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大型企业档案管理模式发展趋势分析

2022-02-07 120 上传者：管理员

摘要：通过介绍我国档案事业管理体制和企业档案管理体制的发展与演变，并结合中国石化各企业档案管理模式，分析大型企业不同档案管理模式的优劣，探索大型企业档案管理模式发展趋势，指出以知识管理为导向的档案集中统一管理模式成为现代企业档案管理模式的有益探索。

关键词：
企业信息化
企业档案
企业管理
档案管理
管理模式
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企业档案管理体制是指企业档案管理组织制度和形式。随着现代企业制度的建立与企业信息化的发展，大型企业管理体制与企业经营形态不断变化，企业档案管理内容复杂化、管理手段多元化、管理范畴动态化，这些变化必将引起企业档案管理体制的变革。

1、我国档案事业管理体制的发展与演变

目前国际档案界在划分档案管理体制类型时较为普遍采用的是比利时国家档案局局长萨比在1960年召开的第四届国际档案大会上提出的方法。他按中央与地方档案机构间的关系，把档案事业管理体制分为分散式和集中式两种类型。我国实行党政档案“统一领导，分级管理”原则指导下的集中式档案事业管理体制，国家根据有关法律、法规在中央和地方各级政府中设立档案行政管理部门，分级统一掌管全国档案事务。

我国的档案工作源远流长，但发展成一项事业，则在新中国成立后。在党和政府的领导、组织下，一个既包括档案馆工作又包括档案室工作的国家规模的、集中统一的社会主义档案事业逐步形成，“统一领导，分级管理”的档案事业管理体制得以确立。这一体制的形成、发展过程以“文革”为界，前后呈现出不同的特点：建国后到“文革”前这十七年，我国的档案事业管理体制从分散逐步走向高度集中统一，档案工作的基本原则和管理体制在这一时期基本定型；“文革”后特别是十一届三中全会后，我国的档案事业管理体制从高度的集中统一走向集中原则下的适度分散。

国家档案局主管全国档案事业，对全国的档案事业实行统筹规划、组织协调、统一制度监督和指导。地方各级档案局主管本行政区域内的档案事务，并对本行政区域内机关、团体、企、事业单位和其它组织的档案工作实行监督和指导。中央和县级以上地方各级、各类档案馆，是集中管理档案的文化事业机构，负责接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范围内的档案。

长期以来，按国家档案管理体制设置，县级以上地方各级档案管理体制模式为档案局、档案馆合一，履行地方各级档案事业行政管理和档案保管、利用两种职能。

2018年根据机构改革要求，县级以上地方各级档案机构实行档案局、档案馆分离，档案管理行政职能划归同级党委办公厅/办公室，办公厅/办公室对外加挂档案局牌子；县级以上地方各级档案馆作为同级党委直属事业单位，履行档案保管、利用职责，归口同级党委办公厅/办公室管理。

2、我国企业档案管理体制的发展与演变

我国企业档案管理体制的研究历史较短，始于20世纪80年代。1984年，中共十二届三中全会通过《中共中央关于经济体制改革的决定》（简称《决定》）。该《决定》提出，实行企业所有权同经营权适当分离，扩大企业自主权，发展多种经济形式。而且，《决定》确认集体经济是社会主义经济的重要组成部分，个体经济是社会主义经济必要的、有益的补充。这一文件的发布对企业生产经营活动产生了巨大的影响；同时，也相应影响到企业档案工作。因此，我国开始了对企业档案管理体制的有关研究。在外部管理体制上，一般主张专业主管机关要从直接管理向宏观管理转变，依靠协作组、行业协会等来指导企业档案工作；在内部管理体制上，多数人认为综合化、现代化的企业档案信息中心是改革的重要方向。

1995年，全国企业档案工作会议就新时期的企业档案管理体制形成共识，认为：“企业档案工作在档案行政管理部门的宏观管理下，依靠现有的企业主管部门，形成档案行政管理部门与企业管理部门密切配合、分级管理与属地管理相结合的管理体制。”这表明，随着市场经济体制的确立和政府职能的转变，档案行政管理部门对企业档案工作的管理，已无法再单纯地依靠行政指令实现。在这种情况下，档案行政管理部门只能通过提高宏观管理能力，以立法和执法监督为主要手段，分门别类地对企业档案工作的进行监督、指导。

3、大型企业档案管理模式介绍

大型企业应结合企业规模、管理模式和发展需要，建立与企业相适应的档案管理模式。目前，大型企业档案管理模式按照集中程度可分为集中统一管理、分级管理、分散管理三种。在大型企业及其所属二级单位中，混合设立多种管理模式的情况较常见。

