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企业数字档案馆建设技术的研究设计探讨

2020-05-28 290 上传者：管理员

摘要：针对勘察设计企业的数字档案馆建设技术,提出从基础设施层、数据层和应用层进行整体架构设计,并完善相应的规范保障体系。通过应用OCR技术实现历史存量纸质档案的数字化,从而将历史档案盘活。根据OAIS参考模型定义的业务实体和功能实体,围绕档案生产者、消费者和管理者构造档案存储体系,并实现业务系统电子文件在线归档至档案系统。最后对数字档案馆的基础建设、进阶管理以及知识挖掘三个建设阶段进行了探讨与分析。

关键词：
勘察设计企业
数字档案馆
数字资源
档案
档案系统
档案馆建设
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引言

企业档案是指企业在生产经营管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。随着企业规模以及经营业务的不断发展壮大,企业各种类型档案如工程项目档案、财务档案、科技档案会越来越多。这些档案是企业知识与经验的传承,见证了企业的成长,是企业宝贵的财富。

勘察设计行业作为典型的知识密集型行业,其工程项目具有较高的技术含量。档案作为工程项目知识的积累与沉淀,具有较高的利用价值。但现状是勘察设计企业经营者往往只重视项目的经营管理与技术质量管理,却忽视了最后的设计成果归档环节。虽然在工程项目开展过程中应用了较为先进的设计软件、项目管理系统,但项目档案的归档依旧采用较为落后的方式,导致档案管理和利用效率较低,信息资源开发严重不足,无法满足企业生产经营、知识利用和战略决策的需求。因此,建设数字档案馆,利用信息化手段大幅度提升档案管理的效率和质量,发掘企业的隐含知识,是勘察设计企业知识化管理的重要途径。

1、勘察设计企业档案管理问题分析

1.1历史档案数量大,难以管理

大型勘察设计企业往往历史较为悠久,馆藏档案数量巨大。受制于以往信息技术发展水平的限制,勘察设计企业存量档案中纸质档案占绝大多数。由于纸张在长期保管、利用过程中会因各种因素影响而不断老化、变质、易损坏,一旦管理不善,会使众多的历史档案失去珍藏和利用价值,增加了企业的管理成本。

1.2项目周期长,变更频繁

勘察设计项目的周期通常比较长,其中涉及的专业也比较多,而在设计过程中往往会因为工程建设条件、外部环境以及工程实施过程中各参建方的主观意见等因素导致设计变更。由于传统的档案管理系统缺乏与其他业务系统数据联动、在线归档的技术支持,勘察设计项目负责人很难将项目的完整材料进行整理归档,项目档案容易缺失。

1.3设计文件缺乏统一归档规范

勘察设计项目传统的设计出图过程,是各专业设计人员使用各自的绘图软件绘制工程图纸,再由校审人员审批形成最终成果。但由于设计制图软件版本众多,且缺乏与档案系统的有效连接,导致勘察项目的各类设计文件存在大量不规范、不统一的问题,增加了档案管理、利用的难度。

1.4知识利用率低

传统档案管理模式下,往往以工程项目为归档单元进行档案搜集。虽然方便了项目档案的管理工作,但由于档案馆员往往不具备勘察设计专业知识,缺乏对档案知识标签的梳理,因此难以形成较为完善的知识图谱,档案利用价值较低,项目经验难以复用。

2、数字档案馆建设整体架构

如图1所示,为解决勘察设计企业档案管理存在的问题,数字档案馆的建设应涵盖基础设施层、数据层和应用层,并完善相应的标准规范体系和安全保障体系。

图1勘察设计企业数字档案馆整体架构图

2.1基础设施层

基础设施层应包含支撑数字档案馆运行的中心机房、网络平台、服务器、存储设备、终端设备及其他软硬件设备。有条件的企业可以同时配合搭建智能档案库房,通过智能化控制,实现对实体档案的无序存放、有序管理。

