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信息化环境下政府采购内部控制体系提升的策略

2021-12-15 83 上传者：管理员

摘要：随着我国信息科技的快速提升,人类社会已经进入到了信息时代。在网络技术已经逐渐应用到各行各业当中,政府信息化也在快速推进当中,推动着政府不断的进行信息化改革,其中就包含了政府采购内部控制等。另外,信息化的深入也让政府监督方式方法更加细化、先进,通过高科技获得更加精确的数据,能够有效的促使政府采购内部控制的提升。本文从信息化环境下政府采购内部控制的相关要素入手,分析了内部控制中的关键节点,探讨了信息化环境下政府采购内部控制体系提升的策略。

关键词：
信息化
内部控制
政府采购
管理风险
预算编报
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随着我国信息技术的快速提升，政府在采购方面的信息化在不断的发展。信息技术的使用，能够提升政府采购当中的公开、公平、高效、透明，提升政府对采购管理的规范化，同时也给政府采购内部控制提出了新的问题。我国政府采购和内部控制的信息化的环境下，构建一个合理、科学的政府采购内部控制体系已经成为政府所面对的一大课题。

一、信息化环境下政府采购内部控制的相关要素

1.风险的评估

一般意义而言，风险评估指的是分析实现目标中可能会产生的各种风险。政府采购过程中，采购单位要定制采购中的目标，同时设定合理辨认、分析、管理风险的相关机制，从而有计划的面对各种风险，并能够及时解决。

2.控制活动

一般来讲控制活动指的是，为保障相关决策、指令能够得到充分执行的相关政策、程序等，其中包含，第一，计划、预算、预测、决策，资产接触和使用、凭证、记录控制。第二，对比具体完成业绩和预计业绩，同时能够将对比结果告知相关部门的方法。第三，调查不符合预期目标的差异之处，并能及时进行相应纠正的方法。第四，电子政务系统修改、发展相关的控制政策。

3.采购信息

在政府采购活动中，为促使工作人员能够尽职尽责，就需要获取、分析、交流相关的信息。其中包含了采购相关的法律规定，供应商资格审查、采购评标的有关方法和标准，各个部门单位利用财政资金进行采购的资金收支，采购中的预算、合同、执行、资金等方面管控的信息，以及供应商、商品价格等方面的信息。

4.过程监督

就政府采购而言，过程监督指的是，让合适的人员对内控设计和运作状况评估的过程。监督分为持续监督和个别评估两种方式。内部的监督活动能够针对内控改进提供相应的意见，另外，内部监督因为其有效性、权限、人员资格、可用资源之间关系密切，所以内部监督工作人员需要与被监督的有关部门相独立。

二、内部控制中的关键节点分析

1.预算编报

预算编报在采购内部控制当中是比较关键的节点，也是做好后期工作的第一个环节。在这个阶段中常见的问题分为以下几种，首先，很多部门不能清晰的认清自身职责，大部分非财务部门普遍觉得预算编报与自己部门没有关系，这仅仅是财务部门职责，这个情况就造成相关部门之间沟通不畅，导致不能充分了解具体事实而盲目进行预算编报的情况。其次，有关部门或者单位中的管理人员不重视预算编报，也没有关注这个工作环节。最后，在进行预算编报过程中，获取的相关商品价格和信息没有时效性，这种情况直接导致编报预算和市场的具体情况无法对接，这就造成预算编制失去了实用性、科学性，也无法知道政府采购中的后期工作。

2.采购计划申报

政府采购项目中，采购计划申报一般会出现的问题大概有以下几种，首先，相关单位没有依据采购预算进行相关的采购，以及出现先采购物资后进行申报的情况，这就会直接导致采购计划申报失真。其次，在计划申报过程中，部分部门出现超预算申请资金，这就导致在预算控制之下不能足额支付采购资金。最后，部分部门有规避公开招标而在计划申报中，将同类型项目分解之后进行申报的情况，这种情况容易造成违法乱纪事件。

3.申购计划执行

在这个关键阶段当中，其工作内容主要是招投标管理，其间一般会出现以下几种问题，首先，在招投标管理中会存在人员问题，例如，供应商等会在这个节点中为了中标，或者为了实现个人私利，而在招投标过程中出现违规操作。其次，在招投标当中，部分评审工作人员的专业素养不足，会出现评审结果过于受评审专家主观想法的干扰，从而导致最终的评标失去公平公正，部分招投标过程甚至会出现评审专家、供应商等串通干扰评标的情况。最后，招投标流程透明度、公开性仍旧不足，以及招投标公示的渠道仍旧比较保守。

4.合同执行

一般而言合同执行包含两个内容，首先是采购合同签订，其次是采购合同的履约验收。在这个过程中会出现合同价格和中标价格不一，甚至是高于中标价。在合同履约验收过程中，有时会因为验收工作人员专业素养不足，验收工作中没有注意产品质量等。

