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实现电子档案信息资源共享的策略
摘要：本文探讨了大数据时代电子档案信息资源共享的方式及采取的措施。福建省国资监管部门正积极破解连接、协同、共享的难题,建立起统一的国资监管电子档案信息资源中心,收集、整合、分析监管企业业务行为电子档案信息,全面掌握企业经营情况等监管数据,让国资监管电子档案信息资源互联互通、互助共享,更加便捷高效地为国有企业的改革发展及社会公众提供服务。
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1、引言
当前，云计算、大数据、人工智能、5G技术等科学研究成果正在以不同的方式改变着人们的生活，同时也改变着电子档案信息资源共享的方式。“互联网+”的无限延伸，已不可逆转地进入了大数据时代[1]。《福建省数字档案管理办法》（以下简称《办法》）已于2018年2月1日起施行[2]，标志着福建省的数字档案已进入制度化、规范化轨道。福建省国资监管部门应积极贯彻落实《办法》，转变监管方式，努力破解连接、协同、共享的难题，打破监管系统与企业之间的信息壁垒，让国资监管电子档案信息实现资源互联互通、互助共享，更加便捷高效地为国有企业及社会公众提供服务。在这种背景下，本文探讨了福建省国资监管电子档案实现信息资源共享的措施。
2、现状分析
(1）缺乏统一标准，信息管理分散
福建省国资监管电子档案信息系统存在缺少统一规划、统一标准的问题。各监管企业大部分已开发了本企业的电子档案信息管理系统，所依据的标准也不尽相同。省属企业信息化水平参差不齐，有的企业已具备财务业务一体化系统，能够实现更高效的报表生成。有的企业没有财务管理、资产管理、人事管理等的业务系统，无法实时更新、动态管理，造成信息资源分散等问题。
(2）缺乏有效连接，互连互通不畅
国资监管电子档案信息因多元输入、不统一，造成采集数据不完整。各大企业的子系统间相对独立，存在电子档案信息分散保管，无法满足企业及用户对电子档案信息的利用需求[3]。公文交换仍通过人工传递、邮寄等传统方式，不仅手段落后、效率较低，而且安全性差。
(3）缺乏信息共享，电子档案价值无法凸显
信息分散，各自独立，无法全面了解监管企业的经营及财务情况和重大项目建设动态等。各企业经常重复上报各类数据，造成数据冗余，浪费资源。同时无法将信息储量丰富的国资监管信息变为“电子档案信息财富”，无法凸显电子档案信息资源的真正价值。电子档案的价值不仅取决于其内容和形式，还取决于电子档案形成、管理过程的完整、可靠的记录[4]。
3、采取措施
3.1 创建共享平台
福建省国资监管部门应紧紧围绕“大国资、一盘棋、一系统、一家人”的理念[5]，积极配合，互助共享，统筹推进电子档案系统升级、改造工作。建设规范性文件、文档库，实现电子文件关联归档，保障电子档案的真实性，保证电子文件全过程都在受控环境中进行流转办理、档案内容、版面结构和形成背景未被篡改[6]，从而推进国资系统电子档案互联互通，共享应用。
3.1.1 建立大国资平台
建设统一的全省国资监管信息系统运行平台，以支撑国资委业务运作需要，实现与设区市国资委、监管企业电子档案信息资源互联互通。各系统新建业务应用，应当遵循统一的多层架构建设模式，按照统一的标准进行建设。监管企业已有的应用，应当通过各种连接方式，集成到统一的全省国资监管业务平台上。
3.1.2 设立大国资信息中心
（1）采集信息
从监管企业中遴选几家信息化程度较高的企业作为试点，实时自动采集人事财务和重大项目建设等动态数据。根据试点过程及数据分析，并结合国资监管业务需求及企业电子化、信息化水平，逐步推广到监管企业。
(2）建立中心库
建设电子档案信息资源中心库，主要分成基础库、主题库、共享库。使各系统电子档案信息资源的数据，自动归入中心库。
(3）连接共享接口
一是内部共享。制定电子档案内部共享服务接口，满足监管领导决策支持和各处室业务需要。二是外部共享。制定外部电子档案共享服务接口，向福建省政务共享平台汇聚共享。
3.2 互联子系统
以电子档案信息资源系统作为重要依托，连接各设区市国资委和监管企业子系统，通过互联互通，上下联动，业务协同，管理优化，实现电子档案信息监管全覆盖。
3.2.1 统一决策部署
为更好实现国资委机关与监管企业及各设区市国资委之间的互联互通，推动国资监管电子档案一体化平台建设，优化各系统之间纵向层级和横向便捷的监管流程，主要做好以下工作：
(1）要确保运行在同一网区。平台统一部署在政务外网专用网络区，使监管企业和协同办公、数据资源中心在同一个网区。
(2）要制定标准规范。将初步完成的总体规范、一元数据规范、主数据规范、信息安全规范、数据交换规范、应用系统规范、应用支撑技术规范、运行维护规范等八个正式标准规范。
(3）要部署企业服务总线。将基于以上的标准规范，在政务外网的省国资监管数据中心部署企业服务总线。
(4）要先试运行然后再放开。先提供财务、人事、产权、投资项目等接口供对接单位调用，后续将根据需要开放更多接口。
(5）要统一决策布署。如在平台上新建产权管理系统和投资项目管理系统，对产权信息、资产租赁（承包）、产权评估、产权交易、产权登记、上市公司管理及各企业投资项目的近展情况等实时监测的数据信息，视情况进行统一决策部署，优化监管，进一步提高工作效率和服务能力。
3.2.2 改造业务系统
