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大数据时代背景下的档案价值与开发利用研讨

2021-03-20 148 上传者：管理员

摘要：信息技术的飞速发展为大数据时代的建设打下了良好的基础。依靠大数据时代下相关技术高效性、长期性的特点，诸多管理与生产活动都能在短时间内获得革新。结合当前的管理活动来看，大数据的出现为档案的管理、应用及发展提供了的新支持。文章结合当前的档案管理活动展开论述，对档案管理的难点问题、重点要求、未来建设需求发起讨论，希望在大数据时代下能够得出全新的档案管理与开发制度。

关键词：
大数据
开发利用
档案价值
策略
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在大数据及有关技术的推动下，各行各业在管理及发展的过程中积累了大量的可用数据，在后续的管理活动中，这些数据又被各个单位、执行部门整合起来，转化为可用价值较高的管理档案、建设档案。做好档案的管理与开发工作，能够对当前的生产管理活动进行调整，发挥信息资源的最大应用价值，从而帮助各单位优化管理方向与发展方向，在复杂的活动中抢占先机。

一、档案开发及管理活动中存在的短板问题

（一）重管理不重开发，档案管理活动不科学

档案是对各单位的生产活动、管理活动进行约束、记录的第一手文件材料，做好档案的管理工作，能够帮助有关单位及时整理管理经验，对人事调度、制度优化、生产活动等内容进行记录，为各单位未来的发展提供必要的文件支持。在信息技术的带动下，各行业的生产与管理信息开始向着多元化、高速化、便捷化的方向发展，基于此，以人力资源为第一管理手段，以实体文本为第一载体的档案管理制度已经无法适应数据洪流所带来的全新要求。要在大数据背景下做好档案管理与开发工作，就必须将线上平台与档案管理要求结合起来。在当前的档案管理与开发工作中，大部分单位的档案管理工作都呈现出“偏重式发展”的负面问题：虽然各单位已经注意到了档案管理工作对于单位未来发展活动的重要影响，但在归置档案、整理档案的过程中，将档案管理工作的重心放在“档案记录”上，对档案的记录、登记、入库等事宜严加约束，忽视了档案中所积累的生产经验与开发价值。在有关单位根据内部活动的基本形式确定了档案管理方略之后，并没有提出周期性的档案开发制度，档案在入库之后便在档案室内“吃灰”。部分单位甚至没有形成科学的档案管理意识，在档案管理活动中，依旧以文本材料为主要的档案载体。落后的管理模式，不科学的管理制度，这一系列问题的出现都对档案的管理与开发产生了新的不良影响。

（二）重档案不重方法，档案管理人员素质低

人力资源的综合价值不仅影响到有关单位的未来建设，也直接对内部档案管理活动产生影响。在全新的档案管理要求下，相关单位应建立专人专职的档案管理制度，以高素质的管理人员、高质量的管理制度保障档案管理活动的正常发展。但回顾当前的档案管理工作，档案开发与人力资源调配之间依然存在着较为明显的矛盾：部分单位内部管理意识淡薄，认为档案管理的价值在于“档案入库”，档案开发的价值在于“档案调阅”，从主观意识入手，强行削减档案管理的发展价值与实用价值。在这一落后的管理机制下，档案管理工作由某一部门、某一科室“兼职”，由于缺乏高素质的管理人员，在后续的档案整合、档案调用、档案修整等活动中，相关工作根本无法及时展开。部分单位虽然已经建立了专人专职的管理制度，但相关人员缺乏专业的档案管理知识，在档案管理活动中，以内部档案调用需求、上级档案管理要求为第一行动准则，忽视了档案管理活动的科学性、严谨性，当档案管理人员无法明确掌握自身的管理职责、无法根据档案管理工作、开发工作的相关需求调整工作方式时，档案管理与开发工作的价值将直线降低，档案遗失、损毁、违章变动等问题出现的频率也会随之上升。

二、大数据背景下档案管理及开发的特点

大部分单位在档案管理活动中遵循“以不变应万变”的档案管理制度。在档案管理及开发活动中，其强调档案所记录信息的真实性，注重档案对于有关单位既往活动的记录价值。在这片面化的档案管理理念下，档案管理工作很难发挥其应有的价值：在有关人员对档案进行分类整理并将其归置入库后，大部分档案并不能被应用到后续的管理及建设活动当中，档案管理工作的实用价值无法发挥出来。随着管理活动、生产建设活动的日趋复杂，档案管理、档案应用与内部活动脱轨，档案管理工作与档案开发工作的建设并不能为内部的管理活动提供任何支持。

在大数据背景下，档案管理工作量激增，档案管理方式正在向着系统化、全面化、科学化的方向发展，基于此，涉及各个领域及管理活动的档案的地位直线上升。在全新的档案管理及开发要求下，各单位的档案管理理念也在随之发生变化：一方面，其强调现代化信息技术在档案管理活动中的应用，注重档案管理活动的可靠性、高效性。另一方面，相关单位能够以更为高效、便捷的方式完成相关档案的开发工作，消除档案信息冗杂问题，为后续的档案调用活动提供保障。便捷化的档案管理制度的出现为有关单位落实档案管理工作提供了实质性支持，依靠全新的档案管理模式，档案管理人员能够完成管理方法、管理内容的革新，在提升管理质量的同时，对档案的开发、管理投入足够的重视，确保档案管理工作能够适应当下的社会生产需求。