5.资金支付

在这个环节常见的问题大多是采购资金的支付不及时，或者支付的采购金额与合同金额不同。这些资金支付方面的问题一旦产生，就会极大的影响政府信誉，另外还会引起一些违法违纪的事情，影响政府形象。

三、信息化环境下政府采购内部控制体系提升的策略

1.部门职责清晰化

政府采购内部控制体系当中，预算编制节点所涉及的工作系统性都很强，而且涉及范围比较广，除了财务部门还有其它相关部门。所以针对这个节点就需要将部门职责清晰化，理清各个部门的职责。首先，财务部门是政府采购工作的主要部门，要认清自身部门的各类职责，同时还需要不断提升自身的专业技能和素养。财务部门要不断向其它部门普及政府采购预算知识，从而提升各个部门更加重视预算编制和相应技能，进而能够在未来的预算编报中更好的配合财务部门。另外，各单位的内控部门要构建综合型的体系，将财务部门以及其它部门进行同规划，这样就能提高协作、预算编报的效率和准确性。同时在政府采购内部控制当中要引进相关的预算标准、商品价格等信息的系统，从而保障整个采购过程和预算能够和市场机制接轨。这个过程需要利用当下的信息技术，在政府采购信息平台和外部网络信息平台之间进行高效的联通。目前，广东省已经构建了政府采购智慧云平台电子卖场系统，将电子交易、政府采购信息、采购电子管理三个体系融入到了系统当中，通过这个电子卖场系统实现了及时了解渠道预算和价格信息，避免在采购编制过程中盲目进行编制，使政府采购预算更加的科学、准确、合理。

2.采购计划申报中加入信息系统控制

在政府采购计划申报中要避免相应的分线，相关单位在采购计划申报、执行中要合理应用信息系统，从而达成有效的控制，进而约束相关部门的采购行为。首先，政府的采购电子管理系统的信息要不断的进行更新、维护等，并在系统中设置相应的控制程序，实现申报采购过程中对预算进行实时的监控和自动检测，从而区分计划的真实程度，这样能够避免在采购中出现无预算或者先采购后申报的情况。其次，在采购申报计划超出原本的采购预算的时候，系统能够自动限制相关项目的预算，从而控制申购计划金额不超标。最后，系统中会自动排列和限制相同类型项目的申报时间，利用程序控制相关项目的申报计划相隔时间的规定，如果不在规定标准之内，那么系统就会自动做出相应的提示，通过这种方式避免同类项目在规定时间内多次申报。

3.加强供应商、采购人、评审专家的管理

在加强供应商管理过程中，要依据采购部门的采购人、执行部门、评审专家的反馈，将不同的供应商进行分级管理，对于级别比较低的供应商，要采取暂停或者取消参与采购的资格。在加强管理采购人员的过程中，相关部门要进行严格且严密的筛选，从而找到合适的负责人，另外还要制定出相应的规章制度确保采购人员能够规范操作，以及设置相应的监督机制避免采购人员违规操作。在强化评审专家的管理过程中，从项目招投标之前，就要利用合理、科学的方法选取评审专家，注意在选取专家的过程中利用好回避机制，避免评审专家和采购人、供应商等提前串通，同时也要构建评审专家语音抽取系统，让采购执行部门随机用语音选取评审专家，避免评审中出现人为因素的影响。在选取评审专家之后，要严格加密相应的信息。最后，在评审当中实时关注评审专家的表现，以及供应商采购人的评价，对于出现违规操作或者不良行为，相关部门要及时剔除不合格的人员。

4.加强资金支付管理

为了确保政府采购资金支付的规范性，相关单位要制定相应的管理制度，规范资金支付流程，并确保整个管理制度和资金支付流程能够切实落实，保障政府采购资金支付的行为、时间、条件、金额等同合同内的条款一致。在信息化环境下，利用政府采购智慧云平台电子卖场系统，能够实现通过电子系统内对履约付款的提示和控制，通过采购合同的网络签约，电子系统能够自动提取相应的支付条件，在合同执行过程中，完成了相关货物的验收或者其它条件之后，系统自动提示付款，以及依据合同情况支付相应的资金，通过这种方式能够有效避免人为因素造成的资金不足或者付款超时、超额等问题。另外，政府采购的外部监督机构人员，不能和采购部门的工作人员重叠，同时也要定期对资金的流动进行审计审核。

四、结语

综上所述，随着我国社会进入信息化时代，政府采购相关的工作要不断的创新，同时吸取国内外的先进经验，构建出完善且符合时代要求的政府采购内部控制体系。同时也要在发展的思想下，完善政府采购监督机制和职能，合理分配人力资源，促进政府采购内部控制的信息化发展，这样才能促使我国政府采购内部控制达到有效的风险规避和防范的作用。

参考文献：

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[3]赵慧.政府事业单位内部控制体系构建及信息化实践探讨[J].中国总会计师,2020(08):128-129.

文章来源：杨婷.信息化环境下政府采购内部控制体系研究[J].中国乡镇企业会计,2021,(12):193-194.