根据国资监管职能转变和各处室业务需求，升级改造已有的监管业务系统（二期），实现各子系统的功能节点与委机关的业务高度契合，固化权责清单、决策流程和管理边界，成为政务与业务工作的依托平台。
3.2.3 升级协同办公系统
优化升级现有的协同办公系统，建设适应不同的业务信息报送系统。例如：开发财务与绩效管理系统、企业财务风险预警系统、发展规划管理系统、外派监事会管理系统、人力资源管理系统等。逐步拓展无纸化办公、移动办公、智慧公文等功能，联通对接到各设区市国资委和监管企业，并逐步实现省国资监管业务系统与协同办公系统对接融通，大幅度减少政务业务之间的人工转换和流转。
3.2.4 建设国资运营智慧决策系统
依托电子档案信息中心，按照“统筹兼顾、突出重点、注重效益”的原则，运用数据库技术，对监管企业的现状信息、过程信息、结果信息、关联信息等各类信息进行综合分析，初步实现在线监测,及时预报预警预测，辅助优化科学决策，为“三供一业”分离移交，“僵尸企业”及“壳公司”清理，企业办教育分离移交等历史遗留问题的解决提供依据。
3.2.5 建立领导辅助决策系统
贯彻落实省委省政府对国有经济发展的要求，充分利用国资监管电子档案信息资源，建立领导辅助决策系统。综合分析各类信息资源，辅助领导决策层智能决策，为监管企业提升自主创新能力和增强市场竞争力提供科学依据。
4、实现共享
遵循《办法》规定的统筹规划、规范有序、便民快捷、保障安全的原则[5]。以电子档案信息资源系统为重要载体和重要手段，为提高国有资本效率，增强国有企业活力，打破监管企业之间的信息壁垒，破解电子档案信息资源共享的难题。
4.1 智能决策
建设高水平的国资监管电子档案信息系统，以“仪表盘”、“驾驶舱”等图文并茂方式进行数据展现和自动生成分析报告,而且能根据监管企业新输入的数据，做到适时更新。使决策层对关键业务及财务信息有更深层和更全局性的把握。能帮助领导了解监管企业的实际情况，作出科学决策。畅通交流渠道，了解企业实际需求，及时帮助企业解决制约发展的瓶颈问题。充分利用电子档案信息，辅助领导决策层智能决策，把有限的国有资本用在“刀刃”上，为政府经济布局和产业结构调整提供电子档案信息支撑。
4.2 科学监管
收集、整合、分析社会经济数据，分析监管企业业务行为电子档案信息，然后对各系统电子档案信息进行关联分析。运用电子档案数据库相关技术,对监管企业的现状信息、过程信息、结果信息等综合分析，及时预报预警，实现阳光监管，如财务快报汇总、主要财务指标分析表等。要做到事前事中事后监管，做好风险防范工作，如上市公司股票变动一览表等。为企业把脉定向，为项目投资提供科学依据，如监管企业投资项目完成情况、重点项目完成情况汇总分析动态。
4.3 资源共享
整合各系统报送的电子档案信息资源，进入监管企业共享库，方便各企业之间互相共享，如主要工业企业用电量报表、工业企业主要产品价格变动表等。经过收集、整理、分析后，为监管企业在深化供给侧结构性改革、推动企业兼并重组等工作中发挥重要作用，如各监管企业经济运行情况分析报告。利用档案信息资源分析，削减产能过剩产业、过度竞争行业投资，提高投资回报水平，如投资项目完成情况表、主要业务产品情况表。为完善法人治理结构，加大“处僵治困”力度，推进投资运营改革及主辅业改制等方面，提供信息服务保障。
5、结束语
综上所述，福建省国资监管电子档案信息资源是未来国资国企的核心资产和战略资源，国资监管电子档案资源共享是国资监管工作迈上新台阶的必要手段。必须努力破解连接、协同、共享的难题，建立起统一的国资监管电子档案信息资源中心，积极创造条件，充分发挥自身优势，整合大数据，转变监管方式，让国资监管单位与企业之间、企业与企业之间互联互通、互助共享。同时为国资系统领导决策、全面掌握企业经营情况等业务监管，持续推进行业内资源共建共享和产业链上下游互助合作，更好地为国资国企改革发展落实赶超激发内生动力，更加便捷高效地为国有企业改革和社会公众提供高质量服务。
参考文献：
[1]刘俊,彭蒙蒙.企业电子文件归档和电子档案管理的启示.中国档案,2019(2):64-65.
[2]福建省数字档案管理办法.福建省人民政府令.第197号,2017
[3]李文鸿.人社业务电子档案管理系统可行性分析.档案天地,2020(3):41-43.
[4]陈绪波.中山市档案局数字档案室建设实践与成效.中国档案,2019(5):36-37
[5]福建省国资委.关于认真贯彻落实在国资监管信息化三期项目启动会上讲话精神的通知.闽国资函办[2018]418号,2018.
[6]丁德胜,张红.机关档案的形成与收集.中国档案,2019(6):30-31
文章来源：黄少连.电子档案的信息资源共享[J].福建电脑,2021,37(06):55-57.
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2024-06-06我要评论
期刊名称：档案记忆
期刊人气：2838
主管单位：湖北省档案馆
主办单位：湖北省档案馆
出版地方：湖北
专业分类：档案
国际刊号：1003-8167
国内刊号：42-1882/G2
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创刊时间：1986年
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2021-06-17
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