首页 > 论文范文 > 教育综合论文 > 教育管理论文 > 学校档案论文 > “三合一”制度背景下高校档案工作质效提升路径探析

“三合一”制度背景下高校档案工作质效提升路径探析

2024-11-05 109 上传者：管理员

摘要：在“三合一”制度背景下，高校档案工作需要提升工作质效，保障档案管理质量。文章分析了“三合一”制度及其对高校档案工作的影响，充分结合高校档案工作现状，提出了“三合一”制度背景下高校档案工作质效的提升路径，旨在推动高校档案工作获得新的成效。

关键词：
“三合一”制度
工作质效
档案工作
高校
高校档案工作
加入收藏

在信息化飞速发展的今天，高校档案工作迎来了空前的挑战和机遇。伴随着“三合一”制度的进一步推进，高校档案工作既要适应新制度、新环境又要不断探索提高质效的新途径。“三合一”制度指的是档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表实现三合一的新管理模式，该制度的推行是为了提高档案管理效率和质量，使其更好地为高校教学、科研和管理工作服务。为此，现阶段高校要实现“三合一”制度的高效落实，提高档案工作质效。

一、“三合一”制度解读及其对高校档案工作的影响

1.“三合一”制度的内涵与特点

“三合一”制度在档案管理中指的是将档案分类方案、文件材料归档范围以及档案保管期限三者合而为一的管理制度。该制度全面规范了档案的形成、收集、整理、归档、鉴定与销毁等各个环节，是提高档案管理效率和质量的重要手段。其中，档案分类是档案管理的基础，根据档案的内容、形式和形成时间等因素，将档案划分为不同的类别。在“三合一”制度中，分类方案更加科学、系统能够确保各类档案得到合理归类，便于后续的查找和利用。文件材料归档范围明确了哪些文件材料需要归档，哪些不需要归档。通过合理界定归档范围，可以避免遗漏重要档案，也能防止无用或重复档案的堆积，从而确保档案资源的精简和有效性。另外，档案的价值会随着时间的推移而发生变化。因此，合理确定档案的保管期限至关重要。保管期限根据档案的价值、重要性和使用频率等因素，为每一类档案设定了合理的保存时长，既保证了档案的有效利用，又避免了不必要的资源浪费。

“三合一”制度特点主要表现在以下几个方面：一是整合性。“三合一”制度将档案分类、归档范围和保管期限三个核心管理环节整合在一起，形成了一个统一、协调的管理体系，提高了档案管理的整体效率和一致性；二是明确性。该制度对档案管理的各个环节给出了明确的规定和标准，使得档案工作者能够有章可循，减少了工作中的随意性和不确定性；三是灵活性。虽然“三合一”制度提供了统一的管理框架，但它也允许根据实际情况适当地调整。这种灵活性使得该制度能够更好地适应不同单位和部门的实际需求；四是长期性。档案管理是一项长期性的工作，“三合一”制度着眼于档案的全生命周期管理，从档案的生成到销毁都有明确的规定，确保了档案管理的持续性和稳定性。

2.“三合一”制度对高校档案工作的影响

“三合一”制度对高校档案工作具有较大影响，主要体现在以下几个方面：一是促进了档案管理效率的提高。“三合一”体系通过对档案分类、文件材料归档范围以及档案保管期限等方面的融合，使档案管理流程得以简化。高校档案工作人员能够根据该系统更有效地将档案分类、存档并保存起来。这一整合性管理方法，减少冗余环节，全面提高档案管理效率，使档案工作更有秩序和标准；二是确保档案信息的质量。“三合一”制度明确了文件材料的归档范围，有利于高校档案部门更准确地掌握档案信息搜集、整理过程中的真实性和完整性。同时，合理制定档案分类方案及保管期限的设定还有利于保证档案信息能够得到长久保存与有效使用，提升档案信息的质量；三是推进档案管理信息化。“三合一”制度的提出与实施常常伴随着档案管理信息化。高校在实施该制度时，有必要构建一套完整的电子档案管理系统来对档案信息电子化储存、查询以及共享，既增强了档案管理的便捷性，也为高校各个部门间的合作与信息共享提供强有力的支撑；四是强化档案服务意识。“三合一”制度突出档案的有效利用以及档案的服务功能。高校档案部门需加强对用户需求的关注，为用户提供方便的档案查询与利用服务。这一面向用户的服务理念有利于增强高校档案的社会价值与影响；五是推进档案管理的规范化。“三合一”制度给高校档案管理带来统一标准与规范。高校实施该制度需按设定分类方案、归档范围及保管期限运行，有利于规范化、标准化地开展档案管理工作，提高档案管理专业水平。

