高校“一站式”学生事务中心是坚持以学生为中心，以学生需求为导向，立足学校实际而创建的包含教育、管理和服务等内容的一体化的咨询窗口、教育阵地和服务平台。它将学生教育、管理、服务有机融合，真正实现打通服务学生“最后一公里”的工作理念[1]。

随着信息化时代的到来，高校档案管理也面临着新的挑战和机遇。传统的档案管理模式已难以满足师生对高效、便捷服务的需求，高校档案部门亟待通过技术手段和服务手段的创新，建设一个数据集成度高、功能完善、服务高效的档案服务平台。“一站式”学生事务中心的出现，恰好为平台建设搭建了一个成熟的运营环境，因此，将档案服务嵌入“一站式”学生事务中心，构建一个集档案管理、信息查询、业务办理等多种功能于一体的“一站式”学生事务中心，成为高校推进信息化建设、提升服务质量的重要方向。这种嵌入模式有助于实现档案资源的共享与利用。档案服务平台作为“一站式”学生事务中心的关键组成部分，其嵌入式研究对于提升整体服务质量具有重要意义。通过对档案服务平台的深入研究和优化，可以进一步完善其功能，提高其稳定性和安全性，从而为师生提供更加优质的服务体验。

1、“一站式”学生事务中心概述

“一站式”学生事务中心是一种创新的集成化服务模式，它将学生在日常学习和生活中所需的各项事务服务集中整合到一个统一的平台上，通过这个平台，学生可以方便地获取各种服务，包括但不限于课程咨询、学籍管理、财务缴费、住宿安排、就业指导、报修服务、信息查询等。这种模式通过一个统一的入口为学生提供全方位的咨询、办理、反馈等服务，极大地简化了办事流程，节省了学生在不同部门之间来回奔波的时间和精力。

“一站式”学生事务中心是学生事务管理的一种模式，它的出现顺应了时代发展及学生事务管理的需求变化，融合了“一站式”服务的优点[2]。这种“一站式”服务模式不仅提高了服务效率，还极大地改善了学生的办事体验。此外，这种模式还通过集中管理和服务，提高了高校事务处理的准确性和规范性，减少了因信息不对称或沟通不畅导致的错误和纠纷。学生在享受便捷服务的同时，也感受到了学校对学生事务管理的重视和关怀，提升了学生的满意度和归属感。“一站式”学生事务中心将学生服务、学生管理及教育服务等工作内容连成一体，提升了高校在学生服务方面的工作前瞻性，为高校学生服务工作的高水平推进夯实了基础[3]。

2、高校档案服务平台的功能与特点

2.1 档案服务平台的功能

高校档案服务平台是一个集多种功能于一体的综合性系统，旨在为高校提供高效、便捷的档案管理解决方案。它通常包括档案录入、查询、借阅、检索、统计分析以及档案管理等多种功能：将纸质档案通过扫描、录入等方式转化为电子档案，便于存储、检索和共享；通过网络化和数字化的技术手段，实现了档案信息的快速检索、安全存储以及便捷共享；师生可以通过这个平台轻松地进行档案的查询和借阅，同时也可以录入档案信息，进行档案的管理和更新；提供档案的使用情况统计和分析报告，帮助高校了解档案利用趋势，优化档案管理策略；支持通过移动设备访问档案服务平台，随时随地进行档案查询和管理；能够与高校现有的教务系统、人事系统等其他信息系统集成，实现数据共享和流程协同。通过这些功能，高校档案服务平台能够有效提升档案管理的效率和质量，满足高校档案管理的现代化需求。

2.2 档案服务平台的特点

高校档案服务平台的特点包括：直观易用的操作界面，简化了用户的学习过程，使得快速掌握使用方法成为可能；高效的档案数据处理能力，能够迅速完成档案的录入、检索和更新工作，显著提高了档案管理的效率；拥有强大的安全保障机制，包括多层次的安全防护、先进的加密技术和严格的权限管理，以确保档案信息的安全性。正是因为这些特点，档案服务平台在档案管理工作中发挥着重要的作用。它不仅提高了档案管理的效率，还确保了档案信息的安全性，极大地提升了档案管理的整体水平，使得档案资源能够更好地为组织和个人服务。

