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数字时代医院档案室管理路径研究

2024-04-16 6 上传者：管理员

摘要：随着计算机技术和网络技术的发展，数字技术对医院档案室服务和管理模式作出了重大贡献，并对医院档案管理产生了深远影响。当前，数字化技术已在我国一些大型医院中得到应用，并获得显著效果。然而，我国绝大多数的医院档案数字化管理进程缓慢，数字档案管理工作面临严峻挑战。本文对数字时代医院档案管理路径进行研究，随着数字化技术的发展，医院数字档案管理问题将得到更好的解决，并能为医院档案室整体创建和发展作出贡献。

关键词：
信息安全
医院档案
数字化
数字时代
管理路径
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一、前言

随着计算机网络技术的发展，人类进入数字化新时代。数字化对医院档案管理产生了新的影响，传统医院档案管理方式逐步向数字档案室转变。引进数字技术，建设数字档案室，提高医院档案管理水平，成为数字时代医院档案管理的新路径。在经济发达的地区，一些大型医疗机构通过建设数字档案室，档案管理水平显著提升。然而，在一些经济欠发达地区，医院档案室的数字化建设进展缓慢。许多医院的数字档案室投入了大量资金，但收效甚微，数字时代医院档案管理缺乏成熟的模式。为明确数字时代数字档案室建设的重要意义，梳理医院档案数字化管理存在的主要问题，探索一种成熟的档案管理方法，本文对数字档案室管理路径进行了探讨。

二、数字档案室概念、产生背景及其应用价值

1. 数字档案室的概念。

医院数字档案室是依托现代数据库技术、扫描技术、存储技术和计算机技术等，对医院档案资源进行收集、整理和存储的一种管理方式；同时，数字档案室依托网络平台或集成化系统为患者、医生、科研工作者等用户提供信息资源使用和共享服务。医院数字档案室具有三大典型特征：一是医疗档案信息资源的海量与异构性；二是医疗档案信息传递的网络化；三是医疗系统内数字档案室之间的互联性和共享性[1]。

2. 数字档案室产生的时代背景。

数字档案室的产生具有典型的时代背景。数字技术的出现宣告了便利化、低成本和互通互联时代的到来，数字化将人类带入了一个资源共享的新时代。随着全球数字化的发展，数字档案室的出现顺应了数字化和信息化的时代潮流，是医院进行档案管理方式改革，实现信息技术存储方式转型的必然趋势。

3. 数字档案室的应用价值。

医院档案采用数字化管理方式必将对医院档案管理产生积极影响。当前，我国对医院档案数字化应用的探索还处于起步阶段。由于数字化技术的便捷性，数字档案资源管理在医疗系统中必将得到广泛应用。医院档案采用数字化管理模式，基于计算机技术和全新的服务理念，将创新医院档案室的资源开发、运营方式、管理成本、创新方式、服务体系，提高医院档案数字化管理的应用价值。

三、数字时代医院档案管理面临的挑战

数字时代，医院档案数字化管理也面临着严峻的挑战，主要集中在以下几个方面：

1. 档案管理数字化意识薄弱，缺乏建设规划。

进入21世纪以来，数字档案室建设已成为各地区各级医院档案室的重点工作。一些大型公办医疗机构已经着手建设电子档案管理系统、电子档案数据库、档案信息采集中心、电子档案登记备份中心等。尽管数字档案室建设的效果开始凸显，但是在进行大量资金投入后，医院管理层认为数字档案室建设后获得的收益有限，建设积极性不高。例如，在数字档案室硬件投入方面，有些医院在数字档案室规划时购买了计算机、扫描仪、刻录机及存储介质（如磁带、磁盘、光盘等）、服务器、备份设备、数码相机等，这些设备种类繁多，投入成本较高。另外，当前数字化进程需要配置相应的软件设备，如操作系统、档案管理软件、扫描程序、刻录软件、备份软件、病毒查杀软件等，但由于软件系统更换速度较快，软件升级成本较高，而管理层安全风险意识淡薄，不重视数据信息的保护，医院数字档案室建设的风险隐患较高。

