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高校考务管理流程再造及实践

2021-05-14 122 上传者：管理员

摘要：本文以厦门某高校为研究对象，首先通过学习BPR业务流程理论知识，利用BPR理念优化高校考务管理信息化的思路；其次对传统考务管理主要流程进行剖析，重新梳理优化再造考务管理信息化流程并绘制相关流程图；最后应用实践呈现考务管理信息系统功能模块上线使用。

关键词：
BPR
思考与实践
管理信息化
考务管理
高校考务
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1、引言

考务管理是高校教学管理与日常教务工作中重要的一环。它不仅是对教学质量的评估，也是对学生学习情况的反馈。采用人工方式的考务管理模式由于效率低、易出错、难保存、信息不对称、反馈不及时等问题已经很难满足现代信息技术考务管理的需求，传统的管理模式已无法适应高校管理要求，管理人员迫切需要一种新方式来完成考务管理工作。

近日，教育部出台了教科信函[2021]13号《教育部关于加强新时代教育管理信息化工作的通知》[1]，要求转型发展期的本科高校，快速的发展更应紧跟信息化新时代的发展步伐，在信息技术支撑下从管理、制度、系统等方面，三管齐下有序推进学校教育管理信息化及提高治理水平[2]。为此，本文对传统考务管理主要流程进行剖析，重新梳理优化了再造考务管理信息化流程。

2、考务管理信息化的思路

业务流程重组（全称BusinessProcessReengineering，简称BPR），主要是用于企业的管理理论。现将其理念应用于考务管理。它强调的是以业务流程为中心，以满足用户需求和满意度为目的，对现有的业务流程重新思考和再设计，利用先进的信息技术和现代化的管理手段，最大程度地实现技术、功能和管理上职能的有机融合，以此来打破传统的职能型结构组织，重构崭新的结构组织，从而实现质的改善或者改变[3]。学习BPR理论知识，将用于企业的理论转而应用于高校考务管理，具有重大的指导价值和意义。其考务管理再造信息化的指导思路：

(1）了解考务现存问题。组建再造小组，汇聚教务处、信息中心和公司三方，开展前期需求分析，深入访谈教学单位，了解碰到的问题，提出流程清单，确定流程重组后要达到的目标。

(2）分析现有考务流程。选择好要重组的考务流程，进行准确细致的分析，弄清楚现有流程的核心节点，考查重组可能影响到的部门，形成分析报告。

(3）选择考务业务流程。选择合适的流程，需考量影响业务的效率，解决导致所存问题的重要流程；需考量师生最关切的数据需要与界面呈现内容，可以根据关切的需求调整优化重组后的业务流程。

(4）重新设计考务流程。运用BPR业务流程再造规则，重新设计新信息化流程，分析主要流程，本着“节约增效”原则简化操作流程，减少甚至删除重复非必要的节点，从而构造出新的业务流程。

(5）评价新的考务流程。根据现实条件与用户反馈，对新的流程进行不断评估，并评价其可行性，直至有效实现原计划规定的目标。

(6）组织、实施并修正新流程。实施新流程，通过实践应用收集反馈信息，不断提升和完善。

3、考务管理流程再造及实践

3.1 传统考务管理业务流程

经梳理，考务管理业务流程很多，最重要的是课程考试安排，而它较重要的三个环节是时间安排、考室安排、监考安排。

(1）传统课程考试安排流程：考试课程库->筛选考试课程->确定考试时间->确定考室安排->确定监考安排->确定考试安排->组织考试并实施。

(2）传统考试时间安排流程：考试课程->考试日期->考试起止时间->检查考试时间是否有冲突->确定考试时间。考试时间不合理的主要原因为与已排年级专业的其它课程考试时间冲突。

(3）传统考室安排流程：选择考试班级->确定班级人数->选择可排考室->检查考室是否有冲突->确定考试考室。考室安排不合理的主要原因为考室被占用或者容量小于实际参加考试人数。

(4）传统监考安排流程：通知教学单位->上报可监考名单->考务管理员审核->建立监考库->安排监考人员->检查监考是否有冲突->确定监考安排。监考安排不合理的主要原因为监考教师在该段时间已安排其它的教学任务。