3、高校档案服务平台嵌入式研究分析

3.1 嵌入意义

3.1.1 促进档案信息的透明化与规范化

线下在学生事务中心设置档案服务窗口，线上在“一站式”学生事务平台嵌入档案服务功能，都有助于推动档案信息的公开透明。学生可以随时查询自己的档案信息，了解自己的学业情况、奖惩记录等，从而增强自我认知和管理能力。嵌入学生事务中心的档案服务遵循统一的管理流程和标准，有助于实现档案信息的规范化管理。这不仅有助于提高档案信息的准确性和完整性，也为学校的管理决策提供了有力支持。

3.1.2 促进档案服务与教育教学的融合

档案服务嵌入学生事务中心后，可以更好地与教育教学工作相融合。例如，教师可以通过档案系统了解学生的学业情况和综合素质，为个性化教学提供依据；学生也可以通过档案系统反思自己的学习过程，明确自己的优势和不足。此外，通过记录学生的学业成绩、科研活动、社会实践等方面的信息，档案系统可以综合反映学生的学术素养和综合能力，为学校的学风建设提供数据支撑和参考。

3.1.3 促进高校信息化建设发展

将档案服务嵌入学生事务中心是高校信息化建设的重要组成部分。随着信息技术的不断发展和应用，高校档案服务也将不断创新和完善。通过不断引入新技术、新方法和新理念，推动档案服务的智能化、个性化和精细化发展，可为学校的教育信息化发展提供有力支持。

3.2 嵌入方式

3.2.1 界面嵌入

界面嵌入是指将档案服务平台界面与学生事务中心的界面进行深度融合，使学生在使用事务中心的各项服务时，能够无缝地切换至档案服务平台，从而获得更加便捷和连贯的用户体验。这种界面整合不仅提高了操作的流畅性，还减少了用户在不同系统间切换的时间和精力消耗。

3.2.2 功能嵌入

功能嵌入是指将档案服务平台的相关功能进行模块化处理，然后将这些模块嵌入学生事务中心的业务流程中。功能模块要覆盖学生的日常学习生活，围绕学生档案的提交、审校和利用等基本流程，全面展示学生在校期间表现、学籍信息等方面内容[4]。这样做的目的是让档案服务更好地融入学生的日常事务处理中，使得学生在办理各类事务时，能够直接在事务中心内完成与档案相关的操作。例如，学生在办理学籍变动、成绩查询等事务时，可以直接在事务中心内查看和管理自己的档案信息，提高了办事效率和便捷性。

3.2.3 数据嵌入

数据嵌入是指通过建立统一标准的数据接口，实现档案服务平台的数据与学生事务中心其他业务数据的互通。这意味着档案服务平台可以与其他系统共享必要的数据信息，从而打破信息孤岛，实现数据资源的充分利用。例如，学生在事务中心内办理相关手续时，系统可以自动调用档案服务平台中的数据，确保信息的准确性和一致性。同时，这种数据共享也有助于提高数据处理的效率，减少重复录入和核对数据的工作量。

3.3 技术手段

要实现档案服务平台的有效嵌入，技术手段的运用是至关重要的。这些技术手段主要包括云计算、大数据分析以及移动互联网技术等。具体来说，云计算为档案服务平台提供了强大的数据存储和计算能力，使得平台能够处理海量数据，并进行高效计算；大数据分析则在优化服务流程方面发挥了重要作用，通过对大数据的分析和挖掘，能够找出服务中的瓶颈和改进点，从而提升用户体验；而移动互联网技术的应用则使得档案服务平台不受时间和地点的限制，用户可以随时随地通过移动设备访问所需的服务和信息，极大地提高了服务的便捷性和可及性。这些技术手段的综合运用，使得档案服务平台能够更好地满足用户的需求，提升服务质量和效率。

4、高校嵌入式档案服务平台的质量评价

嵌入“一站式”学生事务中心的档案服务平台，在建设和实践过程中要关注平台的运行效果，做好质量评价工作。质量评价是一个综合性的过程，是从用户与平台的视角对平台的服务质量与效果进行评价[5]。要全面评价平台的运行效果、服务质量、用户满意度，最终实现提升服务水平、完善平台功能的目标。