2. 医疗系统缺乏整体意识，缺乏业务协同。

数字档案室不同于传统的医院档案室，它的创建是一个复杂的系统过程，需要多部门、多地区共同参与。医院数字档案管理既不同于企业档案的简单管理模式，也不同于其他项目的简单流程管理，而是需要医院对数字档案室建设进行整体规划。在医疗档案资源整合过程中，医院内部各部门、医疗系统之间的档案资源没有相互衔接，缺乏协同工作机制，很多有价值的档案资源没有及时得到归档和存储[2]。随着用户对医疗档案资源的需求日益增长，档案资源服务需求却得不到满足，导致医院数字档案信息服务与用户需求之间的矛盾日益突出。二是医疗机构主体对数字档案室的功能建设和发展规划不足，档案室数字化建设缺乏全面规划理念，对数字档案管理系统认识不足，对数字化建设标准、建设规范重视不够，造成很多医院数字档案资源不能共享，对信息收集和发布造成不良影响。

3. 数字档案缺乏统一标准，难以实现共享。

数字档案作为一种新兴的数据资源，在数字时代是一件新兴事物。当前，我国医院档案数字化技术应用还不成熟，医疗系统内部的病历格式不统一，医疗资源数字化缺乏规范和标准。此外，医院档案数字化建设目的是以最低的成本实现医院档案管理效益的最大化，实现数字档案室信息资源的系统集成和有效共享。然而在现实中，我国医疗系统内部缺乏协作，在缺乏统一的数据标准与规划下，不同类别的医疗资源以不同的格式存储，每个医院的档案管理均带有明显的本院特色，造成医疗档案在数据传输和共享中出现各种问题。此外，在一些新建成的医院数字档案室中，某些医院出于医疗技术保护、隐私保护、医院利益保护等顾虑，也不愿意共享一些领先的技术和经验。

4. 员工知识结构不合理，保密意识淡薄。

大多数医院数字档案室工作人员的知识结构不合理，难以胜任数字档案管理工作。一是在人员配置方面，缺乏专业复合型人才。甚至一些医院聘请兼职人员、返聘退休人员来负责日常档案数据库维护。他们的知识结构未能及时更新，数字管理技术素养不足，难以应对各类管理问题。例如，医院档案室的管理系统大多数是向第三方采购，一旦档案管理中出现问题，工作人员只会将问题反馈给第三方软件公司，缺乏自我处理技能。二是工作人员管理理念难以适应数字档案室发展需求。传统工作模式下，档案室工作人员的心态是保守的，缺乏创新服务意识，不能以用户为中心提供服务，致使数字档案管理系统功能开发与用户需求不匹配，档案资源低利用率给医院数字档案室的发展增加了难度。

四、数字时代医院档案室管理路径研究

从数据资源价值来看，数字化能够实现档案信息资源的充分利用和共享。为尽可能保障医院数字档案资源管理的可持续发展，需要从人员、技术、安全、制度管理、法规规范等方面建立完善的档案管理体系。

1. 增强数字化意识，加强数字档案室的技术保护。

医院要将数字档案室建设纳入医院发展规划，投入专项建设资金和经费，将数字化建设纳入工作议程，提升医院管理层数字档案建设意识。依托现有技术，构建数字档案室建设框架。例如，首先在数字化改造层面，采用模板匹配和补偿扫描相结合的技术方案。通过预设区域的初始OCR识别、与模板比对获取缺失信息、缺失部分补偿扫描等一系列处理方式，实现纸质档案内容的完整转换，有效解决信息提取不完整的问题，提高数字化转换质量[3]。其次，在数字档案存储层面，采用云存储技术，将完整的数字档案上传到云存储库中，实现档案的集中管理，方便档案的统一查询、访问和利用，解决数字档案的分布式存储问题。最后，在数字档案处理层，设计档案分类模块，能够根据数字档案的内容自动进行分类和处理，实现对数字档案的智能化组织和处理，以满足后续管理的需要。

