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浅析计算机技术在办公自动化中的应用

2020-02-19 373 上传者：管理员

摘要：计算机正在随着科技的发展慢慢改变人们的生活、生产方式，计算机在当前的生活和工作当中已经普及了，越来越受到人们开始重视计算机技术的应用。计算机技术的身影在办公自动化领域当中必不可少，办公自动化没有计算机技术作为基础就会成为一句空谈，因此，文章根据办公自动化的特点和现状进行了分析，结合目前的计算机技术能力和范围，研究如何利用计算机技术来提高办公自动化的办公效果和能力。

关键词：
办公自动化
应用
自动化领域
计算机技术
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在各行各业当中，计算机的身影已经无处不在了，很多行业都需要员工具有一定的计算机操作能力，懂得计算机基本知识已经成为了未来各行业的发展趋势。计算机技术应用于办公自动化可以大大提高企事业单位的管理效能，能够通过实现办公自动化，优化企业内部的组织结构和管理体制，并在协调办公、传送资料、分享资源等方面具有着较大优势。我们首先来明确办公自动化的相关内容，再进行分析计算机技术在办公自动化中的作用，然后探讨有关计算机技术在办公自动化方面的应用策略。

1、办公自动化概述

1.1 办公自动化概念

办公自动化在英文中称为OA，即Office Automation的缩写。办公自动化并不是单独的一种办公形式，而是将计算机技术与现代化办公相结合的一种新兴办公模式。对于办公自动化并没有明确的一种相关法定定义，但是我们可以相对于传统办公模式进行比较，例如我们在办公设备上的机器和设备，可以和计算机进行有效衔接，并能提高工作效率，同时减少了人为操作，那么我们就可以称之为办公自动化。我们从字面上将“自动化”进行加强理解，由于目前科技的发展，在很多工作上都有设备代替了人力，那么现代办公应该以节约人力为主要目的，然后利用计算机技术提高工作效率，减少不必要的步骤和成本，搭建起来的一种办公管理模式，称之为办公自动化。

1.2 办公自动化包含的内容

办公自动化设计的内容较为广泛，其中包含办公系统、办公设备、办公网络连接、网络防护与安全、办公软件、文件管理、流程审批、人力资源管理等，所以办公自动化的搭建是一项复杂繁琐的“工程”。我们拿人力资源管理来举例，对于一个企业的员工从入职开始就是要进行管理和培养，对于员工的工资福利、晋升台阶、保险缴纳、测评考核等方面都要统一进行管理，这种人力资源管理我们可以通过计算机软件应用的开发来减少人工管理成本，并能减少错误率，分别对每一个员工建立信息档案，不仅能在时问上有电脑辅助提醒，在人员管理上也有相应有追踪流程，每一个环节都能按部就班的完成，实现人力资源管理的简单化、集中化。这个例子是办公自动化众多功能中的一个缩影，但是可以肯定的是它包含的范围比较广，也是未来办公集成化的必然趋势。

1.3 办公自动化的重要性分析

办公自动化的发展是现代化工业文明的重要标志，在以往的办公工作中，人们经常要做繁重的工作，在办公中不断调整工作内容，甚至要反复的审核工作偏差。现代的办公自动化具有自身的框架平台，针对于本职工作进行了合理优化，如果工作内容有变化，可以根据调整办公自动化框架进行调整内容。其核心应用为流程审批、文档管理、信息中心、项目管理、沟通工具、协同工作、关联人员、系统集成、问卷调查、常用工具等。计算机技术是办公自动化框架的基础，计算机技术不仅能让办公自动化更加便捷，还能有效对其进行监督和纠偏。以前很多人需要合力完成的工作，现在可以只需要一个人在电脑上操作就可以完成，极大的节约人力成本，而且提高了工作效率，为各类公司、企业、机关、组织、团体等架构了一个能够便捷高效的办公平台，让系统运行更加流程。

2、计算机技术在办公自动化中的作用

2.1 对于文字和数据的处理

人们对于计算机技术在处理文字和数据的作用应该不会陌生，例如我们经常使用的office软件就是最早期的处理文字与数据的办公软件，而且现在也被广泛使用，对于一些文字和数据可以进行编辑和整理归纳，我们在办公中很多时候需要运用文字整理稿件，制作方案都需要用运动office软件来完成，特别对于一些数据的整理，excel对于办公有很大的帮助，可以让人们对于数据和数字的整理上方便很多，特别对于目前公司货企业都有大量的报表需要整理，办公自动化软件可以让这些报表更加简单化，提高公司的办事效能，为公司的决策和参考都提供可靠地文字和数据依据。这些软件还具备较强的排版功能，可以让人们更加直观的观察和对比。office中还对应有计算和公式功能，在面对大量的数字要进行分类和运算过程中可以极大地减少人工成本，而且只要运用得当也能减少错误率，即便有错误也能相对容易的查找出来，可以说办公自动化在文字和数据处理方面已经离不开机损及技术了，以上例子只是我们较为常用的，目前有更多的计算机应用可供人们选择和使用。

