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传统制造业应收账款管理优化研究——以H公司为例

2025-05-13 44 上传者：管理员

摘要：本研究以传统制造业企业H公司为例，探讨新经济形势下的应收账款管理问题。传统制造业在当前经济环境下面临诸多挑战，现金流紧张、应收账款回款困难等问题尤为突出。H公司由于存在动态监控机制不完善、内部管控和激励机制不健全、行业惯例不利于回款工作等情况，因此，近年来出现了回款周期变长、超期账款存量持续增加等问题。针对这些问题，H公司采取加强信息化建设、健全内部控制和奖励机制、开展客户评级工作、加强合同条款审核和管理等优化策略，改善了企业的回款状况，降低了坏账风险。本文通过对H公司的研究，为传统制造业企业应收账款管理提供有益启示。

关键词：
优化策略
信息化建设
动态监控机制
应收账款管理
经济环境
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一、前言

传统制造业在经济发展中占据重要地位,但普遍面临着应收账款超期､现金流紧张等问题｡本研究以H公司为例,通过分析其应收账款管理存在的问题,探讨H公司采取的各项措施的有效性,总结成功经验,旨在提升传统制造业应收账款管理水平,为企业可持续发展提供切实可行的参考和借鉴。

H公司成立于1999年,是国内较早涉足石油石化领域的仪表设备提供商,始终专注于核心业务的发展,其SIS､GDS､CCS等产品广泛应用于石油石化､煤化工等行业,产品质量和性能在同行业中均处于领先地位｡经过多年的不懈努力与市场开拓,H公司取得了令人瞩目的经营业绩,年销售额达30多亿元,市场占有率名列前茅,在行业内树立了良好的口碑和品牌形象｡与此同时,公司规模不断壮大,在西安､北京建立了研发和生产中心,并在全国12个城市建立了售后服务中心,员工总数超过2000人｡然而,业绩高速增长的同时,H公司也面临着市场变化和内部管理问题的挑战｡

二、H公司当前问题分析

近年来,伴随国内消费市场的需求增加和民营企业的崛起,地方化工､煤化工及精细化工等新兴领域的项目如雨后春笋般涌现,H公司的业务结构和订单来源也发生了巨大变化｡图1为2017年和2023年H公司客户订单占比变化情况,客户结构的变化虽为公司带来了新的增长点,但也衍生了一系列挑战和管理难题｡例如,客户需求的多元化､单一订单的规模呈现缩减趋势等｡尤为棘手的是,应收账款的质量急剧恶化,回款周期显著拉长,坏账比例持续走高｡由表1可见,账龄超过两年的应收账款已累积至6000万元,严重挤压了企业的现金流空间,对企业的日常运营乃至生存构成了威胁｡

为此,H公司成立专项回款工作组,开展回款治理工作,对超期应收账款进行了全面梳理,逐个项目分析应收款项的超期原因,并复盘由此产生的内部管理问题｡H公司通过分析发现应收账款管理主要存在以下问题｡

(一)动态监控机制不完善

H公司应收账款金额较大,但没有专门的动态信息系统来统计和监控应收账款的具体情况｡随着业务量的不断增加,款项往来日益频繁,应收账款的管理逐渐跟不上业务发展的步伐｡这使得管理者在面对大量的应收账款时,很难做到全局把握和精准管理,当某个项目的回款出现问题时,已经错过了最佳的补救时机｡另外,监控机制不完善也会导致客户的信用评估不全面､不准确或不及时的情况｡销售人员和管理人员未充分了解客户的真实信息就盲目进行合作,客户可能在签订合同时隐瞒了实际的财务状况或信用问题｡部分销售人员为完成订单业绩,甚至瞒报可能存在的合同风险｡这些问题都会导致管理者无法全面掌握客户信息和应收账款的情况,难以及时采取有效的管控手段和催收措施｡

图12017年和2023年客户订单占比变化

表1应收款账龄统计分布

(二)应收账款管理职责不明确

应收账款的回款责任分散在各个销售部门和人员,同一客户的不同产品订单由不同销售人员负责,缺乏内部协作机制｡这种分散责任的模式使得应收账款的管理变得复杂,且难以实现有效追踪｡例如,当一个客户同时有多个订单在不同销售人员手中时,可能会出现信息沟通不畅､催收不及时等问题｡销售部门往往只关注业务收入,将主要精力放在拓展市场和增加订单上,对应收账款的催收重视不足｡销售部门人员普遍认为,自己的主要任务是完成销售指标,回款工作则是商务部门和财务部门的责任｡这种观念导致销售部门在与客户签订合同时,可能会为了达成交易而放宽回款条件,增加了产生应收账款的风险｡

