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数智化背景下财务机器人应用探索

2025-01-04 59 上传者：管理员

摘要：近年来，企业通过大数据、云计算、物联网、区块链等技术，完成业务流程的标准化和自动化，大幅提升财会工作效率，减少重复性人工作业，进而促进企业经济效益的提升。本文基于RPA财务机器人在财务实践中应用现状，探究其在业务流程中的适用性，以期为RPA相关研究提供借鉴参考。

关键词：
RPA技术
人工智能
做账方式
财务共享
财务机器人
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信息化时代，新技术和人工智能驱动财会行业的变革与发展。科学技术水平的提高使得传统会计手工做账方式逐渐被替代，越来越多的人开始探索新技术与财务的融合，财务软件层出不穷，如用友软件、ERP软件系统等，大大提高财务信息的科学性。在这样的背景下，基于RPA技术的财务机器人应运而生，对会计行业发展具有重大意义。

一、RPA概念及特征

（一）RPA的概念。

国际四大会计师事务所给出了RPA的概念和解释。德勤指出，机器人主要模拟代替一些高重复、标准化、规则明确、大批量的人工截面性事务操作。普华永道和毕马威均将RPA定义为数字化劳动力，即智能软件，将人工操作中的重复性工作交由计算机自动化流程来完成。安永认为，机器人可在现有应用程序上抓取和解析数据及操作，可与其他数字信息系统通信，不必进行繁复的、长周期的IT开发便可打破信息系统孤岛。

RPA(Robotic Process Automation）指的是机器人流程自动化，是使计算机软件按照预先设定的程序自动完成重复性高且具有明确规则的工作。虽然RPA含有机器人一词，但它并不是具有实体形态的机器人，它本质上是一种跨软件、跨平台、多窗口操作的应用软件，这种软件致力于将实际工作中存在的“大量重复”“规则明确”的工作流程变成自动化程序，该程序被设定为可以记录操作人员的人机交互行为，借此来实现模拟操作人员对计算机程序的日常操作，自动完成识别、模拟与执行业务处理流程。

（二）RPA的特征。

RPA技术打破原有传统人工处理方式的桎梏，作为一种自动执行的计算机脚本语言，能够发挥人机交互作用，处理方式有其独特之处，主要有以下特征：

1、机器处理代替手工操作。

RPA技术可以根据技术人员预先编写好的脚本和提前构建好的用户使用界面开展重复、机械式的工作，高效执行代码程序，用自动化技术代替人工，很大程度上提升财务工作效率。

2、高效执行错误率低。

RPA基于明确的业务处理规则，依托可以被数字化的操作指令，快速处理大量业务，同时可以避免长时间的人工操作带来的疲劳感，从而降低错误率，实现“复杂的事务简单化，简单的事务标准化，标准的事务智能化”。

3、可持续模拟人机交互。

RPA技术可以模拟操作者与计算机进行交互时的复制粘贴、筛选单击、键入文字数字、收发文件、自动保存等操作，通过模拟人工在处理类似业务流程时的常规操作方式实现批量化操作，可实现一天24小时持续不间断地工作，减少低附加值的人力成本，提高财务工作效率。

4、非侵入式的异构系统并用。

RPA机器人有较好的独立性，使用时并不需要在原有系统的基础上增加接口来为原有系统增加负担，其是以外挂程序的形式来运行的，而且可同时承载不同应用系统，在多个系统间进行数据转化与管理，进而解决系统间信息孤岛问题，具有良好的适用性。

二、RPA在企业财务实践中应用现状

（一）应用场景。

企业财务工作具有数据量大、业务流程明确、核算规则清晰等特点。通过技术开发，目前RPA在财务工作中具体可实现的应用场景十分得广泛。RPA在企业财务部门或财务共享中心可以实现包括财务数据信息抓取、销售到收款、采购到付款、资金管理、总账报表以及税务申报等常见财务领域的应用。

1、资金结算办理业务流程。

资金结算办理业务包括资金代收代付业务、银企对账业务与费用报销业务等。当代理收付款项的业务同质性较高时，RPA可以将代收代付业务下的服务公司进行分类，核对订单和供应商信息并自动完成收付款业务，将原本几分钟的业务处理时间减少至几十秒。银企对账自动化机器人，可以在会计期末查询并下载企业开户银行的网银交易明细和余额等信息，与企业财务系统对接，按照流程中已设定的指令对比银行账单与日记账两份数据表存在差异化的数据，区分企业已收付而银行未收付、银行已收付而企业未收付的情况，在此基础上形成银行存款余额调节表，大大缩减财务人员对账的工作量。费用报销数据校验机器人能高效并随时获取OA网站报销信息，由业务人员发起业务申请，RPA自动获取费用明细、定位客户职级对应的报销标准，判断报销数据是否符合报销标准。在客户递交发票进入发票、采购订单、验收单的审核，并在报销系统内进行财务分级审批，财务最终审批完成后，进行资金管理部门付款审批环节，极大降低了人力成本。

2、发票开具查验业务流程。

在企业生产经营活动中，发票开具与查验属于高频性处理事务。纸质发票存在开具繁琐、真伪难辨的困难问题。财务人员需要收集汇总客户的开票需求，登录开票系统，进入发票填开页面，填写购买方信息、商品名称和数量，录入折扣信息，按照不同客户需求进行开票操作。财务机器人发票验真流程介入后，在业务处理前端完成发票验真的操作。每张电子发票都有唯一的代码可以证明发票的真实有效性，RPA机器人可以登录国家税务总局增值税发票查验平台对发票代码、发票号码、开票日期、开票金额信息等进行查验，掌握发票真伪情况。

