首页 > 论文范文 > 社会科学论文 > 经济学论文 > 企业经济论文 > 数字转型背景下企业电子文件单套制归档实施策略研究

数字转型背景下企业电子文件单套制归档实施策略研究

2024-04-17 49 上传者：管理员

摘要：文章阐述了企业电子文件采用单套制归档管理的优势，分析了企业在实施电子文件单套制归档管理中存在的问题，最后针对企业在单套制实践中遇到的问题，有针对性地提出单套制归档管理实施策略。

关键词：
企业档案
单套制
实施策略
电子文件
电子文件归档
加入收藏

随着国家和社会数字转型的需求越来越迫切，加之信息技术不断发展，对单套制管理的研究与实践也成为热点。我国过去长期实行的双套制管理模式，已经无法适应企业对工作效率的不断追求，管理弊端逐渐暴露。2016年以来，国家档案局积极推进全国各地机关、事业单位和企业开展单套制试点工作，已有不少单位顺利通过验收。我们应积极响应国家数字转型的号召，紧跟时代潮流，适应新动态，及时归纳总结调研情况及实践经验，引导企业电子文件归档管理从双套制向单套制转变，以解决企业档案管理的实际问题，助力企业提升经营活动效率，实现更大的经济效益。

一、企业采用电子文件单套制归档管理的优势

1. 节约管理成本。

重要程度一般的电子文件转化成纸质形式需要消耗大量的纸张、打印耗材等，档案管理人员的时间精力、设备维修保养等也是成本。单套制管理能够节省档案存储的物理空间。每年纸质档案的增量需要占用大量物理存储空间，这给企业电子文件管理带来了严峻的考验。单套制管理能够利用技术手段节约管理成本。企业内部使用的办公自动化系统、业务系统和电子文件单套制管理系统实现了有效对接，并运用技术手段省去了档案管理过程中重复或者不必要的环节，如鉴别、剔除重复副本等。

2. 创新管理模式。

单套制管理不再依赖传统管理模式对纸质文件进行整理归档，在企业办公过程中，办公自动化系统、业务系统与档案管理系统能够进行实时对接，实现了电子文件生成、流转、办理、在线归档与管理等环节同步进行。电子文件单套制管理模式清晰地认识到传统纸质文件和电子文件双套制管理模式的弊端，尝试创新管理模式，是在档案管理领域作出的重要的新尝试。

3. 提高工作效率。

电子文件从生成到最终归档，摆脱了时间、空间的限制，业务部门形成的电子文件可以直接通过网络从业务系统向档案管理系统流转，随着业务处理流程随时归档，各立档单位能够实现实时在线归档，灵活性较强。电子文件生成后立即开展归档工作，归档流程更加简洁、易操作，既提高了归档效率，还能有效避免因归档不及时给企业造成经济损失，工作效率较之前的纸质文件归档有很大提高。单套制管理模式使得企业省去了传统纸质档案管理中的分类、装订、排列、装盒等许多重复劳动的工作环节，节省了档案管理人员大量的时间和精力。

4. 档案资源高度共享。

单套制管理能够快速、精准地检索到利用者所需内容，便于信息提取与利用。在检索纸质档案时，通常利用者提供的线索比较模糊。而“对电子文件的检索，用户可直接输入与利用需求最贴合的关键词进行检索，若是没有明确的关键词，也可输入多个关键词批量检索出相关性较高的内容，可以实现高质量检索，保证检索的查全率和查准率”[1]。单套制管理能够实现档案资源高度共享，有利于最大限度发挥电子文件的价值。多个利用者可以同时检索、利用同一份电子文件，并且能够保证每个利用者看到的电子文件版本一致，不必进行内容鉴别与版本筛选。另外，电子文件可通过互联网进行远程传输，不受空间限制。

二、企业实施电子文件单套制归档存在的问题

1. 政策法规和行业标准尚不完善。

电子文件归档相关法规制度的制定存在滞后性。2020年6月20日修订通过的《档案法》提出“电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规”“电子档案与传统载体档案具有同等效力”等要求,为电子档案单套制管理提供了原则要求和法律支撑。这是《档案法》自1998年制定实施以来的首次修订，技术发展与法规出台之间存在着巨大的时间差。最近几年，国家层面、行业层面的电子文件归档、管理相关规范标准才陆续出台，填补了国家标准、行业标准领域的空白。当前，仍然存在电子文件归档、管理技术研究和配套法规制度发展不平衡、不同步的问题，导致在企业推行电子文件单套制管理时遇到阻力。

