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探讨如何解决公路档案管理中的问题
摘要：“要想富先修路”,公路是连接不同经济区域的重要枢纽,公路交通是我国城镇化建设的基础配置,公路在我国经济发展历程中起到了不可替代的作用,在公路的使用过程中,公路管理机构负责公路的建设管理行为,公路管理机关在公路建设和执法中形成的一系列媒体文件例如声音、图像和文字等,统一称为公路档案。公路档案是路政管理机关对公路使用中的常见问题的真实记录,它是我国路政管理水平提升的基础,对公路档案管理中出现的常见问题进行分析,并制定相应的对策对我国路政管理水平提升乃至我国公路的发展都具有不可或缺的现实意义。基于此,本文对我国公路档案管理进行了全面细致的研究,指出我国公路档案管理中存在的问题,并针对不同问题进行深入探讨,提出针对性的修改建议,旨在推动我国公路档案管理的长远发展。
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公路工程档案包含公路工程从项目筹备、项目施工到项目工程结束过程的全部档案记录,公路档案工程是对公路整体建造过程真实的记录,它是公路竣工后管理人员对公路进行运营、养护等不可缺少的档案依托,档案工程在公路发展中的重要性不言而喻,因此,相关人员一定要对公路工程档案管理工作高度重视,可以给档案工作设立硬性指标,并不定期抽查公路档案工作,借此来确保工程档案的质量。随着公路施工的递进,施工档案的类目和数量也在不断增加,相关人员如何对这些档案进行科学化的管理是目前档案管理最急需解决的问题。公路档案涉及的内容多而杂,相关人员管理时面临诸多困难,其中最大的挑战就是相关人员如何督促并控制好各参建队伍建设时形成准确规范的档案资料。为了进一步优化公路档案管理,相关人员需要及时发现档案存储中的问题,并结合具体问题具体分析,全过程监督档案,全流程把控档案管理,可以从强化现场管理、规范制度建设等角度入手,促进档案工作的规范化、标准化。
一、公路工程档案的特点分析
公路工程档案的特点可归纳为:一是专业性强。公路工程档案大部分内容是技术方面的,要做好公路工程档案工作,既要有工程方面的知识,也应具备档案管理方面的知识。二是形成时间长。一个工程项目从项目立项、勘察设计、招标确定施工监理单位、工程施工、交工验收、试运营到最后竣工验收,一般最少要两年以上的时间。三是建设单位多、数量大。工程建设项目,牵涉到政府部门、业主、勘察设计单位、建设施工单位、运营使用单位、监理监督单位。工程从决策、设计到最后竣工,每一个阶段都会产生大量的原始记录。四是载体多样。公路工程档案除了传统的纸质文件以外,载体形式多样,有图纸、照片、录音、录像、磁盘、光盘和其他高科技存储介质。五是数字化管理水平要求高。随着计算机技术的应用,在公路建设设计、施工、管理、维护等各项工作中都不同程度地采用了先进的信息管理技术,在不同的的工作环节和管理阶段,形成的档案对新时期公路工程档案管理提出了更高的要求。
二、公路工程档案管理中的常见问题
档案管理水平大幅度下降的因素主要有三个,一是没有设立独立的档案管理部门,不利于档案的统筹规划。在实际生活中,公路项目部门都是各司其职,工作中缺乏沟通和联系,这样的情况就导致不同项目部门之间缺乏沟通,最终导致档案记录部门的资料和工程建设同步性不够,在实际档案记录的过程中,工程质量记录不全面、资料信息不完整、图纸报告等不完善等现象等经常会出现,在对档案进行管理的过程中缺乏条件和控制措施,最终影响了工程档案的整体统筹。二是档案管理工作技术人员缺乏,有相当一部分公路施工单位没有配备专门的档案员,档案管理工作多由兼职人员接管,而兼职人员往往专业性不够,素质欠缺,档案管理经验也不足,无法全面有效地掌控档案管理工作的全程,甚至会导致档案管理中出现质量问题,此外,因为档案工作重视度不高,档案员在公司的地位较低,实际变动大导致档案员在实际操作中比较被动,行使职权的力度不大,最终导致档案管理工作无法顺利开展。三是公路项目工程对档案管理采取粗放式管理模式,忽视对档案材料的收集、积累和管理,造成档案过程资料不全的现象,还有很多档案管理人员在项目结束后突击整理档案资料,整理时因为操作不当,导致资料混淆,最终增加了档案管理工作的难度,减低了档案工程的质量。
