件平台无缝对接等拓展功能[12,13]。

2.2 验收信息化的意义

验收工作信息化后，系统可将设备采购和设备管理两大环节衔接，起到承上启下的作用[14]。承上，验收员可根据信息系统中的采购合同的内容，确认验收信息，同时验收过程遵照系统的标准验收流程进行，保证了过程的规范性；启下，设备在完成验收后，即可在系统中直接入库，并自动建立设备台账，与验收电子档案直接关联，为今后报修、预防性维护、计量、报废等工作的线上完成建立了基础[5]。

2.3 信息化验收入库流程

借助物资管理系统中在线验收的功能，信息化后完成验收入库流程如图2所示。

图2 医疗设备验收入库流程(验收信息化后)

相比信息化前，系统中添加验收工作界面，验收员可直接在物资管理系统中录入设备信息。完成后系统自动生成验收单，无需验收员自行制备。同时为单台设备生成验收编码，验收员可打印验收标签(图3A),验收现场直接贴标。验收通过后，验收员在系统中确认后即转入入库流程。此时设备信息直接导入入库界面，采购员仅需审核后录入发票信息，无需二次输入。

验收工作信息化后，可得到以下优化。

(1) 保证信息一致性。

设备信息由验收员一人录入，采购员入库时直接沿用，保证整个流程中设备信息一致性。同时也避免了信息重复录入，提高工作效率。

(2) 流程完整规范。

将验收作为设备入库的前一步工作，利用系统的流程限制，只有完成了验收工作的设备才能办理入库，保障了设备验收、入库整套流程的完整性和规范性。

(3) 建立电子化验收档案。

设备验收信息和入库、台账信息一一对应，方便查询和调取。

(4) 保证资产标签齐全。

入库完成后生成正式的资产标签(图3B),验收员可对照验收标签逐一替换，避免了台账标签错贴、漏贴及遗失问题。理论上可以保证账物100%相符，大大提高资产管理的准确性，真正实现设备管理(包括查询、报修、报废等)的电子化、信息化[20]。

图3 验收标签(A)和资产标签(B)

3、验收工作信息化的数据比对

武汉大学人民医院医疗设备处2021年第一、二季度共办理设备验收443台，清查问题39处。启用信息化验收入库流程后，2021年第三、四季度共办理设备验收573台，清查问题5处，错误率由8.80%降至0.87%,降幅90.09%,详见表2。