4.1 服务效率与功能评价

4.1.1 评价指标

(1）响应时间：档案接收、查询、借阅、归还，以及开具档案证明等操作的响应时间。

(2）资源丰富度：档案资源是否全面、丰富，能涵盖学校历史、教学、科研、管理等多个方面。

(3）功能完整度：是否包含除常规的档案服务功能以外的延伸性档案服务内容，如电子档案管理、档案统计与分析、档案信息推送等功能。

(4）协同程度：档案服务平台能否与学生事务中心的其他服务流程、服务模块协同融合，实现信息共享和资源优化配置。

4.1.2 评价方法

服务效率与功能直接关系到平台的使用价值和用户的满意度。可以通过实地走访的形式，考察平台资源和管理系统，体验服务流程，并实际操作档案服务平台，查阅服务记录和后台数据，进行评价。

4.2 用户体验评价

4.2.1 评价指标

(1）界面友好性：用户界面是否简洁明了，功能和菜单设计是否易于用户理解和操作，符合用户的操作习惯，能提供清晰的导航和指引。

(2）操作便捷性：能否为用户提供舒适、便捷的使用体验，提供多种查询方式和检索工具，满足用户不同的查询需求。

(3）平台交互性：平台与用户交互是否顺畅，是否具备在线客服、用户反馈等功能。

4.2.2 评价方法

可通过问卷调查、用户反馈、深度访谈等方式收集用户对平台的满意度评价，了解用户对平台界面、操作、交互等方面的看法和建议。

4.3 服务质量评价

4.3.1 评价指标

(1）信息准确性：平台提供的档案信息是否准确无误，档案信息内容是否真实、有效。

(2）服务创新性：能否利用最新的信息技术提供个性化的服务方案，如根据用户浏览历史主动推送相关档案信息，档案信息服务转向更具集成性的“知识服务”[6]。

4.3.2 评价方法

信息准确是保障档案服务质量的基础，服务创新能够增强平台的竞争力和吸引力。可使用模拟用户或真实用户进行测试，模拟档案平台服务全流程，记录平台在处理请求时的响应时间、信息准确度和匹配度等关键指标。

4.4 系统稳定性与安全性评价

4.4.1 评价指标

(1）系统稳定性：平台在高并发、大流量等情况下能否保持稳定，具备不同用户终端访问的可见性，为用户提供持续的服务[7]。

(2）数据安全性：是否具备有力的技术措施，包括数据加密、访问控制、备份恢复等，来确保数据的安全性，防止潜在的风险和损失，保障档案信息在数据存储、传输过程中的安全。

4.4.2 评价方法

系统稳定是保障平台服务质量的重要前提，数据安全是用户隐私和信息安全的重要保障。可检查平台的安全防护措施，包括数据加密、访问控制、防火墙等；评估平台的隐私政策是否完善，是否充分尊重用户隐私权；进行渗透测试或安全审计，发现潜在的安全漏洞和隐患。

5、高校嵌入式档案服务平台的优化

通过建设多维度的评价体系，对高校嵌入式档案服务平台进行综合评估，有助于全面了解平台的运行状况和服务质量，为平台的优化升级提供依据和方向。平台的优化可以围绕以下几方面来进行。

5.1 界面优化

通过问卷调查、用户访谈、数据分析等方式了解用户群体的特点和偏好，及其在使用过程中遇到的问题和不便之处，从而提供多种主题风格、字体大小调整以及快捷键自定义等功能，让用户根据自己的喜好和需求对平台操作界面进行调整，并及时修复已知问题，持续迭代更新，提升用户的使用体验。

5.2 功能优化

5.2.1 档案收集与整理功能

利用OCR（光学字符识别）技术、扫描设备等，实现纸质档案的自动化采集和数字化转换；通过机器学习算法，对档案内容进行自动分类和标签化，提高档案整理的准确性和效率。

5.2.2 档案存储与检索功能

采用云存储技术，实现档案数据的集中存储和备份，提高数据的安全性和可靠性；开发高效的检索引擎，支持关键词查询、模糊查询、组合查询等多种检索方式，提高档案检索的准确性和速度。

5.2.3 档案利用与服务功能

通过“一站式”学生事务中心将档案服务嵌入高校的教学、科研、管理等各个环节中，提供个性化的档案信息服务。例如，为科研项目提供相关的历史数据支持，为教学管理提供学生成绩、学籍等档案信息的快速查询等；除了满足事务中心线下的服务功能，还要大力开发移动端的档案服务平台，方便师生随时随地访问和利用档案信息；利用大数据分析技术，对档案数据进行深度挖掘和分析，为高校决策提供数据支持。