以中国石化为例，中国石化档案工作实行统一领导、分级管理原则。集团公司综合管理部是中国石化档案工作的归口管理部门；负责贯彻执行党和国家有关档案工作的方针政策和法律、法规，制订并组织实施中国石化档案工作的发展规划、管理制度和业务标准规范；负责宏观协调、监督和指导各单位档案工作；负责中国石化总部档案管理工作。集团公司人事部负责对集团公司干部人事档案工作进行宏观指导、政策研究、制度建设、协调服务和监督检查，负责集中管理党组管理的领导人员、党组委托人事部管理的领导人员和总部机关（含总部部门派出机构）人员的人事档案正本。股份公司油田勘探开发事业部是股份公司地质资料管理业务的归口管理部门。

中国石化所属各企、事业单位、股份公司各分（子）公司负责本单位档案管理工作。目前，中国石化各企、事业单位按照企业规模分别设立了档案管理中心、档案馆、档案室，负责单位的档案管理工作。各单位的档案管理模式按照集中程度可分为集中统一管理、分级管理、分散管理三种。

3.1 集中统一管理模式

指由档案部门对本单位档案实行集中统一管理。其标志：一是对全部档案实行集中或相对集中管理；二是建立统一的档案管理制度。如中原油田、镇海炼化、北京石油分公司。中原油田1994年开始实行“专业化管理、区域性服务”档案管理模式。档案管理中心（档案馆）为油田直属正处级单位，对全油田档案系统的人、财、物实行统一管理，承担中原石油勘探局有限公司、中原油田分公司、中原石油工程有限公司所属各单位各类档案资料的管理任务；同时还负责油田地质资料管理、史志编纂工作，是全油田档案工作的职能机构和档案资料的管理服务中心。该中心设综合（党委）办公室、业务指导办公室、安全环保办公室、史志办公室、地质资料管理室等5个机关部门，16个基层档案室。

各基层档案室作为档案管理中心的派出机构，负责所在区域油田各单位档案工作的监督、检查、指导及各类档案资料的实体管理，同时为所在区域所有油田单位提供档案服务。油田各专业公司下属单位分别指定一名领导分管本单位档案工作，机关各部门、三级单位设有兼职档案员，负责本单位应归档文件材料的形成、积累和向本区域档案室的归档工作。2002年镇海炼化在公司机构扁平化改革中，按照集中统一管理的模式，设立公司档案馆（隶属公司综合管理部），对全公司档案工作实行统一领导、统一制度、集中保管，各部门和二级单位均不设档案室，所产生的档案统一向公司档案馆归档。2008年北京石油分公司在销售系统首家成立了综合档案室（隶属总经理办公室），建立统一规划、统一管理、统一标准的规范化、专业化档案管理体系，对全公司档案实行专业化管理。

从理论上讲，集中统一管理模式适合所有类型的企业，但从具体实施中往往受到企业规模、企业管理体制、企业技术水平的制约，集中统一管理的程度会有所差异。其优点是：便于维护档案的完整与安全，有利于形成统一的档案信息利用中心。档案的集中统一管理模式，符合国家档案局“进一步提高档案资源集中管理能力，实现更高层次上的档案集中统一管理”的要求。该模式有利于企业档案工作的全面建设，充分发挥企业档案的整体功能，是中国石化各企业档案管理模式设置的发展方向，在中国石化炼化企业中较常见。

3.2 分级管理模式

指在企业内对档案实行分级管理。其适用范围：一是由多法人组成的集团公司，实行以法人为基本的分级管理；二是单一法人企业内为便于有关部门就近利用档案而实行分级管理。如胜利油田、仪征化纤、湖南石油分公司等现行档案管理模式即属此类。胜利油田档案系统实行两级管理，在油田层面设档案管理中心，属正处级单位，各二级单位设有综合档案室共64个。档案管理中心既负责制订油田档案工作发展规划与计划，建立健全油田档案管理规章制度，指导和检查各二级单位档案管理工作；同时又负责保管油田机关各部门归档档案和各二级单位需要进馆保存的重要档案资源，是油田档案信息资源的保存基地和利用中心。各二级单位综合档案室在业务上接受油田档案管理中心的业务指导和检查；同时又负责本单位档案管理工作，对本单位需归档保存的档案进行集中管理，是本单位档案信息资源的保存与利用中心。这种管理模式的优点是管理灵活、职责明确、利用方便，这种档案管理模式在中国石化油田企业和销售企业中较常见。

3.3 分散管理模式

指在企业内由不同部门对各自形成的档案进行管理。这种管理模式的缺点是对企业档案管理缺乏整体规划，对跨类别或新型档案的管理往往会出现管理上的空白或交叉，同时也不利于档案的安全和利用。中国石化原则上不推荐此模式。