2. 硬件设备与软件系统障碍。

硬件设备的运营与维护投入不足。各企业数字化、信息化基础与水平参差不齐，有些主管档案业务的领导对此重视程度不够，计算机、数据库服务器、应用服务器、扫描仪等设备配置满足不了实际需求，日常缺乏专门的运维人员对设备和业务系统进行日常检修与维护等，这些都会对业务系统的长期可用造成危害，进而对数据信息的安全稳定产生较大影响。

软件系统衔接不顺，不同平台各自为政，缺乏统一接口。当前，各企业的业务部门与档案管理部门间存在分散管理情况，不同部门使用各自独立的业务系统，这些系统大多是由不同软件公司开发的。“不同系统对电子档案的数据存储格式、存储结构、存储规则要求不同，同时也对系统运行的硬件和软件提出不同的要求。”[2]电子文件在业务系统和档案管理系统的流转过程中可能被更改或损坏，最终给电子文件的移交和接收检测制造障碍。

3. 存在安全隐患。

硬件设备和网络环境对电子文件单套制管理构成安全隐患。电子文件的生成依托于计算机等硬件设备，业务系统和档案管理系统依赖网络存在、运行，如果硬件设备出现故障，业务系统和档案管理系统网络环境不稳定，或是受到黑客攻击、病毒入侵，都会对电子文件的生命周期造成不良影响，给电子文件本身造成损害，可能导致无法满足电子文件移交和接收检测要求，危害严重时可能会使整个系统崩溃。同时，人为操作对电子文件单套制管理也构成安全隐患。电子文件的生命周期全程都需要人的参与，因此在人为操作过程中的各种主、客观因素会对电子文件造成损害，这是最有可能产生的安全隐患。

4. 专业人才队伍建设不够完善。

管理人员的主观意识和工作理念还未完全转变，业务素质和专业技能提升不足。电子文件单套制管理模式这一新生事物目前缺乏可供基层参考和实践的成熟的制度与标准，管理人员不能全面了解归档要求，不能熟练掌握电子文件归档的操作流程，在实际操作和管理中难免存在不规范现象，影响归档效率。另外，企业对档案管理人员专业培训重视程度不够，后续人才储备不足。当前，企业开展的培训主要侧重点在档案管理技能、计算机领域知识与管理系统操作等，档案管理人员数量储备不够充足，对信息安全意识和风险防范方面的培训也不到位。

5. 企业实践应用经验不足。

由于单套制管理模式起步晚，企业在实践应用中经验不足，可供参考的案例较少，暴露了一些管理痛点。例如，文书档案中有些涉密的文件不能全程在系统中进行流转，需要以纸质形式办理、归档；人事档案在生成时一般都是纸质形式，类似的还有实物档案，都需要进行数字化处理才能纳入单套制管理；会计档案方面，电子发票可以实现审批电子化，但报销时需要打印纸质版本装订到会计凭证中，因电子发票可多次使用，电子发票查重验真工作量较大，存在重复报销的风险。这些在实践中遇到的各类问题都是电子文件单套制归档管理在基层推广应用的短板。

三、企业电子文件单套制归档实施策略

1. 法律政策、规范标准先行。

为使电子文件单套制管理模式在实践中能够得到有效运行，制定完善的法律法规和平台标准等是根本。2020年6月20日修订通过的《中华人民共和国档案法》为电子文件单套制管理提供了原则要求和法律支撑。在现行的电子文件单套制管理模式的实践过程中，对于如何确认各类电子档案的凭证效力等问题还存有争议，尚无较多的案例可供参考实施。“可以采取听证、专家讨论等形式，对电子档案的取证、鉴定、审查等程序进行明确的法律规定，通过制定明确的法律法规，确定电子档案的证据证明力认定制度，确保电子档案在使用过程中有法可依、有章可循，明确电子档案的法律效力，保障电子档案内容的合法性。”[3]

