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信息化技术在检验检测机构设备管理中的应用研究

2024-12-19 85 上传者：管理员

摘要：设备管理是检验检测机构质量管理的重要组成部分，是机构检测技术有效运作、科研高效推进、能力顺利拓展的基础支撑。本文通过对本机构设备管理工作进行系统分析，调研总结建设工程质量检测行业设备管理工作存在的痛点、难点问题，结合行业管理规定、检验检测机构认证认可准则要求及信息化技术优势，研究探讨通过信息化技术手段完善设备管理的方法，并列举案例加以验证说明。以期为规范检测设备管理工作，从而助力质量管理和技术管理效能提升提供参考和借鉴。

关键词：
仪器设备管理
信息化技术
技术管理
检验检测
质量管理
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设备管理工作是检验检测机构质量管理活动中的重要环节｡作为机构检测能力和管理水平评价要素“人､机､料､法､环”的关键环节,规范的设备管理程序､受控的设备使用状态是保障机构质量管理和技术管理､确保检测结果准确可靠的重要手段｡2023 版《检验检测机构资质认定评审准则》和 2018 版 CNAS《检测和校准实验室能力认可准则》,规定检验检测机构的市场准入条件更加严格,也对机构的设备管理工作提出了新要求,如:用于检验检测的设施,应有利于检验检测工作的正常开展;同一台设备不允许在同一时期被不同检验检测机构共同租赁和资质认定等｡《建设工程质量检测管理办法》(住建部令第 57 号)规定:检测机构的人员､仪器设备､检测场所､质量保证体系等应当满足开展相应建设工程质量检测活动的要求｡在新的规定要求下做好设备管理工作,有利于构建牢固的质量管理体系､维持高效的技术管理水平和提升市场竞争力｡本机构在严格执行行业管理规定的基础上,自主开发了“设备与固定资产管理系统”｡本文围绕本系统开发的背景与必要性､管理功能与解决的问题等方面展开分析和探讨｡

1、检验检测机构仪器设备管理情况分析

1.1 检验检测行业仪器设备管理现状

1.1.1 重效益,轻管理

近年来,国家充分认识到检测行业对促进中国制造､提升产品质量的作用,并将其定位为高新技术服务行业｡随着政策的开放,检测市场竞争日益剧烈｡部分机构为了获取更大的市场份额,保证自身竞争力,将大量的资源投入到技术和人才等方面,却忽视了健全的制度建设,影响了检测工作的正常开展｡很多机构缺乏对设备管理工作的重视,主要表现在:一是质量管理目标不够明确;二是缺乏高效的设备管理流程;三是对管理体系的执行力度不够严格;四是依旧采用传统的人工管理方式,管理效率低下,人为因素影响较大｡以上使得设备管理和使用数据不够客观,从而影响检测数据的准确性和科学性｡

1.1.2 重购置,轻维护

仪器设备精密程度､价值和数量一定程度代表着机构的检测能力,部分机构在没有制定计划性购置方案的情况下,不合理的大量购置仪器设备或者重复购置,而又不能使设备在有效的使用期限内发挥最大的使用价值,利用率低,造成资产浪费｡另一方面,对仪器设备的管理和维护工作不够重视,缺乏有效的执行制度｡例如:对新购置设备的质量验收不够严格,对设备量值溯源结果的审核较为松懈,对设备的日常保养不够细致等,从而影响检测结果的客观可靠性,因此有损品牌建设｡

1.1.3 重计划,轻落实

为规范检验检测机构的质量体系建设,《检验检测机构资质认定评审准则》针对检验检测机构的设备管理工作,规定了诸多质量工作计划,例如:设备期间核查计划､设备量值溯源计划､内部审核计划等｡部分机构只片面的追求业务效率,没能对质量计划的有效实施予以足够重视,或者实施力度不强,使得质量计划的实施工作流于表面,走于形式,没落到实处｡机构往往缺乏自我革新的决心和勇气,内部存在质量管理问题,仅仅依靠外部评审推动改进,因此错失发展的良机｡

1.2 本机构仪器设备管理现状

截至目前,本机构各类检测设备约 5000 台,其中既有强制性检定设备如全站仪,又有功能性核查设备如电线导管弯曲试验机;既有大型设备,又有辅助检测设备;既有实验室检测设备,又有工地现场检测设备;既有高空作业设备,又有地下作业设备等｡由于设备数量较多,类型太过复杂,所采取的管理方法不能一概而论,采用传统的人工管理方式所需付出的人力成本很大且容易出错｡例如设备技术档案管理,纸质档案查找困难､极易损坏又不易保存,但又有保存年限要求,极占空间｡若引进信息化技术,按照电子档案的规范进行管理,可提供快捷､精准､灵活简便的电子文件,满足快节奏､高效率的检测工作需要｡

