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刍论与信息系统项目相关的沟通管理

2020-02-04 254 上传者：管理员

摘要：我于2016年3月参加了我医院的协同办公项目，此项目为实现无纸化办公等功能，将医院行政、后勤、临床、医技科室进行集成，搭建了开放的、集成的、一体化的信息化协同办公环境及院内的通信和信息发布平台，由我担任甲方项目经理。文章结合我在本项目的实践工作，通过此项目对大型信息系统项目的沟通管理进行的讨论。通过以下有效的沟通管理过程，进而保障项目顺利进行。基于沟通管理理论，并与实际相结合，对沟通需求进行分析，从而得到沟通管理计划；做好沟通渠道的了解，采取多种信息传递方式等做好沟通管理；其中沟通控制主要以组织专家采取会议形式展开。文章的最后对项目沟通管理的经验和不足之处进行的阐述，希望在以后的工作中进行完善和改进。

关键词：
信息
沟通
管理
系统
项目
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2016年3月，我参加了我医院的协同办公项目。由于医院包含临床、医技、行政、后勤等众多科室，办公一体化意识欠缺，导致资源浪费、医院行政办公管理水平不高，因此医院决定使用协同办公系统来解决这一问题。在经过市场现有产品的试用和比较后，决定与以办公自动化开发为主的A公司达成开发合作意向，负责医院的协同办公项目的开发，由我担任该项目甲方项目经理。2017年3月，该项目完成了系统上线和验收工作。整个系统为医院员工提供了综合的公文流转、人力资源管理、知识管理、医疗仪器管理、办公用品领用等应用，建立了医院内的通信和信息发布平台，手机短信平台，实现了无纸化办公，提高了工作效率，节约了运营成本。项目沟通管理是项目管理的一个重要组成部分。据统计，导致项目失败的原因80％--90％是因为甲乙双方在沟通上出现了问题。因此，在项目管理过程中首先要做好干系人分析，明确沟通需求，然后通过及时全面的信息分发和绩效报告，提升干系人满意度。

1、规划沟通管理

沟通管理计划确定了项目干系人的信息和沟通需求。因此想要做好沟通管理，沟通计划一定要做充分、做完善。在项目早期创建沟通管理计划，并与项目干系人一起评审，可以防止后续的沟通问题。尤其是大项目的运作，信息渠道的畅通更是重要。我首先从各子项目的工作分解结构中获得与沟通内容相关的信息，根据以往在项目中保留下来的经验，结合沟通管理计划的模板及项目章程、项目的整体管理计划制定沟通规则，梳理沟通渠道。对项目干系人进行充分的分析，确定不同的干系人需求，制定最佳的沟通策略。据此，制定出详细的项目沟通管理计划。

2、管理沟通

信息分发是将信息传达给各个干系人的具体过程。信息分发的手段多种多样，有例会，有电子邮件、传真分发，有视频会议等。但是本次我们将非正式沟通作为本次沟通管理最重要的信息分发手段。因为在非正式沟通的情况下，更有利于项目干系人之间表达自己的真实意思，有利于沟通目的的实现和沟通效率的提高。我们团队的监察小组会定期地到封闭式开发现场去考察，记录项目的进度状况，质量状况，以及预算基线的实施情况等，从而将这些信息汇总到绩效库中。同时子项目的项目负责人会定期将其负责的子项目的项目进展以及预算的执行情况通过电子邮件分发给我，并且我也时常去子项目的实施现场考察以了解项目的进展情况，然后我将这些信息统一汇总到项目绩效信息汇总库中，由项目沟通管理员负责将这些分析分类，按照项目沟通管理计划中指定的项目干系人需要的信息类型进行了分发。

3、控制沟通

在整个项目生命周期中，不但要将信息分发给干系人，还要对沟通进行监督和控制，以确保干系人对信息的需求。本次项目干系人众多，结构复杂，各干系人出于自身利益的考虑，均会对项目产生正面或负面的影响，企图使项目向自己有利的方向发展，由此产生了许多矛盾和冲突。面对面的会议是最有效的沟通和解决干系人之间问题的方法。我通过组织相关专家和干系人，了解他们对于沟通的意见，并定时进行工作的汇报。每周五我要求项目组成员提交本周工作汇报，内容包括本周完成的工作和下周任务计划。这些信息都会汇总成每周《工作汇报》在办公自动化平台上给予展示，并将电子版发给相关干系人查阅，听取其反馈意见。项目沟通管理是一门很大的学问，不是一两种方法，一两个原则就能完全处理好的，它需要项目经理在项目实施和沟通交流过程中不断地总结、体会。下面谈谈我在该项目中遇到的典型内外部沟通问题和解决办法。

3.1 内部沟通的典型问题和解决措施

①依靠有效的沟通渠道建立和谐团队。沟通渠道可以分为两种：正式沟通和非正式沟通。正式沟通可体现为团队会议和书面直接传递等，如团队内的项目运行会议，可使软件开发少走弯路，使团队成员对工作中存在的问题及工作进度清晰掌握，并可在项目的某个步骤完成后，做出下一步安排。非正式沟通则是不同部门的开发人员之间的随机交流，它不受组织监督，自由选择沟通渠道。例如团队成员私下交换看法、小型聚会等。

②依靠领导的核心力建立团队文化。加强领导的凝聚力，挑选沟通力强、有管理能力的人员做开发团队的领导核心，建立团队文化，让大家为了一个共同的愿景努力。

③依靠设立沟通平台建立团队协调机制。应当建立起有效的沟通平台促进团队协调工作。一是建立部门间的协调机制。如建立不同部门间的会议制度，定期交流项目情况，确定开发方向，明确成功或失败原因，为后期工作积累经验。二是集中安排项目地点，在一些项目中，集中安排可能无法实现，这时可以采用安排频繁的面对面的会议形式作为替代，以鼓励相互之间的交流。

3.2 外部沟通的典型问题和解决措施

与承建方和监理方沟通不畅，他们获得的信息失真。需要我们做好项目干系人分析和沟通需求分析。要加强需求变更控制问题。需求变更会议应该有三方的高级管理层参加。引入多种沟通方式和沟通工具，如可以引入电子邮件、办公自动化平台和项目信息发布平台等，增强项目团队成员之间的沟通。建立完善的汇报制度，明确需要汇报的信息内容和汇报周期。在本项目的沟通管理中，我们实践并总结了几条有用的管理经验：①不同干系人的偏好不同，需要采用不同的沟通方式和风格与他们进行沟通。②和干系人沟通时一定要经常换位思考，特别是在和干系人有意见分歧的时候就更应该如此。③在沟通成本相差无几时，优先选择当面沟通的方式。④在采用电子邮件的沟通方式多次沟通但问题没有解决时，需要及时采用电话或当面的沟通方式。然而，在本项目的沟通管理中，也存在着不足之处：①在外部环境对沟通效果的影响上我把握得还不够，导致有个别的沟通活动失败。②沟通技巧还不十分娴熟，因此与项目干系人出现过几次分歧，影响了项目的实施。

参考文献：

[1]谭志彬,柳纯录.信息系统项目管理师教程[M].3版.北京:清华大学出版社,2017.10.

[2]薛大龙,马军,王倩.信息系统项目管理师之路[M].2版.北京:电子工业出版社,2014.10.

[3]王树文.信息系统项目管理师考试论文通关宝典[M].北京:机械工业出版社,2014.5.

李光灿.信息系统项目的沟通管理[J].医学美学美容,2020,29(1):185-186.