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基于大数据模式下的财务流程创新

2021-07-27 198 上传者：管理员

摘要：2020年12月23日,国家发改委在《关于加快构建全国一体化大数据中心协同创新体系的指导意见（发改高技[2020]1922号）》指出:加快构建全国一体化大数据中心协同创新体系,是贯彻落实党中央、国务院决策部署的具体举措。以深化数据要素市场化配置改革为核心,优化数据中心建设布局,推动算力、算法、数据、应用资源集约化和服务化创新,对于深化政企协同、行业协同、区域协同,全面支撑各行业数字化升级和产业数字化转型具有重要意义。本文以出租车费报销流程自动化为例,阐述大数据应用为企业所带来的巨大的经济效益和社会效益。

关键词：
出租车费报销
区块链
大数据
财务管控
财务管理流程
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大数据时代的到来，为企业的管理理念转型带来新的机遇与挑战，容量大、内容广、多样性、速度快等都是大数据的特征。对于企业而言，要提升自身管理能力必须要迅速融入新思维、新模式，要直面大数据所带来的颠覆性的数字化思维与传统管理模式之间的碰撞。财务是企业内部重要的管控部门之一，财务管理流程对企业的运营和管理所产生的影响非常大。如何在大数据时代，利用好新的技术和思想，建立新的管理模式，对企业在未来是否取得更大的发展，起着至关重要的作用。以出租车费报销的财务管理流程为例，对大数据模式下财务报销流程自动化的创新与实现进行探讨。

1、问题的提出

企业差旅费报销制度是通过员工申请、管理者审批、财务人员审核的方式，来达到规范企业财务操作，加强企业内部管理，合理控制费用支出的一种合规管理制度。

现行差旅报销的主要对象有：机票、出租车票、高铁票、船票、公交车费、旅馆酒店发票、餐费发票等。其中，出租车发票是一种单张票据金额比较小，但票据数量比较多的重要财务凭证。并且因公用车的发票具有容易遗失，容易篡改用途，从法律和财务制度上都需要企业全责监管的特性。

在电子票据出现以前，出租车发票是手撕票据。这类票据只体现了用车服务的金额以及用车的起始时间，不能识别出用车的起始地点跟途经行程；有时纸质发票会因油墨较浅而看不清具体信息；有时因为撕票位置偏差而不能获得全部必要信息；因此手撕出租车发票在使用跟监管上存在着严重缺陷。

在电子票据出现后，虽然部分解决了纸质票据的上述管控缺陷，但是用车人仍需要自行垫付车费，还需要用车人在租车平台上申请发票并传送给本企业财务部门作为报销凭证；另外一些企业财务部门要求用车人提交电子用车行程单以证明其办公用途。因此在用户体验的环节，电子发票的应用还具有化繁为简的巨大改善空间。

在大数据时代到来之际，如果通过出租车平台跟企业用户做API端口对接实现了大数据自动互交的话，则会对各关联方带来效率上的革命性提升，这也是区块链技术在比特币之外的又一个重量级的商务应用领域。目前出租车报销自动化在基于网约车的社会接受度越来越高、标准化的API系统对接技术日趋成熟、并能直接给企业带来降本增效的前提下，势必会快速地被推广应用。如果大多数企业广泛应用这种大数据对接的方式，则社会沟通成本将会大大降低。

2、原有的报销模式

打车报销目前流行两种发票方式。

一种是用传统的纸质发票方式进行结算。也就是用车人在服务结束后需要自行垫付服务费，同时跟司机索要纸质发票；然后用车人会自行保存该纸质发票直到在企业开始申请报销手续；在企业管理者审批同意该报销申请后，财务人员会对每一张发票进行验真与查重，并进行基于本企业财务政策的财务审核。

另一种是近年兴起的以电子发票方式进行结算。也就是用车人在自行垫付用车服务费后，在租车平台上填写本企业信息来索取发票；然后用车人将电子发票的影像文件作为凭证向管理者申请报销；最后由财务部门进行审核并做报销款项的发放。

通过上述两种发票报销流程的描述可以知晓：

无论使用纸质发票还是电子发票，在用车人体验的环节，都是由执行该项事务的员工先行垫付费用，并且要求员工在取得相应合法合规的票据及附件后进行报销。繁琐冗长的报销手续降低了员工体验并占据了员工宝贵的工作时间。

在管理者审批的环节，限于现行发票内容中只有金额跟起始时间的信息，管理者审核时的参考数据是不充分的。

在财务管控的环节，财务人员需要逐笔审核发票是否跟报销申请单证相符，每张发票都要验真跟查重，对于审核通过的报销费用则需要分别打到各个员工的银行账号，因此财务操作员的人工业务单据处理量是巨大的。

3、基于大数据模式下的财务流程创新

当前，是否能通过大数据的应用实现租车平台跟企业的OA系统对接，从而实现员工不用垫资，员工不用手动申请报销，管理者在审批时有充分的参考信息，财务部门把逐笔审核变成批量管理的方法呢？