量值溯源是设备日常管理的重要内容之一,《检验检测机构资质认定评审准则》规定,检测设备必须在计量的有效期限内使用｡检测工作追求效率和进度,紧张又繁重,如若不能平衡检测业务和设备计量的时间,极易出现计量延迟现象,危害检测结果可靠性｡

此外还存在一些其他管理难点,如固定资产盘点困难,周期长､耗费多;混凝土砼块､千斤顶和钻孔抽芯机等大重量设备不便携带,使用位置不能严密把控;手动填写设备运行记录和出入库登记费时费力,极大程度压缩检测人员的工作时间等｡

2、设备信息化管理必要性

当今科技快速发展,在检验检测工作中去除人为主观因素,借助能产生客观数据的精密仪器设备这一手段发挥着愈来愈重要的作用,检测机构在仪器设备方面投入的资金也越来越多｡如何科学､合理的管理此众多设备,保证在合制合规的情况下产生最大产出投入比,对我们提出了更高的要求｡

随着信息时代到来,各行业都受到了信息化环境的影响｡传统的单纯人工管理方式,由于人为操作环节相对繁琐,加上设备流动性､利用率高导致管理实效性不大,很可能由于操作疏忽而出现工作脱节的情况,从而给检测工作造成影响｡跟上信息时代的步伐,利用软件技术和网络技术,解决仪器设备管理中存在的难点痛点,正在成为设备管理发展的新趋势｡

区别于传统的人工管理方式,引入信息化可带来诸多好处｡一是确保检测数据和结果的全过程可追溯;二是加强设备管理过程控制,实现从购置､验收､量值溯源､使用登记､期间核查､维修保养､调拨报废的全生命周期管理;三是对设备管理数据和使用数据进行统计分析,获取设备投入占比和设备利用率等关键指标;四是合理安排盘点力量和流程,解决固定资产盘点难题;五是建立电子设备档案,为查询和下载档案提供便捷性等｡

3、设备与固定资产管理系统案例分析

3.1 系统设计管理模式

鉴于检测设备管理存在的痛点､难点,结合在设备管理工作中引入信息化技术手段可带来的诸多优点,本机构自主设计并开发了设备与固定资产管理系统｡

管理模式是管理系统具体的实现方式,且与机构内部管理体系密切相关,通常有两种:集中式管理和多节点式管理｡集中式管理:即设备的全过程管理工作由一个部门专职负责,包括前期的采购､验收､建档､资产登记及出入库管理,和日常管理的维护､计量､维修､停用､报废和调拨;多节点式管理:指设备管理工作由管理部门和使用部门共同完成,管理部门更多的是实施监督管理的职责,负责对使用部门对设备的管理工作和日常使用进行监督审核｡

本系统采用多节点式管理｡相比集中式管理,前者具有独特的优势:一是检测人员和设备无需“人机分离”,检测人员可以根据检测工作进度,合理安排设备管理进度,提升检测效率,例如设备日常调度安排､设备计量送检等;二是可充分发挥各部门优势｡单个部门负责全流程,不易发现管理盲点｡而引入监督机制,可起到有效监控作用,有助于持续改进管理工作;三是降低管理成本,实际使用部门因熟悉设备的各方面性能指标,管理起来也更为得心应手｡

同时多节点式管理也有自身的局限性:一需要多部门协同合作,相互之间的配合问题和衔接问题;二管理流程过长,涉及处理人员较多,“一方拖延,全程影响”,进度不好把控;三是责任是否清晰的问题｡以设备计量送检为例子,管理部门有责任跟进设备的溯源状态;而设备使用部门,也有责任使设备一直处于正常的使用状态｡但现实往往是,两者共同负责,无人愿意担责｡而引入本系统信息化管理,这个问题便得到解决:管理部门线上提前通知使用部门设备计量即将到期,使用部门需平衡检测工作和设备使用期限,及时送检｡由于互联网有记忆,哪一方的操作和拖延都将被记录,责任可划清｡

3.2 系统结构与功能介绍

将本系统(见图 1:设备管理系统主线路操作流程图;图 2:系统总体功能模块结构图)的主要功能与特点举例介绍如下:

图1 设备管理系统主线路操作流程图

图2 系统总体功能模块结构图

3.2.1 设备验收管理

以往检测设备线下验收,从发起验收､设备技术要求登记､首次计量､计量结果确认到现场验收,包含的环节多､周期长,时间跨度过长因此可能会影响检测业务开展｡本系统增加线上验收管理模块和催办功能,可清晰的掌握验收进展,督促或催办相关人员尽快处理,从而把控验收进度(见图 3:设备验收管理操作流程图)｡

3.2.2 设备计量管理

为杜绝设备超期使用的问题,本系统设计计量有效期“逾期预警”功能:设置提前 30 天的送检提醒,设备管理员或使用人平衡检测工作,空出设备的计量档期,安排送检｡逾期后设备状态自动变为“逾期停用”,不得再使用｡为计量送检留出足够的处理时间,以便计量日期做到无缝衔接(见图 4:设备校准管理操作流程图)｡

