在错综复杂的信息时代背景下,在物欲横流的知识经济发展中,在全方位、宽领域、多层次的全球化进程中,时间是相对公平的资源,它以每天24小时的资源分配相对公平地分给个人,就个人而言,时间是生命、时间是财富、时间是实现个人价值的重要保证;时间也是相对匮乏的资源,如果个人时间存在大量的虚度和浪费,在时间管理上存在侥幸与低效,那么在实现个人价值、推动事件进程的过程中,会成为一种阻力。由此,高效、科学的时间管理也就显得尤为重要。

一、时间与时间管理

浅谈秘书的时间管理艺术,首先得明确什么是时间和时间管理?时间是物理量中的七个基本物理量之一,是根据爱因斯坦相对论提出的除了空间三维度以外的第四维度,是人类用以对事件持续期间及间隔的期间长短计量的一个标量。在爱因斯坦的广义相对论中又提出并阐述了时间是相对的,并非独立存在而是与空间相互依赖的,是可以被引力压缩弯曲的。时间管理也就是对时间的掌控和把握所采用的技巧、方法和工具来促进任务的实现、目标和工作的完成,时间管理是人们在提高时间的利用率和使用价值性的同时对时间进行计划、控制、安排、运用的技巧与方法,时间管理是在一定程度上掌握时间节约的规律,从而节约时间资源,推动个人或集体创造性的发展,高效有序地利用时间也是实现个人价值、提升个人综合能力的重要保障和基本途径,科学合理地管理时间也是实现集体目标、创造集体经济价值的合理渠道和重要保障。

二、秘书与秘书的职责

谈及秘书工作的时间管理艺术,还得明白秘书及秘书的职责是什么?秘书是一种社会职业,秘书是在领导身边或领导辅助机构,处理办公室事务、联系各方、办理文书、辅助领导办公的综合性事务与信息助手。秘书工作在各级党政机关领导体系中、在企事业单位的各级机构中占有重要地位,在行政部门、企业机构发挥了辅助功能的作用,扮演了一个综合性质的角色,主要负责单位或部门的会议举办、信息工作、公文写作、信访接待、档案整理、日程安排等重要工作,时间的科学、高效、有序管理就显得尤为重要,不仅要求秘书具有清晰的时间观念,而且要有科学的管理方法、高效的时间管理能力,以提高时间利用率和价值性,从而进行辅助决策、有序办公、科学协助管理。秘书部门是一个工作整体,为了有效而全面的实现自己的职能,这就要求每一位秘书人员遵循正确的、科学的工作原则与要求,明确自己的职责、权限、目标和任务,每一个单位都会根据本单位的性质、总目标、总任务来确定秘书部门的职责范围和权限大小,使得每一个秘书的工作任务做到既分工明确,又配合密切。能分清事务的主次,有条不紊的处理事务,根据任务的轻重,时限的长短或者是领导的指示,区分主次缓急,把工作做得井然有序。

