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行政工作例会纪要撰写的注意事项探究

2020-05-11 345 上传者：管理员

摘要：工作例会是单位定期总结点评前一阶段工作，安排部署下一阶段工作的一种会议形式。各级领导、机关能够通过工作例会及时掌握各项工作进展，主动发现存在的问题和困难，现场提出指导性意见，对推动各项业务工作，具有非常重要的作用。工作例会纪要作为记录会议主要情况、领导指示精神、现场协调结果和指导基层工作的有效载体，在发挥好工作例会作用，确保各项工作落实落地上具有重要意义。工作例会纪要同一般会议纪要的撰写具有明显的区别，本人结合实际工作经历，谈谈对工作例会纪要撰写的粗浅认识。

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写好工作例会纪要，首先要做好准备工作。工作例会一般具有“四个固定”的特点，即固定周期、固定地点、固定议程、固定人员。会前应对会议材料进行细致的梳理分析，主动了解重点工作的背景情况和主要进展，提前掌握大项工作、敏感事件、关键节点的相关信息，只有这样才能快速精准地理解与会人员的发言要点，进而把握好会议纪要的写作内容。会中要做好会议录音，完整记录会议实情，还原会议现场，避免因临时离开会场导致的记录不全，同时便于会后对发言要点进行整理及核查。上述工作看似与纪要撰写没有直接关系，实则是写好会议纪要的重要基础和前提。

写好工作例会纪要，在行文时要注重做好以下几点。

一、注重时效性，快马加鞭

召开工作例会的目的主要在于推动工作特别是当下正在开展工作的落实。这就要求纪要能够快速成稿，原则上应做到会议当天就能够印发纪要，确保基层单位第一时间了解会议情况和议定事项。为加快会议纪要的撰写速度，可对单位往期的纪要进行梳理分析、总结归纳，形成具有单位特色的、大家能够达成共识的格式模板。每次工作例会结束后，在格式模板基础上撰写、修改纪要相关内容，可以大幅缩短成稿时间。例如，笔者刚接手工作例会纪要撰写任务时，每次撰写完成纪要初稿基本就需要三四个小时，再加上后续的修改报批，往往需要一两天甚至更长的时间。经过分析总结，根据以往工作经验形成纪要模板后，可以做到二三个小时之内完成纪要的撰写。

二、注重客观性，准确全面

真实准确地传达工作例会精神，是写好工作例会纪要的根本要求。对于会议上提到的一些内容理解不透、把握不准时，要及时与主管领导及相关人员沟通，准确领会与会人员的发言意图。特别是对于会上大家关注的工作、提出的要求都要充分体现，不能漏项缺项。同时，要保持立场客观，在撰写纪要的过程中不能主观臆断，不能掺杂个人情感。例如，有一次单位工作例会上讨论基层干部休假率不高的问题，要求机关组织同基层领导谈话加以督促。我在纪要写作中用了“约谈”一词，领导审阅时修改为“面谈”，后了解到约谈多指一种带有问责性质的制度，含有较强的行政干预色彩，该词与此事中所表达的意思有偏差，修改后的表达准确、客观。

三、注重协调性，能“补”能“删”

在写作工作例会纪要时，对领导发言过程中简化的表述、重复的内容要能够做到补全原意、删减重复。由于会上发言多为口语化表达，说到某项工作时领导可能会使用简称或作简化表述，为了保证纪要的严谨性，就需要我们会后同相关业务部门核实相关情况，准确完整表达该项工作的内容。有时，会上发言可能讲得不够透彻，或者省略了部分内容，这就要求我们按照一定逻辑关系，对讲话者的原意予以补充完善。此外，对于多位与会人员都提到的问题或者提出的要求，要以与会最高领导讲话为准，合并重复内容。机关文秘人员要提高自身的政治敏感性。对于一些不宜扩大知悉范围的内容，或者是其他不宜记录在工作例会纪要中的内容，要注意删减，避免“挖坑埋雷”。例如，在一次例会纪要的撰写中，我写道：“在向基层布置工作时，要按照机关指导研究所的工作原则，杜绝越级指挥现象。”事实上，工作中完全杜绝越级指挥不切实际，应修改为“要强化院—所指导关系”。

四、注重逻辑性，简洁清晰

纪要作为党政机关公文的一种，要简洁务实，避免空话套话，在能够准确传达会议精神的前提下，行文应该尽量简短，但不能过于简单而导致词不达意，甚至引起歧义。工作例会纪要行文中的主体部分，要做到条理清晰，按照一定逻辑关系进行排序，可以按照工作的重要性或者事情的紧迫性排序，也可以按照行政编制序列或者领导级别排序。总之，工作内容切忌层次不清，逻辑混乱。例如，在一次工作例会上，领导依次讲到了科研工作、安全管理工作，随后又提到某一科研项目的上报工作，在整理纪要时，笔者按照工作属性的顺序进行梳理撰写，避免完全按照发言顺序写作而导致内容混乱。

写好工作例会纪要，应注重加强日常学习和积累。要学习了解相关业务知识，学习上级机关的会议纪要撰写思路和风格，学习高层次党报党刊文章的遣词造句，等等。对于平时纪要呈批过程中各级领导修改过的内容或他人提出的意见、建议，要认真思考，仔细揣摩。只有通过不断的学习和总结，才能提升个人的写作水平，更好地履职尽责。

吴崇欣,孙东雷,周斌.浅谈工作例会纪要撰写的注意事项[J].应用写作,2020(05):10-11.