二、高校档案工作现状分析

1. 高校档案工作的主要内容与特点

高校档案工作的主要内容涉及多个方面，是高校在教学、科研、管理以及其他活动中产生的真实记录。高校档案工作的主要内容包括：第一，教学实践档案。包括与教学有关的各种文件资料，如教学日志、课程规划、各类实习报告和毕业设计等。此外，还有与教学和毕业相关的规划、纲要等材料；第二，专业建设档案。涉及建设重点专业、学科和课程的申报资料、批复文件以及教研室、行政的年度总结计划和会议纪要等；第三，学生档案。主要包括学生的学籍资料，如入学记录、成绩单和奖惩记录等，这些档案对于学生未来的就业和升学具有重要意义；第四，科研档案。记录高校科研活动的相关档案，包括科研项目申请书、研究计划、实验数据和研究成果等；第五，管理档案。涵盖高校行政管理的各个方面，如人事任免、财务管理和校园建设等相关的文件资料；第六，其他活动档案。包括高校举办的各种活动、会议的记录和资料以及对外交流与合作的相关文件等。

高校档案工作的主要内容决定了高校档案工作具有以下特点：一是服务性。高校档案工作本质上是一项服务性工作，旨在为师生、学校管理和科研活动提供必要的档案支持。档案工作人员需要面对繁杂的档案收集、整理、鉴定和保管等工作，以确保档案的完整性和可用性；二是基础性。档案工作是高校管理的基础性工作之一，记录了高校的发展历程和各项活动，是学校历史和文化的重要载体。因此，做好档案工作对于维护高校的连续性和稳定性至关重要；三是专业性。高校档案工作需要专业的档案管理知识和技能。档案工作人员需要具备扎实的档案管理理论基础和实践经验，以确保档案的科学分类、妥善保管和有效利用；四是长期性。档案工作是一项长期性工作。随着时间的推移，高校档案会不断积累和增加，需要档案工作人员持续的收集、整理保管和利用工作；五是保密性。部分高校档案涉及敏感信息或知识产权等问题，需要严格保密。档案工作人员需要遵守相关的保密规定，确保档案的安全性和机密性。