3、税务申报管理业务流程。

依法申报、按时纳税，是每个企业应履行的义务。RPA机器人广泛应用于税务申报管理，包括税务申报准备、获取税务数据、核对税务信息、纳税申报等。对于流转税类、所得税类、财产税类、行为税类等若干税种的不同纳税申报要求，可形成不同税种的执行脚本。RPA财务机器人根据预设的申报规则和涉税数据能够完成读写申报信息、自动计税、生成申报表、采集申报结果、保存并提交申报等一系列智能报税工作。相较于传统税收核算校验功能，RPA财务机器人自动获取税基以及异常波动检验，智能化生成会计分录，进行账务处理并将税务审核结果、税款缴纳情况等信息传递给企业。

（二）应用挑战

1、信息数据的安全问题。

基于电子信息系统，会计信息的传递高效便捷。电子信息虽然便于保存归档，但其安全性存在不确定因素。如果连接的外挂系统不稳定，电子信息保密工作不到位，遭受黑客入侵或存储系统瘫痪，很容易使得数据代码受到木马病毒影响进而造成会计信息的丢失或者泄露。甚至财务机器人会中止运行，这便会给企业内部风险管控增加不确定风险因素。

2、研发维护的成本问题。

企业根据自己所在行业特点、经营管理需要而运用的财务机器人功能需求多样化。因此，企业在软件购买研发和设备安装方面需要一定量的资金投入。企业使用财务机器人的过程中同样需要配备专业检测人员定期维护升级，以及员工技能培训费用等成本持续不断地投入也会给企业带来一定的经济压力，在短期内难以体现成本控制与效益提升上的显著效果。

图1发票开具RPA设计流程图

3、自主决策的能力问题。

财务机器人思维固定，无法做出管理决策，如成本、投资分析，内部控制，风险管理等，这些决策财务机器人无法独立完成。财务机器人缺乏随机应变的能力，大多为指令执行任务，工作中需要人为输入指令财务机器人才能输出信息，不会自主根据实际情况来处理业务，缺乏主观意识，对财务管理决策造成一定的影响。

三、RPA财务机器人设计优化

财务机器人应用的前提之一是流程固定，规则明确。但是，企业的业务流程不是一成不变的，为了确保RPA财务机器人高效、快速适应企业业务需求变化，应对其进一步设计优化，全程跟踪财务机器人的开发应用。发票开具是反映经济业务活动的重要环节，所开具的发票是否真实、有效，关系到发票管理能否达到预期目的。财务人员首先打开金税盘税控系统开票软件，再根据开票申请表中的信息选择发票类型，逐笔录入客户资料信息和销售具体内容信息，如果有销售折扣则还需要填写折扣率和折扣金额。由于开票数据信息量大且跨系统搜集都是采用人工操作的方式，不但财务工作的效率低下，而且人工操作不可避免地会出现信息错漏情况，增加了销售业务的潜在风险。作为一般纳税人，企业发生销售业务需要开具增值税发票，由RPA机器人代替会计人员操作，根据设定流程自动循环开票。本文利用在W公司实践的机会，针对调查发现的问题，通过UiPath Studio软件平台，对发票开具机器人流程进行设计优化，设计流程如图1所示。（图1)

总体设计思路如下：首先RPA机器人在Excel应用程序范围内读取开票清单以获取文件（内容包括票据类型、客户名称、购买方纳税人识别号、地址电话、开户行及账号、劳务或服务名称、数量、单价、单位、税率和折扣率）。紧接着打开开票系统浏览器，输入账号密码文本后点击登录。然后RPA将执行遍历操作指令，根据开票清单中的各区域信息依次填写开票内容。基于条件判断逻辑，勾选增值税发票类型。选中所需发票类型后进入发票填开界面，RPA机器人开始将读取到的票据信息依次写入对应控件中，并选择相应税率。如果销售业务中存在折扣情况，RPA机器人根据判断表达式分析折扣信息并输入折扣率。针对企业销售客户量大的实际情况，在RPA机器人系统中添加“对于每一行”活动控件，可以实现遍历循环开票。最后，当RPA机器人依照遍历循环功能完成所有开票任务时，发票开具流程结束。（图2)

图2循环开票设置界面

简而言之，发票开具机器人的工作方式就是按照人工操作的流程，把所有步骤编为软件程序并自动运行，替代人工的操作。对于需要进行逻辑判断的地方，利用条件函数分情况设置。需要说明的是，本文只是用文本语言描述发票开具机器人的设计过程，具体的程序编辑属于信息技术的编程范畴，本研究忽略。

四、总结与展望

在数智化时代背景下，RPA技术的运用不仅打通异构系统间的数据孤岛、优化了财务流程，还使得会计核算由处理交易为主向可视化财务信息传递转变。RPA技术与财务工作契合度较高，大大节省了人力资源和时间成本，提升财务工作质量和运行效率，为企业财务共享服务持续优化带来新机遇。随着科学技术的不断进步和经济的飞速发展，RPA财务机器人将会在财务实践工作中发挥越来越重要的作用，成为推动企业发展的强大助力。企业应充分利用RPA发挥协同优势，将RPA技术与AI人工智能相融合，提升感知非结构化数据的能力。此外，还应不断完善财务共享数据库，扩展业务范围以适配更多应用场景，更好地为管理层提供财务智能化分析和精准化决策服务，推动财务实践工作的转型升级，使RPA财务机器人进一步满足企业集团化、个性化的发展需求，为企业在市场竞争中创造更大的应用价值。

参考文献:

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文章来源:姚珂.数智化背景下财务机器人应用探索[J].合作经济与科技,2025,(04):95-97.