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论述国际工程商务合同与索赔管理的措施

2021-04-28 70 上传者：管理员

摘要：文章对合同索赔的概念、依据、流程及注意事项进行简述，针对商务合同的索赔管理工作提出有效措施，阐述承包商索赔管理的要点。力求通过引入合同管理理念、完善合同管理体系、结合国际工程特点等方式，明确索赔方法，强化合同管理，提升合同管理成果。

关键词：
企业经济
商务合同
国际工程
社会效益
索赔管理
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在“一带一路”背景之下，中国公司在国际项目工程领域的业务广泛开展，为工程行业带来了机遇和挑战，工程管理的重要性日益提升，对承包商来说十分重要。随着项目的复杂性不断增加，合同纠纷与赔偿等问题也越来越多。为了维护自身合同权益，应健全合同管理体系，强化合同从签订到执行的全过程管理，明确索赔方法及策略，有效应对合同风险，从而实现预期的经济和社会效益。

一、合同索赔概述

索赔主要是指合同一方履行了超出合同之外的义务，或者自身权益受损时，向合同另一方提出的补偿要求，主要受物价波动、内容变更、地质条件变化、极端天气、汇率变化、工期变化、质量标准变化与法律调整等因素影响，导致超出原合同范围的工作发生，由此产生的额外的时间与费用均可作为索赔内容。在国际工程中，索赔的主体不固定，业主与签订合同的若干承包商之间均存在相互索赔的可能，因此，务必要按照法律规定签订合同，明确合同签订的边界条件、做好合同执行的全过程记录、按照合同要求及时进行索赔事宜、以免索赔要求不成立，给自身带来损失。

（一）索赔依据

在合同对方违约或损害发生后，受损的一方应及时按照合同的要求发出索赔通知并在规定的期限内提交充足的索赔证据材料，按照索赔流程有序开展索赔工作。在实践过程中，索赔依赖于客观事实，在事实的基础上，寻找索赔依据，具体依据如下：一是合同。合同作为业主与承包商之间签署的文件，只有正式的合同条款才可作为索赔依据，其中包括澄清文件，图纸等，当合同对同一事项的规定不一致时，则要按照合同文件的优先级，梳理出找出恰当的依据；二是法律、法规。通常情况下，当有的合同内容与法律冲突时则该部分合同内容无效，此时，要以相关法律规定为准，或者当有些内容合同中没有约定或约定不明确的情况下要适用相关的法律规定，此外，工程所在地的海关、税务、劳动、环保等相关法律均会对工程活动产生直接影响，当任何一方出现违法行为或者合同签订后出现法律变更时，均可作为索赔依据；三是合同实施过程中的文件与相关资料。如每日施工记录、周报、月报、会议纪要、往来信件、验收记录、业主或工程师签发的指令、进度款审批及入账记录等。

（二）索赔流程

1. 索赔通知

根据FIDIC合同通用条款的相关规定，因业主或工程师及其它原因导致工程量变化，致使承包商遭受工期延长或成本增加的情况，承包商享有索赔权利，一旦出现索赔事件，承包商应按照合同的要求迅速做出反应，在索赔事件发生或应知其发生的28天内向业主或者工程师发出索赔通知，维护自身的索赔权利，这一步很简单却很重要，往往容易被忽视，如承包商在规定的期限内没有发出通知，则视为自动放弃索赔权利，此外，还应于索赔事件发生后的42天内及时提交完整的索赔支持文件。

2. 内部处理

一是对索赔事件进行充分调查，了解事件的起因、经过与结果，对事件的原因进行分析，明确该事件的责任方，按照合同约定或法律规定确定各方应承担得相应责任。如若该事件的原因涉及多个参与方，应划清各个主体承担的责任范围，并根据责任大小承担相应的损失；索赔人员应充分了解合同内容及法律规定，在合同条款、工程量表、施工计划、往来函件、法律、法规等方面寻找索赔依据。只有满足合同规定的索赔依据，才有可能成功获得赔偿，通过对实际工程范围与原工程范围进行对比，对事件、费用等资料综合分析，合理计算索赔金额和时间；收集整理相关证据，根据FIDIC合同规定，承包商只能获得证据支持部分的索赔权益。因此，当索赔事件出现后，承包商要全面收集、整理完整的索赔支持材料，提交工程师审核。