三、秘书工作的时间管理意义

秘书具备良好的时间管理能力对资源的充分利用和个人能力的不断提升有重要意义。“怎样减压,怎样在按时完成工作的同时,让你的生活恢复秩序”值得我们去思考,现代秘书人员加强时间管理就是一种资源的珍惜与节约,充分利用时间资源,在时间管理中充分利用时间的特点;充分认知时间供给的无弹性,时间是公平而均匀的资源;充分认知时间的无法蓄积性,时间是持续的无法蓄积的;充分认知时间的无法取代性和无法失而复得的特点。在此认知基础上,强化个人时间观念,可以增强自我的社会竞争意识,并且时时刻刻保持警醒,充分发挥意识的作用,提升作为秘书的信息观念,进而培养秘书的信息素养。秘书强化时间管理观念,是在秘书工作中自我管理的良好表现,在有限的时间里充分发挥主观能动性,激发自己的创造和创新潜能,加强时间管理能力是实现自我时间观念更新和工作能力提升的良好表现和构成条件。秘书具备良好的时间管理能力对所在职能部门及机构具有推动作用。秘书人员的办公办会需要充分利用和节约时间,秘书的信息搜集及传递工作必须保证信息的时效性,同时,秘书工作能力及事项排序能力的提升,可以减少由于工作失误而造成的时间浪费,同理,秘书人员加强时间管理有助于领导决策的及时下传和下属机构、部门建议的准时上传,做好信息枢纽工作,从而提高企业、行政部门的办公办事效率。时间就是财富,在知识经济时代,谁赢得了时间、谁抢占了先机、谁充分利用时间进行劳动创造和技术革新,谁就赢得了发展经济和创新创业的机遇,正如淘宝、阿里巴巴,充分利用时间、节约时间、珍惜时间,在互联网经济中以独到的眼光和科学高效的时间管理赢得了诸多经济机遇,充分发挥了科技的革新、互联网的力量。秘书对时间的管理得当,会对企业的秘书机构、部门注入活力,从而推动相关部门的高效科学运转、把握行业信息的时效性、提高辅助决策的科学性。秘书具备良好的时间管理观念和能力是社会主义市场经济发展的要求,当下社会主义市场经济是人才与科技竞争的时代,在社会主义市场经济中,秘书机构发挥着企业的纽带作用,上传下达的工作要求必然要求秘书具备良好的时间分配,按时作息、准时接待、惜时处事,强化秘书对领导行程的时间计划能力,提升秘书对自我管理的能力水平,加强个人思想建设与公司时间制度规划,不仅可以为公司带来经济活力,还利于企业参与社会经济竞争,积少成多,将秘书机构的时间管理放在时代发展中来看,短期目标利于企业有价值的重要问题解决,放在中期目标与计划来看,秘书人员的时间管理利于企业的工作秩序与工作内容的落实情况放在长期来看,秘书的时间管理于上于下都有较好的作用力,利于企业的转型升级和与时俱进,最终不被时代所淘汰。

四、秘书工作的时间管理原则

(1)目标原则。目标是时间管理的指向和动力,遵循时间管理的目标原则,就是以时间为刻度和节点,对事项的处理进度和完成结果进行有效的管理和分化。作为秘书人员,要做到高效办事、科学办公,就一定要强化时间的管理,分清自己的职能,迅速投入岗位工作,办事办公有了目标的指引,会在一定时间内完成相应的任务和内容,从而明确时间的节约规律和方法,充分理解和使用时间,按时、准时、惜时地积极工作,以目标为导向,以时间为资源,以强化时间管理为手段。同时,目标原则为秘书工作的自检自查提供了依据,在相应的时间进行相应的工作内容,完成相应的工作目标,对节约时间的意识培养有积极的作用。目标清晰,对秘书的自我培养和个人提升上也有较好的作用,在相应时间完成目标的同时,秘书人员懂得了自我管理,在时间和目标的督促中,秘书办事办公的方法、技巧会慢慢地形成和革新,真正做到科学高效,从而有利于企业或行政部门的长远发展,目标原则的设定包含了日目标、周目标、月目标和年目标,逐级强化,立足长远,有利于培养秘书的计划性并有利于秘书的时间、目标管理。

(2)有序原则。时间是动态的均衡的资源,在秘书的诸多事务中,如果做事没有顺序,最后就会导致秘书的时间管理低效,做事盲从或者无头绪。反之,秘书工作遵循时间管理原则中的有序原则,按事项紧急性与重要程度可将事项进行排序,这样会使得工作进程与工作内容清晰,可以避免分心与混乱,充分使用时间,将工作推向有序化、时效化,也为秘书人员的时间利用、管理提供了依据,正如会议的策划、审定、人员通知、资料准备、会场布置……是可以根据时间的先后顺序和事项的发展顺序进行排序,提升个人工作能力和时间管理能力,进而推动部门发展和企业革新。有序原则也为秘书工作提供了安全性,保证秘书人员的有序办公办会,使秘书人员的工作有序可依,避免因时间管理错乱无序而增加烦恼、压力,甚至是造成工作失误导致经济损失。