2. 加强数字档案标准化建设，促进档案资源共享。

首先，数字档案标准化建设是实现医院档案资源共享、互通互联和业务协同的基础。一个健全的档案信息化标准规范体系最少包含三个方面：管理、业务和技术。标准化的医院档案室管理规范包含网络安全法律法规标准、数字档案人员、设备、用户管理规范、数字档案使用制度规范、医疗档案资源合法性确认规范；业务规范包括医疗档案资源中术语标准、电子档案管理标准等；技术性规范包含医院数字档案室建设软件和硬件标准、数据格式存储标准、转化标准、加密标准等。其次，为促进数字档案室共享，需要建立一个可靠的云计算环境，以保护客户的数据安全和隐私。建立可靠的云计算环境将显著提高数字档案的安全使用，为信息追索记录提供强有力的保障，对于客户来说，他们不再需要担心个人和重要信息的泄露。

3. 加强医疗系统的业务协作，实现业务高效协同。

建立“统一领导、多方联动、分工协作、合力推动”的建设思维，创新医疗系统内部数字医疗档案资源管理模式。首先，在医疗系统内部交互管理方面，利用云计算、数字化、信息化等技术，实现医院档案资源的在线归档、在线指导、在线管理、在线利用、在线进馆（室），加强区域内数字档案一体化建设。医院档案室管理平台对接医疗自动化办公系统，实现诊疗业务流和档案数据流的双向交互。其次，在医院间实现数字档案资源管理平台馆（室）际共享，搭建全国示范、国家级、省级医疗系统数字档案馆（室），完善市区两级医疗档案共享平台，并打通对外查档服务。最后，需要构建一个基于标准的、开放的跨区域医疗信息共享与业务协同体系。基于电子病历的跨域转诊转检、远程电子会诊等多项互通功能，实现区域内信息资源交互。

4. 培育档案管理复合型人才，加强档案安全管理操作规范。

从数字档案管理人员配置的角度来看，专业的团队管理模式是实现安全管理的关键。一方面，医院应该培养一支高素养、复合型的数字档案管理人才队伍。客观量化现有工作人员的工作技能，将数字化管理纳入考核范围；将兼职档案管理人员纳入医院档案系列专业技术职称评定，在提升档案管理技能的同时，加强职业发展规划，提升学习和晋升积极性；吸引和培育具有档案和计算机专业知识的复合型人才从事医院档案数字化建设工作，建立档案工作系统的职务晋级、年度评优、业绩考核的关联机制，通过复合型人才培养为数字档案室管理创造良好的人力资源条件。另一方面，利用技术控制，加强档案安全管理操作规范。通过建立云计算客户管理、验证、授权、安全审计等步骤，规范云计算平台安全运行。一是加强访问控制管理。云计算环境中的用户ID对信息安全起着关键作用，只有通过验证权限的用户才能访问云资源中的信息。然而，由于其多组织性和动态性的特点，要求客户在使用云资源之前进行身份验证是不可能的。因此，授权用户只需一次验证，就可以存取云端授权的其他资讯。二是加强用户权限管理。数字档案室环境中的用户被分为不同的级别，不同的级别具有不同的权限来管理和使用资源。但用户管理器可以将系统管理员与其他管理员分开，以避免未经授权的访问。

参考文献:

[1]赵海强.数字医疗时代健康档案数据开放共享研究[J].兰台世界,2023(3):93-95.

[2]魏小林.试论基层医院档案信息化建设[J].理论观察,2022(12):113-116.

[3]黄新平,朱思媛.数字医疗时代健康档案数据开放共享机制研究[J].北京档案,2022(9):9-13.

文章来源:贺凯.数字时代医院档案室管理路径研究[J].兰台世界,2024(04):99-101.

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期刊名称：档案

期刊人气：677

期刊详情

主管单位：甘肃省档案局(馆),甘肃省档案学会

主办单位：甘肃省档案局(馆),甘肃省档案学会

出版地方：甘肃

专业分类：档案

国际刊号：1004-2733

国内刊号：62-1025/G2

邮发代号：54-195

创刊时间：1981年

发行周期：月刊

期刊开本：大16开

见刊时间：4-6个月

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