(三)行业惯例不利于回款工作

在传统制造业中,行业惯例常常将整个订单的回款分为预付款､开箱款､进度款､尾款等多个环节｡这种回款方式虽然在一定程度上为买卖双方提供了一定的保障,但给企业的回款工作带来了巨大的挑战｡在实际操作中,项目进度往往受到各种因素的影响,如原材料供应不及时､生产设备故障､技术难题等｡事实上,在H公司的超期应收账款中,有超过30%的款项属于项目尾款或质保金,这类回款的单笔金额较低,由于涉及合同纠纷､质量问题､项目进度滞后等多种复杂因素,回款难度较大｡此外,行业中还存在着恶意拖欠工程尾款等现象｡

H公司当前面临的应收账款问题,根源在于客户结构显著变化时公司未能迅速调整管理制度与管理手段,加之新冠肺炎疫情以后化工行业投资放缓,整个行业现金流普遍紧张,造成了当前的管理困境｡为此,H公司从改善管理流程､健全管理制度方面入手,采取了一系列措施加强应收账款的管控｡

三、H公司应收账款管理的具体改善措施

(一)建立客户评级体系

在传统制造业中,应收账款管理的关键在于对客户进行准确评估和分类｡H公司作为传统制造业的代表企业,其传统客户涵盖了“三桶油”以及中化､巴斯夫等国内国际知名化工企业｡这些客户信誉卓著,在以往的合作中极少出现延迟付款或项目坏账的情况｡这一现象表明,客户的财务状况和企业信用是区分应收账款风险的关键指标｡

为了更好地管理应收账款风险,H公司充分利用多方面信息构建了四级客户评级体系并进行年度更新｡首先,公司考虑过往客户合作中的表现情况,包括过往订单规模､付款及时性､沟通配合度等｡履约情况良好的客户在经营状况良好的情况下,其应收账款往往具有较高的安全保障｡其次,企业的规模与信誉也是重要的考量指标,规模较大的客户通常在市场中具有更强的稳定性和抗风险能力,较高的注册资本､银行授信规模､纳税额度往往意味着更雄厚的资金实力｡反之,如果企业存在多起经济纠纷和涉诉情况,则意味着存在信誉风险,应谨慎考虑合作,加强商务条款的审核或履约保证｡最后,H公司的客户评级中着重考虑了客户的经营业绩,业绩良好的客户更有可能按时支付账款,负债率较低的客户在资金方面更加稳健｡由于行业的特殊性,H公司的产品服务周期一般为18—24个月,如果客户在签订合同时存在经营质量和资金问题,通常会导致项目的进度款､尾款和质保金的收回难度大幅度增加,因此在当下的经济环境中,客户经营状况指标尤为重要｡基于这些信息,H公司将客户按照从高到低划分为AA､A､B､C四个等级,客户评级模型如表2所示

信用最佳的AA级客户因信用和财务状况好､违约风险低,H公司给予其宽松回款账期和付款条件,销售部门无需承担延迟回款或坏账责任,可积极与其开展业务｡对于风险较高的C级客户,H公司采取严格的管控措施,谨慎接受订单,并通过要求客户提供担保､发货前付全额货款､明确合同违约规定和罚款细则等多种方式,严控其风险｡

表2H公司客户评级模型

根据表3以客户评级为标准的应收账款分析结果,H公司绝大多数的未回应收账款都属于B级客户的项目｡这类客户主要分布于煤化工､冶金､钢铁等产能饱和度高､受经济周期影响大的行业,资金周转较为紧张｡这类应收账款如不能及时收回就有坏账的风险,因此B级客户的应收账款回款对H公司现金流的改善至关重要｡为此,H公司对B级客户的项目逐一进行分析,根据未回款原因将各项目的回款任务分配给项目经理､销售总监和法务部门,在明确责任到人的同时,也设定了明确的奖罚机制,并建立了协调会制度,确保回款进度｡

C类客户的未回款项虽然占比不高,但是由于普遍存在经营状况差､资金链紧张甚至诉讼缠身､资不抵债的情况,回款难度极大｡例如,原西北最大的民企炼化集团——宁夏宝塔集团在2021年被银川中院裁定破产重组;2024年4月,广州市中级人民法院裁定鸿达兴业集团破产,其负债金额高达300多亿元｡针对C类客户,H公司一方面由法务部门和律师事务所通过诉讼手段追缴欠款,另一方面出台相关规定,在今后的项目签订中,C级客户一律采取收取预付款的方式合作,否则宁可放弃到手的订单,以确保财务稳健和企业经营的质量｡

