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医院门诊管理中集中信息系统的应用分析

2020-06-28 191 上传者：管理员

摘要：目的:将现代化的信息系统应用于门诊管理中, 提取门诊运行中可量化的数据进行分析, 实现门诊管理的精细化、规范化、现代化。方法:2017年8月我院搭建集中式信息系统进行门诊流程与效率的管理, 并对其应用效果进行分析。结果:集中信息系统集支持诊疗业务与管理为一体, 使平均挂号、候诊时间均有大幅缩短, 有效遏制了爽约率, 大幅提升了门诊患者满意度, 数据均具有统计学意义 (P<0.05) 。结论:集中式信息系统使就诊流程及管理路径更加清晰, 提升了门诊管理质量与效率, 为医院门诊稳定、健康运行提供了坚实的保障。

关键词：
优化改造
门诊管理
集中信息系统
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医改新形式下,医院门诊管理思路已从粗放式向精细化不断转变,管理理念和模式正发生着深刻的改变[1]。实现门诊管理智能化,已成为门诊内涵建设的关键点,也是医院管理创新的重要内容。医院门诊工作涉及面广,人员流动性大,存在运行效率低,患者候诊时间长,医疗资源分布和使用不均等问题[2],传统的门诊流程已无法满足广大患者的就医需要,也约束了医院门诊的管理水平[3]。开发全新的集中信息系统进行门诊运行管理,达到提升门诊管理效率与质量,优化门诊就诊流程的目的,实际运行5个月,取得了良好的效果。

1、集中信息系统在门诊管理中的实践应用

1.1医院统一号源管理,配比统筹规划

1.1.1号源集中在平台中进行统一管理。

现场号源与预约号源进行科学配比,保证各预约途径号源数量的同时也为现场挂号的患者保留少量号源,多方位的统筹和平衡有限的医疗资源,满足不同的患者需求,实现门诊号源信息的统一与共享。

1.1.2实名制挂号和就诊。

口腔专科医院分科细,号源种类繁多,设置需求复杂[4],推行实名制挂号与就诊,能够加强患者就诊信息的完整性、真实性和身份认证的唯一性,加快窗口服务对患者身份信息的自动识别与检索速度,缩短挂号时间。

1.1.3预约剩余号源回收。

改变原先就诊当日上午9:30回收转至现场号的规则,提前至就诊前一天22:00系统自动转换为次日窗口现场号,确保各工作时段内号源数量配比的均衡,避免高峰时段患者扎堆就诊。

1.2优化门诊资源配置,科学动态调整

1.2.1规范医生出诊管理。

医生以周为单位,在系统中将出诊班次排好,经科室确认后生效,生效的排班提前48小时系统自动锁定,医生无权限进行更改,如48小时内排班需调整或更改,医生需履行申请和门诊部审批手续,有效地管控了医生的出诊行为。

1.2.2门诊监管全覆盖。

虽然门诊部制订并出台了多项关于医生出诊和医疗质量控制的管理制度,但实际工作中,对于医生出诊行为及质控管理的监管仅能采用人工抽查的方法。集中信息系统实现对全院医生开诊情况、临床诊疗行为的规范性、病历书写质量等相关指标的实时监管,实现医生诊疗行为与医疗质量控制全覆盖。

1.2.3医疗资源动态调整。

患者作为具有主观能动性的个体,医院不能决定其就诊时间,同时医院也无法确定当日接诊患者的数量,导致医院只能被动地接受,在医生人力资源配置不能精准到位,医患均处于“双盲”状态。以我院口腔正畸科、口腔修复科为例,两个科室设在门诊同一楼层。正畸患者绝大多数为青少年学生,每周六、日是该科的就诊高峰,而修复科患者多为中老年人,周六、日患者数量明显减少,两科就诊高峰在时效上界限十分明显。通过集中信息系统平台,门诊部测算出周六、周日正畸科牙椅位使用率达102.3%,而修复科仅为77%,因此门诊部在此时间段将两个科室的椅位及诊区进行动态调整,减轻超负荷科室的压力,减少闲置诊室和椅位,成效非常显著。

1.3细化预约服务管理,满足不同需求

1.3.1预约时段的划分需从专科诊疗特色、患者就诊习惯、疾病治疗所需时间以及医生看诊的平均速度等因素进行综合考量与评估,才能保证分时段预约的实施效果。

集中信息平台结合专科诊疗特点和每位医生不同的工作习惯,提供个性化及精确到分钟的时段划分功能,使医生在有效工作时间内科学合理的分配工作强度、体能与精力,确保门诊医疗质量与安全。

1.3.2按诊疗所需设置预约与接诊的人数。

医生可以按当日门诊患者情况、诊治方法的难易程度及治疗所需时长,自定义预约或确定接诊患者的数量。门诊部则通过集中信息平台汇总每位医生每天有效工作时间内的工作效率、接诊能力、预约率等进行综合评估,采集的数据纳入每月绩效考核中,做到管理有规范、考核有数据、奖惩有依据。