(3)计划原则。目标的制定和有序的事项划分,离不开对事项或工作内容制定计划,计划可以是长期计划、中期计划,也可以是短期计划,时间相对于目标的实现是有限的,所以就要通过计划来在有限的时间里推动目标的划分和实现,当然,秘书机构或部门对计划的制定,有助于高效科学地实施时间管理与事项进程监督,在计划的时间里完成相应的任务或解决问题,一方面可以锻炼秘书的时间管理能力及计划实施能力,另一方面有助于领导机构对秘书人员进行工作任务及处理办法监督,秘书人员严格按照计划实施,是对时间的有效管理,也是对自己的自我约束,有条不紊的工作进程更有利于公司发展目标的达成。科学做好计划是时间管理的重要方法,规划不足或规划过度都不利于时间管理。秘书一天的时间安排应该张弛有度,不用用全部的时间去做一件事务,也不能消耗时间却什么都没做,而是应该有科学的计划,根据事务的重要与否去合理安排时间。在处理事务时只有按计划执行,认真、灵活的处理好每一件事,才能有更高的效率。

(4)“二八”原则。“二八”原则是由意大利经济学家帕累托在十九世纪末二十世纪初提出的,即20%的目标里面具有80%的价值,而另外的80%目标里只有20%的价值。在工作中有很多秘书考虑到工作的全面性,务必做到每件事都做到,每件事都事必躬亲,以期望的到领导的青睐,但这样做往往是事倍功半,导致价值高的事情也没有做好价值低的事情更没有做好。所以,每个秘书都应该根据工作的价值合理的分配时间,用80%的时间去做高价值高回报的工作,用20%的时间做其他价值较低的工作。在应用“二八”原则的时首先要针对每天的工作进行梳理,把工作分门别类的安排好,并标记清楚哪一类工作是属于20%但价值很高的事务,哪一类工作是属于80%但只需要安排20%时间的价值较低的事务,对每项工作合理的分配自己的时间和精力,以此来达到最大的工作效率,得到最好的工作效果。在熟练运用二八原则处理事务后,秘书应该清楚地将日常事务性工作列为价值不高的工作,这些工作也可以在闲时处理、批量处理,从而集中精力去处理那些根据工作经验可以确定为高价值、高回报的事务。

(5)制度约束原则。秘书可以通过制定成文的或不成文的制度来进行时间管理,,这也是促使秘书养成良好时间管理习惯的重要方法。在秘书工作中主要体现在以下几个方面,规定自己的办公桌上面的物品摆放是有序的,不是杂乱的,每次用完某件物品时都应物归原主,并且在办公桌上处理事务时,保证整洁的桌面上每次只有一份文件,处理完一份文件立即把文件分类归档,再处理下一件事务,在这个过程中需遵循每次只处理一份文件,每份文件只处理一次的原则。规定工作的截止时间,定时向领导进行工作汇报和反馈。制度的制定需要企业各部门、各成员的遵守,真正做到“没有规矩、不成方圆”,制度保障人员、团队行动的制度化、规范化,从而提升秘书的行为能力并形成约束力,这样的制度制定既是上级管理思想的落实,也是对下层工作人员的规范与约束,从而形成自上而下的管理体系,提高秘书人员的时间管理效率。

五、秘书工作的时间管理办法

(一)ABC时间管理法

“时间的价值!你是否有充足的时间”,ABC时间管理法是将待办的事项按照重要程度来对时间进行价值划分和管理,对待办事项按照由重到轻的顺序,划分为A,B,C三级,之后按照事项的重要等级来有序地完成事项及工作任务。A级事务是必须在短期内完成的任务,完成后会有显著的效果,是需要立刻去做的紧急、重要事务;B级事务是达到目标具有一般的意义,属于次要事项,也可以认为是应该做的事,是具有中等价值的事务;C级事务为可以做的事,价值较低且时间限制较少,达到目标后作用不大的事项。其中,各级事务所占比例和价值有所差异,A级事务占比为总工作量的15%,而它的实现价值为65%;B级事务占比为总工作量的20%,完成事务后的价值为20%;C级事务占比为总工作量的65%,完成后的价值占比仅为15%。分清类别之后,按照ABC原则就要优先处理A类工作,其次处理B类工作,最后处理C类工作,这样就可以最有效这样可以有效利用时间,受到事半功倍的效果,无论是在处理任何事情的时候,都要把最重要的事情放在第一时间去做,并为之付出大量的时间,对于不重要的事情,应尽量控制做此类事情的时间,可以在完成了所有重要的、紧急的工作之余去做。但是在处理事情时,要特别注意一个要点,B类的工作要特别重视,虽然在重要性上无法和A类事务相比,但是,在做完A类事务之后要紧跟着做B类事务,因为如果拖延做B类事务,随着时间的推移B类事务的紧急性就会提高,最终B类事务会变成极限A类事务,进而成为突发事件。所以,作为一名秘书人员要加强对秘书工作的时间管理。这样的划分方法和比例可以使秘书人员明确事项价值与重要程度、分清主次、合理排序、优质划分,从而以A级事务为主,优先解决,提高时间的利用率和事项的管理、处理效率,最终发挥好秘书的各项职能,科学合理、有序高效地处理事项、辅助领导机构科学决策。

