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会计档案电子化存在问题的解决措施

2021-12-20 154 上传者：管理员

摘要：随着信息化时代的高速发展,增值税发票电子化的顺利推进,加速会计档案电子化的工作也提上了日程,如何衔接好原始档案管理到无纸化电子档案管理并存,甚至全部电子档案管理的问题需要加以重视并合理解决。本文针对目前事业单位会计档案电子化存在的技术水平不到位、人员缺乏、管理制度不健全等问题展开讨论,并提出相应的应对措施。

关键词：
业务能力
会计凭证
会计档案
真实性
财务信息
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随着信息技术的广泛推广，事业单位的会计人员已经从原始手工记账逐步转变成利用财务软件进行电子化记账，形成无纸化账务信息，方便了财务信息查询的同时也提高了工作效率。事业单位会计档案是记录和反映单位内部各类经济业务发生情况的重要证据，其中包括会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料，如何将其其保存和管理好具有重要的意义。加之中办国办《关于进一步深化税收征管改革的意见》中提到要加快推进电子发票无纸化报销、入账、归档存储等相关文件的要求，近几年来国家相关部门对增值税电子发票的大力推广，记账凭证发票的录入更加便捷，但传统会计档案的要求需要将电子化的会计信息全部打印及保管，极大地增加了增加了人力及物力资源的浪费。会计档案的存储、保管电子化问题迫在眉睫。

一、现阶段档案管理存在的几大问题

（一）会计档案管理制度不健全

目前大多数事业单位都是沿用纸质档案保管，虽然有专职人员进行档案整理和归档，但实际操作中管理并未与内控相结合，涉及的财务部门和档案部门缺乏有效沟通，也缺乏相互约束的会计档案电子化制度。有的单位虽然有制度，但虚有其表，实际操作时并未明确相关责任人，程序、手续及要求均不明确，导致查档困难，档案丢失等问题频繁发生。因管理制度的不健全，在查找相关责任人的问题上存在相互推诿、难以界定的情况频繁发生。

（二）档案电子化的环境不达标

档案电子化对环境的要求相对于传统而言要更高一些。由于会计档案设计到大量的电子信息，对计算机硬件及软件的存储、相关存放载体的保存等有特定要求，不但要求具备传统要求的防潮防虫等，还对温度、适度、阳光、磁场等有相应的标准范围。现在大部分的事业单位并不具备具有高配置的计算机，也没有适合电子档案存储设备存放的专业化场所。另外，由于电子档案相对容易丢失或难以恢复的问题，要求我们应该有相应的备份文件。这就需要存放的场地将电子档案及备份文件进行分开存放，不能混为一体，但现在的档案保管环境基本上都存在难以满足电子化要求的问题。[1]

（三）档案管理人员的业务水平及职业素养不足

电子信息化时代，传统的会计档案人员管理要求已经不能满足电子档案的需要。会计档案管理人员要具备相应的会计及计算机知识，但实际上事业单位由于经费等的不足，配备的人员往往并不具备相关业务能力，更别提相应的职业素养了。面对系统发生安全保障、软硬件提示升级维护、以及档案管理等一系列非专业技能，相关人员往往束手无策，只能请其他部门或者外来人员进行解决，这就存在会计档案信息泄露及篡改等的风险，难以保证财务信息的真实有效及完整。另外，由于缺乏专业人员对网络的日常维护和管理，黑客入侵等问题随之出现，会计档案安全性存在极大的风险。[2]

（四）会计软件及档案软件版本过低或者不匹配

事业单位的财务部门配合档案部门做好电子发票的验真、报销、入账和移交归档工作；档案部门负责电子发票归档后的管理工作。目前存在的问题是财务软件版本较多，而不同公司开发的软件之间，因各自的利益以及防止被模仿等原因存在不兼容现象，不仅仅是操作方式，功能方面也各有千秋。会计档案电子化管理要求档案管理软件和财务软件要有能够数据输出的通道，只有这样才能将两者结合起来发挥最大的效用。而目前事业单位的状况是，财务软件和档案管理软件各自独立，有的长久未进行维护和更新，没有对接的通道，无法实现电子化数据归档。

（五）电子发票存在被篡改和重复报销入账

由于部分事业单位电子化财务报销实施不够完善，增值税电子发票的录入存在被篡改或者重复报销的风险。如果相应财务软件不具备验证电子发票的功能，造成财务及档案管理人员难以发现相关问题，从而造成财务数据的失真。如何确保信息的真实性和单张电子发票入账的及时性显得尤为重要。

