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数字时代高校档案信息服务发展路径分析

2024-12-25 84 上传者：管理员

摘要：信息技术的广泛应用，催生了档案信息服务的新需求。本文从数字时代高校档案信息服务的要素分析入手，认为高校信息服务发展要遵循信息化时代发展的规律，从资源利用、技术赋能、多元服务、安全保障、伦理保护及人才强档等方面进行创新升级，提高信息服务能力，更好地满足档案用户对信息服务效率和质量的需求，让人民群众在信息服务中增强获得感和幸福感。

关键词：
人才强档
创新升级
数字时代
档案信息服务
高校
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高校档案资源是落实立德树人根本目标、实现高等教育创新发展的推动力。随着高等教育改革的深入，社会各界对档案信息服务的要求与日俱增，特别是运用智能化技术赋能服务提档升级已成为普遍共识。高校档案部门需要认真梳理信息服务面临的技术环境和政策要求，在理论深度、实践高度和技术方式上坚持创新，精准把握新需求，提高信息服务的专业化水平，助力高等教育高质量发展。

1、数字时代高校档案信息服务的要素分析

高校档案信息服务主要包括信息提供者、信息需求者和技术纽带，三者共同构成信息服务的循环体系。

1.1 信息需求者：档案用户

广大教师、学生群体及社会机构是档案信息服务的受益者，也是信息化产品的使用者。档案信息化服务秉承“服务至上”的理念，最终目的是帮助用户获取有价值的信息，满足查询利用的需求。近年来，档案的价值逐步被大众认知。与传统的档案利用群体相比，档案用户的范围迅速扩大，包括个人和社会组织等，这些用户对档案价值的认识决定了档案信息需求的范围，也希望通过更加便捷的手段和方式快速获取。因此，档案用户对信息服务高效化、内容丰富化有特殊要求，也是高校信息服务效能提升的努力方向。

1.2 信息供给者：数字档案馆

档案信息的供给者主要包括学校档案馆、个人、组织或者有关机构，其主体是数字档案馆。数字档案馆是建立在现代信息技术普遍应用的基础上，利用数字化手段，以综合档案信息资源为处理核心，对数字档案信息资源进行管理，通过高速宽带通信网络设施相连接和提供利用，实现资源共享的超大规模、分布式数字信息系统。近年来，高校充分发挥技术和人才优势，不断优化数字档案信息服务的内容、方法和手段，档案服务向智能化、智慧化方向转型升级，为满足利用者个性化、多样化的需求奠定了基础[1]。

1.3 技术纽带：新一代信息技术

新一代信息技术作为新质生产力的重要体现，涵盖了人工智能、大数据、云计算、物联网和区块链等多个前沿领域，为档案信息服务发展了强大的技术支撑和坚实的数字底座。人工智能技术已成为智慧化服务的核心组成部分，能够大幅提高信息服务效率、优化资源配置、降低利用成本，为展现档案价值提供强大的技术支持[2]。

2、数字时代高校档案信息服务的新要求

新时代，高校档案信息服务呈现新的发展特征，主要是理念、对象、方式和内容的变化，这些元素成为高校档案管理转型的逻辑起点。

2.1 服务理念的新要求

数字时代的智能化特征促使高校转变档案服务理念。相较于传统的被动和低效，数智化信息服务强调多元化与个性化的特征，逐步由“等客上门”向“服务先行”、由“供给”导向转变为“需求”导向。由此看来，高校档案部门要以需求为指引，以需求侧数字化促进供给侧，加快信息服务转型，进一步推动供需动态优化、实现档案资源的有效匹配。

2.2 服务对象的新要求

受信息技术辐射环境的影响，档案信息服务的广度显著提升，高效档案服务的对象不仅是高校教师，还向兼具专业性与公共性的方向发展。高校档案承担着推动社会进步、发挥档案育人的功能，这就要求高校档案管理部门要为社会提供更多增值服务，同时，随着档案意识的提升，社会各界对高校档案资源的需求也越来越多，高校档案馆应打破孤立状态，积极主动参与社会治理。

2.3 服务方式的新要求

信息技术促使高校服务手段由人工向机器服务转变，大幅度提高档案服务的准确率和时效性，打破了档案资源获取的空间与时间限制。高校使用机器学习、人工智能等先进算法对档案数据进行深度挖掘与分析，发现利用者潜在的需求和偏好，从而为利用者推荐更加精准的档案信息。数据分析不仅能够提高对利用者需求的理解程度，还能够为档案价值的释放提供有力支持。当前，越来越多的高校认识到新技术的优势，开始利用智能化手段满足利用者的新需求。