答案是肯定的。在大数据时代，以租车平台跟企业OA系统对接为前提，上述问题可以得到解决。以下是出租车报销自动化最优的流程设计方案：

(1)员工在租车平台的APP下订单租车。

(2)用车结束后，用车信息会从租车平台自动传送到企业OA系统的API端口。

(3)企业通过OA系统将报销内容推送到相应负责人处进行审批。

(4)经审批同意后的信息会形成带有详细信息的采购订单。

(5)企业财务跟租车平台定期对账后，进行统一结算。

4、新模式的优势分析

上述大数据的应用解决了出租车票报销的三个问题。

4.1 大幅度提升了员工体验

因为使用了公对公的结算方式，员工在租车平台的APP上订车并完成行程后，不用自己垫付车费从而减少了员工资金的压力，这成为员工愿意积极使用该用车方式的内驱动力。

同时，在企业跟租车平台批次结算(如每月结算)的前提下，员工在下车时不需要单独索要发票，这样除了规避发票丢失的风险之外，还节约了员工发票收集、发票管理跟发票传递的时间。

另外，如果用车信息从租车平台自动传送到企业的OA系统，员工无需在企业OA系统中手动提交出租车费报销申请。员工从繁琐的报销申请活动中解放出来的时间会转化为企业的生产力。

表1是一个报销时间节约的试算模型。假设员工每次申请打车报销需要5分钟，那么对于一个打车比较频繁的大型企业来说，每用车十万次将会节约8333小时(注：各企业可以根据本企业的实际情况，测算用车人每单报销所用的标准时间)。

需要注意的是，尽管我们要极力通过自动化来提高用户体验，但是大多数企业都需要员工填写因公用车的具体理由，所以在出租车平台的APP上要将用车理由设置成必填项，并且该信息也要传送到企业OA系统中，以确保管理者在审批的时候能够参考员工填写的用车理由来判断用车的合理性。

4.2 大幅度提升管理者的体验

通过大数据的传输，管理者在审批时能看到的信息包括：用车人、用车人所在的组织(行政组织/项目组)、打车起始地点、打车终点、上车时间、下车时间、动态路线图、用车理由。这些全面完整的信息会帮助管理者做审批的客观参考。由于用车大数据具有永久保存性、可追溯性和调用便捷性，所以管理者可以根据需要，在任何一个时点对任何存疑点进行最深入的调查。

另外，现在租车平台可以提供一些专业报表来帮助管理者提升管控力度。常见的报表格式有：各部门的打车金额/次数分析、项目的打车金额/次数分析、加班的打车金额/次数分析、每位员工的打车金额/次数分析、历史上各个月份的打车金额/次数分析等，单次用车超过一定巨大金额的打车统计等。

4.3 大幅度提升财务管控体验

实现大数据系统对接以后，财务人员既不需要逐笔核对报销申请内容，也不需要逐笔核对发票真伪以及查重，并且不需要将报销费用分发到员工银行账号了。使用大数据对接实际上是把财务部门逐笔处理员工报销的流程，优化成了定期(一般是月度)跟供应商对账并结账的流程。

企业跟供应商进行定期结账时一般会协商一个账期，账期的长短则取决于供应商跟用车企业之间的博弈。由表2可以看出，比较长的账期会使得企业的现金流更为充盈，这也是大数据应用给企业带来的重大利益。

根据现行的市场实操经验，租车平台的供应商可以提供税率为6%的增值税专用发票，所以积极引导员工使用公对公的结账方式可以帮助企业用进项税抵扣节约成本。由表3可以看出，在增值税率为6%的前提下，企业每用车100万元可以抵扣6万元的进项税(注：各个租车平台供应商的增值税率不同，可以根据实际情况测算可抵扣金额)。

从审计的角度来看，区块链数据不容易被篡改，能够实现去中心化存证，保证数据可追责性和真实性。基于用车人的打车行为而产生的原始数据在出租车公司、企业以及政府主管部门之间得到了互交使用，这其实就是一个区块链大数据最典型的应用。

5、结论与展望

大数据时代，数据的获取量、处理量都是呈几何级快速增长。对于任何一个以大数据为支撑的应用，人类无法再用增加人手的简单方式来对应了。所以拥抱变革、用精准的流程设计跟先进的数字化工具来进行业务管控是最科学的方法。

利用大数据进行出租车费报销流程的自动化方案目前只在国内初步兴起，未来大多数企业都接纳并采用的话，会大大提升整个社会的运营效率。

与打车报销流程的大数据应用相似，对于机票、动车、公交车、差旅住宿、餐饮等规模性采购的企业也可以考虑使用大数据对接的方式来实现自动化，从而降低管理风险和管控成本。

未来随着大数据应用技术的成熟，可以实现供应商、企业、政府、个人的区块链数据的共享。区块链技术的使用可以促进各方之间的信任，约束机会主义行为，提高信息透明度，智能合约也会避免违约问题，由此提升企业运营效率，从而推动国家级数字化社会的形成。

参考文献:

[1]中华人民共和国发展改革委员会关于加快构建全国--体化大数据中心协同创新体系的指导意见(发改高技[2020]1922号)[EB/OL][2020-12-21].

[2]刘学强关于大数据时代下企业财务管理的创新研究[J].中国商论.2021(01)-

[3]林建琰大数据时代下企业费用报销管]控探索[J].财学习.2020(17).

文章来源：曲溟.大数据时代出租车费报销流程自动化的探讨[J].中国商论,2021(14):152-154.