表3以客户评级为标准的应收账款分析

(二)应用CRM信息系统,动态监测项目进度和应收账款情况

H公司在以往的管理中,因缺少动态监测工具,且订单审批､项目管理､回款管控分属不同部门,信息难以实时互通,管理效率和效果大打折扣｡H公司在充分调研后,将CRM信息系统用于客户和订单管理｡该系统整合了客户信息收集､项目跟踪､合同审批和进度管控等功能,方便应收账款管理和统计｡管理者可借此掌握项目进度和应收账款数据,如项目金额､账龄､责任人等,为决策提供实时的信息支持｡此外,CRM系统能通过跟踪项目进度,提前发现滞后项目和潜在风险并实施预警,为回款工作争取处理时间｡而在传统模式下,公司往往到项目出问题时才发现回款风险,错过了最佳处理时机｡CRM系统为H公司应收账款管理提供了巨大助力,显著提升了其管理水平和风险控制能力｡

(三)明确职责,建立健全奖罚制度

首先,确定订单签订人为回款责任人,财务部仅负责数据统计和超期回款提醒,明确销售部是首要责任部门｡其次,公司调整销售奖励制度,将回款作为发放业绩奖励的关键前提,并通过多次宣讲让员工了解新制度的重要性｡最后,公司引入外部法律顾问,为员工培训相关的财务知识,增强员工对应收账款管理的了解与支持｡对于超过两年未回款的项目,公司设立了超期应收账款奖励措施,鼓励全员参与催收工作,对成功回款的人员给予正常回款奖励10倍的奖金,营造全员回款氛围,激发员工的积极性和工作热情｡

(四)成立专门的超期应收账款管理部门

H公司成立了专门的回款组,作为超期应收账款的管理部门,专职负责坏账的催收工作｡对于存在合同争议或恶意欠款的客户,在必要时会通过诉讼途径,坚决维护公司的合法权益｡该部门的成立使超期应收账款的管理更加专业化､高效化,能够有针对性地应对各种复杂情况,确保公司的资产安全｡

(五)加强合同条款的审核和管理

合同条款的审核和管理对于H公司的应收账款管理至关重要｡根据统计数据,超过70%的超期账款是由于存在合同争议所导致的,例如服务质量未达标､产品交付条件存在争议等｡为有效应对此类问题,H公司采取了多项有效措施｡首先,公司构建了标准化的合同条款库,以精确无误的文字描述合同条款,减少理解上的偏差与误解｡其次,针对不同信誉等级的客户,公司明确界定了相应的回款方式及可接受的违约处罚条款,确保回款条件的合理性与回款方式的明确性｡H公司实施管控措施前后应收账款变化如图2所示｡

图2实施管控措施前后应收账款变化(单位:万元)

通过一系列高效的管控措施,H公司在2024年上半年实现了不良应收账款的显著下降｡在此期间,公司成功收回应收账款1.35亿元,其中超期1年以上的应收账款成功回收5300万元,超期应收账款总额大幅度降至5000万元｡值得一提的是,同期新增的超期应收账款仅为278万元,这一成果极大地优化了公司的现金流,并提升了经营质量｡此外,已收回的账款中,非销售人员贡献了88万元的回款额,通过诉讼手段收回的款额高达920万元｡这些数据充分表明,H公司实施的全员激励制度以及设立的回款专项部门,在推动应收账款回收方面都发挥了重要的作用｡

在当前经济形势下,传统制造业普遍面临挑战,H公司的实例凸显了企业强化应收账款管理的重要性｡具体而言,企业应构建完善的动态监控与内部管控体系,明确部门职责,深化客户信用评估与管理,并善用信息化手段提升管理效能｡这些举措旨在提升应收账款管理水平,进而增强企业的市场竞争优势与抗风险能力｡

未来研究可进一步拓宽样本范围,涵盖更多类型的传统制造业企业,以全面把握应收账款管理的独特性与规律性｡同时,加强对外部环境因素的深入分析,探索在复杂市场环境与宏观经济政策背景下如何优化应收账款管理策略,为传统制造业企业的可持续发展提供更为精准有效的指导｡

四、结语

为确保我国制造业企业在全球竞争中占据优势,企业必须深刻认识到加强应收账款管理与构建完备信用管理体系的重要性｡在我国市场经济体制的宏观架构内,尽管赊销模式作为激发市场潜能的有效手段被普遍采纳,但其占用不必要资源､降低资金流转效率的弊端,已成为制约企业健康发展的关键因素｡

鉴于此,企业在交易启动之初就必须将客户信用评估置于核心地位,构建一套严谨､高效的信用管理制度及审查机制,实现信用评价信息的跨部门无缝对接,促进决策过程的透明化与协同作业的高效率｡同时,企业应加强制度建设和流程机制优化,激发全体员工的主动性与创造力,确保管理效能的持续优化与提升,为企业的可持续发展奠定坚实基础｡

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文章来源:刘丽丽.传统制造业应收账款管理优化研究——以H公司为例[J].现代营销(下旬刊),2025,(05):139-141.