2.4 服务内容的新要求

传统的档案信息服务内容多集中在查询与借阅上，内容较为单一，档案文化、智能推荐、在线反馈等内容缺失。随着《档案法》《档案法实施条例》等关于利用信息技术赋能档案服务规定的出台，档案展览、文化讲座与在线反馈等信息服务新范式得到推广应用，档案服务内容和质量极大提升。

3、数字时代高校档案信息服务发展的创新路径

面对新的信息服务需求，高校要树立长远眼光、系统谋划，打造新的档案服务体系，推动档案信息服务高质量发展。

3.1 资源为要

档案资源的体量与质量决定了信息服务的效果。《“十四五”全国档案事业发展规划》指出，要加强国家档案数字资源规划管理，逐步建立以档案数字资源为主导的档案资源体系。因此，开展数字资源的收集与保存工作是新时代高校档案事业发展的必然要求。一是大力实施存量数字化和增量电子化。一方面，要积极推进存量纸质档案的数字化转型，对存量档案进行规范化整理和数字化加工，建立案卷级、文件级电子目录；另一方面，管理部门要提升电子档案的接收能力，加快互联网建设，推进电子文档的在线归档，逐步建立以档案数字资源为主导的档案资源体系[3]。二是加强档案数据资源汇集。坚持共建共享的原则，加强对二级学院、行政部门档案资源的收集力度，积极探索数据跨行业、跨区域和跨部门的创新应用。三是建设专题档案数据库。加强数据标准治理，提升数据服务质量，根据教师与学校发展的需求，建立教学、人事和文书等专题数据库，拓宽网络接口，提高信息服务速度。

3.2 技术赋能

党的二十届三中全会指出，要加快新一代信息技术全方位全链条的普及应用。信息技术是档案服务发展的基础，需要加强数智化设备的应用，打通数字服务大动脉，优化基础设施战略布局，构建全方位的数字化信息服务体系。一是加强信息化服务设施建设。这些主要包括文本识别、数字化加工等信息转换设备和互联网、物联网等信息传输设备等。通过物联网、大数据和人工智能等技术的应用，高校档案部门可以实现信息服务的智能化、自动化和数字化，提高供给效率和质量。云计算、大数据中心等基础设施可以为档案资源提供强大的计算和存储能力，助力档案资源分析和创新应用。二是打造档案信息化服务平台。一方面，发挥云存储技术和人工智能的优势，在保证档案资源有效存储的基础上，分析档案的利用数据，实时掌握用户的需求变化，为档案利用者精准画像，向其推送更具个性化与实用性的档案信息。另一方面，要做好档案信息分级管理，在对统计数据的深入研究和细致梳理的基础上，明确不同档案信息的重要性和敏感性程度，从而进行科学合理的分类分级。在建立分类分级目录的过程中，要充分考虑档案信息的应用场景和潜在价值，确保目录的实用性。同时，严格制定相应的安全策略，以保障不同级别信息资源的安全。

3.3 多元服务

随着知识经济时代、信息化时代的到来，专业技术人员需要学习的东西也越来越多，最大化地挖掘档案资源才能满足利用者的需要，如果没有对档案进行加工，档案对决策的帮助是有限的。而数据只有经过加工变成信息，才可以帮助人们展开价值的判断。因此，要下大力气挖掘档案的价值。一是加强档案文化宣传。要将档案文化价值融入用户需求，解决好档案用户对优秀文化的需求与信息服务不平衡的矛盾。加大对档案资源的文32 化性阐释，充分挖掘和利用好档案中的精神资源，强化档案文化育人功能，更好地展现档案资源中蕴藏的育人导向、示范和激励功能，借助某信、某博、某音等移动新媒体平台，以用户喜闻乐见的方式传播档案文化资源。比如，制作短视频、情景动漫或艺术小品等。二是沉浸式服务。增强现实（AR）和虚拟现实（VR）技术以其独特的沉浸式体验，正在不断改变数字内容的呈现方式。高校要加强与互联网企业的合作，将档案展览、文化资源转换为可虚拟互动的内容。受众借助手机、电脑或虚拟现实设备进入线上元宇宙空间，与档案资源实现互动，既实现线上观展，足不出户，又能让档案资源 “活起来”，实现信息服务和价值弘扬的有机统一。三是用足用好主流媒体。管理部门要用好学校媒体和社会大众媒体，这些平台具有受众广泛、粘性强的特点，有助于档案信息资源或者开发成果快速被公众熟知，实现信息服务利用大众化目标。

