一、工程项目概述

浙江缙云抽水蓄能电站位于浙江省丽水市缙云县境内，项目静态投资83.76亿元，动态投资103.90亿元。项目档案作为抽水蓄能电站的一项重要战略资源，唯有保证其真实性、完整性和系统性，才能够深挖其作用和价值，为抽水蓄能电站的建设与运营等决策提供服务。其中，项目档案质量尤为重要，是反映抽水蓄能电站建设整个过程，能够具体、真实地记录工程项目建设过程的各个环节，为抽水蓄能电站的运行、管理以及改扩建等提供重要的参考依据，也为审计稽查、确定权属以及维护合法权益等提供有效凭证，为抽水蓄能电站的稳定、可持续发展保驾护航。

二、项目档案质量管控的重要性

1. 影响项目档案专项验收

一个质量合格的工程必须有一整套内容齐全、原始技术记录完整、文字记载真实可靠的工程项目档案。在整个电站的项目建设过程中，会产生大量相应的项目档案资料，如前期勘察设计、可预可研阶段，中期施工阶段包括土建开挖、机电设备安装调试等，再到设备移交试运行等施工过程，都应被真实、完整地记录在项目档案中。如果出现项目档案记录不全面或记录与实际不相符，甚至缺少档案记录的情况，会严重影响项目档案专项验收，从而导致整个电站工程建设项目验收工作无法正常开展，无法按照规定时间验收。

2. 影响工程项目质量的好坏

对于优良工程的评定，如达标创优、评奖等，工程建设项目档案的完整、准确、系统、有效和规范性尤为重要。项目档案作为工程项目的重要组成部分，直接反映了工程的实际施工情况和质量水平。然而，在施工过程中，施工单位往往只注重工程进度，对项目档案形成的质量缺乏足够的重视和关注，导致一些关键性的档案文件记录不完整甚至缺失，特别是对于隐蔽工程的记录更是如此。此外，一些施工人员可能为了追求短期利益，妄图走捷径，偷工减料，实际施工情况与记录不符，不仅违反了工程建设的基本原则，还给工程项目的质量评估带来了极大的隐患。

三、电站建设项目档案质量现状分析

项目文件是项目档案的前身，项目档案则是由项目文件转化而来。因此，项目文件的真实性、完整性和规范性直接影响项目档案的质量。具体而言，真实性是指文件内容准确、可靠，确保其真实反映项目的实际情况；完整性是指文件内容全面和无遗漏，确保项目各个方面的信息均被记录在案；规范性则是指文件的编制和管理符合相关标准和规定，确保其格式和内容具有一致性和合法性。项目文件的质量对项目档案的影响是深远的。如果项目文件在形成过程中出现虚假、不完整或不规范的情况，不仅影响项目后期的管理和审计，还可能对项目的整体评价和信誉造成负面影响。

1. 项目文件形成缺乏专业性

项目文件存在内容填写不完整、缺乏专业深度、支撑性文件材料不全或缺失、应形成而未形成、附件缺失或不全等问题。以电站的某一单元工程为例，已评定的单元工程由于现场工序资料没有及时形成、没有认真查阅施工图纸及设计修改资料、没有认真整理测量数据、没有正确理解评定标准及施工规范、监理工程师没有真正履行审查、审核职责等因素，造成归档的单元工程质量验收评定及支撑性资料数据与设计及工程实际不相符，填写不符合评定标准要求及归档要求。

2. 项目文件编制有失规范性

抽水蓄能电站工程项目建设前需要由多部门核准审批，而施工时参与的单位也比较多。因此，工程技术资料的管理往往会发生不衔接问题，导致工程档案管理有失规范性。比如，一些项目文件归档不完善、没有形成闭环，工程项目竣工图编制比较粗糙，存在文件编号漏号或者重号等问题。此外，还存在文件的内容深度不满足规范标准要求、纸张或字迹材料不符合归档要求、字迹潦草难以辨识、页面不清晰、印章使用印油加盖、电子文件归档格式与规范要求不一致等问题。（1）准确性方面。形成档案的项目文件来自工程现场，数据真实、可靠，且须具有可追溯性。存在内容填写不准确、引用标准规范错误、题名不准确、日期签署不准确或错误、竣工图修改不到位或图物不相符等问题。例如，开挖断面测量成果与开挖断面竣工图不吻合，试验检验报告、隐蔽工程检查、各种原始记录、原材料出厂合格证等与规范标准要求不相符。（2）有效性方面。复印件代替原件、签字为打印、代签字、签署不全或未签署、未加盖相应的印章或使用个人印章代替正式印章、电子签名不满足电子签名法等问题都会导致文件的法律效力受到质疑。这些问题不仅可能影响文件的真实性和有效性，还可能在法律纠纷中引起争议，导致法律风险的增加。在处理重要文件时，应确保使用原件并由相关责任人亲笔签署，签署完整且加盖相应的正式印章。在使用电子签名时，应遵循电子签名法的相关规定，确保电子签名具有法律效力，避免因签署方式不规范而带来的法律风险和不必要的麻烦。因此，确保文件的合法性和合规性是保护各方权益的重要措施。