4、大型企业档案管理模式发展趋势分析

4.1 大型企业档案管理模式发展面临的新形势

档案工作是一项事关党和国家事业发展的基础性、支撑性工作，是企业管理的基础。大型企业档案是企业各项活动的记录，不仅具有重要的信息价值，而且具有极高的参考价值和证据价值，在维护大型企业权益、保障生产经营、促进科技进步、推动文化建设、维护企业稳定、保护职工利益等方面的作用无可替代。部分大型企业在深化改革过程中，出现了档案管理机构层级下降、职能弱化、人员减少等情况。国家档案局于2019年发布《关于在深化国有企业改革中加强档案工作的意见》（档发[2019]1号）（简称《意见》）。

《意见》要求企业要深入贯彻习近平新时代中国特色社会主义思想和党的十九大精神，落实党中央国务院关于档案工作的决策部署，适应企业生产经营和改革发展稳定的需要，切实增强政治意识和大局观念，充分认识档案工作的重要作用，设立合理的档案管理模式，确保档案部门能有效履行《档案法》赋予的档案业务监督指导和档案保管、利用两种职能。随着企业管理体制的改革，企业开始探索社会力量参与档案工作，在部分档案业务中推行业务（服务）外包形式，解决部分单位档案整理、保管、利用等工作人员紧缺、馆藏空间不足等问题。国家也鼓励有条件的企业对外承揽档案业务。企业档案管理出现新模式。

4.2 以知识管理为导向的档案集中统一管理模式成为现代大型企业档案管理模式的有益探索

随着企业知识管理的加强及信息技术的不断运用，档案管理的职能也在发生相应的转变，大型企业需拥有全新的档案管理模式以适应这种需要。现代大型企业档案管理职能的根本转变，主要体现在从过去对档案实体的管理转向注重对档案内容即知识的管理，并强化对档案知识的开发利用，实施档案管理的智能化服务，实现大型企业档案知识资源的共享。这就要求必须转变观念，将档案管理真正看成是大型企业知识管理的重要组成部分。在大型企业知识管理的整体要求和规划下完善档案管理体制。大型企业档案管理的根本出路在于通过变革，适应时代与环境变化的要求。知识管理作为知识经济时代的管理范式，能为档案管理变革提供新的思路。以知识管理为导向，构建集中统一的档案管理模式将是现代大型企业档案管理体制发展的有益探索。

以知识管理为导向的档案集中统一管理模式是要求大型企业设立管理机构对企业形成的文件、档案、图书、情报、电子数据、信息资源等各类知识实行集中统一管理，并实现无缝链接管理和有效共享、利用。该管理机构的设置，将是决定企业档案知识能共享的组织因素，因此，在大型企业实现档案知识资源集中统一管理模式中，包括“大型企业档案知识资源管理平台”的建设、运行与维护，都需有专门的机构负责。一般而言，根据大型企业类型、规模、内部管理体制的不同，可选择不同的管理机构设置：

4.2.1 大型企业档案馆（室）；

4.2.2 大型企业图书、情报、档案一体化机构，如档案信息中心、情报信息中心或信息中心等；

4.2.3 设置新的管理机构，这个机构可取名为“知识资源管理中心”，但无论是哪种，它必须能充分保证将大型企业的档案知识资源管理平台建设成为整个大型企业档案知识资源（包括电子文件）的收集装置、加工仪器、存储场所、传递通道和服务系统。借助于这个平台，使大型企业任何部门和员工，可在任何时间和地点，通过最简便的方式，最迅速地利用所需的档案信息、知识，充分实现大型企业档案知识的价值，通过对这些大型企业档案知识资源的充分利用，提高大型企业的生产效率、经营管理水平和创新能力。

5、小结

总之，信息技术的发展，数字技术的应用，使大型企业办公自动化水平大大提高，也使得传统的档案管理模式遇到挑战。只有与时俱进、充分利用科技手段、信息技术、信息资源，全方位、多角度、高质量、高效率地揭示大型企业档案信息的内容特征，方便、随时、快捷、有价值地为大型企业提供服务的档案模式，才是现代大型企业档案管理的先进模式。

参考文献:

[1]张斌.《现代企业档案管理体制与模式研究》[R].I创新:档案与文化强国建设——2014年档案事业发展研究报告集:2014.

[2]《中国石化档案管理》编写委员会.《中国石化档案管理》[M].北京:中国石化出版社,2013:221-222.

[3]朱惠珏.《论建国后我国档案事业管理体制的演变》[D].浙江:浙江大学,2007.

[4]陈丽萍.《我国企业档案管理体制的发展与演变》[D].福建:福建师范大学,2011.

文章来源：刘华萍.大型企业档案管理模式分析[J].办公自动化,2022,27(03):50-52.