1、引言

作为现代化企业管理体系的重要组成部分,内部控制贯穿企业运行管理全过程,是制药企业革新内部管理体系､实现现代化运行的必然要求｡内部控制有利于企业增强核心竞争实力,实现稳健运行｡制药企业应深入了解内部控制,明确内部控制实施要求,基于自身实际,探索企业发展的实施路径,充分发挥内部控制价值,加快企业内部管理体系创新,为制药企业转型发展夯实基础｡当前,制药企业在内部控制实施过程中,问题频出,文章将围绕内部控制五要素,对制药企业的内部控制展开研究与探讨,旨在对制药企业发展有所助力,为相关人员提供借鉴｡

2、内部控制理论概述

内部控制是指制药企业在运行过程中,为了持续提高经营管理效率､实现内部资源的有效利用､有序落实各项生产经营活动､完成既定管理目标,而在内部所采取的一系列制约与调节手段｡

促使企业完成既定经营目标,提高内部资产的安全性与完整性,是制药企业实施内部控制的最终目的｡内部控制工作的全面高效落实与开展,离不开企业内部各部门､各员工的参与[1]｡内部控制主要由五大要素组成:一是内部环境,二是风险评估,三是控制活动,四是信息与沟通,五是内部监督｡文章以内部控制五要素为切入点进行论述分析,具体内容如下文所述｡

加强内部控制体系建设,实现内部控制的全面落实,是制药企业加强经营风险防控,实现健康稳定运行的重要举措｡具体来讲,有以下三点现实意义｡

第一,制药企业所生产的药品质量,直接与人民生命安全和身体健康密切关联,一旦市场上流入不合格药品,不仅会影响企业社会形象与口碑,加大经济损失,还会扩大经营风险,使得企业面临破产危机｡企业可以通过内部控制,实现对药品生产全流程的严格管控,显著提高药品质量,从源头上降低药品不合格风险,减少企业损失,实现稳健发展｡

第二,信息传递与沟通是内部控制的五要素之一,这也就意味着企业可以通过内部控制,显著提升内部沟通协作成效,消除以往管理中各部门之间存在的沟通屏障,加快内部信息交互,为管理层管理决策提供保障,助力企业不断增强竞争实力｡

第三,内部控制贯穿企业运行管理全过程,相关工作的贯彻落实能够帮助企业梳理和优化内部管理体系,构建现代化的企业管理模式,不断提高内部管理水平,是企业实现现代化运行的重要措施｡

3、制药企业内部控制现状分析

3.1意识淡薄,制度缺位

内部控制是制药企业保证各项经济往来活动顺利开展的必然要求｡当前,制药企业虽按照有关要求积极推行内部控制,但由于意识理念相对滞后,加之缺少健全可行的制度体系,内部实施环境有待优化,实施效果低下｡

3.1.1意识淡薄

部分制药企业管理层思维理念相对固化,对内部控制虽有所了解,但相对片面,甚至是存在误差｡并未设立独立的职能部门,缺少综合型､高素养的内部控制人才队伍｡受“上行下效”管理原则的影响,大部分制药企业员工轻视内部控制,腐败､超支等问题屡见不鲜,阻碍企业完成降本增效目标｡

3.1.2制度缺位

部分制药企业并未紧跟时代发展调整工作重心,轻视内部控制制度体系建设,导致内部控制制度体系脱离现行业务流程,实用性过低｡部分制药企业盲目照搬其他企业,尤其是大型国有企业的工作经验,脱离自身实际,出现“水土不服”问题,弱化了内部控制制度对后续各项工作开展的指引与约束作用[2]｡

3.2风险评估不到位,风险防控与抵御能力较低

部分制药企业虽建立了风险评估体系,但由于风险识别与风险分析环节工作落实不到位,导致风险评估效率低下,对企业实施内部控制产生负面影响｡部分制药企业并未制定明确合理的风险分析与评价标准,对于已经识别的风险,无法进行客观判断,影响风险识别的科学性与有效性,使得企业无法精准判断和预测风险对后续经营管理活动开展的影响,企业出现失误的可能性加大,极易出现重大经济损失｡部分制药企业过于偏重对药品质量的风险评估,却忽视环境排污问题,认为只需要购买和使用有关排污的机械设备就可以避免这类风险,致使企业风险识别与评估存在缺口,不利于企业加强风险防控,整体风险抵御能力亟须增强｡