3.2.3 设备使用数据统计分析

在系统中建立统计分析功能,收集设备管理工作工程产生的各种数据,如采购金额统计､位置信息统计､设备综合利用率､设备计量次数对比､全年计量费用对比等,从多方向､多角度对设备使用信息进行研究分析,形成分析报表,为合理安排资源分配､设备使用调配和设备必要的保养维护时间等提供参考｡

3.2.4 固定资产盘点传统的人工现场手动盘点的方式耗费时力｡本系统增加线上盘点功能,由网页端和移动端共同完成操作,通过系统优化盘点流程,合理安排盘点力量,可达到缩短盘点周期的目的｡

3.2.5 移动端办公功能

移动办公可让用户脱离时间和地点的约束,实现随时随地的办公｡协同本系统网页端,开发了企业微信小程序,用户可在线处理事项｡使用“出差转办”功能,设置时间区间,本时段内的事项会直接推送给转办处理人｡增加了扫码登记､扫码出入库､扫码盘点等操作功能(见图 5:设备与固定资产管理标识卡),极大程度地提高工作便利性､时效性,提升工作效率｡

3.2.6 其他便捷功能

本系统开发充分考虑便捷性,增加了诸如后台读取其他检测业务管理系统中的设备操作记录信息,自动生成运行记录;根据设备台账信息生成《量值溯源计划》等质量工作计划;在线直接导出或打印流程审批单､程序文件表格;在线统计全年的计量费用等功能,达到减少人工成本､提升工作实效､释放检测工作时间的目的｡

图5 设备与固定资产管理标识卡

3.3 效果分析

设备与固定资产管理系统的成功应用,优化了传统人工管理方式下的诸多弊端,确保设备管理工作规范､有序开展,取得了良好效果｡主要表现在以下几方面:

一是规范了检测设备管理工作,固化工作流程,实现了设备全生命周期管理的信息化和标准化｡确保检测设备能够在有效的计量状态下使用,支撑质量管理和技术管理活动的高效开展,保障检测数据的准确性和可靠性｡二是杜绝了人为因素,保证了各类设备管理数据的客观性､准确性,有助于检测工作精准､高效地开展｡设备管理工作各个环节通过线上精密衔接,有助于检测数据全过程可追溯｡三是便捷的线上操作模式,及时的消息提醒和待办事项通知,极大程度地提高了工作效率｡通过线上管理,工作的每个环节都得以留痕,有助于厘清岗位职责,促使员工更加严谨对待工作,提升工作质量｡四是改变了设备管理传统的纸质化工作方式,提升了设备档案管理工作的规范性,保障设备档案资料的完整和电子化存储,提升资料安全性｡同时有助于在紧急查找档案､应对外部评审等特殊情况时,能够快速地从纷繁的资料数据中获取有用信息｡五是有助于实现无纸化办公,规范了设备管理信息的收集和存档,使得信息的传输和存储不再依赖手工记录,减少纸质文件的使用,大大降低了办公成本和管理成本｡设备各类信息的统计工作更加高效便捷,有助于提升设备利用率｡六是本系统的成功应用,使得设备管理工作线上化､轻量化､流程化,促进本机构检测工作数字化转型,同时给行业带来了一个可复制､可推广､易落地的参考模板｡

4、结语

当今社会信息技术飞速发展,正深刻影响着各行各业,也为检验检测设备管理工作带来新的机遇和挑战｡本文探讨了检验检测设备管理现状,以及利用信息化技术手段规范设备管理工作的可行性和有效性｡信息化技术在检验检测机构设备管理中的应用,是实现设备管理的全生命周期控制､检测数据追溯､高效统计分析的有效手段,是构建更加牢固的质量管理体系,达成检测活动科学化､高效化､精准化目标的必经之路｡未来,需持续优化信息化建设,通过运用人工智能､通信技术､物联网､大数据与云计算等技术手段,打破数据孤岛,推进检测数字化转型,助力智慧检测的全面实现,促进工程质量检测行业向更高质量的发展｡

参考文献:

[1]中华人民共和国住房和城乡建设部.建设工程质量检测管理办法:住建部令第 57 号[Z/OL].(2023-03-01)[2024-11-25].

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[3]检测和校准实验室能力认可准则,CNAS CL01-2018[S].

[4]郑毅,焦庆春,童艳.检测机构测量设备信息化管理探讨[J].计算机时代,2003(10):39-41.

[5]谭光裕,柯虎,刘成,等.实验室检测仪器设备智能化管理探索与实践[J].设备管理与维修,2020(15):14-19

文章来源:赵海彬,李荣炜,刘章恒,等.信息化技术在检验检测机构设备管理中的应用研究[J].价值工程,2024,43(35):165-168.