首页 > 论文范文 > 教育综合论文 > 教育管理论文 > 教育行政论文 > 浅析中职学校并入高校后档案的归并与管理

浅析中职学校并入高校后档案的归并与管理

2020-06-23 432 上传者：管理员

摘要：近些年来,随着教育体制的不断改革和创新,院校之间的合并与重组现象也越来越普遍。教育资源也随之不断整合和优化,增强学校软硬件实力、发挥不同学校专业特色和提高学校间竞争力,这给学校的发展空间带来了新的挑战和机遇。闽南师范大学也是在这种形势下收并了福建省漳州农业学校,合并后的学校获得了些新资源,在某些程度上提高了发展空间和实力。同时也给漳州农业学校档案收集、整理、归并、利用等工作带来了较大影响。面对这些问题,闽南师范大学档案部门重视对待,给予人员培训、档案收、整、归等分类技术指导,做好新形势下档案的归并工作。

关键词：
中职学校
利用
归并
档案
高校
加入收藏

近些年来,国家为调整教育产业结构,提高各层次教育办学水平和办学规模,增强办学空间,各地纷纷对教育资源进行整合,推行职校与职校、职校与高校、高校与高校之间的合并。福建省漳州市农业学校就是在这种形势下,归并入本一院校——闽南师范大学,整合后,即解决了漳州农业学校地处偏远、生源不足,教师教学科研实践平台狭窄等问题,又优化了闽南师范大学教育资源紧张等问题,进而提高办学层次和增强教育实力。

同时,合并也给漳州农业学校档案收集、保护、归并、利用等工作带来了一定的困难,本人之前一直从事教学工作,对行政工作特别是档案工作不熟悉且缺乏经验。面对这些难题,富有实战经验的闽南师范大学档案馆团队,在精力、物力、财力等方面都给以大力支持,并采取行之有效的措施,使得漳州农业学校档案能完整、顺利归并入闽南师范大学。

1.人事档案的收集和归档

对全校180多份在职人员及离退休人员的档案重新进行整理。之前学校人事档案盒五花八门,为便于管理将人事档案盒全部更换;《干部人事档案材料收集归档规定》第二十七条:干部人事档案管理部门,发现有关部门送交归档的材料不符合归档要求时,应及时通知形成材料的部门补送或补办手续。归档的材料应是完整、真实,齐全、对象明确,文字清楚、有承办单位或个人署名,有日期的正式材料。

相关工作人员在整理档案时发现,共有30多位教职工的档案材料不齐全,个别缺失现象比较严重。较普遍的是专业技术材料中缺其中某一次晋升专业技术职务的审批表;有的是入党材料没有入党志愿书;还有的档案填写不规范,如干部履历表的填写:家庭成员没有填写父母、落款不签名、涂改明显等等。由于以上情况的存在,学校合并后,档案整理需要花费更多的人力、财力去查找补全,给工作造成一定的麻烦,影响了工作进度。

2.学籍卡、录取花名册和毕业花名册、毕业鉴定表的收集和归档

学籍卡、录取花名册和毕业花名册、毕业鉴定表是中职学生档案的重要组成要素,缺一不可,也是学校合并后非常重要的一项档案收集工作,这就要求档案工作者,要有耐心、细心和责任心做好档案归并工作。

原漳州农业学校在2000-2003年大规模整理过学生学籍档案,2003年以前学籍档案完整。2003年后档案工作者几经换人且都是兼职,学生学籍档案较为混乱,学籍卡放置教务处,但是填写程度不一,大多数填写完整,有些年份学籍卡只有学生基本信息,没有成绩单或班主任评语(针对这个问题,闽南师范大学档案馆林馆长,提出可以根据存档成绩补充完整)。录取花名册和毕业花名册相对完整,只需收集保存。而毕业鉴定表四处放置,收集实属不易。收集完毕后,再按照年份、专业排序,找缺找漏,再进一步查找补充完整。

另外,中职学生的入团志愿书也是较为重要的档案材料,特别是对参军的学生尤为重要,也一并对入团档案加以收集保存。

3.实物收集、登记、归档

学校庆典期间由于其特殊性,文件材料内容丰富,来源广泛,涉及面大,既有文字材料,又有声像和实物档案材料。这些档案充分、形象地反映着学校的发展和变迁,庆典活动中拍摄的各种照片、录像带都具有历史价值与时代价值,均属归档的范围。