1.公路档案制度不健全,制约档案管理发展
在我国,部分公路路段档案管理工作不到位,缺乏相应的档案管理制度,导致公路档案记录混乱无序,缺乏有力的制度制约,最终影响档案管理的质量和工作小笼包。举个例子,在一些高速公路档案管理工作中,因为制度不完善,导致不同部门之间粘合性不够,档案管理制度与项目工程缺乏融合,最终导致不同环节进行不顺畅,缓冲性不够,内部审核与承包经营环节往往是脱节最严重的,这就导致公路档案管理工作本身最应当具备的指导性优势不复存在,且不同环节的脱节不利于公路工程档案精细化管理,直接影响档案工作的结果,导致工程质量信息无法被全面收录。
2.传统档案管理滞后性明显,缺乏创新
随着计算机硬件技术的不断进步和基础设施的不断发展完善,信息化的概念已经深入人心,互联网是现代化管理的重要模式,信息技术在不同行业各有渗透,信息化管理已经是互联网时代的主流管理模式,档案管理也需要顺应时代的发展趋势,全方位创新档案管理模式,革新档案管理方式,搭建更科学更合理化的信息档案管理新模式。但是当前,我国公路档案管理模式发展较为缓慢,没有全面追上信息化档案管理的时代步伐,现代化信息化技术和先进的管理理念渗透不足。与此同时,在已经信息化管理的公路档案系统中,由于档案管理人员没有吃透信息化管理思想和经营理念,导致对信息技术和档案管理二者的创新不到位。传统的档案管理缺乏变通,从根本上制约了公路档案的信息化发展和数字化建设。管理方式滞后,管理理念缺乏变通,最终会导致档案管理质量降低,而无效率甚至低效率的档案管理却会不断增加成本支出。
3.档案管理整体水平偏低,急需改良
公路档案管理工作是公路发展的重要依据,档案管理可以真实记录公路施工到竣工不同环节的表现,因此,公路相关管理人员应当给档案管理设立一个单独的部门。在实际公路工程建设中,不同的部门相互独立,做着分配的工作,缺乏沟通,这样的施工状况会导致公路工程资料和工程建设不是同一个频率,最终导致公路档案资料不完全,档案建设没有良好的发展环境,最终导致公路档案管理效率不高。影响公路档案管理效率还有一个因素,就是公路工程档案管理人员流动性大,人员稳定性低,人事变动多,导致档案管理工作推动进程缓慢。此外,相关工作人员的专业性也是影响公路档案管理的重要因素,在公路建造工程中的诸多参建企业中,非专业出身的档案管理人员较多,他们没有经过系统的档案管理培训,对档案管理具体流程和环节分配不够了解,实际操作中缺乏经验,导致操作实物,最终给档案管理埋下安全隐患。此外,公路施工中过于侧重工程建设,对档案管理重视度不够,日常施工中重点关注公路建设,忽视对建筑资料的收集和档案整理、归纳等工作,最终导致工程档案不全,加上工程档案管理部门对档案工作有序性把控不够,最终导致工程施工与档案记录不同步,档案整理往往是在项目工程结束后突击进行档案整理,加上多种资料混合整理,无疑增加档案管理难度,降低档案管理质量。
三、公路档案管理提升的方法
随着信息化时代的到来,公路工程建设项目管理也迎来了新的变革,信息技术的应用给项目档案管理带来极大的便捷。公路建设工程档案包含了大量的信息和工程数据,内容复杂且数量巨大,过去档案管理人员需要在工程建设期间将这些信息和数据的纸质形式加以收集分类,之后在工程验收阶段检查项目档案的过程,通常会占用过多的时间,大大降低了工作效率,且出现遗漏和错误的几率也很高。计算机技术的应用,使工程项目档案的管理从过去冗杂的纸质化管理工作逐渐转变为虚拟化管理工作,与传统管理方式不同的是,管理对象由占用大量空间的纸质文件转变成只需要使用一台电脑就可以解决的数据信息文件。
1.健全完善公路档案管理机制,确立档案管理基础