3.3资金管理成效低下,筹资渠道单一

为了充分发挥内部控制优势,制药企业会相继落实一系列的控制活动,文章以资金管理与筹资管理为例进行论述｡

3.3.1资金管理成效低下

财务部门一般负责制药企业的流动资金管理｡当前,大部分制药企业已经建立资金管理控制流程,但在实际执行过程中,轻视现金内部控制管理,盘点清查力度薄弱,再加上权责分离不到位等,问题频出｡

第一,现金开支范围模糊不清｡部分制药企业并未在资金管理内部控制制度中明确规定现金开支范围,缺少对现金支出审批流程的有效管控｡

第二,资金盘点力度亟须强化｡部分制药企业编制了内部控制手段,认为需要不定期地进行现金盘点工作,但实际上审计部门都是定期进行盘点,另有盘点频次低下的问题,如一年两到三次｡

第三,职责分离模糊不清｡部分制药企业存在职责不分离现象｡比如并未实现会计与出纳的合理分离,在年末,出纳会承担一部分的会计工作,极易导致会计原始凭证等重要资料保管不当､记录不全或者是准确性不高等风险,时常出现财务舞弊[3]｡

3.3.2筹资渠道单一

以A制药公司为例,A制药公司在筹资时,过于依赖财源投资有限公司,筹资渠道过于固定,导致企业轻视筹资内部控制｡在现行内部控制规章制度上,A企业虽制定了《关于筹资方案审批》,但落实不到位,加大了财务风险､运营管理风险发生的可能性｡而随着企业药品研发环节的不断升级,A企业现需要扩大生产线,整体生产成本与研发成本都有所上涨｡为了保证企业日常管理活动的顺利开展,避免陷入资金链断裂危机,A企业必须加强筹资管理,拓宽资金渠道,这就要求企业必须高度重视筹资环节的内部控制流程,以降低筹资风险,推动企业健康发展｡

3.4信息化建设不到位,内部信息沟通与交流效率低下

将信息技术与内部控制有效结合,是制药企业在新时期背景下进一步发挥内部控制成效的必然要求,但从制药企业信息化建设现状来看,在信息化建设层面问题频出,尤其是信息沟通与交互｡在新时代下,制药企业虽紧跟时代发展要求积极进行内部革新,整体管理水平得到明显提升,但各部门之间的沟通壁垒仍未完全消除,存在信息不对称问题｡财务部门并未与其他各职能部门进行有效沟通,尤其是在资金预算管理环节,资金预算编制的实用性与合理性降低,影响最终的实施成效｡在存货管理中,如果部门之间沟通滞后,无法及时反馈产品质检等工作结果,会严重损害企业经营效益,威胁企业发展｡

3.5缺少健全的内部控制评价体系,内审监督流于形式

3.5.1内审监督形式化

大部分制药企业已经在内部设立内审部门,由其专门负责定期不定期的内部监督工作｡比如负责定期清查包含库存现金､存货等生产资料,追查盘盈(盘亏)事项｡部分制药企业仓储区域相对较大,但并未严格分类管理,摆放相对松散｡而内审盘点清查的时间相对较短,这会加大内审工作难度,导致月末盘点工作流于形式,企业只对重要存货进行通盘｡再加上部分企业内审人员的专业素养有待提升,工作责任心不强,存在敷衍了事的现象,这也是制约企业充分发挥内部监督的因素｡

3.5.2缺少健全的内部控制评价体系

部分制药企业对内部控制有效性评价的认识不到位,并未制定明确的内部评价工作标准,再加上参与内部控制有效性评价的工作人员缺少较强的工作能力,难以针对内部控制各环节所存在的问题提出针对性的修改建议,影响企业内部控制实施成效｡

