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高校纸质档案与电子档案的融合管理与风险防控要点

2024-11-05 95 上传者：管理员

摘要：随着信息技术的迅猛发展，高校档案管理正面临着纸质档案与电子档案融合的新挑战。文章探讨了高校纸质档案与电子档案融合管理的必要性以及在此过程中所面临的风险和相应的防控措施。通过制定合理的融合管理制度、完善检索系统和确保档案安全等方面，旨在提高高校档案管理的效率与安全性，以适应信息化时代的需求。

关键词：
电子档案
纸质档案
融合管理
高校档
高校档案管理
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在信息化时代背景下，高校档案管理逐渐由传统的纸质档案管理向电子档案管理转变。然而，纸质档案与电子档案各具特点，前者具有实体性和稳定性，后者则具有便捷性和可复制性。因此，如何实现纸质档案与电子档案的融合管理，并在这一过程中有效防控风险，成为高校档案管理所面临的重要课题。

一、高校纸质档案与电子档案融合管理的必要性

1. 提高档案管理效率

随着信息化的发展，高校在日常运营中产生了大量的电子档案。将纸质档案与电子档案实行融合管理，可以统一档案的存储、检索和利用方式，从而提高档案管理的整体效率。此外，通过数字化的方式，可以随时随地访问和检索档案信息，极大地提高了档案利用的便捷性。

2. 保障档案信息完整性

纸质档案具有原始性和法律效应，而电子档案则便于保存、复制和传输。将两者融合管理，既能保留纸质档案的原始记录，又能利用电子档案易保存和传播的特点，共同确保档案信息的完整性和可追溯性。这种双重保障有助于高校在面临法律诉讼或审计时提供有力的证据支持。

3. 适应信息化时代发展趋势

在信息化时代背景下，高校必须紧跟时代发展步伐，推进档案管理的数字化转型。纸质档案与电子档案的融合管理正是这一转型的关键步骤。通过融合管理，高校可以更好地整合和利用各类档案信息资源，提高档案管理的现代化水平，以适应信息化时代的发展需求。同时，这种管理方式也有助于高校与其他机构或企业实行信息共享和合作，推动教育行业的整体进步。

二、高校纸质档案与电子档案融合管理面临的风险

1. 信息安全风险，数据可能被窃取

在纸质档案与电子档案融合管理的过程中，如果信息安全措施不到位，档案信息可能会面临被窃取、伪造或被篡改的风险。由于电子档案通常存储在计算机系统或云端服务器上，如果缺乏足够的安全防护措施，就可能成为黑客攻击的目标。黑客可能会利用系统漏洞或弱密码等安全弱点，侵入档案管理系统，窃取敏感信息。这些信息一旦落入不法分子手中，就可能被用于欺诈、身份盗窃或其他非法活动，给个人和学校带来巨大的损失。在网络环境下，档案信息在传输过程中也面临着被窃取的风险。如果数据传输没有加密或加密措施不够强大，那么档案信息在传输过程中就可能被第三方截获。特别是当档案信息通过不安全的公共网络实行传输时，这种风险尤为突出。此外，病毒攻击也是导致数据被窃取的重要原因。恶意软件或病毒可能会通过电子邮件附件、恶意网站或其他途径感染档案管理系统。一旦系统被病毒感染，黑客就可能远程控制受感染的系统，窃取档案信息。

2. 技术更新风险，影响长期保存

高校在纸质档案与电子档案融合管理中，技术更新风险是一个长期且持续存在的挑战，它对电子档案的长期保存构成了严重威胁。电子档案高度依赖计算机硬件和软件环境，而技术的快速发展和更迭使得电子档案面临着多种潜在的风险。首先，硬件使用寿命是一个不可忽视的问题。硬盘、光盘等存储设备有一定的使用寿命，随着时间的推移，这些硬件可能会出现老化、损坏或性能下降的情况。一旦存储设备发生故障，其中存储的电子档案就可能面临丢失或损坏的风险，从而影响档案的完整性和可读性；其次，软件更新换代也是一个重要的风险因素。随着技术的不断进步，软件版本更新迅速，新版本的软件可能不再支持旧版本的电子档案格式，如果电子档案没有及时转换或迁移到新格式，就可能导致无法打开或读取档案信息，进而造成信息的永久性丢失；最后，软硬件之间的匹配性问题也不容忽视。电子档案的制作、存储和读取需要特定的软硬件环境支持。