2. 高校档案工作面临的主要问题

从当前情况来看，高校档案工作中仍然存在较多问题，如档案管理混乱与不规范、档案管理数字化程度低、档案保密性不足以及档案利用率低等，这些问题严重影响着高校档案工作的质量。第一，档案管理混乱与不规范。一些高校的档案管理存在混乱现象，如档案存放不规范、档案归档不及时等。这些问题导致难以保证档案的完整性和真实性，影响了高校的管理和服务质量。例如，有的档案没有明确的分类标准，导致查找困难，或者档案没有及时归档，造成信息丢失或遗漏；第二，档案管理数字化程度低。在信息技术迅猛发展的今天，高校档案的数字化水平仍然较低。大量的档案仍然以纸质形式保存，不仅占用了大量的物理空间，还给查询和利用档案带来了极大的不便。数字化档案的缺失，使得远程查询和数据共享变得困难，降低了档案工作的效率；第三，档案保密性不足。高校档案中包含着大量的个人隐私和敏感信息，但部分高校在档案管理方面的保密意识不强，存在档案管理人员泄露个人隐私信息的现象。这种保密性的不足，不仅可能侵犯个人隐私权，还可能对学校的声誉和学生、教职工的权益造成损害；第四，档案利用率低。很多高校的档案被存放在角落里，很少被利用，与高校档案的价值无法充分体现有关，也反映了高校对于档案工作的重视程度不够。档案的利用率低，不仅浪费了高校资源，还制约了档案工作的发展和创新；第五，档案管理人员专业素质不高。部分高校的档案管理人员并非档案学专业出身，缺乏档案管理的专业知识和实践经验，可能导致档案的分类、整理和归档等工作不够规范和专业，进而影响档案工作的整体质量和效率；第六，档案管理设备设施落后。一些高校的档案管理设备设施比较落后，如档案室的环境条件较差，缺乏先进的档案管理系统等，不仅会导致档案信息丢失、无法读取等问题，还会限制档案工作的发展和创新，严重影响档案的安全和长期保存。

三、“三合一”制度背景下高校档案工作质效提升的路径

1. 完善档案管理制度体系

在“三合一”制度背景下，高校档案工作质效的提升需要通过完善档案管理制度体系来实现。首先，高校需要制定全面的档案管理制度。明确档案管理的目标、原则、流程和组织架构。这些制度应与高校的整体发展战略相一致，并确保档案管理工作的规范性和系统性；其次，优化档案管理流程。高校需要梳理和优化现有的档案管理流程。通过简化流程、明确各环节职责和衔接方式，可以减少工作重复和浪费，提高工作效率。同时，应确保流程的透明度和可追溯性，便于监控和管理；再次，建立档案分类与归档标准。制定明确的档案分类和归档标准是实现高效档案管理的关键。高校应根据实际需求，结合国家相关标准和行业规范，建立适合自身的档案分类体系。此外，还应制定详细的归档范围和保管期限，确保档案的完整性和可检索性；最后，定期召开档案专题会议。高校需要针对与“三合一”制度相关的文件精神与规范，全面展开对档案分类、归档范围以及保管期限的认真研读与交流讨论，找到工作中存在的难点与问题并当场解决。

2. 加强档案专业人才队伍建设

在“三合一”制度背景下，高校要想提升档案工作质效，需要加强档案专业人才队伍建设。首先，高校需要严格把控档案专业人才的准入标准。高校在招聘档案管理人员时，应设定严格的准入标准，不仅考察应聘者的档案专业基础知识和技能，还要注重其信息化素质、创新能力、沟通能力以及协作能力等多方面的综合素养。

通过这样的标准，可以筛选出既具备专业知识又拥有良好综合素质的优秀人才，为档案专业人才队伍的建设奠定基础；其次，高校需要加强岗前培训与在职教育。对于新入职的档案管理人员，高校应提供系统的岗前培训，帮助他们熟悉和掌握“三合一”制度下的档案管理要求、操作流程以及电子档案管理系统的使用等。同时，对于在职的档案管理人员，也应定期开展在职教育和培训，更新其知识和技能，以适应档案管理领域的新发展和新要求；最后，实施档案管理人员轮岗与交流制度。为了提升档案管理人员的全面素质，高校可以实施轮岗和交流制度。通过在不同岗位上的实践和学习，档案管理人员可以更加全面地了解档案管理的各个环节，提高其综合能力和应变能力。同时，交流制度也可以促进档案管理人员之间的经验分享和知识传递，有利于提高整个队伍的专业水平。