三、大数据背景下完善档案管理与开发利用的可行策略

（一）改变管理理念，开发与管理并行

仅围绕“管理”所发起的档案整理及调用工作是不全面的，在全新的档案管理背景下，有关单位应将大数据理念、信息技术与档案管理工作、开发工作结合起来，以此来保障档案管理活动的高质量。

在档案管理活动中，相关单位应落实以档案管理为第一要求、以档案开发为后续任务新型档案管理理念，依靠人力资源与硬性制度的相互配合，保障档案管理工作的高质量。相关单位必须努力落实做好内部档案管理设备的配置工作，以上级领导的档案管理要求、内部档案调用需求为第一行动基准，建立完备的档案管理制度，保障档案管理工作的高质量。在大数据背景下，相关档案的基础结构较为复杂，在档案管理活动中，相关人员需要对档案进行分配、收纳。基于这一特点，有关单位应建立相应的档案管理小组，努力宣传大数据的管理优势，使档案管理活动与开发活动的实践价值得以展现出来，对档案开发工作给予全方面的重视。在内部管理与建设活动中，有关单位可适当调整档案在管理活动中的出现频率，依据档案中的生产活动、生产经验为未来管理工作的落实做好准备，展现档案的开发价值，确保档案管理活动的高质量。

（二）改变管理方法，线上与线下并行

以书面材料为主要载体的档案记录了有关单位的发展历程，但在大数据背景下，实体档案已经无法满足相关单位对于档案的调用需求，积极调整档案形式，提升档案的使用价值，这才是保障档案管理工作顺利发展的重要前提。在大数据背景下，档案信息的交流、置换与调整变得愈发频繁，实体档案占地空间较大，调用难度较高，对于人员变动、单位建设、日常事务管理等活动，相关人员无法利用实体档案对其进行记录。

要实现大数据理论与档案管理工作的高效对接，相关单位应做好线上技术的开发工作，以现代化的档案管理手段推动档案管理工作发展。在档案建设环节，以线下档案为第一手资料，依靠线下档案中所记录的相关内容整理并制作线上档案，为后续的档案调用、开发等活动做好准备。线下档案的分类形式较为复杂，所涉及到的管理内容比较繁琐，在建设线上档案储备库的过程中，有关单位应指派信息技术管理人员对档案储备库进行管理，做好档案的加密、保存及调整工作，根据单位内部的具体事宜设定不同的权限密码，并做好安全防护，以此保障档案的安全性。在大数据背景下，档案的记录与调整变得更为轻松，但相关单位仍应做好实体档案的管理工作，以实体档案为第一参考，定期对线上档案进行补充、整理，避免因档案疏漏而引发的管理问题。在大数据背景下，有关单位在发起档案管理工作的过程中，应尝试将现代技术与档案管理要求结合起来，从而为档案管理活动带来新的灵感。

（三）引进管理人才，人才与制度并行

要在大数据背景下落实档案管理工作，有关单位应将人才的引用、调度放在优先位置，以人才为第一生产力，从各个角度入手，落实档案管理工作。在大数据背景下，线上档案、多元档案等新式档案层出不穷，仅掌握单一技能的有关人员已经无法胜任档案管理工作，基于此，相关单位应将人才管理档案的先进理念落到实处，依靠人才响应制度，为档案管理活动的落实提供实质性支持。

在档案管理工作中，有关人员应积极尝试落实档案管理计划，以硬性制度为第一行动标准，对如何管理档案、管理哪些档案、哪些员工能够管理档案等一系列问题作出明文规定，依靠制度约束档案管理活动，保障档案管理工作的实效性。在档案开发研究过程中，相关单位应引入高级综合型人才，要求其利用信息技术、云平台等手段深挖档案的建设价值，对档案中存在的漏洞进行填补，依靠对档案信息的深度开发，使相关档案能够对未来的生产活动产生积极影响。在条件允许的情况下，有关单位可定期召开档案开发会议，依靠线上平台展出档案记录，并在档案中吸取相应的管理经验，解决当前的生产或管理矛盾。为实现档案管理工作的科学价值，有关单位应定期对档案管理制度进行调整，以硬性约束力保障档案管理工作的稳步推进。

四、结语

在大数据背景下，档案管理与开发工作的建设面临着全新的挑战，为解决档案管理矛盾，做好档案开发，有关单位应从理念、制度、人才等角度入手，建立全方位的档案管理模式，以高效、高质量为第一要求，依靠硬性制度与专业人才保障档案的开发价值，依靠周期性的档案开发活动，将档案管理活动与实际建设活动联系起来，确保档案管理的高效性。

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