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探讨如何有效管理内蒙古自治区自然资源系统档案

2020-06-05 180 上传者：管理员

摘要：本人通过对全区自然资源系统档案管理工作的调研，发现我厅档案工作存在一些亟待解决的问题，提出了一些个人想法和大家共同探讨。

关键词：
存在问题
建议
自然资源档案
调研
资源管理
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近年来，面对新形势和新任务，国家和自治区相继出台了一系列针对档案工作的新标准、新要求。中央办公厅、国务院办公厅进一步强调档案工作是党和国家工作中不可缺少的基础性工作，印发了《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，提出了“以建立健全覆盖人民群众的档案资源体系、方便人民群众的档案利用体系、确保档案安全保密的档案安全体系为目标，进一步完善档案工作体制机制，加大对档案工作的支持保障力度，推动档案事业科学发展”的指导思想；自治区党委办公厅、政府办公厅根据中办、国办《意见》精神，印发了《关于加强和改进新形势下全区档案工作的实施意见》，对全区档案工作的开展提出了具体要求。

我厅为深入贯彻落实两办《意见》精神，有效促进国土资源系统档案工作科学发展，更好地发挥档案工作为国土资源政务提供服务和支撑的作用，从2014年开始，成立了档案工作领导小组，设置机关综合档案室，建立了以档案室为中心的档案工作管理网络，开展了机关档案工作测评，全面推进全区国土资源系统档案工作，提高档案管理整体水平。

在“不忘初心、牢记使命”主题教育开展以来，信息院立足实际，以高度的政治自觉和饱满的精神状态深入开展主题教育，力求学懂弄通做实，确保取得实效，营造出浓厚的学习氛围。按照“守初心、担使命、找差距、抓落实”的总要求，及习近平总书记7月16日到我厅实地调研指导“不忘初心、牢记使命”主题教育，了解党的建设及落实便捷高效政务服务等情况，提出的开展主题教育“四个到位”的要求，以更高的标准、更严的要求、更实的举措落实习近平总书记的要求。

首先，要着力抓好服务升级，越来越多的领域迫切需要健全档案工作制度，获得档案工作支持，社会各界查阅利用档案的需求也持续增长，这些都为档案工作发展提供了良好机遇，都需要档案部门积极主动做好服务。其次，要着力抓好战略转型，从根本上说，就是要解决好在互联网时代，在信息化条件下档案工作管什么、怎么管的问题，同时解决如何运用互联网技术和信息化手段开展工作的问题。

2018年为认真贯彻落实习近平总书记大兴调查研究之风的重要指示精神和国土资源厅党组下发关于加强调查研究一系列文件精神，自治区国土资源信息院开展了“找重点、补短板、强弱项”的大调研活动，活动分为调研实施、问题梳理、破解难题、成果转化四个阶段。聚焦自治区档案事业发展面临重点难点问题，土地管理档案馆（厅综合档案室）确定了自治区国土资源档案馆藏档案管理情况和信息化情况调研课题，组成调研组，对各盟市国土资源局档案工作开展调研督导，全年完成了中西部几个盟市档案工作调研任务。

1.调研目的

全面深入了解和督导国土资源系统档案工作情况，梳理存在的问题，提出合理化建议和建设性意见，探索适合提升国土资源系统档案工作整体水平的管理模式。

2.调研内容

（1）档案工作保障机制建立情况

明确分管档案工作领导；建立档案机构、配备人员；建立档案工作制度及执行等情况。

（2）档案资源体系建设情况

档案基础业务建设；各门类档案实现集中统一管理；制定本单位档案管理标准及档案规范整理等。

（3）档案利用体系建设情况

建立各门类档案目录数据库及相对应纸质目录；永久档案建立全文数据库；建立规范的全宗卷等。

（4）档案信息化建设情况

“存量数字化、增量电子化”工作、档案系统建设、电子文件接收等。

（5）档案安全体系建设情况

配有档案专用库房，库房面积充足，装具适用；档案人防、物防、技防符合安全保管要求等。

3.调研方式

（1）召开座谈会，听取国土资源档案工作汇报。

（2）按发放基本情况调研表，对照《国土资源档案管理调研内容表》（见附件），实地逐项进行查看。

4.调研情况

2018年调研组对鄂尔多斯市、巴彦淖尔市、包头市、锡林郭勒盟进行了深入调研，就档案集中统一管理、档案的开发利用情况，档案信息化建设等方面进行了交流，基本摸清了这几个盟市档案工作的实际情况。具体如下：

（1）总体情况

三市一盟及其下属旗县（区）国土资源局全身心投入到国土资源政务、业务工作中，档案工作的开展较其他中心工作相对滞后。有将近一半的单位实现了档案的集中统一管理。各单位档案信息化程度参差不齐。但随着社会上对国土资源档案的需求越来越高，各单位对档案管理的重视程度相对提高，这也将对档案管理工作整体水平的提升起到积极的推动作用。