3. 索赔解决

一是要编制索赔报告，包括索赔要求与详细证据，及索赔的法律和合同依据，这些资料将提交给业主、工程师、进行审查，因此索赔报告质量对能否获得赔偿具有重要影响，这就要求索赔报告书要客观理性的论述事实，不应盲目扩大、掺杂主观因素，也不应夸大事实；二是承包商应在合同规定的期限内将报告提交给业主或工程师，如若索赔事件具有持续性，使附加成本支出不断增加，一时难以计算赔偿总额，承包商可以按月进行持续的资料补充，并报送中期账单。当索赔事件完成后，承包商应提交全部证据资料，要求业主审定后给予相应的赔偿；赔偿解决方式是业主和承包商最为关心之事，与当事方合法权益息息相关，可通过协商、仲裁与诉讼等方式来实现，对于国际工程的纠纷解决方式建议采用第三国仲裁的方式，因该方式效率高，避免了冗长的诉讼过程，还可以规避当地法庭的不公正判决，如有的中东国家，实行教会法，这给判决带来了很大不确定性，因此仲裁是一种比较好的解决方式，该方式还可以获得广泛的国际认可和执行。

二、国际工程商务合同与索赔管理的措施

国际工程建设规模日益扩大，我国施工企业面临着更加严峻的市场竞争。在提高自身专业技能的同时，还应强化管理能力，尤其是商务合同管理，应从管理理念、管理体系、索赔方法等方面着手，做好变更与索赔的管理工作。

（一）引入先进管理理念，强化合同管理

在国际工程建设中，管理者应引入先进的管理理念，重视合同的过程管理，主要体现在合同签订管理、实施过程管理与变更管理等方面，使自身的合法权益得到切实保障。在合同签订方面，需要在合同中对双方的责、权、利进行明确的规定，并明确工程的进度、质量与投资等内容，要有技术部门、工程部门、法律部门、财务部门、商务部门的会审流程，而且要以书面的形式确定，与常规工程相比，国际工程合同较为复杂，在签订前、签订中均要充分掌握合同内容，提前预测潜在的风险，在签订中要对合同条款细化，提供准确的解释，突显合同价值。

在过程管理方面，主要注意以下方面，一是根据工程任务确定管理目标，确保工程严格按照计划实施，即便施工中出现变化，也仍要在履约基础上采取灵活措施，实现合同目标；二是实施信息化管理模式，注重工程实施过程信息交流文件的整理，可利用网络技术管理合同内容，提高文件流转效率，使相关人员及时获得需要的合同文件尤其是变更后的合同文件及业主指令；三是合同的有关要求要及时执行，合同管理对象包括承包方与业主等，任何往来文件均应按合同要求及时作出正确的响应，在变更管理方面，国际工程因项目规模较大，具有诸多不确定性，因此合同变更管理十分重要，只有这样才能确保自身利益不受损害。在变更管理中应对原因、责任等因素进行明确，不可盲目实施变更处理。

（二）健全合同管理体系，提高管理效率

在合同管理方面，应结合管理要求健全合同管理体系，确保合同管理严谨可靠，具体如下：一是进行合同交底，明确管理目标。合同订立部门要及时向合同执行部门进行交底，充分讲解合同注意事项，并要求合同执行部门认真阅读各项条款，在交底时落实各项管理目标，避免在执行时出现偏差；二是在该体系中应明确合同管理程序、索赔事项报告及相关流程，缓解合同管理的压力，注重合同管理部门间的协调。该体系还要求，以书面形式保存工程实施内容，促进各项内容的程序化、规范化，还要建立文档系统。在国际工程合同中，应清楚划分合同人员的职责、明确各个程序的负责人、有关文件收集与存储等等，将各个流程的资料汇总归档，为后续合同管理应用提供更多便利。