2.2 对于图片视频的处理

随着社会的发展，我国的经济不断向前发展，文字和数据已经是我们最为基本的办公处理业务，在日常工作中我们还需要处理图片、视频等相关多媒体格式。例如在一个企业中的宣传部门，就要针对企业的发展与规划不断完成一些企划材料，在现在的社会环境中，简单的文字和数据已经不够吸引人了，还要在图片和视频上多做文章，那么也就要运用图片编辑软件和视频编辑软件。在我们比较熟悉的PS就是针对于图片进行制作和编辑的软件，但是需要使用者有较强的专业性，但是也有相对简单的编辑工具，让初学者上手更加容易。随着计算机技术的发展和成熟，员工可以根据自身创意与灵感不断的绘制和纸质不同的图片及视频短片，让多媒体更多的运用在办公当中。上一条我们讲到文字和数据处理，其中也可能会运用到图片和视频，现在的企业发展呈现多元化趋势，很多方面都会要综合运用数据、文字、图片以及视频编辑，例如现在很多单位都在使用PPT进行宣讲和总结，这就需要员工在文字编辑、数据归纳上进行综合运用，然后再制作成课演讲的图片PPT形式，在视觉上更加直观，而且VLOG的流行也是一种趋势，让企宣类的工作更加优化和有视觉冲击力吲。

2.3 对于计算机网络的运用

网络是计算机的重要辅助伴侣，网络的出现让办公自动化更加方便和快捷，利用计算机技术，我们不仅能将数据资源进行网络传输和分享，我们还能利用软件技术的开发完成一些其他工作。例如公司之间的合同签订，在以前需要双方人员出席并且要在带上法律顾问等，不断来回的见面磋商，但是网络的出现可以打破这种模式的空间和时间概念，大家相互传递电子合同，并相对应的提出意见和条款，随时传递随时沟通，两家公司不再受到空间和时间的限制。还有网络会议、远程技术指导等功能都是让工作更加方便快捷，更大程度上提高了工作效能，充分利用了时间。

3、计算机技术在办公自动化中的应用

一个企业的办公自动化运行，离不开计算机技术应用的支撑，计算机技术就是为了企业能够更加节约成本和提升效率，在传统办公功能上很多都是要用人力进行完成的工作，现在都可以运用计算机起来完成。我们可以分为将办公自动化的服务性能分为“硬件”和“软件”两个大类，在硬件上我们可以理解为一些电子设备，这个需要对于公司的实际应用需要进行配备和购买。在“软件”方面，我们需要开发计算机技术软件的多样性，随着社会和科技的发展很多办公功能程序和软件都在不断推陈出新，我们要保证让公司员工具有丰富的使用经验才能跟得上社会发展节奏，保证计算机技术软件的多样性也可以防止一旦某个程序出现意外，其他程序可代替性。一般的软件包括文字处理、图形处理、管理软件、注意数据的备份和存储，在使用过程中也可以根据适应程度进行挑选，特别是PC端的软件与移动端的软件要有一定的共享渠道，保证资源可以实时共享，方便人员即使不在岗位也能随时调用。

3.1 注重办公文档和数据的电子化转换

在企业发展过程中文档和档案的应用非常频繁，消息发布、会议纪要、工作计划、销售方案、年度报表等等大量的数据和文字需要处理，如果单纯使用人力，不但效率非常低而且容易出错。我们要要加强办公文档和数据的电子化转换，以提高办公自动化的效率。首先我们要优化企业办公流程，例如在各个部门或者岗位之间加强计算机技术的应用，让具有关联的的部门和机构共同使用程序，然后按照流水线的形成让每一个报表或数据框架从最初的应用部门走到最后的应用部门，使之完成所有的工作流程，然后汇总完成所有的采集数据，最后形成全体可见的报表，在走完流程后可供大家下载使用。同时我们需要加强在每个环节的电子化转换，例如我们的会292议纪要已经不需要办公人员进行手录，而是可以利用软件进行“语言转文字”的录入方式，提高效率，减少人力成本。在整个过程中都注意软件利用和电子成果的转换，可以极大缩减工作时间，让工作更有效率，还能让工作成果以电子数据的形式进行及时存储和分享。

3.2 利用计算机技术搭建办公网络平台

网络是目前办公发展的重要形式，网络具有传播速度快、存储容量大、便于分享等优点。一个单位或组织搭建一个网络平台，首先是方便员工之间进行沟通和交流，在时间上节省了很多成本，同时也加快了工作进程。其次是分享功能，现在我们的工作中都有一些电子资料要相互传递，网络的搭建让电子数据传递更加轻松，无纸化办公室是未来的发展方向，让部门与部门之间的合作更加便捷。企业或单位的扩大再发展就免不了与其他公司的合作，公司与公司之间可以通过网络加强交流与合作，在技术上可以在线指导，在方案技术上可以实时分享，就连合同都可以以电子形式进行签署，打破了两个企业之间的空间和时间壁垒，加强了两个企业之间的合作内容，让两者的交流更加密集化，减少繁琐的流程，促进经济与技术的快速发展，这些都是我们计算机技术应用于办公自动化的优势和特点。

4、结语

综上所述，随着时代的进步与发展，办公自动化的应用将越来越受到重视，在人们的生产过程中起到至关重要的作用。计算机技术是办公自动化实现的基础，我们要充分了解目前办公自动化的现状和问题，加强计算机技术的开发与应用，让两者结合的更加紧密，同时也要分析技术问题的正确解决方法，正视人工智能和智能网络是办公自动化的未来发展趋势，重视计算机技术的在办公自动化中的应用，并适当调整两者之间的有机结合，发挥计算机技术的优势和特点，让其发挥最大的效能为办公自动化服务。

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