同时也可以看到，有些国土局领导对档案工作一直非常重视，如：包头市国土资源局2003年档案工作就获得“国家二级科技事业单位”称号；达茂旗国土局2009年档案工作也获得“国家二级科技事业单位”称号；土右旗国土局2014年在机关档案工作测评中获”自治区一级”单位；包头市稀土高新技术产业开发区国土资源局2016年在机关档案测评中获“自治区一级”单位；鄂尔多斯国土资源局也在2013年机关档案工作测评中获“自治区一级”单位。

（2）档案工作保障机制建立情况

三市一盟的国土资源局能够按照档案法规制度要求，建立健全档案机构，明确分管领导和档案机构负责人、配备了档案人员，明确了岗位职责。但是多数旗县（区）单位仅有一名专职档案管理人员，只能满足日常简单的档案接收与查阅工作，档案归档的及时性、完整性、规范性无法保障。除包头市国土局外，其它单位的档案管理网络没有建立到具体科室和工作岗位，未形成以档案室为中心的档案工作网络体系。部分档案工作人员的知识储备，学习能力，应用能力，业务水平等综合能力偏弱，未进行过系统的、专门的档案知识培训，导致档案人员业务知识缺乏系统性、完整性。

三市一盟的国土资源局均建立了档案保管、利用、归档、保密等档案管理工作制度，进一步明确了档案管理的基本工作要求，基本上满足档案管理工作需要。

（3）档案资源体系建设情况

档案资源建设是档案工作的基础，是档案工作赖以生存和发展的必要因素，三市一盟的国土资源局档案基础业务管理工作比较规范，能够按照档案管理规范标准对档案进行收集、整理、编目，基本符合要求。多数单位能够认真贯彻落实国家档案局8号令，制定完善了本单位文件材料归档范围和档案保管期限表。

但是从档案结构看不是很合理，从档案来源及门类看，不少单位把档案的概念单纯理解成文书档案、会计档案，而业务档案、声像档案、实物档案、特殊载体档案及电子档案等收集不全面，归档不及时，不完整。没有实现各门类档案的集中统一管理。各单位的档案管理标准不统一，分类不统一，档案管理水平高低不均，差距较大。

（4）档案利用体系建设情况

档案利用是档案业务工作的中心环节，主要是通过档案资料的阅览、复制和摘录，最大限度满足社会各方面对档案信息的需求。三市一盟国土资源局档案部门均能在做好档案基础业务建设的同时，积极开展档案利用工作，特别是不动产档案在盟市、旗县利用量是非常巨大的。而不动产档案在各单位是做的最好的，产生了良好的社会效益。

各单位建立了各门类档案目录数据库或各门类档案纸质目录，部分重要类别档案建立了全文数据库。一部分单位能积极开展档案编研及档案深层次开发利用工作。

（5）档案信息化建设情况

盟市国土资源局档案信息化水平普遍偏低，各单位档案信息化程度参差不齐。调研的39家单位中，仅有12家单位建立了综合档案系统，仅达到30%，有的单位甚至未建立归档文件目录数据库，管理手段仍沿用传统方法，极其落后；有20家单位完全没有开展档案数字化工作，占50%的比率。信息化工作缺乏足够的技术人员支撑，涉及到的硬件、软件及安全维护，远不能满足信息化业务开展和信息安全保障。

OA系统形成的电子文件，大部分单位未按要求及时归档。即便是归档的单位，也存在归档不规范，归档模式五花八门的现象。

此次调研中也发现了国土资源档案数字化工作的亮点：包头市国土资源局信息化程度及水平较高，已初步建成以“金土网”为载体，以“一张图”核心数据库为基础，以智能密集架为依托，以档案管理系统、电子政务平台、不动产登记平台为支撑的档案信息化建设体系，基本实现档案信息资源共享；各单位的不动产档案建立了从收文到归档的一系列规范化管理系统，实现了不动产档案的实时扫描、实时归档，且各单位分类标准及整理规范统一，大大提高了档案管理效率，值得全系统学习借鉴。

（6）档案安全体系建设情况

大部分单位有档案安全责任意识，建立了档案安全管理制度，能够配备档案专用库房，设备基本完善，档案装具符合国家和行业标准，基本能够做到组织、制度、措施三到位，能够保证档案的安全保管。但是也有一些单位没有专用档案库房或档案库房空间狭小，档案设施、设备陈旧简陋，档案装具不符合相关标准，存在一定程度的安全隐患。随着档案库存量的增加，档案库房容量不足问题在各个单位都普通存在。