3.4 安全保障

随着技术的不断进步，档案资源面临的风险隐患逐步增多，管理部门要树立风险防控意识，提升网络安全应对能力。首先，从软件方面来看，应当重点推动区块链技术和隐私计算的广泛应用，以增强档案数据在不同机构和使用场景下的安全流通能力。隐私计算是用于保障档案数据安全流通、处理和分享的一系列技术的总称，该技术能够满足人们利用隐私数据进行保密计算的需求，有效解决数据的“保密性”和“共享性”之间的矛盾，实现档案数据的共享、互通、计算与建模[4]。区块链技术依托时间戳、分布式账本及非对称式加密等功能，实现档案信息服务的真实性和安全性。同时，由于利用者掌握着唯一密钥，也显著提升了用户的信息安全。其次，从硬件方面来看，严格按照库房安全管理要求，全面查找档案实体的安全隐患，落实安全责任，加强常态化巡检，防范化解各类风险隐患。再次，要加强数据安全备份。实施重要档案异地备份是加强档案安全保障体系建设的重要举措，要按照《档案数字资源备份实施规范》开展电子档案数字化文本异地备份，确保在突发事件和自然灾害发生时，档案可快速查找、还原输出和提供利用，保障重要档案数据完整安全。

3.5 伦理保护

大数据时代，数据带来便利的同时挑战隐私与伦理。比如，画像识别、数据分析及分类推送等都涉及用户隐私，稍有不慎就会造成个人信息被泄露。因此，建立健全的数据治理体系，特别是强化数据伦理和隐私保护机制，已成为当务之急。一是加强隐私影响评估。对档案信息服务中对用户隐私产生的影响进行全面审视，并采取相应的措施降低风险。二是制定隐私保护规范。高校要明确档案数据收集、使用和共享的原则与规范，公开隐私政策，让用户了解个人数据如何被使用和保护。三是建立应急响应机制。一旦发现隐私泄露问题，高校应立即启动应急响应机制，及时堵塞漏洞，并举一反三，防止类似事件再次发生。

3.6 人才强档

加强信息化人才培养是高校信息服务的治本之策。《档案法》规定，国家加强档案工作人才培养和队伍建设，提高档案工作人员的业务素质。人才建设是高校档案信息服务转型的重要保障，也是推进档案利用服务体系现代化的战略性支撑。因此，必须建设一支理论素养强、技术水平高、实践能力出色的档案队伍。一是重视人才的培养教育。高校要发挥技术教育优势，从信息服务的供需矛盾入手，通过邀请学界和业界知名专家来校讲授指导、参加继续教育、组织学术与业务培训等方式分层次、精准化地赋能档案人员发展。二是加强人才引育。对数据管理、计算机、档案管理知识背景的人才定向招引，及时调整人才发展方向，由补充人才数量向提升人才质量转变。三是培养协作精神。档案信息服务是一项系统工程，管理人员要统筹线下和线上资源，适应新技术与新方法，注重培养创新能力，发扬集体主义精神，提高信息服务的精准度和韧性。四是着力提高新技术的研发能力。人工智能、区块链、云技术在信息服务的应用越来越广泛，高校要推进档案新技术研发，在更高层次上推进二者的有机融合，善于从海量档案信息中提取有价值的资源，提高档案信息服务的质量。比如，加强人工智能创新，实现自然语言技术对档案信息资源全流程的分析与利用，满足档案用户多元化与个性化需求。

4、结语

积极探索档案信息高效利用服务的新路径与新方法是《“十四五”档案事业发展规划》的重要任务。当前，高校档案信息服务面临着服务理念与用户需求不匹配、信息服务现代化与专业化程度不够、个性化服务层次较低、档案资源共享能力不足的问题。高校要坚持靶向施策，对标《档案法》及《实施条例》的有关要求，将数智技术与档案信息服务深度融合，促进高校信息服务现代化进程。要积极融入数字政府与数字社会的建设大潮，深化拓展信息服务的广度与深度，为现代化国家建设贡献高校的档案力量。

参考文献：

[1]姚婧宇.关于高校数字档案馆建设的若干思考[J]. 档案管理,2023(03):15-16.

[2]崔爽.新一代信息技术:筑牢数字经济高质量发展底座[N].科技日报,2024(03):16.

[3]宋晶晶.档案治理视域下的档案制度演变机理和趋势研究[J].档案管理,2023(09):15-16.

[4]高航.隐私计算:让数据安全“触手可及”[N].检察日报,2023(05):24.

文章来源:陈语.数字时代高校档案信息服务发展路径分析[J].兰台内外,2024,(36):31-32+35.