3. 项目档案管理人员和现场技术人员档案意识薄弱

有的施工单位管理机构大部分是临时建立的，工作人员存在比较大的流动性，工程建设基本是以工程临时交付使用为目标，而忽略了档案管理，缺少严格、有效的归档标准和交接程序以及不完善的档案管理机制与具体方法等。若施工单位不高度重视工程项目档案工作，项目档案管理人员和现场技术人员档案意识薄弱，就会导致项目档案形成质量得不到有效管控，存在工程竣工后再花费大量时间重新整理项目档案的现象，导致一些重要的文件资料丢失，且严重浪费人力、物力和时间等。

四、建设项目档案形成质量管控的主要措施

1. 落实事前管控手段（事前）

(1）制定工程项目档案管理相关规定。把项目档案具体要求列入工程合同的范本中，通过合同、协议等制定专门条款，确定各参建方相应的档案工作责任，防止档案归档时发生管理问题。以《中华人民共和国档案法》等相关法律法规为依据，并根据各单位管理体制，建立切实可行的工程档案管理机制，确定负责机构和具体的管理工作人员，引入岗位目标责任制，实行严格的年终考核。根据国家规范和施工单位的具体情况，编制项目档案具体的归档范围与标准，编制相应项目文件归档实施细则，实现项目档案工作和工程建设的同步实施。（2）项目文件形成人员管理。工程技术人员及质量管理人员在项目文件的形成过程中起至关重要的作用。因此，必须高度重视这些人员的专业水平和职业素养，特别是施工单位的技术人员、质量检验人员、现场监理工程师及专职档案人员，其专业能力和工作态度直接影响项目文件的质量和准确性。如果发现他们不符合项目要求，项目法人有权要求相关单位更换，以确保项目文件高质量形成。施工单位技术人员需要具备扎实的工程技术知识和实践经验，以确保施工过程中各项技术要求和标准的落实。质量检验人员必须严格按照规范和标准对施工质量开展监督和检验，确保每个施工环节都符合质量要求；现场监理工程师负责全面监督施工过程，及时发现和解决在施工中的各种问题，确保工程按计划和标准实施；专职档案人员则负责项目文件的整理、保存和归档工作，确保文件的完整性和可追溯性。（3）建立项目档案技术交底制度。以项目法人为主导的档案人员应根据档案管理制度规定，在工程各施工阶段对参建各单位专职档案管理人员和相关技术人员实施档案技术交底。档案人员需要参加相应的施工技术交底工作，以便及时了解掌握项目文件形成关键控制点，及时跟踪项目文件形成。（4）以抽水蓄能电站为例，编制工程项目划分与工程管理信用表。在工程项目开工初始，建设单位、监理单位和各参建单位质量管理的首要工作是工程项目划分。施工单位根据《抽水蓄能电站项目划分导则》结合工程实际，编制工程项目划分，报监理审核、项目法人批准实施。监理单位应参照《水电水利工程施工监理规范》，并结合工程实际编制一整套工程安全、质量、技术、进度、投资和验收等表格，供施工单位使用。在正式使用过程中，还需动态管理，即当有国家或行业标准更新时，施工单位、监理和业主工程管理部门需及时研究更新相应的记录表格。

