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浅谈办公室行政精细化管理的现状及策略

2020-03-06 513 上传者：管理员

摘要：随着我国市场经济的快速发展，人们的生活品质也在不断提高，社会运转结构也发生了改变，这位办公室行政管理带来了全新的挑战。当前传统的办公室管理模式无法在适应新的发展形势，而且也暴露了许多的弊端，从而对我国现代化进程产生了非常不利的影响。那么，想要提高办公室行政工作质量与效率，就要把办公室行政精细化，这对于我国企业、高校及政府办公室行政管理都有着十分重要的意义。因此，文章以行政管理的现状与发展，研究分析了办公室精细化管理思路，并且提出行政精细化管理的有效策略。

关键词：
办公室
工作质量
精细化管理
行政
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办公室行政管理工作是企业、高校或政府部门行政工作重要组成部分，然而由于办公室行政工作内容复杂、体量大、涉及部门数量众多。在实际行政管理中难以面面俱到，往往存在诸多漏洞或问题，为企业或政府机构后续工作带来严重的影响。因此实施精细化管理，有利于办公室行政管理的有效推进。以其灵活性、创新性优势能够更加科学地将办公室管理工作做到细节化、精细化，逐渐提高办公室行政管理效率。

一、我国办公室行政管理的作用

广义行政管理是指我国政府运用权力对社会各领域内各项事务，实施针对性、合理性管理活动，以其协调社会经济发展，达到促进国民生活水平提升的目的。狭义行政管理则广泛指代现代企业、高校、国有企业、事业单位及民营企业的办公室行政事务工作。然而无论行政管理主体属性划分如何，办公室行政管理主要涵盖办公用品、日常事务、文书档案、车辆、会议、涉外关系、人力资源、员工福利等管理工作，与行政主体机构管理运营及员工基本利益具有紧密联系，拥有显著的特殊性、敏感性及灵活性。因而办公室行政管理在实际管理环节中具备以下作用：首先是管理，行政管理部门通过部门特性与其他相关部门建立直接或间接联系，通过落实上级工作管理精神，实现各级部门相关管理工作，促进行政主体经营活动能够正常有序地运转。其次是协调。根据面向对象不同可分为两个层面，其一是内部协调，通常由于行政主体管理内容发生重大改变，部门与部门间工作对接、联系等环节易存在较大问题，因此需要行政管理部门进行有效调节，从而充分贯穿上级指示，落实具体工作环节，推进各部门发挥职能作用。其二是对外协调。尤其是政府、企事业单位及高校行政管理部门，在实际运营中作为行政主体对外的窗口、纽带及沟通桥梁，负责协调外部对行政主体机构的需求及意愿，进而发挥行政管理工作最大效用。

二、我国办公室行政管理的现状

在我国现代办公室管理体系中，一直沿用传统经验式管理模式，管理内容、形式及方法一成不变，难以有效推进行政主体对适应新形势下的行政管理工作的进程，不利于行政主体的健康发展，极大降低行政管理质量及效用，分化各部门间的权利及责任，为未来管理工作埋下诸多隐患。以管理内容及形式层面上进行分析，当代办公室行政管理主要有以下三个方面的问题：首先是制度不完善。管理制度是行政管理关键组成部分，是通过行政化手段，以利用静态措施规范人员行为及言谈。管理制度不完善将对行政主体日常管理工作带来不利因素，特别在职责划分层面、绩效评估层面，无法构建完善的管理制度，将导致部门职责划分模糊，处理关键事务时，部门间或人员间会存在相互推诿拖沓的问题，不利于上级任务及指示的有效落实，为行政主体管理工作带来沉重负担。而面临重大问题时，又无法有效追责部门或人员，对行政主体威信产生严重影响。甚至促使其他相关管理制度流为形式，增加办公室行政管理负担。其次是经验为主、上者为大、老者为尊，具有明显官僚气息。在我国目前办公室行政管理中，经验为主问题尤为严重，在处理具体事务时，难以结合实际情况及需求，往往以行政管理者经验为导向，进行相关事项的行政管理，导致办公室行政管理计划性缺失、目标不明确、员工或办公室人员积极性不足、凝聚力缺位。在新时代背景下，我国社会经济体系、国民生活观念发生巨大改变，如仍旧依托传统经验思想，将难以适应当代的社会发展，严重影响行政主体的业务发展及对外行政力度。最后是办公室行政管理员工或人员专业化水平低下、管理意识匮乏、职业素养不高、行政管理质量及效率有限等。办公室人员是办公室行政管理的主体，相关工作人员不能拥有良好的职业意识及能力，将限制行政管理工作推进行政主体机构发展的步伐。