制度是项目工程的灵魂,是保证公路工程顺利开展流程完善的重要条件,设立健全的管理制度,与档案记录使用过程灵活统一,管理制度是档案管理过程中贯穿始终,具有极大指导意义的,保证档案质量的必要准备。因此,为了保证档案工作的顺利开展,项目单位一定要坚持档案制度管理原则。在公路项目筹备建设时期,项目单位可以根据档案的需求,提前制订竣工文件编制管理办法、档案工作实施细则和档案考核规则等,派专职档案管理的人员依照制订好的规则对档案工作进行管理,专职档案员在实际管理中要严格贯彻先前定好的制度。同时为了保证档案管理工作的顺利进行,提升档案管理工作的效率,达到通过档案动态考核并且管控参建单位档案质量的目的,相关人员需要制订竣工文件奖惩和考核方法。在公路建设中,相关人员要结合公路工程的具体情况,在实际操作中更新和完善档案管理方法,优化档案管理制度,制订合适的工作计划,通过制度约束档案管理中的种种不利行为,提升档案质量,保证档案工作的顺利开展。
2.充分借助现代化手段进行管理
档案学在我国今年发展迅速,档案管理从业人员在不断增加,我国已经建立了完整的档案管理系统,档案管理工作效率也在不断提升。但是现代化档案技术相对档案学的发展有点落后,档案管理现代化程度不够,特别是现代化档案管理技术发展不足,导致档案管理手段相对落后。而为了进一步提升公路档案管理,相关人员需要充分借助现代通信技术、电子计算机、智能机器人和自动化控制技术等先进信息技术配合现代化的管理手段,实现公路档案的信息化管理、现代化管理。与此同时,工作人员的管理理念,对档案管理现代化工作的顺利推进有着不可或缺的重要作用,公司需要引进先进的现代化管理设施,推动档案信息化管理,通过信息化的管理手段,提升公路档案管理的质量,从而形成完整系统的档案信息管理。
3.加强现场管控,促进整改落实
项目档案管理的开头很重要,好的开始往往是成功的一半,项目档案管理难点在于框架的建立,各参建单位需要在项目开工前根据批复部分项划分为若干卷(预立盒子)进行积累,相关人员可以在盒脊背上标注单位工程名称、分部、分部工程名称。在进行档案资料收纳时,相关人员将预立盒子按照分部工程编号按照顺序排列上架,等到资料形成后根据序列号进行存放。相关人员需要仔细核对,保证档案完整准确,档案管理人员需要强化过程检查,采取一系列激励措施,例如将档案检查纳入月度综合检查还有月度专项检查中去。一旦档案管理人员在档案检查中发现问题,一定要及时整改,不放过错误,如果档案管理过程中出现问题,参建单位的档案管理部门可以通过整改通知单的方式对档案管理工作进行监督。
4.确立档案管理目标,消除档案管理积弊
科学合理的档案管理目标可以有效提升档案管理的效率,减少档案管理常见错误发生概率,消除档案管理的常见弊端。为了进一步提升阶段化目标的作用,档案管理相关负责人可以借助现代化档案管理方法,用现代化的档案管理意识管理档案,转变对档案重视度不够的传统意识,正确认识到档案管理的重要性,意识到档案管理在项目建设发展中的不可替代的作用,彻底转变以往“建设为重,档案为轻”的陈旧思想,资料临时整理甚至后补的思想。明确档案管理的根本目的和基础目标,有效控制公路的档案管理,保证管理过程的精细化和有序性,通过精准有效的管理提升档案管理的质量。除此之外,公路会出现旱季大干的现象,从而导致档案资料滞后严重,管理部门需要提前做好应对措施,革新管理措施,可以通过劳动竞赛的方式,提升公路不同部门对档案管理的积极性,档案管理在劳动竞赛中占的比例应当适当调高,10%左右的比例较为适宜,通过提升相关人员积极性的方式,确保档案质量,保证工程资料和工程建设同步进行,达到改变告诉公路旱季大干资料严重滞后的问题,从而消除档案管理的积弊。
四、结束语
综上所述,公路档案管理工作在我国公路发展历程中起着不可替代的重要作用,它真实记录公路生产和管理中的细节,给路政部门决策提供依据,它是路政部门决策的基础和必要前提,因此,保证公路档案的完整性和真实性是档案相关人员负责档案工作的要点。公路档案管理是一项综合性的工作工作,工作内容琐碎繁杂且难度较高,因此,相关管理人员一定要不断充实自己,提升档案管理技能,更好地服务于公路档案管理工作。本文对公路档案管理中的常见问题进行了细致全面的法分析,并针对不同的档案管理问题提出了不同的改进措施,旨在启发公路档案管理相关工作人员,激励他们不断学习,提升档案管理的工作水平,在我国巩固档案管理工作中发光发热。