5.2.4 拓展功能

除了基本的档案查询和下载服务外，档案服务平台还要不断扩展和开发新的功能。比如围绕文件、档案和信息管理方面的咨询需求，提供专业的咨询服务；对档案资源进行深度挖掘和整合，形成有价值的档案编研成果，发挥档案展示和宣传的功能；还可以提供查档在线预约、档案热点推送、档案利用指导等增值服务，满足用户多样化的需求。

5.3 兼容性优化

5.3.1 统一数据标准

在嵌入档案服务平台的过程中，系统兼容性是一个不容忽视的挑战。学生事务中心是一个综合性的服务环境，各个机构组织可能会采用不同的技术栈和系统架构，因此档案服务平台必须具备无缝集成到现有事务中心系统的能力，以避免产生额外的技术负担和成本。通过制定和遵循统一的数据标准，可以确保不同系统之间的数据交换和互动性，有效降低因系统兼容性问题所带来的风险，还可以为系统的扩展和升级提供便利。

5.3.2 考虑系统接口兼容性

系统接口的兼容性问题可能表现为各种形式，例如数据格式不一致、接口协议不匹配等。这些问题不仅会导致数据传输失败，还可能引发系统崩溃或数据丢失等严重后果。因此，在嵌入档案服务平台时，必须充分考虑这些潜在的兼容性问题，并采取相应的措施来解决它们。例如，可以采用中间件技术来实现不同系统之间的数据转换和适配，或者使用标准化的API接口来简化数据交换过程。

5.4 安全性优化

5.4.1 数据加密

通过使用先进的加密算法，有效地防止未经授权的访问和数据泄露。利用加密技术可以将敏感数据转换成只有授权用户才能解读的格式，从而确保数据在传输和存储过程中的安全性。此外，定期更新和升级加密算法也是至关重要的，以应对不断变化的威胁和攻击手段。

5.4.2 安全审计

安全审计可以帮助系统管理员识别平台中的潜在漏洞和不安全配置，从而能及时采取措施进行修复和改进。漏洞扫描则是一种自动化工具，可以检测已知漏洞，并提供相应的修复建议。通过定期进行安全审计和漏洞扫描，可以确保档案服务平台始终处于最佳安全状态，有效防范各种潜在的安全威胁。

5.4.3 安全教育

加强高校工作人员的信息安全培训，提高他们对数据安全的认识，使他们了解如何识别和防范各种安全威胁，从而减少因人为错误导致的数据泄露风险。

6、结语

“一站式”学生事务中心与档案服务平台的协同运作在提升高校教育管理水平、档案服务效率方面具有重要价值。档案服务平台嵌入学生事务中心，不仅有助于优化档案管理流程，还能够显著提高档案服务的便捷性和主动性。通过不断改进和优化技术手段，结合创新的管理策略，能够有效应对和解决在实施过程中可能遇到的各种问题和挑战。这将为高校广大师生提供更加优质的档案服务体验，从而进一步提升学生事务管理的整体水平。未来随着技术的不断进步和管理理念的持续更新，档案服务平台在高校中的应用前景将更加广阔，其潜力值得进一步挖掘和探索。

参考文献:

[1]高丽倩.高校学生事务“一站式服务”的思考与实践[J].科教导刊,2023(11):137-139.

[2]徐莉.西南医科大学一站式学生事务服务优化研究:基于跨部门协同的视角[D].昆明:云南财经大学,2020.

[3]郑雯雯.新时代高校学生事务一站式服务模式建设探索[J].湖北开放职业学院学报,2024,37(8):41-43.

[4]张文婷,李梦婷.基于“一站式”学生社区管理模式下高校学生档案数字化服务平台建设研究[J].黑龙江档案,2024(3):130-132.

[5]王满莹.论智慧城市框架下的档案管理服务平台搭建[J].山西青年,2021(14):115-116.

[6]张祝杰.嵌入性理论在档案管理实践中的应用策略[J].黑龙江档案,2020(4):6-7.

[7]李姝熹,李潼,王建祥.论智慧城市框架下的档案管理服务平台建设[J].档案管理,2021(1):53-54.

基金资助:江苏省教育厅2019年度高校哲学社会科学研究一般项目“智慧校园背景下高校档案公共服务平台的开发与利用研究”的研究成果(2019SJA0487);

文章来源:解鸣.高校“一站式”学生事务中心档案服务平台优化策略研究[J].中阿科技论坛(中英文),2024,(11):128-132.