3. 推动档案工作的信息化发展

在“三合一”制度背景下，高校推动档案工作的信息化发展对提升档案工作质效至关重要。首先，高校应建立完善的电子档案管理系统，实现档案信息的电子化存储、查询和共享，能够极大地提高档案检索与利用的效率；其次，利用大数据、云计算等先进技术对档案信息深度挖掘和分析，为高校决策提供更精准的数据支持；再次，加强档案信息安全建设。通过采用先进的加密技术和备份机制，确保电子档案的安全性和完整性。同时，高校还应培养一支具备信息技术和档案管理知识的复合型人才队伍，通过定期培训和技能提升，使他们能够适应信息化发展的需要；最后，高校应积极探索与其他信息系统的整合与对接，实现档案信息的互通互联，进一步提高档案工作的整体效率。通过这些方式，高校能够在“三合一”制度背景下有效推动档案工作的信息化发展，从而实现档案工作质效的显著提升。

4. 强化档案工作的监督与考核

在“三合一”制度背景下，高校强化档案工作的监督与考核对提升档案工作质效尤为关键。首先，高校应建立完善的档案工作监督机制，明确监督责任、频次和方法，确保各项档案工作规范执行；其次，制定细致的档案工作考核标准，将档案分类、归档和保存等各环节纳入考核体系，量化工作成果，客观评价档案管理人员的工作绩效；最后，高校应定期开展档案工作检查与评估，通过自查、互查和专项检查等方式，及时发现并纠正存在的问题。对档案工作表现突出的个人或团队给予表彰和奖励，激发档案管理人员的工作积极性和创新精神。通过这些措施，高校能够在“三合一”制度背景下有效强化档案工作的监督与考核，推动档案工作质效的显著提升，为高校的整体发展提供有力保障。

四、结语

综上所述，在“三合一”制度背景下，高校档案工作的质效提升不仅关乎档案管理工作的专业化与规范化，还是高校治理体系和治理能力现代化的重要体现。通过完善档案管理制度体系、加强档案专业人才队伍建设、推动档案工作的信息化发展以及强化档案工作的监督与考核，可以为高校构建一个高效、安全与便捷的档案管理环境。因此，在“三合一”制度基础之上，将有力推动高校档案工作迈向新的台阶，为高校的学术研究、教育教学以及行政管理提供更加坚实的支撑，促进高校的全面发展和创新进步。

参考文献:

[1]田白雪.事业单位实行档案“三合一”制度探析―以安徽省美术馆为例[J].公关世界, 2024,(04):22-24.

[2]吴志虹,邓琳.对“三合一”制度背景下的事业单位登记管理档案工作中几个问题的探讨[J].云南档案,2024,(01):38-39.

[3]魏文君.学校文书档案“三合一”制度实施路径分析[J].兰台内外, 2024,(03):29-30+36.

[4]郭倩楠.全面推行机关档案三合一制度的实践——以天津市河西区城市管理委员会为例[J].中国档案, 2024,(01):46-47.

[5]王珊.事业单位档案管理工作的优化方法分析[J].兰台内外,2023(36):54-56.

[6]叶曦.“三合一”制度背景下高校档案工作质效提升路径[J].兰台世界,2023(12):88-92+97.

[7]戴星星,王峰.高校文书档案“三合一”制度实施路径研究[J].办公室业务,2023(13):132-134.

文章来源:龚李静.“三合一”制度背景下高校档案工作质效提升路径探析[J].兰台内外,2024,(32):44-46.

网友评论

加载更多

我要评论

期刊名称：中国档案

期刊人气：1027

期刊详情

主管单位：国家档案局

主办单位：中国档案杂志社

出版地方：北京

专业分类：档案

国际刊号：1007-5054

国内刊号：11-3357/G2

邮发代号：2-283

创刊时间：1951年

发行周期：月刊

期刊开本：大16开

见刊时间：10-12个月

论文导航

“三合一”制度背景下高校档案工作质效提升路径探析

相关论文

数据挖掘技术在高校档案管理中的应用

关键词

数字时代高校档案信息服务发展路径分析

关键词

高校“一站式”学生事务中心档案服务平台优化策略研究

关键词