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随着计算机网络技术的发展，人类进入数字化新时代。数字化对医院档案管理产生了新的影响，传统医院档案管理方式逐步向数字档案室转变。引进数字技术，建设数字档案室，提高医院档案管理水平，成为数字时代医院档案管理的新路径。在经济发达的地区，一些大型医疗机构通过建设数字档案室，档案管理水平显著提升。然而，在一些经济欠发达地区，医院档案室的数字化建设进展缓慢。
2024-04-16
衰弱(Frailty)是指机体生理储备下降导致机体易损性增加、抗应激能力减退的非特异性状态，与跌倒、失能等临床负性事件的发生密切相关。衰弱是动态发展且潜在可逆，早期识别是开展衰弱管理的基础
2024-02-08
医院的健康管理信息平台是信息化建设的重要组成部分，也是对传统健康管理业务流程的再造[1,2,3,4]。根据国外经验，医院信息化投入通常占总收入的5%，而我国的平均水平仅约为2%。创建一套完善、周密及个性化的健康数据分析系统，其目的在于辅助建立有序、健康的生活方式，进而降低疾病风险；而一旦出现临床症状，则可通过智能化就医服务，尽快接受诊断治疗[5,6,7,8,9]。
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随着计算机信息技术的快速发展，医院信息化建设日趋成熟，健康档案系统也已逐步升级为智能化的管理平台。然而这类系统的广泛使用会产生大量数据，对采集到的数据进一步展开智能化分析才能为医疗服务、疾病预测以及降低成本等提供有效的支撑。因此如何智能挖掘复杂的医疗健康档案数据，并根据相关记录来预测出对应的健康状况是一个亟待解决的问题[1,2]。
2024-01-22
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2023-12-28
医疗保障作为我国社会主义保障体系当中重要组成部分之一，是医疗保障部门给予患者一定的医疗费用补偿的社会保障制度之一。这种保障制度对于推动社会发展，构建和谐社会具有深远的影响。医保档案作为我国医疗档案管理工作的重要内容，关系到医疗服务水平的提升、医保管理质量的重要环节。实现医保档案管理工作的规范化，对于加快医疗保险事业的稳定、长久、健康发展具有一定的促进作用，因此要提高其重视程度[1]。
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人力资源是一种宝贵的资源，其本质是人的能力[1]。发挥宝贵的人力资源优势，就需要做好人力资源开发。人力资源开发（Human Resource Development,HRD）最早由美国学者Nadler提出，是指一个企业或组织团体在现有人力资源基础上，根据组织结构变化、战略目标制定，做好现有人力资源的调查、分析、规划和调整，达到提高人的才能，增强人的活力，提升组织或团体现有人力资源管理水平，激发团体或组织创造更大价值。
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主管单位：甘肃省档案局(馆),甘肃省档案学会
主办单位：甘肃省档案局(馆),甘肃省档案学会
出版地方：甘肃
专业分类：档案
国际刊号：1004-2733
国内刊号：62-1025/G2
邮发代号：54-195
创刊时间：1981年
发行周期：月刊
期刊开本：大16开
见刊时间：4-6个月
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2020-10-27
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