2. 加强过程监管（事中）

(1）加强项目文件形成过程的监督指导。项目法人组建工程资料检查小组，根据项目档案过程管控考核实施细则，定期或不定期地检查评分各参建单位产生的档案，实行奖惩。严格实行单元工程资料审查机制。一个基建项目的工程档案，有70%以上档案是单元工程质量验收评定，且其文件资料基本上是从施工现场产生的原始检查记录的数据、文字、图表和音像等资料，是工程质量评定最重要的基础文件资料。因此，应根据施工图纸、技术、施工、测量规范、评定标准及项目划分，严格检查各单元工程质量评定资料的完整性、准确性、有效性和规范性，对存在的问题及时下发《单元工程资料整改通知单》，并督促限期整改完善，以确保项目档案质量的管控。（2）切实落实监理对项目档案工作的监督检查职责。监理单位应将项目文件编制和档案整理质量作为工程质量监理工作的内容之一。监督管理施工单位在工程施工过程中，对不完整、不准确和不符合规范要求的施工文件材料应及时指出，限期整改。监理单位在单位、分部和分项工程质量评定审核时，需同时评定文件材料的形成质量和完整程度。（3）严格落实项目文件审签制。各参建单位对施工组织设计、各类施工方案措施和成果报告等，要求编制单位切实落实编、校、审三级签字（手签），并严格执行文件签署不全不流转至下一环节的文控要求，以确保项目文件编制深度满足规程规范要求。（4）督促落实“三检制”。监理单位要求施工单位的三检人员资格报验，并详细备案三检人员的签字。同时，在日常检查过程中，监理单位会严格核查三检人员的签署情况，确保签署的真实性和有效性。通过这种方式，监理单位能够有效监督和督促三检人员切实履行职责，保障项目文件的质量。三检人员的规范操作和签字行为不仅是对其专业素养的体现，还是项目文件质量和项目整体管理水平的重要保障。因此，监理单位的这一要求对于确保项目文件的高质量形成具有重要的现实意义和学术价值。

3. 严把项目文件验收关（事后）

(1）实行分部工程资料审查制度。在施工单位申请分部工程验收前，项目法人会同监理单位开展对该分部单元工程评定资料完整、准确、有效、系统、文件整理规范性及预组卷等情况展开检查核验，填写“分部工程资料审查表”，经监理、业主工程管理部门和档案管理部门审查通过后，方可实行实体工程验收。（2）归档实行审核“三方会审四检制”。在项目文件归档时，对归档案卷实行施工单位自查、监理单位复查、项目法人工程管理人员复核以及档案管理人员确认，填写“归档资料审定表”，以确保归档的项目文件完整、准确、系统、规范以及有效。

五、项目档案形成质量过程管控中应注意的事项

1. 单元工程质量验收评定文件形成时注意的事项

(1）落实各种单元质量在评定标准中的设计参数、规范要求及强制性条文执行条款编写的责任部门及责任人。（2）组织工程技术和质量管理人员学习掌握《单元工程质量评定标准》、熟悉施工图纸及设计变更内容、理解施工方案及标准工艺要求。（3）终检人员对现场施工人员实行项目划分原则和单元工程质量验收评定支撑性用表的交底。例如，开挖工程需提交四方验收表、开挖面残留炮孔痕迹检查记录表、强调执行记录表、反映施工质量的照片、三检表以及开挖断面测量；混凝土工程提交工序评定表、仓面设计、开仓证、试验委托以及养护记录等。（4）单元工程质量等级评定宜在单元工程完工后28天内完成评定。（5）注意同一部位不同施工内容，如开挖、支护和混凝土等，在单元评定时应厘清相应工序各类表格填写的时间逻辑关系。（6）施工测量应注意过程测量资料的全面采集、收集和初步整理，为工程竣工资料编制打好基础。（7）试验检测：一是统一各类试验委托单、取样单的格式；二是明确责任，确定由哪个部门负责填写；三是填写时如何保证与实际施工内容一致性等。

六、总结与思考

综上所述，抽水蓄能电站工程项目档案是整个电站建设和基础管理工作中的基础性内容，国家和行业对工程项目档案质量要求很高，要充分保证项目档案的真实性、完整性、有效性以及系统性，档案形成的质量管控是重中之重。首先，大部分档案管理人员不是工程技术人员出身，并不很了解整个工程项目会产生哪些项目文件，难以真正把控项目文件内容和时间编制，是否专业规范。一个高质量的项目档案必须由项目法人业主、监理和施工单位三方齐心合力，从管理、落地实施到实现项目档案管理和工程建设的同部署和同落实。其次，深化工程项目档案各环节的有效管理，档案管理及专业技术人员能够及时、完善、准确地完成档案收集、归档与移交等工作，保证项目档案信息的准确性与完整性。最后，项目档案的专项验收应着重审核检查项目档案形成的质量，因为其不仅可以反映工程项目的现实状况，还能够为工程审计以及专项验收等环节提供依据。所以，工程项目档案管理工作人员需要有深度的思考与研究，提高国家抽水蓄能电站项目档案管理工作的效率与质量。

参考文献:

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文章来源:钱向清.关于抽水蓄能电站建设项目档案形成质量管控的实践与思考[J].兰台内外,2024,(32):69-71.