2.2数据层

数据层包含档案资源数据库,以及编研形成的各项专题数据库。该层的设计应以档案资源的高效管理和利用为导向,搭建以NoSQL为基础的分布式档案存储系统。通过对档案元数据、数据分布、数据采集以及知识标签的梳理,构建项目档案的知识图谱,为档案知识化应用提供数据支撑。

2.3应用层

应用层应在数据层的基础上,建设实现勘察设计项目全生命周期管理的数字档案系统。利用微服务+Docker容器化技术实现档案收集、整理、保存等功能,并同智能库房连通,实现电子档案与实物档案的一体化管理。

2.4标准规范体系与安全保障体系

数字档案馆的建设离不开相应的规范体系支撑,应制定包含档案收集、整理、保管、利用等方面的标准规范体系及实施要求。同时还要建立健全基础设施、软件系统、网络等方面的安全保障体系以及企业保密管理条例。

3、关键技术

3.1数字资源建设

数字资源建设应从两个方面入手:一是要实现历史存量纸质档案的数字化;二是要实现增量电子档案的移交入库。为了将历史档案盘活,档案的数字化不能仅仅是完成扫描工作,还需要借助OCR技术获得可检索的数字化副本。这个过程需要对图纸内容进行识别、标引、入库等电子化加工,并对图纸中图像进行建库检索、智能差异比对、版面还原,再配合索引数据库、全文检索等技术构建图文检索管理系统,实现数字资源的高效利用。

图2档案数字化实现技术

3.2数字档案系统建设

图3开放档案信息系统参考模型

如图3所示,数字档案系统的建设应根据OAIS参考模型定义的业务实体和功能实体,围绕档案生产者、消费者和管理者构造档案存储体系。其中生产者和消费者是指提供档案和利用档案的个人或组织。如项目档案的生产者是承担工程项目的各项目组,项目档案的消费者为其他需要借鉴学习的项目组或新入职的员工。管理者通常作为档案管理机构,负责制定档案归档范围、归档流程等标准体系。数字档案系统应围绕这三个业务实体定义档案收集、数据管理、档案存储、档案利用、保存规划、系统管理6个功能实体来完成整个档案管理流程。

3.3电子文件在线归档

电子文件来源于各业务系统,如合同档案来源于经营系统,会计档案来源于财务系统,项目图纸档案来源于协同设计系统等。各业务系统的电子文件包含原始业务表单中的结构化数据,附件内容中的非结构化数据,以及其他有价值需要保存的数据信息。企业已实施的支撑主营业务的信息系统均应具有归档功能,导出的归档电子文件存储格式、元数据等均应符合电子文件归档和电子档案管理的有关要求,通过四性检测后移交至数字档案系统。

4、建设阶段

4.1基础建设阶段

在基础建设阶段,首先要完成企业各类档案资料的分类梳理,建立档案分类编目、编号的规则;其次要建成数字档案系统,实现对档案的全生命周期管理;再次要完成传统载体档案数字化,以及档案条目与数字化副本的挂接;最后还要完成档案管理配套的制度和标准建立。

4.2进阶管理阶段

在前一阶段的基础之上,优化完善数字档案系统,实现与企业主要业务系统,如经营系统、财务系统、人力系统以及协同设计系统等的集成,并实现数据互通以及电子档案的自动采集;本阶段还要搜集各专业档案的核心知识字段,为知识图谱与工程项目画像的建立打下基础。

4.3知识挖掘阶段

在知识挖掘阶段,要完成企业专题数据信息的收集、整理、汇聚、整合,建成档案管理专题数据库。通过持续推进知识管理应用,挖掘档案内在价值,实现企业经验的复用与传承,为未来战略决策、新项目建设提供更多有价值的信息。

5、结语

本文对勘察设计企业数字档案馆的建设技术进行了探讨,首先提出整体架构应从基础设施层、数据层和应用层进行建设,并完善相应的规范保障体系;其次对数字档案馆建设关键技术中的数字资源、档案系统以及电子文件在线归档技术进行了阐述;最后规划了勘察设计企业数字档案馆的建设阶段。相信随着信息技术与大数据技术的不断发展,数字档案馆将成为勘察设计企业乃至全行业知识化转型的必然趋势。

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