三、办公室行政精细化管理思路

（一）细化考核指标

传统办公室行政管理内容及方法落后，无法促进新形势下行政主体发展的要求。促进办公室行政管理精细化进程。首先应细化行政管理的考核指标。针对办公室管理责任划分不清、管理事项模糊、给行政主体运行带来诸多问题。实施办公室行政精细化管理，能有效杜绝此类问题发生，维护企业合法权益。行政精细化管理主要指将办公室管理事项进行有序拆分，明确每项事务工作目标、工作体系及具体环节，以便从全局视角进行把控，控制并理清各工作环节进度，从而通过建立科学合理的办公室工作流程体系，提升行政管理的质量及效率。其次通过量化各工作环节完成质量及完成情况，落实行政主体各项绩效制度，从而通过提升整体工作质量及效率，推动行政主体机构工作的全面发展。

（二）深化制度管理

办公室制度体系是办公室行政精细化管理落实的基础，需要办公室主管人员以严格的规章制度形式构建出详细的工作流程，从而指明各工作环节的具体要求，明确办公室相关人员责任及义务、从而规范工作流程、提升办公室行政管理的效率及质量。在构建合理科学的工作流程的前提下，需根据办公室实际需求，制定相关工作环节完成标准，包括工作质量标准、完成时间标准、具体操作方法标准等。相关主管人员应落实规则制度，严格依据工作标准进行相关办公室人员日常工作的监督及评价，从而保障相关工作的有序进行。由此可见，办公室行政精细化管理需以制度为依托，实施各工作环节细分化、标准化，进而从全局视角对各项工作完成情况及质量进行严格把控，促使办公室行政管理质量及效率的提升。

（三）强化内部沟通

行政精细化管理需要协调行政主体各部门间的工作流程及环节，只有强化部门间沟通，建立有机的联系，才能有效推进行政精细化管理进程。特别在相关规章制度层面上，办公室行政管理不应局限于单一层面上，应将视角置于公司、高校或企事业机构各部门整体运行中，结合各部门实际工作情况及需求，科学而合理地构建出符合各部门实际状况的规章制度。而强化部门间内部沟通，能有效促使行政管理部门深化对各部门间的运作、业务、管理等诸多事项的认知，进而能够有效地将行政管理工作渗透到各部门日常工作体系中，最终通过各部门间通力合作，形成行政管理系统化、协调化、时效化及有序化。此外，在进行各部门工作协调及沟通时，应有效控制相关运作成本，以行政主体利益为核心，降低不必要的费用支出，从而将办公室行政精细化管理工作做到位，提升各部门及各项工作质量。

四、办公室行政精细化管理措施

（一）加强文化建设针

对以经验主义为主导的传统办公室行政管理模式，应以政府机关文化或企业文化建设为前提，通过营造良好的文化环境，潜移默化中转变办公人员办公思想及观念，特别是处于办公室主管层次及资历较老的工作人员，以引导其改观传统思维模式，转变当前办公室行政管理内容及方法，接受当代先进的管理理念，从而落实办公室行政精细化管理进程。首先在构建企业或政府机关文化时，应注重行政主体机构核心思想，理清行政管理的主体方向，从而结合当前管理状况及人本管理思想，营建出以推进办公室行政管理核心的文化氛围。其次，应选取精细化管理模式，落实到办公室行政管理各个环节，将精细化思维贯彻到各部门工作当中，提升其对精细化管理理念的认识，深化部门日常管理、业务及行政等各项工作。

（二）构建制度体系

首先，办公室行政精细化管理应以深化制度管理理念为前提，制定符合当代社会发展、科学合理的管理制度，对监督、考勤、评估、调研及财务等相关工作环节进行详细了解，使办公室行政管理划清职责归属，明确各环节工作内容及具体风险，从而实现员工工作的有责可循、有据可依。其次，营建办公室行政管理制度的前提，不仅要将各部门工作精细化、标准化，更应明确个部门之间的工作重心及工作目标。通过合理的监督制度制定，有效督促各部门发挥相应的职能作用，以便为行政主体机构可持续发展提供充分的驱动力量。进而提升办公室行政管理凝聚力，激发办公人员工作的积极性及主动性。

（三）加强人员培训

办公室行政管理人员是行政主体机构管理的核心，行政人员职业素养、办公观念及处事风格对办公室行政管理工作具有极大的影响。因此行政机构应强化对办公室行政管理人员培训力度。首先应以思想理念培养为主，提升相关人员工作态度，思想觉悟，促成相关行政管理工作责任感及使命感的形成，以身作则，以个人修养及修为营造出良好的环境氛围。其次，应加强办公室主管人员管理能力、管理方法及相关行政能力的培训。可结合西方先进行政管理理论，从营建文化环境入手，以精细化思想为导向，促进办公室主管人员各项业务能力及行政能力的提升。

五、结语

在新形势视域下，我国传统办公室行政管理理念已无法适应社会市场经济发展的需求，更难以促进行政主体机构提升相关行政管理工作的质量及效率。办公室行政精细化管理旨在将办公室工作目标精细化、环节具体化、制度目标化，进而提升办公室工作人员工作效率，促进政府、高校、企业及事业单位办公室行政管理的发展。

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基金项目:本文系东莞职业技术学院课题“粤港澳大湾区建设背景下高等职业院校战略人力资源管理研究”(项目编号:2018c16).