摘要:档案管理工作主要是将各类信息清晰、准确、完整的记录下来,是为了便于后期的查找和使用。这项工作对机关事业单位发展有着重要意义。档案管理工作人员的素质、工作流程与制度、对信息化技术的运用等因素,都对档案管理有着直接影响,也是档案管理工作开展得重难点。对此问题,阐述机关事业单位档案管理工作的意义,以及工作难点,针对性地提出解决对策。
随着社会的发展,机关事业单位改革工作也在不断推进。档案管理作为其重要组成部分,对单位工作的开展有着重要影响。档案记录的是机关事业单位每个人的信息,这样有助于单位人才资源的优化配置。在信息技术快速发展的大背景下,档案管理部门需要在各个方面做的与时俱进,不断创新,才能有效提高档案管理成果。
一、机关事业单位档案管理工作的意义
(一) 为后期管理提供参考依据
档案管理中所记录的,不只是职工的各项信息,还有机关事业单位在发展过程中所取得的成就、对各项工作的总结分析,以及单位的发展历程,是集中管理的重要体现。单位在后期管理过程中不仅可以参考档案信息,通过对信息资料查询熟知单位过往,找到之前地相同案例有效地处理问题;还可以对信息资料加以利用,完成人事调动,实现单位人力资源的优化配置。档案管理对信息资料的汇总和梳理,对企业的发展有着至关重要的作用,所以机关事业单位必须做好档案管理工作。
(二) 有助于机关事业单位发展
档案管理是机关事业单位重要的组成部分,并不只是简单记录职工信息的资料,还是单位发展的业务基础。高效的档案管理方式是单位管理能力的重要表现之一,科学开展档案管理工作能够让领导层充分了解单位的运行状况,有助于领导层做出的决策更加正确。所以必须对档案管理工作给予足够的重视,使档案管理更加规范化。此外,加强档案管理工作,从管理理念和工作方式上进行创新,顺应新时代探索新的管理途径,高效反映本单位情况,既有助于社会经济稳健发展,也能够提升单位的综合实力,有助于机关事业单位发展。
二、机关事业单位档案管理工作的难点
(一) 档案管理人员综合素质有待提高
少数机关事业单位在档案管理方面,并没有配备专业人员,而是调用其他岗位的职工兼职档案管理,或是聘用临时工作人员来管理档案。由于专业人员的欠缺,管理工作者身兼数职,容易导致其面对繁杂的档案管理工作时出现纰漏;对于细节问题的疏忽或者错误,容易导致档案管理混乱不堪。虽然有些单位配备了专职档案管理人员,但大多工作态度消极应付,对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识,也会让档案管理工作的效果不如人意。诸如此类问题还有对本职工作没有责任心和认同感;档案归类不够整齐合理;对信息资料的更新不够及时,导致档案资料难以最大限度发挥作用。此外,单位人员流动时,没有做好档案管理工作的交接,也会导致信息资料缺失。
(二) 缺乏科学的档案管理和利用机制
机关事业单位能有序开展档案管理工作,离不开完善的规章制度和规范的工作流程。目前少数机关事业单位的档案管理工作,仍是让各部门自行管理,使得档案资料分散在各个科室,没有统一管理会大大降低档案的使用性。同时,部分单位还沿用“信袋式”档案管理,纸质管理手段增加了工作难度;不科学、不专业的管理方式,使信息提取难度加大,使用起来比较麻烦,难以充分发挥档案的作用。
(三) 档案管理工作信息化程度比较低
随着现信息科学技术的迅猛发展,互联网信息技术的广泛运用,已经深度到我国人民群众日常生活和事业中的,所以,单位的档案管理工作也必须要顺应这一形势,不断改革创新,利用现代科学技术更好地对档案进行管理。电子档案相对于传统的纸质档案,存储范围大,保存方便,而且能高效收集、整理、分析信息资料,便于提取和利用信息资料。虽然有些单位已经采取了信息化档案管理,但在保密方面还有待进一步加强。
三、机关事业单位档案管理工作难点解决对策
(一) 提高档案管理人员的综合素质
档案管理工作具有专业性、复杂性和综合性的特点,这要求工作人员要有较高的素质,不只是较强的专业素质,还要有较高的道德素养,和对本职工作的认同感和责任心。档案管理人员的素质对档案管理工作有着重要影响,所以单位必须注重对人员的培养。首先,要选用专职人员负责档案管理工作,避免管理人员频繁变动,加强人员的稳定性。其次,要定期对档案管理人员进行培训,学习先进的档案管理知识,提高工作人员的综合素质。档案管理工作也要与时俱进,对档案管理工作人员进行考核,敦促工作人员对过往工作进行总结分析。进而提高其道德品质和工作能力,更好地做好本职工作。
(二) 不断完善档案管理和利用机制
机关事业单位需要认识到档案管理的重要性,根据实际情况完善档案管理和使用机制;明确各岗位工作人员的职责,严格按照档案管理制度和流程开展具体工作,杜绝违法违规行为的出现。同时,要对档案管理人员进行统一领导,分级管理。根据制度要求分类管理档案信息,确保档案管理工作更加科学。各单位应当成立专门的档案管理工作小组,对档案管理工作制定详细计划;并以此做为重要依据,保证档案管理工作的有序开展。
(三) 提高档案管理信息化建设程度
为提高档案管理工作的效率,单位不仅要在思想上的重视,还应做好物质投入工作。充分运用现代化设施管理档案,提高档案信息化程度。随着科学技术的快速发展,互联网信息技术也不断普及,加强档案信息化建设,能够有效提高工作的效率。有助于档案资料的分类,为机关事业单位发展提供更全面、更专业的信息资料。信息化档案能够更全面搜集资料信息;管理档案工作人员应当加强对图像与影音等资料的记录。同时,还可以建立档案信息资料共享平台,便于信息资料的登记与查询,提高信息资料的使用率。提高档案管理工作信息化程度,工作人员也应当学习相关知识,激发自身积极性,掌握相关安全知识,做好部分档案的保密工作,使档案管理工作更加科学安全。
(四) 提升管理工作的创新服务意识
档案管理工作要跟随时代脚步,在新形势下提升创新服务管理意识。对此,机关事业单位档案管理工作,可以利用互联网平台便捷的优点,开通自主查询和分类查询信息的功能,及时补充更新档案资料,使档案资料更为准确有效,为单位发展和领导决策提供重要依据。档案管理工作者只有转变保守思想,将单位实际发展情况与档案管理机制相融合,进行创新管理,才能有效提高档案管理工作的质量和效率,使档案管理工作取得进步。
四、结论
各单位要对档案管理工作给予重视,制定符合单位发展的档案管理机制,找准工作重难点,并积极解决档案管理工作存在的问题,提高档案管理者的素质,引入信息化技术,培养员工的创新服务意识,使档案管理工作更加科学化和规范化,为单位发展提供保障。
参考文献:
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文章来源:武晋梅.机关事业单位档案管理工作的难点及解决对策[J].文化产业,2021(14):145-146.
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2023-12-28我要评论
期刊名称:北京档案
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主管单位:北京市档案局
主办单位:北京市档案局,北京市档案学会
出版地方:北京
专业分类:档案
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创刊时间:1984年
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