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浅谈提升学院办公室行政管理效能的重要性

2020-03-06 613 上传者：管理员

摘要：当前提高办公室管理的质量以及规范办公室管理的有关工作才能有效提升学院办公室行政管理效能，使得办公室管理工作更加顺利的运行。因此，我们要更加明确相关岗位的职责与工作范围，树立良好的管理理念，结合健全的管理制度，这样才能更好的提升管理的效能。因此，下文主要探讨了提升学院办公室行政管理效能的方式方法。

关键词：
学院办公室
效能
管理理念
行政管理
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学院办公室是学院基础工作机构，主要负责学院教科研、招生就业、人财物的管理，以及对外交流、合作办学等有关工作。所以，有关管理人员应当具备一定的组织能力、传达沟通能力、办公信息技术应用能力等，以此保证管理工作的品质。

一、遵循规范性原则，强化学院办公室行政管理

行政办公室主要是由办公室主任、秘书、行政干事等组成。每一个岗位的工作内容都是不一样的，所以，员工正式工作之前都会接受专业的培训，引导员工能够顺利完成岗位的有关工作。比如，秘书人员需要了解学院的有关规章制度，应当运用这些管理条例，开展教学和行政管理工作。而办公室主任除了具有基本的业务工作能力以外，还应当具备一定的组织能力、协调能力和管理能力。总之，要想有效提升办公室行政管理效能，就应当明确各个岗位的工作流程和规则，要求相关工作人员自觉遵守有关的规章制度。首先，整合办公室的工作人员，强调分工不分家的工作理念，进行办公资源的共享。如办公室照相机的运用，只要与工作有关，任何一个办公室成员都可以暂时借用。其次，注意工作是否落实到位，控制不要出现越权行为。由于办公室工作之间都是具有一定关联性的，所以，每一项工作的落实直接影响到下一项工作的开展。如学院需要购买一台办公室电脑，行政干事需要在办公室主任的安排下，根据学院物品采购流程办理相关手续。而不是擅自做主，购买办公室的需求。最后，在工作中养成“补台”的习惯，多协调多沟通，形成合力，使他们意识到办公室所有成员是一个整体。

二、提升学院行政办公室的管理工作效率方法

1. 提升责任意识

行政办公室主要负责学院教育教学、招生就业、对外交流与合作、学生和行政管理、后勤保卫、资金运工作等工作。每一项工作的质量直接影响到整个学院行政工作的质量。因此，相关管理人员应当增强自身的责任意识，保证每一项工作的质量。首先，有关人员应当加强自身的时间观念，保证各项工作落实到位，使得学院的管理部门能够第一时间掌握学院的动态信息。如学院评奖、学院评优等消息。其次，做好上传下达，需要上报的材料，应当及时完成，以免影响正常的工作程序；及时传达各类会议精神及组织学习相关规章制度，确保政令畅通。最后，办公室管理人员应当认真对待每一项工作，如果存在一些难以办理的工作，应当及时向领导上报，及时解决问题，不拖延不推诿。

2. 提高服务意识

办公室管理工作的目的主要是为学院学科的教学科研和学生服务，为社会培养合格人才。所以，服务的对象是全体师生员工，主要是为教师和学生提供良好的教学、生活环境和热情周到的服务。要树立所有的部门都是服务部门、所有的岗位都是服务岗位、所有的人员都是服务人员、所有的工作都是为师生员工服务的“四个所有”服务理念，做到“人到心到”，切实为教学、为系部、为师生员工做好服务。比如，学院教职工申报课题时，需要办公室人员仔细检查，反复审核各种材料。

3. 树立团队协作意识

学院办公室是一个整体，各个成员之间必须要相互合作，共同配合，完成每一项工作。首先，每一个办公室成员应当相互信任，在信任的基础上共事。对于需要办理的事务，应当相信自己的工作伙伴，如果存在问题，则要予以帮助，而不是落井下石。其次，应当相互勉励。办公室的每一个成员在工作中都可能遇到难以处理的事情，其他成员应当倾听这个员工的心声，及时关心和引导。最后，员工之间应当相互坦诚。这是做人的基础，也是与他人和谐相处的关键。如果办公室成员之间毫无诚信，在工作中是很难达到共识的。所以，必须要学生尊重他人，在遇到事件时，应当及时沟通和交流，在达成共识的前提下，进一步开展相关工作。

4. 树立节约与效率意识

第一，应当树立绿色管理理念，尽可能节约管理成本，以此响应绿色环保的发展理念。为此，在办公室行政管理中，应当构建节约管理的理念，结合教育资源，打造低碳、环保的办公环境。比如办公室开会议时，可以采用网络投影的方式进行演示，在会议结束以后，将有关资料发放到每一个参与会议人的手中，如邮箱等，以此分享相关信息。以免应用纸张，造成“白色污染”。另外，对一些必须利用纸张打印的会议内容，可以使用双面打印的方式，再应用完之后，可以再次回收利用。第二，简化管理过程，提高整体管理的工作效率。在规范管理工作期间，应当注意优化管理程序，简化整个管理的办公流程，以此尽可能完成每一项工作。第三，构建档案管理部门。将处理过的事件信息一一分类，并整合，建立档案管理部门，将其进行储存和保管。比如，某学术活动的材料，科研成果的总结信息等等，都可以及时存储、归类和检索，以便今后合理运用。

5. 树立危机意识

随着社会的迅速发展，制度不断更新，办公室每一个成员都应当与时俱进，跟随时代的变革，不断学习和创新管理的手段和方法，以此提升整体的管理效率。比如，在岗位设置中，教师职工薪资方面的调整，有些教师认为岗位调整，会影响自身的发展，要求学院管理部门给予一个说法。这时，行政管理的有关人员，必须要及时了解有关的政策，以及具体的发展方针，深入了解每一条有关的文件信息，为有疑问的教师提供具有说服力的解释。所以，办公室管理人员应当不断革新自身的管理理念，学习有关的政策和理论，不断提升自身的思想觉悟。并且，勤于关注时事热点，了解国家政策的变化。这样，才能及时跟上时代的发展，促使办公室的管理工作更好适应新时代的发展局面。

综上所述，为了提升学院办公室行政管理效能，就应当结合具体的管理情况，从管理原则，管理品质等方面，制定合理的管理策略，以此全面提升办公室管理的工作效率，从而促使学院能够持续健康的发展。

参考文献：

[1]刘秋澄.办公室行政管理效能的“三严三实”初探[J].中小企业管理与科技(下旬刊),2017.

成梅.提升学院办公室行政管理效能的新思考[J].商情,2019,(52):69.