因学校举办过多次校庆活动,有专门的校史展览馆,收集的材料如字画、奖章、奖杯等较齐全,这使得实物档案收集工作相对便利。在现有的校史馆基础上,收集各个办公室的所有实物档案归于校史馆,做好每一件实物拍照、输入电脑、按年份排序(利用Excel软件自动排序)、编号(为区别闽南师范大学实物,用农校实物拼音首字NXSW编号,如NXSW001、NXSW002…),减少工作盲目性、缺、漏及返工问题,提高工作效率。

4.各部门材料接收、归档

漳州农校教职工特别是各科室负责人分流到新校区新岗位,这给各部门档案收集工作带来一定不便,有些科室材料整理归位不完整,而有些在部门和个人手上的档案资料档案管理部门无法及时接收,导致交接滞后等。这个时候要争取领导支持:在适当的机会,主动向领导汇报工作、请示问题,并不断督促各处室负责人整理交接相关材料,尽早收集完整并防止档案资料散失。另外要注意收集学校的原始基建、财会、设备档案,提供良好的凭证服务。

停用印章的保管。印章历来是权利的象征,它真实地反映学校每一历史时期的机构设置,停用印章和其他档案一样具有历史凭证作用和重要参考价值,停用印章作为一种特殊载体的档案,应及时收集、整理、保管。

5.档案归并入库

档案从漳州农业学校校区运输到闽南师范大学时,要做好数量统计、并专人跟车,以免丢失或混乱。在闽南师范大学各级领导的大力支持下,安排了一间独立的标准的档案室:乳白色的铁柜、空调、大型切纸机、去湿机,配备了电脑;有专门的档案库房,阅档室、库房、档案人员办公室做到了三室分开。这些与原先的档案室有着天壤之别。现在需要什么信息,档案室都能马上查找提供正确的信息。学籍卡、录取花名册、毕业生花名册、毕业鉴定表、入团志愿书、党政文件等材料贴好明细标签,按类别、年度整理入柜,并做好相应的电子查询目录,便于查找需要的档案,同时做好补缺补漏工作。

因漳州农业学校原档案馆条件差,个别档案出现虫害,入库前先用消毒柜进行高温消毒彻底。

6.改善与增强原有档案管理水平

增强原有档案管理水平,首先要建立健全规范的档案管理工作制度,使档案工作轨道按程序化、科学化运行。如建立健全的档案管理工作责任制,实行分工负责,并制定《学籍档案管理规范》、《档案材料清交规定》等来指导和管理档案工作。

在人员流动日益增强的情况下,纸质档案的弊端也更为明显,推进档案现代化管理越彰显重要。在保管好原始纸质档案的基础上,可以借助计算机、扫描仪等现代化设备建立个人电子档案,并不断更新。随着信息技术特别是互联网技术的普及和应用,电子设备成为全面推进人事工作管理创新、机制创新和制度创新的重要手段。

另外要提高档案工作人员素质,开展业务培训,每年组织工作人员参加省档案学会组织的档案人员业务培训和档案人员继续教育学习。

7.结语

近年来,我国教育事业取得了较快的发展,档案管理工作在高职院校发展中也越来越重要性。加强高职院校的档案管理工作,可以有效的为学校的建设及教学工作的顺利开展奠定良好的基础。加强档案管理的力度,在制度上不断进行完善,加快技术创新,进一步对档案管理人员和机制进行完善。

档案资料是一定历史时期各类实践活动的真实记录,它具有时间性、真实性和不可弥补性。要求档案工作人员要有工作责任心、有耐心、细心、要坚守到岗到位,为广大师生服务。

参考文献：

[1]王言.对职业学校合并后档案管理的几点思考[J].兰台世界,2006(20) .

[2]李爱姹.高校合并后人事档案管理存在的问题及对策[J].兰台世界,2008(34) .

[3]黄凯.浅谈中职学校合并升级为高职院校后的档案管理工作[J].广东职业技术教育与研究,2014(03) .