因传统考务管理流程是单向的，在进行判断是否冲突时采用的是人工手段，特别容易在此环节出错，影响工作效率，不利于考务管理的高效化，也极易因信息的不对称造成不必要的失误[4]。

3.2 信息化考务管理流程

针对以上传统考务管理业务流程，结合课程信息、排课安排、成绩管理等上游数据和信息管理系统，梳理了信息化后的考务管理流程如下。

(1）信息化课程考试安排流程。

信息化课程考试应加入考务系统的元素，如图1所示。

(2）信息化考试时间安排流程。

信息化考试时间安排应加入考务系统的元素，如图2所示。

(3）信息化考室安排流程。

信息化考室安排应加入考务系统的元素，如图3所示。

(4）信息化监考安排流程。

信息化监考安排应加入考务系统的元素，如图4所示。

按照以上分析，信息化后的考务管理流程还有很多，现不再一一列举。它简化了传统考务管理流程，避免单向重复的劳动力支出，减轻了考务管理人员的负担，有效解决数据的冲突问题，提升了设计下的二级管理和数据的“二次利用”服务。

3.3 信息化考务管理模块

基于考务管理流程信息化的指导思路，依据业务流程信息化的处理，将IIS、Java、ASP.NET、SQL等技术相结合，借助计算机开发工具构建浏览器/服务器架构的信息管理系统，同时利用网站、微信、短信、小程序、APP等多渠道推送信息并推广使用，形成线上线下混合管理模式并实践。考务管理系统的应用是为更快捷地解决教务部门按批次管理高校集中考试的功能，用于处理高校考务的日常排考工作；协助考务管理者分析考试安排结果，并适时调整不合理的考试安排并最终锁定排考结果；提供给考务管理者、师生考试结果的查询功能模块[5]。

以厦门某高校为例，主要涵盖“考试安排设置”、“考试安排”、“监考安排”、“考试违纪登记”、“缓考管理”、“缓考申请”、“监考工作量”、“我的监考安排”和“我的考试安排”等功能应用。其中，“考试安排”功能模块如图5所示。当然，根据使用角色的不同对应考务系统呈现给用户的界面及显示的功能也会有所差异。依据用户的权限开放不同的功能模块和访问权限，打通教务课程、排课、成绩等数据互通互享，实现信息对称，同时优化管理系统的关系数据库模型设计及数据表之间的逻辑关联、用户权限功能分配及各功能模块化设计，能够减少数据冗余提高系统运行效率。

4、小结

经BPR业务流程梳理后最终构建起的考务管理系统能按批次生成考试安排、考试补考申请、生成考试名单、查询课程成绩、缓考申请与审核等方面的应用，逐渐形成分层分级与线上线下的混合管理，不断推进并提高学校教务管理水平。信息化背景下技术、数据、平台和制度的融合，无论从时间效率的维度亦或是空间管理的角度，系统的应用在一定程度上减轻了教务管理者的工作量，提高工作效率，同时也能满足管理者与师生的需求[6]。

利用考务管理信息系统对大量数据进行快速、准确地分析，完善质量监控体系，使考试的价值最大化，有利于理顺传统考务流程再造信息化流程，有利于完善考务管理系统推进二级考务管理，有利于统一数据平台促进管理的数字化、规范化和科学化，有利于教务系统数据的互通共享实现数据再利用再应用，顺应高校教育管理信息化的发展要求，促进教育教学模式的信息化考试改革。

参考文献：

[1]中华人民共和国教育部.关于加强新时代教育管理信息化工作的通知.

[2]洪艳坤.新建医学院考务管理信息化实现途经.内蒙古电大学刊,2018(04):84-86

[3]弋俊楠.基于BPR的XJ民办高校教务管理优化研究.当代旅游,2019(04):104,106

[4]杨光英.浅谈高校考务管理工作的改进措施.中国校外教育,2020(24):39

[5]肖国亮,李汉才,程煜.大规模考试信息化监考系统的设计与应用.中国考试,2019(04):41-45,58

[6]洪聪孜.关于高校考务管理信息化建设的探讨.科教文汇(上旬刊),2019(08):12-13

文章来源：洪艳坤,张建雄.高校考务管理信息化的思考与实践[J].福建电脑,2021,37(05):166-168.