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浅析在办公自动化中计算机技术的应用

2020-02-19 273 上传者：管理员

摘要：办公自动化的普及为办公流程的完善创造了有利条件，也减轻了办公人员的负担，而实现办公自动化的重要依据就是计算机技术的应用。文章对在办公自动化中关于计算机技术的应用进行了分析研究，同时探讨了保证办公自动化效果和强化计算机技术应用的有效策略。坚持促进办公自动化以及办公便捷性的发展。

关键词：
办公自动化
数据处理
自动化效果
计算机
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办公质量以及办公效率的保障是维护企业日常办公顺利进行的关键，随着科技的发展，办公自动化得到普及，大大提高了办公效率。而计算机技术的应用在办公自动化中是必不可少的，如何更好的将计算机技术应用到办公自动化中至关重要，对于计算机技术创新以及办公自动化水平的提高都有深远意义。

1、办公自动化的内涵与特点

将先进的计算机信息技术运用到企业的办公中，提升办公的便捷性的过程就是办公自动化［1］。不论是在公文处理方面，还是在文件审批、人力管理等方面，办公自动化都能够发挥积极作用，改变传统的办公模式，节约企业的人力资源消耗，同时为企业高效办公创造有利条件。办公自动化还包括各部门沟通方式的创新，促进了工作协调开展，推动了企业稳定运营。基于计算机技术的办公自动化具有独立性、完整性以及安全性等特点，能够在简化办公流程的基础上保证相关信息文件的安全，对于维护企业发展，提升企业核心竞争力有积极作用。

2、计算机技术在办公自动化中的应用

2.1 办公自动化中计算机技术应用的优势

2.1.1 优化办公流程

在办公自动化中合理应用计算机技术有助于实现办公环境的优化［2］。就日常办公而言，传统的办公形式存在一定的局限性，常常受到时间与地理位置的限制，相关工作人员不能够随时随地接收办公任务，对于一些紧急的处理文件通常区域要返回办公室进行解决。而引入计算机技术之后，强大的网络系统能够促进文件的传输，为工作人员提供了便利。同时还推进了视频会议，文件传真等办公方法的运用，在优化办公流程的基础上促进了企业进步。

2.1.2 减少办公的人力资源投入

在传统的办公中，消耗的人力资源相对较大，相关工作人员需要对复杂繁琐的文件处理、档案管理、人员调配以及各部门沟通等问题进行协调，费时费力且相对枯燥。而在办公过程中应用计算机技术如打印、编辑、文档管理、数据传输、实时通讯等，可以改变传统的办公形式，切实提高办公效率。还能够有效减少不必要的人力资源浪费，降低企业的运营成本，进而维护企业的长期稳定发展。

2.2 办公自动化中计算机技术的具体应用

2.2.1 计算机技术应用于文字信息处理

办公人员在处理文字信息时可以应用相关计算机技术进行文字的编辑以及文章的美化。常用的计算机文字处理软件包括Microsoft Word、WPS、文字转换器等，办公人员可以利用软件进行文字编辑，改变传统繁琐的文件抄写和纸质存储，利用WPS软件的内部功能实现对文档的管理。为了方便查找，办公人员可以对不同种类的文档进行归类并进行命名，以此实现高效的文字信息处理。

2.2.2 应用计算机技术进行数据整合

计算机技术在办公自动化中的应用还包括数据整合处理。企业运营过程中数据管理是重要的组成部分，无论是日常收支还是员工工资校对，都需要进行繁琐的数据处理工作，相关工作人员可以利用Excel表格进行数据的计算，以便于提升数据计算的准确性和便捷性。不仅如此，数据的存储很重要，相关办公人员应该注重数据的合理存储，避免存储不当造成数据信息的丢失，进而对企业运营产生消极影响。应用计算机技术进行数据处理还能够有效避免数据误删和误改，表格的自动恢复功能可以还原数据内容，有助于避免工作疏忽带来繁琐的后续事宜。

2.2.3 信息交流平台的构建

信息交流平台的构建对于企业发展来说至关重要，直接影响企业的战斗力以及员工的凝聚力。在当前快节奏的生产生活中，企业各部门员工日常沟通交流的机会相对较少，不利于团队建设。对此，计算机技术的应用呈现出必要性。相关管理人员可以应用计算机技术构建信息交流平台，促进信息的交流探讨，还可以将企业的规章制度以及文化内涵利用平台进行分享，为企业的文化建设创造有利条件，进而在实现资源共享的基础上强化企业战斗力。

2.2.4 数据库密码保护

办公自动化中应用计算机技术还能够实现数据库密码保护，在计算机数据库遭到不法分子破坏时，数据id以及密码有可能被盗取，不利于企业稳定运营。为了避免此种现象的发生，相关办公人员应该积极应用计算机技术进行数据库密码保护，以此强化数据库的安全保护功能。在保证数据库不被盗取的基础上维护办公安全，为企业的持续稳定运营提供保障。

3、强化办公自动化中计算机技术应用的策略

3.1 提高办公人员的计算机应用能力

在强化办公自动化中计算机技术应用方面，企业管理人员首先要关注的就是办公人员的计算机应用能力，只有提升办公人员计算机水平，才能为办公自动化应用计算机技术创造条件。在实际工作开展中，企业管理人员应该为办公人员提供培训学习的机会，让办公人员熟悉办公软件以及设备的使用方法，促进计算机技术的全面应用。

3.2 注重办公自动化技术的创新

时代的发展不断给办公自动化带来新的挑战，为了更好地适应时代发展，不断强化计算机应用，相关人员还应该注重办公自动化技术的创新，关注大数据、云计算等技术的发展动向并融入到办公自动化中，以此创造更高效的自动化办公模式，推动办公自动化的持续进步。

4、结论

总而言之，办公自动化具有集成化与智能化优势，是现代化企业办公效率的保障。办公自动化中应用计算机技术能够有效简化文件档案管理以及数据处理，有利于减少人力资源投入。在实际应用中，相关人员应该注重发挥计算机技术的作用，切实实现办公自动化，推动新时期企业办公的高效率高质量开展。

参考文献：

[1]张园园,袁煜婧.关于办公自动化中计算机技术应用研究[J].信息与电脑(理论版),2019(13):19-20.

[2]史向东.计算机信息处理技术在办公自动化中的应用研究[J].信息与电脑(理论版),2019(09):15-16+19.

赵海虹.计算机技术在办公自动化中的应用研究[J].数码设计(下),2019,(12):6.