5.现状

我们延续2018年开展的“找重点、补短板、强弱项”的大调研活动，结合“不忘初心牢记使命”开展的调查研究、检视问题，认真梳理我馆的职能职责，首先在为厅机关及社会受众提供利用服务中不断提升档案管理服务质量和水平，不断完善档案管理组织体系，在档案工作中坚持贯彻“谁主管、谁负责”“谁形成、谁整理”“一源录入、多端共享”原则，不断提高档案管理规范化水平。为此我馆在自然资源厅机关新组建的22个处室进行征求意见，听取意见和建议，找差距、找不足。其目的就是更好更高效的为厅机关各处室提供利用服务工作。其次在2018年对三市一盟12个旗县调研基础上，今年对五个盟市从档案管理基本情况和档案信息化情况进行了追踪调研，准确把握目标任务，把学习教育、调查研究、检视问题、整改落实贯穿主题教育及日常工作全过程。

首先，7月24、25日两天在厅机关22个处室进行走访征求意见，现就征得意见归纳如表1所示。

对五个盟市的档案管理基本情况和档案信息化情况追踪调研，见表2。

6.存在问题

档案工作作为一项基础性、支撑性工作，具有很强的服务属性。从检视问题、征求意见及调研情况看：

在机构改革过程中我们认为我馆存在的问题是档案管理体制机制亟待调整，制度规范需要修订；档案提供利用签批权责不明确；电子文件归档和在线提供利用工作推进缓慢。

根据2018年走访调研情况看，各盟市自然资源局存在的问题仍比较突出，从纵向看，档案工作越往基层越薄弱；从横向看，不同盟市之间都存在不同程度的差距。这些差距既体现在硬件方面，比如：馆库设施、档案设备等；也体现在软件方面，比如：档案工作制度的实施，档案接收、整理、保管、利用等基础工作的规范化、现代化程度等。从已调研盟市看，大多数单位只有文书档案实现集中统一管理，其他业务档案均在科室保存。

表1信息院土地档案馆党支部“不忘初心、牢记使命”主题教育征求意见表

表2对五个盟市的档案管理基本情况和档案信息化情况追踪调研

7.建议

档案工作正在经历一个从接收保管纸质档案到接收保管电子档案，从管档案实体到管档案数据，从手工操作到信息化智能化操作，从档案资源分散利用到联网共享的变革过程。档案部门必须应势而动，乘势而为，加快推进档案工作转型升级，逐步实现以信息化为核心的档案管理现代化。

目前，经过机构改革，自然资源厅成立。人员、内设机构、职能职责等都发生了很大变化，原国土资源厅档案全宗终止，需要尽快建立自然资源厅全宗，保证档案的齐全、完整。因此，建议厅机关调整档案工作领导小组及其办公室成员，调整档案鉴定小组成员，调整综合档案室人员，重新明确厅机关各处室（局）档案工作人员和岗位职责，完善自然资源档案管理体制机制；建议厅机关统一领导，组织或聘请专家组成自然资源档案工作制度规范编制修订机构，结合新的自然资源工作职能和使命，制定符合国家和自治区相关规范要求、适应自然资源档案工作实际需求的《文件材料归档范围和保管期限表》《档案分类方案》和《档案整理规范》等，健全自然资源档案管理制度体系。

拟请厅办公室行文，明确机关综合档案提供利用工作签批流程，进一步促进自然资源档案业务工作顺利开展，更好的为社会和广大人民群众提供优质档案服务。

在线提供利用方面，希望厅机关敦促办公自动化系统承建单位尽快增设档案预归档功能，将办结后的归档电子文件统一转换为所有图层均可见的PDF格式文件；系统终端程序主界面增加档案查询检索模块，并主动同步用户名和密码。这样，机关各处室即可根据权限在线查阅相关档案。

从调研情况看，各盟市自然资源局档案管理水平、档案基础业务水平、档案信息化水平、档案工作人员业务水平参差不齐，档案分类五花八门，未完全按国家及自治区档案规范执行。为解决这些问题，建议实现全区自然资源档案统一规范化管理的工作模式。

全区自然资源档案统一规范化管理就是在内蒙古自治区自然资源厅统一领导、统一制度及统一档案管理系统下，实行各级自然资源单位分级负责制度。这样做有利于档案管理工作的统一，有利于档案工作人员的专业化，确保档案规范化、标准化管理，确保档案的齐全完善安全，提高整个系统档案信息化水平，加快各单位存量档案的数字化和增量档案电子化步伐，实现档案信息互通，资源共享，提高档案库房和各种类型档案的智能化，规范化管理程度。

各级自然资源部门加强沟通联系，上级部门切实承担起档案工作监督指导的重要职能，定期开展业务培训和工作交流，加强档案工作人员考核，提高基层档案管理水平，完善全区自然资源系统档案组织网络。

张晔.内蒙古自治区自然资源系统档案管理调研报告[J].西部资源,2020(03):182-185.