(二)时间计划表控制法

时间计划表可以对时间进行科学合理的管理,是由工作人员根据工作制度和任务制定的表格,用以监督和管理相关工作人员,将某一时间段的工作任务和内容进行表格记录,用以监督任务进展和提醒工作人员积极工作,也可以为后续的工作提供方法借鉴和经验总结,时间计划表可以按时间分为日程表、月计划表、年计划表等,这样的计划制定是在整体任务总量的评定和目标的界定下完成的,对于秘书人员而言,既有利于时间的科学分配,又有利于任务的核查,是加强自我管理和实现目标的重要方法。

六、秘书的其他时间管理技巧概述

现代秘书人员不仅要遵循时间管理的基本原则,还必须依托科学的时间管理方法,将时间与事项进行科学划分、管理,高效的管理时间。同时,作为新时代的秘书人员,要懂得把控、利用时间的技巧,将任务归类并合并同类以便解决,懂得利用碎片化时间,可以用碎片时间看报、听广播等,以此提升作为秘书的信息素养,秘书人员在时间管理上还必须做到工作的合理安排,做到按照计划办事、尊重规律办事,制定长、中、短期目标,逐一实现、强化时间观念,树立进取与创新意识,加强节时高效的工作方法与技能学习、总结;懂得自我批评与总结,反思自身存在的短板、克服困难、加强学习、避免错误,以此来避免时间的浪费!秘书工作繁杂,对事项的有序排列、对计划的合理制定、对原则的严格遵循、对时间管理方法的强化学习与创新实践,都是时间科学高效管理的重要方法和保证,秘书工作的时间管理是门艺术,需要秘书人员树立终身学习的观念,创新工作方法;需要秘书人员不断强化时间概念,实现目标管理;需要秘书不新更新时间理念,实现个人成长。时间管理是客观存在与主观能动性的完美结合,时间管理是将理论与实践相统一的具体体现和合理表现,时间管理是效率提升和工作落实的必要保证和重要基础。在日新月异的信息时代,时移世易的互联网时代,秘书工作的时间管理愈发重要。

七、总结

秘书工作在各级党政机关体系和企事业单位中占有十分重要的地位,如何在有效的时间内创造出更大的效率和效益,怎样更好的把握住工作中的时间,做好每一项任务的分配,是每一位秘书工作人员都应该考虑的问题。秘书的工作是一项纷繁复杂的工作,涉及到各个领域的综合性工作,时间管理对秘书工作而言又显得格外的重要。秘书时间管理的意义,秘书工作人员只有充分的发挥自己的想象力和创造力,遵循秘书时间管理基本原则,应用秘书时间管理基本方法,才能创造出更多适合自身需要的时间管理方法。秘书工作的有序性直接影响着领导的效率与工作效果,秘书的时间管理越来越受到社会的重视。

参考文献：

[1]文杰.办公室文秘工作标准[M].北京:蓝天出版社,2005.

[2]田兵权.先行者胜-别拿时间开玩笑[M].北京:西苑出版社,2009.

[3]奥康奈尔.加薪不加班-时间管理的智慧[M].北京:中国人民大学出版社,2009.

[4]史密斯.高效能人士的时间和个人管理法则[M].北京:中国青年出版社,2013.

角自升.秘书工作的时间管理艺术[J].智库时代,2020(16):261-263.