4、制药企业内部控制的完善建议

4.1加强良好的内部控制环境建设

制药企业可以从以下四方面着手加强良好内部控制环境建设｡

4.1.1加强企业文化建设

制药企业应充分利用信息化时代优势,加强网络平台建设,比如微信公众号､微博账号､官网等,这既有利于企业维系员工的沟通交流,确保员工及时了解上级通知｡同时为企业加强宣传提供了平台,是企业维系品牌形象的有效手段｡

4.1.2增强意识层面的重视程度

管理层应及时更新管理理念和方法,系统化了解和掌握内部控制实施的重要性,明确实施要求,高度重视,充分发挥带头引领作用,引导各职能部门全过程有效参与｡

4.1.3加强内部培养

定期在内部组织开展以国家有关内部控制的政策规定､内部控制等为主题的专项培训活动,并通过相应的考核与激励措施,调动员工参与热情,保证培训活动贯彻落实,提高员工工作技能,促使其高效参与后续有关活动[4]｡同时,做好外部人才引进工作,通过内外结合方式,全面提高员工综合素养｡

4.1.4完善制度体系

制药企业应基于自身实际发展,及时更新和优化内部管理结构,落实不相容岗位分离制度,细化各部门､各员工的工作内容和职责｡这既为后续责任追究工作的开展提供了有力依据,还有利于企业从源头上杜绝相互扯皮､相互推诿责任问题发生｡自觉接受外部监督,根据外部监督意见和建议,及时革新内部控制管理体系｡加强药品投放前的控制,客观进行药品测评与试验,在规定时间内交出合格产品,保障消费者生命安全的同时,为企业塑造良好的社会形象夯实基础｡

4.2优化风险识别流程,制定风险评价标准

4.2.1优化风险识别流程

制药企业应客观认识风险评估,并合理使用风险评估方式,逐步识别内部控制各环节存在的风险,并通过科学的风险评判标准,落实风险评估工作｡风险评估系统的建设与完善,直接影响企业能否完成既定战略,企业需要综合使用定量与定性分析法,对各类风险发生的可行性､影响程度进行判断,为后续控制活动的开展提供有力依据｡在风险识别中,企业可以参考SOX法案实施细则,加强风险数据库建设,并基于实际情况,形成一个与企业相适应的风险应对方针｡风险管理人员需要针对识别到的风险及时进行风险分析活动,判断风险发生的可能性,科学预测风险发生所造成的影响,制定可行的应对方案与防控措施｡

4.2.2制定风险评价标准

第一,制药企业的管理层应提高对风险分析与评价工作的重视程度,建立健全风险分析体系,制定风险评价标准｡在内部设立独立的内部控制审计机构,即审计委员会,主要工作内容是提出可能性标准,以及研究影响程度标准｡设立内部控制决策机构,由管理层负责,主要工作内容是基于审计委员会的提议和建议,严格审批,确定风险分析与评价标准｡

第二,审计委员会应定期不定期地对审计风险标准进行分析与评价,一旦发现不合理标准,应及时提交调整申请和建议,反馈给决策层,由其进行审批｡

第三,审计委员会应充分收集和听取各职能部门的意见与建议,以制定适用于各类风险的风险分析与评价标准｡

4.3加强筹资管理,提高资金管理效果

4.3.1加强筹资管理

在开展筹资活动之前,制药企业需要对融资的可行性､必要性､融资方案等进行严格审核,做好尽调工作｡审核通过后,合理选用融资方式,确定融资规模｡积极拓宽融资渠道,降低对单一化融资渠道的依赖,提高融资方案的科学性,优化融资结构,缓解企业资金压力｡在融资活动结束后,内审人员需要强化对资金使用全过程的监管,降低舞弊等违规现象发生的可能性[5]｡

4.3.2提高资金管理效果

资金是制药企业实现健康长效发展不可或缺的重要资源,资金管理的成效直接影响企业的整体运行质量｡因此,企业需要基于内部控制,强化对资金管理的管控力度,实现对资金的有效调控与配置,避免资金闲置,减少浪费,提高资金整体使用效益,为后续各经营管理活动开展提供充足的资金保障｡