1.3.3按临床诊疗需求,为患者提供中长期预约。

医生可以根据病情,进行长达一个月或三个月中长期预约,医生在排班时,系统提示医生注意所预约患者的就诊日期,排班一经科室审核确认,系统将自动推送短信提醒患者就诊。

1.4科学细化爽约管理,短信提醒升级

患者爽约一直是困扰门诊患者流管理的难点。爽约比例高是打乱医院和医生正常工作秩序的顽疾之一,建立黑名单制度在短期内可以管控患者爽约的现象,但并不能真正的为患者提供避免爽约的便利途径且黑名单的设置目前仍存在一定争议。据收集的问卷调查表显示, 54.56%的患者表示没有便捷的取消预约途径是患者无故爽约的重要原因之一。集中信息平台设计一键式预约取消功能,患者在接收到就诊提醒短信后,可以直接回复短信取消预约,有效的控制了患者爽约现象。

2、集中信息系统搭建对门诊管理的作用

集中信息系统的搭建主要目的是促进医疗资源优化配置,从而提升医院管理水平和方法[5]。针对患者就医个性化需求进行研究与分析,对医院核心服务、便利服务及辅助服务进行有效的整合与规划,减少或消除就诊环节中重复与冗长的流程,从而形成一种患者占据主导地位的以需求为中心的服务体系[6]。

2.1医疗效率提升,实现患者全流程管理

通过集中信息系统采集的数据,将其转化为可分析、可量化的指数,将以往难以统计测算的概念转化为直观的数据,为门诊运行效率提升和动态管控提供了依据,实现门诊流程和运行情况的全程监控,以利于随时发现问题,从而实现快速对诊室、医务人员、椅位、设备等资源进行优化与调整,实现医院门诊运行的全流程管理。

2.2改造就诊流程,交互式服务实现互补

集中信息系统在功能设计上不仅全方位考虑到医生工作的便捷,减少医生在系统上操作的复杂性,而且还注重各层次、各年龄段患者的需求,以患者就诊的时间、习惯、规律等各项因素为出发点,实现交互式服务,体现高度的互补性和责任性,实现一体化服务模式。

3、结果

系统改造前(2017年1—3月)与改造后(2018年1—3月)对信息系统采集的数据及问卷调查表中数据的收集与统计,对门诊平均候诊时间、挂号等候时间、专家门诊和普通门诊预约患者数量及爽约比率、门诊患者满意度指标进行应用成效对比。

通过分诊叫号系统提取平均候诊时间数据进行应用效果的对比,见表1。

表1平均候诊时间对比

通过HIS系统及分诊报到系统提取挂号等候时间进行应用效果的对比,见表2。

表2平均挂号时间对比

集中信息系统中采集预约诊疗数据,进行专家门诊和普通门诊预约患者人次、爽约人次及爽约率进行对比,见表3。

表3爽约人次对比

随机抽取系统改造前1万名与改造后1万名在我院门诊就诊患者,对门诊满意度进行问卷调查的结果对比,见表4。

4、讨论

推进和创新医院管理信息化的发展,采用智能化解决方案进行门诊运行数据的采集、统计、分析成为医院现代化管理的有效途径[7]。通过提取医院门诊运行中可量化的资源,开发多功能信息系统,将系统与管理实现资源的统一定义和精细化管理,促进门诊管理的高效、便捷和低耗,提升了医院门诊服务和管理水平。将门诊预约系统、排班管理系统、患者信息系统、医生工作站及门诊综合管理系统全方位整合,进行数据的传输、存储与互交,为一体化的门诊智能信息系统的建设打下坚实的基础,从而实现门诊管理路径的最优化。有效提升就诊流程便捷性,灵活科学地对医院门诊工作效率进行高效的控制与调配,最大化利用现有的医疗资源,缓解资源供给与需求之间的矛盾,为门诊管理提供科学、便捷、低耗、高效的信息化管理平台,从而为真正实现门诊运行的闭环管理起到关键性作用。

表4门诊患者满意度

综上所述,医疗资源的有限供给与患者对优质医疗资源无限需求永远是一对矛盾体。面对医疗市场的快速和多元化发展,如何坚持以患者为中心,以问题为导向,通过现代化信息技术创新管理方法、再造优化流程、突出人文服务、建立长效机制,从而紧跟医院的发展步伐,是医院管理者一直研究与努力的方向。医院门诊的管理与发展离不开智能化信息系统的支撑,功能设计也需紧紧围绕患者需求与医院管理的目标而进行,门诊集中信息平台的建设提升了门诊管理工作水平的同时也为其他医院门诊管理提供借鉴意义。

参考文献：

[1]凌子平,翟理祥,林羽,等.基于移动互联网的医疗服务创新模式构建[J].中国卫生信息管理杂志, 2016, 13 (3) :295-298.

[2]李亚静,郁莹.传统医院移动互联网医疗服务模式研究[J].中国当代医药, 2016, 10 (7) :38-40.

[3]胡丹,张国力,戴淼.基于ESIA法的大型医院门诊服务流程优化[J].中国医院管理, 2016, 36 (3) :58-59.

[4]张汝柠,刘子锋,黄宇蕾,等.口腔专科医院门诊管理实践探索[J].中国管理信息化, 2015, 18 (8) :100.

[5]徐若然,周博雅,朱伯健,等.一体化智慧医疗体系的构建与发展策略研究[J].中国医院管理, 2018, 38 (1) :72-74.

[6]李亚静,郁莹.传统医院移动互联网医疗服务模式研究[J].中国当代医药, 2016, 23 (2) :161-163.

[7]王啸天.医院门诊管理中信息化的有效运用分析[J].医院管理, 2018, 18 (2) :188-189.

邵倩,王磊,周治宇,王繁可.集中信息系统在医院门诊管理中的研究与应用[J].江苏卫生事业管理,2018,29(12):1445-1447.