二、会计档案电子化存在问题的解决措施

（一）进一步完善优化会计档案管理制度

首先，事业单位要将会计档案电子化存档管理中需要注意的事项编入相应的制度中，与内部控制有效结合，根据国家相关政策文件的要求，建立有效的信息沟通平台。其次，财务部门和档案部门要相互协调，在满足会计档案信息原始性和真实性的同时，也要保证会计电子档案真实性、完整性和安全性的要求。再次，开展增值税电子发票电子归档，档案部门汇总档案人员需要从会计核算部门或会计核算系统中接收电子发票。归档存储格式满足日常工作及后续工作的相关存储格式要求，归档工作要保证电子发票的真实性、完整性、可用性以及安全性。要保证考虑到电子档案的归档、移交、整理、入库、保管、查阅、备份存储等各个环节，制定相对应电子档案管理规定。职责划分明确，不相容的岗位相互制约，形成有效的档案管理制度，确保发现问题及时整改，有章可循。在编制会计档案编号时，要坚持伸缩性、稳定性和简洁性的基本原则，保证后续编号有章可循，查档时方便快捷。最后，提高管理服务意识，沟通协调好纸质档案与电子档案并存。目前会计档案电子化的现状还难以保证所有档案都以电子版的形势存在，这就要求同时做好电子档案盒纸质档案的归档工作。这就要求财务部门配合档案部门，做好电子档案的收集、整理以及后续的升级开发和有效利用，使会计档案电子化水平逐步提升，更好的为单位提供服务。

（二）优化会计档案电子化的环境

针对会计档案电子化对环境的要求较高这一点，相关事业单位应在预算范围内采取对应的改进措施。新的《会计档案管理办法》将原规定的会计凭证管理期限从原来的15年调整到现在的30年；已经到保管期限15年的档案，按照新规定经鉴定予以继续保管的，要继续保管15年。保管年限的增加，意味着对保管的要求需要更加严格。

首先，需要选择一个适宜存放电子存储设备的档案室，保证存储环境防火防潮的同时，还要防磁，避免阳光直射，造成电子数据毁损等；其次，尽可能购买优质磁盘或者其他质量比较好的存储装备作为介质，将备份数据与正常存储数据分开放置并妥善保存。电子档案要按照顺序分门别类摆放在特定防护的存储柜中，防止发生双套数据全部丢失或者毁损等难以补救的风险。最后，定期和不定期地对存储电子档案进行抽查，对电脑进行软件升级和病毒查杀，不断升级防火墙和数据库，尽量从源头上防止电子数据档案的丢失和盗取。

（三）提高会计档案管理人员的业务水平

信息化时代的发展，会计档案电子化成为必然的趋势，对会计档案管理以及人员提出了更高的要求。不但要求相关人员要具备原来档案管理需要具备的专业知识以外，还要学习电子档案存储的相关内容、档案信息化的技能和知识。另外，为了保证会计档案电子化信息的准确性、完整性、安全性等要求，还要定期让档案管理人员进行档案信息化方面的培训和学习。如果有相应的条件和需要，可以专设一个计算机岗位或者请求网络信息化中心支援，对网络进行维护和管理。由专业人员进行维护可以降低会计档案电子信息泄露或者遭受病毒入侵的危险。只有提高相关人员的业务水平，才能有效保证电子档案存储的安全和完整。[3]

（四）选择适合本单位的会计软件及档案软件

相应国家的档案电子化要求，各个事业单位可以根据实际情况，在市场上众多软件中经过调研后，选择可以进行后续升级以及软件对接的合适版本。但事业单位往往由于经费的不足，难以配备高端的软件及设备。这就要求进行相应分析，最后择优选择。选择相应的档案及会计软件后，要对相关人员进行培训，提高财务及档案管理人员的应用能力和水平，使无论是财务软件还是档案软件都发挥到最大效用。除此之外，还要定期升级和培训，发现存在的问题及时纠正并解决，保证信息质量的同时也保证档案查询的方便和快捷，保质保量完成相关档案管理的任务和需要。

（五）提高财务人员对电子发票重要性的认识，软件安装系统需要有验证发票功能

财务软件及档案软件要确保电子发票传输、存储安全、可靠，对电子发票的任何篡改能够及时发现；对于已经使用财务信息系统的单位，可以通过建立发票数据库的方式，升级系统功能，利用系统进行自动比对；对于尚未使用财务软件实行手工记账的单位，可以通过电子表格等方式，建立以入账发票手工台账，有限防范重复报销、虚假入账等风险。档案电子化要求财务系统和档案管理系统需要有能够数据沟通的渠道，这无论是对会计人员还是对档案管理人员来说，都需要提高学习意识和风险意识，重视电子发票。

三、结语

在大数据、云计算等信息化时代下，事业单位面临的机遇和挑战是双重性质的。这些挑战有的是需要在管理层面进行合理规划，有些需要资金的支撑进行更新改造，有些事需要相关人员提高相应的素质。总体来说，事业单位如果能合理利用会计档案电子化，克服并总结和解决好目前发展中遇到的问题，可以将原有的工作效率提高一个新的高度。同时，因为无纸化档案存储空间较纸质档案而言，无论对于管理档案还是未来查档，都节省了大量的空间和人力。对于纸质化归档，由于装订位置等等，存在查档附件难以拍全等问题，这些档案电子化后都可以规避。总结看来，会计档案电子化是不可避免的未来发展趋势。

参考文献：

[1]龙春娥.浅析会计档案的电子化管理:以A公司为例[J]山西农经, 2018(19).

[2]董凡祺电子会计档案长期保存面临的问题及对策[J]现代商业，2021(11).

[3]周晓峰数字化时代高校档案管理的创新与优化模式分析[J].福建茶叶，2020(4).

文章来源：张瀚文.浅谈新形势下事业单位会计档案电子化存在的问题及解决措施[J].纳税,2021,15(33):129-130.