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浅析国有企业采购计划信息化管理的方法及策略

2020-03-06 428 上传者：管理员

摘要：随着当前我国社会经济的不断发展，国有企业改革也在不断的深化，那么，企业适应新时期发展要求的重要举措就是开展信息化建设。下文首先研究对象是国有企业采购计划信息化建设，并从必要性以及工作中存在的问题及其有效方法进行了深入的分析探讨，从而有助于提高国有企业采购工作的合规性和有效性。

关键词：
信息化管理
国有企业
管理方法
采购计划
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采购计划管理是开始采购活动的重要内容，包括采购需求分析、市场调研、供应商寻源、采购标的、数量、技术质量参数设置、采购方式和渠道的确定等。在社会变革日新月异的新时期，国有企业的采购计划管理要与时俱进，加快编制、汇总、审批、变更等流程，提高采购效率，保障企业的经济效益。本文重点研究国有企业采购计划的信息化建设存在的问题和方法运用。

1、国有企业采购计划信息化建设的必要性

1.1 降低企业成本，提升管理水平

一方面，电子化采购信息发布即时便捷，降低了企业人力和物力成本；另一方面，电子化采购便于事中监督和事后检查，信息公开，流程透明，促进了廉政建设。

1.2 减化工作流程，提高采购效率

采购信息可发布到各需求单位，各需求单位利用采购业务模块提出各自的采购需求，系统可自动流向相关审批人的节点，减少了各环节的决策时间。审批完成后，采购业务实施部门会第一时间安排采购，整个采购在信息化过程中更加安全、迅速，采购的程序化也减少了人员调配的难度，提高了采购效率。

1.3 减少暗箱操作，遏制腐败滋生

传统的国有企业采购常被看作是“油水谋利”，低效、浪费和徇私舞弊的行为时有发生，可以说，采购工作的可信度和公平性较低，所以常出现劣币驱逐良币的现象[1]。就采购模式而言，传统的模式制度不健全，方式不合理，监督管理不全面，采购的质量无法保证。在信息化的趋势下，随着网络和通信科技的不断发展，从采购立项环节到确定采购成果整个环节的透明度越来越高，人为操作被减少，可以有效地防止采购中的腐败行为。

2、国有企业采购计划管理中的几个问题

2.1 采购计划管理方式形式化，缺乏灵动性

当前，国有企业采购管理通常都是依照经营发展状况及其物资需求，完成采购计划的制定，并在编制采购计划后，由采购部门统一采购。这种管理形式及其采购方式没有较强的灵活性，并且在一定程度上增加了风险性。由于采购流程所呈现出的形式化，导致在具体实施采购时不能根据实际所需进行灵活性的调整，增加了国有企业的采购成本。

2.2 缺乏完善的物资采购计划管理制度

对于国有企业物资管理来说，相应的物资采购计划管理是其至关重要的工作内容之一，需以规范、健全及完善的制度为基础，以增强企业物资采购计划的可行性、经济性、科学性。但就目前国有企业物资采购管理来看，仍然存在着规范不够明确、标准不够统一、制度不够完善等问题。如果国有企业物资采购计划管理没有良好的规范指导及相应的制度约束，那么将导致其采购计划出现散漫、随意的情况，同时其规范性也会受到影响，降低企业物资采购的效果及效率。比如，在国有企业进行物资采购计划管理的过程中，出现违规操作、暗箱操作及幕后交易的情况，其物资采购计划的制定未能依照相关标准进行，而是就目前所需随意进行采购计划申报，最终导致实施物资采购的过程中出现各种问题等。

2.3 采购计划管理的信息化水平较低

目前，我国已经步入信息技术的时代，而信息化也是当下时代最具代表性的特点之一。国有企业作为国家战略的重要实施主体、国民经济的重要支柱，必须抓住发展机遇，持续创新管理方式，科技兴企，让企业自身物资采购管理水平向信息化发展，以此控制企业物资采购成本、降低采购风险，让企业整体经济效益得到质的提升。然而，就目前国有企业物资采购计划管理情况来看，采购计划管理的信息化程度仍然不高，一些企业未充分重视和利用信息化平台，使企业物资采购的信息化建设不够完善，大量消耗了企业物资采购的成本及时间。