（三）结合国际工程特点，明确索赔方法

对于我国工程企业来说，在国际工程中更注重索赔方式的应用，要求在合同管理中健全索赔制度的相关内容，结合国际工程特点，适当调整索赔方式，确保索赔工作符合国际工程特点，顺应工程发展方向。

1. 根据合同特点构建管理体系

该体系以合同为中心展开，对国际工程的索赔条款进行研究，并将索赔条款向执行团队及时交底，以便其及时发现索赔事件并发起索赔流程。

2. 在工程索赔过程中，不应采用国内的定额标准，只能将定额作为索赔的一种参考

在国际工程中，当出现索赔时，一般采用成本预算方式，结合合同要求和项目实际情况自行编制索赔测算表。可在合同索赔管理可设立专门的造价部门，在索赔测算中以市场价格为依据。

3. 索赔时寻求律师或专家的帮助

对于国际项目来说最好聘请当地律师负责该项目，定期到工地上了解情况，协助完成合同、索赔信件审定等，确保此类文件符合当地法律要求。尽量在项目初始时聘请律师参与索赔工作，切忌问题成堆时再找律师，以免影响索赔结果。在必要的情况下，还可聘请索赔专家，特别是在赔偿金额巨大，且对方不积极配合处理问题时。在国外一些专业很有经验，虽然聘用费用较高，但他们常常能够根据自己对合同理解与索赔经验帮助承包商成功要回补偿。

4. 采取风险转移措施

通过工程保险等方式将潜在的风险转移出去，以此降低利益损失概率。可采取两种转移方式，一种是通过保险转移将在国际项目中将企业不愿意承担的风险转移给保险公司，定期交纳投保费用，如若出现赔偿则可向保险公司索赔，由保险公司来承担损失；另一种，是通过寻找经验丰富的分包来实现风险规避，有些分包商在处理当地社会关系方面很有优势，如拆迁工作，在国外很多国家土地是私有财产，我国承包商进行拆迁工作时，往往被恶意阻挠，花钱多却成效不大，而当地一些公司则会高效的开展该项工作，这样可以把潜在的被索赔事件转移出去。

三、国际工程合同索赔管理需要注意的其它事项

作为承包商，还要有长远眼光，打造良好的企业形象，在索赔管理中还应注意以下事宜。

（一）注重履约，确保工程持续开展

承包商应确保工程顺利开展，强化合同履约，给业主留下良好印象。在索赔过程中不可以延迟或者停工为要挟，要始终按时保质保量的完工保障业主收益。即便在索赔中遇到麻烦，只要业主没有违约，承包商都要坚持完成任务。

（二）与业主建立友好关系

在认真履行合同的同时，承包商还应与业主之间建立友好关系，有助于赔偿和争议事宜解决，将谈判变成个人之间的意见交流，拉近彼此的距离，使双方处于同一个频道上，再在正式谈判中确认。在索赔方面，尽量与业主之间直接谈判达成一致，使自己的索赔要求得到满足。

（三）实事求是

不要把索赔当作实现利润的主要方式，而应作为弥补损失的方式，不宜提出过高的索赔要求，而应实事求是，毕竟对于国际工程企业来说，信誉是企业生存之本。

四、结语

综上所述，国际工程项目中涉及的内容较广，不确定因素较多，需要加强合同索赔管理力度，减少和规避经济损失。在实际合同索赔管理中，应从管理理念、管理体系、索赔方法等方面着手，做好变更与索赔的管理工作，降低风险带来的损失，使企业获得合理经济与社会效益，促进国际项目的高效顺利开展。

参考文献：

[1]周勐.国际工程项目中承包商合同管理问题研究[J].中国商论,2019(02):104-105.