2. 做好顶层规划，破除系统障碍。

在硬件支持方面，企业档案管理部门在采购所需硬件设备时，在预算允许的情况下应当尽量购买当下最新的型号。硬件设备、器材的更新换代非常迅速，从节约资金、保证设备采购性价比、为企业服务时间更长等因素考虑，应该尽量使用最新或较新的硬件设备，能够有效避免因数据迁移等操作带来的数据损坏、丢失等问题。在软件支持方面，应当完善业务系统与档案管理系统的对接。在系统设计时就应当从需求出发，档案管理部门提前介入，在软件开发过程中一次性解决各种问题。业务系统与电子档案管理系统的接口、框架、操作流程设计等要尽可能保证兼容性，要尽量解决不同系统之间的对接难题。电子档案管理系统需要具备一定的灵活性，也需要具备可持续性和可拓展性，不仅能够满足当前各种类型电子文件管理需求，还应该能够适当满足未来出现的新需求。“随着互联网技术在各个行业的应用，企业可按照需求采购技术成熟的电子档案管理系统，也可自主研发适合单位内部的系统，如上海自贸区开发设计出切实有效的电子文件归档和电子档案管理系统，保证单套制归档的顺利进行；江苏省电力公司在试点中积极实现业务系统、办公自动化系统与电子档案管理系统的对接，监督贯彻全过程，从源头保障电子文件的完整性和准确性，更有效地促进开展电子文件单套制归档。”[4]

3. 排查治理隐患，安全分级管控。

在制度建设方面，要建立安全风险隐患排查制度，设置安全责任人，分项排查各种等级的风险，实施分级管控。排查内容包括硬件设备的物理安全、电子文件保存系统环境的安全性等。档案管理人员要跟踪重点风险部位，定期巡查重点地段，确保安全隐患消灭在萌芽状态。另外，还要建立备份制度和保密制度。企业应对数据备份工作给予关注，尤其要重视涉密或者利用权限受限的数据，通过遵守定期备份、保密制度等手段进行信息维护，有效防止电子文件因保存不当等人为因素而出现数据丢失、泄露问题。

4. 多措并举，加强人才队伍建设。

在人员配备方面，企业应当通过组建技术团队的方式，保证相对固定的技术人员专门负责开发和维护业务系统和档案管理系统，针对电子档案管理系统运行中遇到的各种问题及时提供相应的解决方案，保障系统日常运行的安全性和稳定性。在提升人才素质方面，档案管理团队应当优先选用具有一定专业知识和丰富经验的工作人员。要加强信息技术、计算机等领域知识的学习，随着技术的发展更新档案管理理念与方法，也鼓励在职人员提高专业知识与技术水平，多与同行进行业务交流或深造。在人才培养机制改革方面，应建立岗位激励机制和学习保障机制。档案管理部门要为工作人员提供良好的职业规划，不仅要提供企业内部职位晋升空间，还应提供学习深造的机会来提升自身知识技能水平，通过完善多元化的薪酬管理体系和岗位激励机制，将考核评价、业绩管理和个人学习目标结合，激发员工内生动力。

5. 试点先行，扩大推广范围。

首先，要增加试点数量。积极推动更多企业或机构加入电子文件单套制管理试点工作中，鼓励基础条件好、设施完备的企业尽快开展单套制试点工作，对条件欠缺但是愿意尝试单套制的企业，应给予资金或是技术上的支持。其次，要丰富试点类别。应当在更多的领域、行业开展单套制试点工作，争取做到在大多数行业和领域都有实践案例，有一些经验可供借鉴。最后，要加强试点推广力度，由点及面，探索帮扶合作机制，为缺乏资金和经验的单位提供指导。例如，派驻专家前往提供技术支持，帮助搭建电子文件管理系统平台，培训人才，加强队伍建设，确保试点单位取得实际成效，推动电子文件单套制管理模式在更大范围内的应用。

参考文献:

[1] 王敬野.电子文件单套制归档研究[D].沈阳:辽宁大学,2021:22.

[2]夏娟.浙江省政府电子档案单套制管理研究[D].西安:长安大学,2021:25.

[3]唐艺倩.电子档案单套制管理策略研究[D].湘潭:湘潭大学,2020:27.

[4]王敬野.电子文件单套制归档研究[D].沈阳:辽宁大学,2021:47.

基金资助:辽宁省档案科技项目“数字转型背景下辽宁省企业电子文件单套制归档管理应用实践”(项目编号:2022-X-019);

文章来源:杨天昊.数字转型背景下企业电子文件单套制归档实施策略研究[J].兰台世界,2024(04):53-55.