第一,制药企业应基于自身实际经营药品的种类以及采购种类,合理确定资金使用范围,加强资金限额管理,加强资金收支审批｡

第二,内审部门应加强资金盘点与监管,合理确定审计盘查频次,及时发现资金管理各环节所存在的问题,汇总并积极督促有关部门进行整改｡

第三,严格落实不相容岗位分离制度,强化权责分离管理,强化对财务的监管｡

4.4构建内部信息平台,提高内部交互效率

引入信息技术,建立符合自身实际工作需求的信息化管理系统,加大资源投入,并做好后续维护,确保信息化系统的有效使用,这对新时期背景下的制药企业而言有着极其重要的现实意义｡在实际工作中,制药企业需要利用信息技术,消除以往各部门之间存在的沟通壁垒,确保财务部门与其他各职能部门,尤其是与生产部门､质量部门顺畅沟通交互,在不断优化各业务流程的同时,强化信息沟通平台建设,提高内部信息流转与传递效率､质量｡针对生产与质检部门下设的实验室,企业必须加强信息平台建设,保证试验与检测数据能够及时共享与传递,压缩部门间数据传递的时间,有效降低数据泄露､遗失等风险,提高信息沟通成效｡加强内部信息的收集､整合与分析,编制完善的信息分析报告,反馈给管理层,既能够为管理层制定管理决策提供支持,又能为后续信息平台的更新与调整工作开展提供依据,推动企业健康发展｡除此之外,随着信息化程度的不断提升,制药企业内部沟通成效和工作效率得以显著提升的同时,企业运行发展也将迎来新的挑战与风险,即信息安全风险｡因此,为了确保系统平台平稳运行,充分发挥先进系统软件的优势,企业应提高对信息安全风险防控的重视程度｡通过增设防火墙､设置安全密钥等手段,显著提高系统运行的安全性,有效降低内部信息尤其是关键信息泄露风险,推动企业健康发展｡

4.5落实关键岗位轮岗制,强化内外部监督

制药企业应严格落实关键岗位轮岗制,定期轮换关键业务岗位｡这样有利于发挥内部监督作用,有效减少舞弊现象,还能够显著提高员工工作热情,为企业打造复合型管理人才夯实基础｡而针对同级管理人员,企业应安排其在不同岗位进行轮换,加强岗前培训,确保其能够深入了解和掌握各岗位内容[6]｡与此同时,制药企业还应加强内外部监督,从内部监督角度来讲,企业应设立独立的内审部门,在保证其独立性与权威性的基础上,委派专业人员担任,保证内审结果的客观性与真实性,合理利用内审结果,加强内部调整与优化;从外部监督角度来讲,企业应主动引入第三方专业机构,客观评价现行内部控制的有效性,基于评价报告,积极进行内部控制体系优化工作,自觉接受政府部门与社会监督,不断提高内部管理水平,实现长效运行｡

5、结语

综上所述,在新时期背景下,探索实现内部控制高效落实的有效举措,对制药企业发展有着极其重要的现实意义,但受多方面因素的制约,制药企业虽紧跟趋势引入和落实内部控制,但实施效率低下,并未充分发挥其价值优势｡在推行内部控制时,制药企业需要加强对国家政策规定的学习,在借鉴其他企业优秀经验的基础上,联系自身实际,制定可行的实施方案｡加强对内部控制各环节的监管,准确识别问题,并予以纠正｡结合内外部发展环境,及时优化和调整内部控制实施方案,确保内部控制贯彻落实,助力企业提高内部管理水平,在激烈的市场竞争中实现可持续发展｡

参考文献:

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[5]邵春明.制药企业内部控制现状及对策分析[J].企业改革与管理,2019(20):126,128.

[6]王自然.国有企业内部控制现状分析及完善措施[J].企业改革与管理,2019(16):28,35.

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文章来源:汪敏.制药企业内部控制现状分析与完善建议[J].中国市场,2025,(09):153-156.