3、国有企业采购计划信息化运用

3.1 建立完善的信息化管理体系

传统的国有企业采购计划包括采购计划的申报、相关管理部门的采购计划审查、市场采购、采购成果的提交等流程[2]。由于传统的采购流程都是手动完成的，不仅耗时而且效率低下。在数据化时代，国有企业可以依托信息管理系统，建立完备的采购计划体系，并实时监控执行情况。采购计划体系主要包括整体采购规划、批量采购计划和单项采购计划。采购需求单位在已批准的整体采购规划范围内制定年度、季度或月度的采购计划，信息技术提供执行接口，根据计划清单，系统地监控整个采购过程，防止违规采购行为发生，确保采购计划和实际采购行为相匹配。信息化物资采购体系与传统模式相对比，其优势在于：替换了传统的纸质单据，被电子采购清单替代，这种方式让其管理更为便捷，可以根据物资采购清单的情况及时了解物资采购进程；而企业的管理者也能利用信息化管理体系更直观地监控物资采购工作，让企业物资采购更具透明化，减少了较多的信息传递工作，让国有企业物资采购计划管理效率得到提高。

3.2 供应商管理信息化

在国有企业采购中，供应商管理是非常重要的一环。采购信息系统要求建立供应商数据库，并对供应商实施以下管理：

（1）分类管理

对供应商整体采用分类管理，根据采购类别的不同将供应商划分为不同的大类，每种大类项下还可根据供应商的业务范围进行类别细分。

（2）分级管理

根据供应商的资质、资信、履约能力、外部评价来管理供应商。还可以根据实际履约金额和范围来确定特定的供应商层级。

（3）动态管理

由于供应商的资质、能力、履约状况和外部信用等条件不断在变化，应定期跟踪、清理供应商数据库，调整供应商级别，并引入新的供应商充分参与竞争。

（4）联动管理

首先需要理清采购业务实施部门、采购成果需求部门和供应商之间的联系。然后采购代表应与供应商和信息管理专家进行互动交流。最后，通过严格准入和退出机制，促进供应商之间合理竞争，发掘、培育讲诚信有实力的长期伙伴，合作共赢。以上信息系统应当包括供应商准入数据审核、供应商履约评价管理系统、供应商退出审核系统等模块，同时还应设置专职管理员来管理供应商。

3.3 采购流程信息化

国有企业要在信息化管理中充分利用大数据、移动互联网、电子商务等新兴技术，搭建信息化采购平台，建设系统管理模块、供应商管理模块、采购实施模块、采购监督模块等，编制集中采购目录，为采购计划提供数据支撑和保障[3]。此外，采购流程信息管理系统应当涵盖采购业务全流程，包括采购信息发布、采购任务建立、供应商入口、评审专家入口、采购业务人员、采购目录、业务监控、数据统计分析等。全流程信息化建设保证了采购计划和执行的规范化和标准化，体现了采购的公平、公正和公开。同时，标准化的流程固化了管理成果，过程管理环环相扣，提高了采购执行率和效率。

4、结束语

在国有企业采购管理方面，科学、严谨地编制采购计划能够有效避免采购风险，降低采购成本，提高采购效率。因此，国有企业必须重视采购计划的信息技术，提高采购计划的信息化建设，为采购活动的顺利实施提供依据，避免违规操作，确保企业健康发展。

参考文献：

[1]王文豪,侯军,王春婷.关于新时期加强国有企业信息化建设的思考[J].中国管理信息化,2019(10):223-224.

[2]郭文嘉,吕汉阳.美国国有企业加入WTO《政府采购协议》出价情况介绍及启示[J].中国政府采购,2018(11):152-154.

[3]李贵平.新时代国有企业发展战略研究[J].改革与战略,2019(6):96-97.收稿日期:2019-08-07.

周璐.国有企业采购计划信息化管理方法[J].大科技,2019,(36):17-18.