3. 操作失误风险，人为因素导致损失

在高校纸质档案与电子档案融合管理过程中，操作失误风险是一个不容忽视的问题。这种风险主要源于档案管理人员在操作过程中可能出现的失误，这些失误往往由于人为因素导致，可能给档案信息带来严重损失。安全意识较弱是引发操作失误的一个重要原因。如果档案管理人员对档案信息的安全性缺乏足够的重视，就可能在操作过程中疏忽大意，导致不必要的损失。例如，可能在不安全的网络环境下处理档案信息或将敏感信息泄露给未经授权的人员。另外，档案管理技能较差也是导致操作失误的一个常见原因。如果管理人员缺乏必要的档案管理知识和技能，就可能在处理档案信息时出现错误。例如，可能不小心删除或覆盖重要的档案信息，或者在转换或迁移电子档案时造成数据损坏。此外，工作责任心不强也是引发操作失误的关键因素。如果管理人员对工作不够认真负责，就可能在处理档案信息时马虎草率，导致信息资料的丢失或遗漏。这种失误可能源于对工作流程的不熟悉、对细节不够关注或者对档案信息的重要性认识不足。操作失误风险是纸质档案与电子档案融合管理中需要高度关注的问题。

4. 制度不完善风险，管理存在漏洞

在纸质档案与电子档案融合管理的过程中，制度不完善风险尤为突出，可能导致管理上的漏洞，进而威胁到档案信息的安全。如果档案管理制度不健全，那么纸质档案与电子档案的管理就可能陷入混乱。缺乏明确的管理规定和操作流程，高校档案管理人员可能无所适从，导致档案管理工作效率低下，甚至出现错误。在这种情况下，档案信息可能因管理不善而被泄露，遭受损失。另外，如果融合后的档案管理制度与传统纸质档案管理制度不相符，也可能引发一系列问题。两种档案管理方式可能各自为政，形成对立，不仅增加了管理工作的复杂性，还可能导致信息在不同管理方式之间传递时出现差错或遗漏。这种制度的不匹配会削弱档案管理的整体效能，给档案信息的安全带来潜在风险。制度不完善还可能导致管理上的漏洞。这些漏洞可能被不法分子利用，对档案信息实行非法访问、被篡改或窃取。特别是在网络环境日益复杂的今天，任何制度上的疏忽都可能成为档案信息安全的隐患。在融合管理过程中，必须建立完善的档案管理制度，并确保其与实际情况相适应，以防范潜在的管理风险。

三、高校纸质档案与电子档案融合风险防控策略

1. 加强信息安全保护，防范数据的窃取

(1）信息安全风险与管理。从高校纸质与电子档案融合后档案管理来看，高校档案管理系统需采用高强度的数据加密技术，确保电子档案信息的机密性。同时，实施严格的访问控制策略，防止未经授权的访问和被泄露数据。另外，建立完善的网络安全防护体系，包括防火墙、入侵检测系统等，以抵御外部网络攻击，从而保护档案数据的安全。（2）技术融合风险与管理。在纸质档案与电子档案融合过程中，高校应确保采用统一的标准和格式，以提高数据的兼容性和互操作性，有助于减少因格式转换或数据迁移导致的信息丢失或损坏风险。随着技术的不断进步，电子档案管理系统需要定期更新和维护。高校应建立长期的技术支持机制，确保系统的稳定性和安全性。（3）操作风险与管理。高校对档案管理人员实行定期培训，增强其专业技能和安全意识。同时，制定详细的操作规范，减少人为操作失误导致的风险。另外，建立档案操作的监督与审核机制，确保所有操作符合规范，并及时发现和纠正潜在的问题。

2. 应对技术更新挑战，确保电子档案长期保存

(1）采用标准化的电子档案格式。为确保电子档案的长期可读性和兼容性，高校应采用广泛接受和认可的标准化电子档案格式。这种格式应具有稳定性、开放性和可扩展性，以减少技术更新换代带来的影响。当新技术出现时，这些标准化的格式更有可能得到新系统的支持，从而确保电子档案的持续可用性。（2）应用前沿的存储技术。随着技术的不断进步，新的存储技术和介质不断涌现。高校应积极关注并应用这些前沿技术，如使用高性能的存储设备、采用分布式存储系统等，以提高电子档案的存储效率和安全性。同时，这些技术应能够适应未来技术的更新换代，确保电子档案的长期保存。例如，通过自动化管理系统来减少人为干预，降低操作失误的可能性。这类系统可以自动完成档案的分类、索引、存储等任务；利用OCR（光学字符识别）等技术来辅助纸质档案的数字化过程，提高数据录入的准确性和效率。（3）建立电子档案备份机制。为防止电子档案因意外情况而丢失或损坏，高校应建立完善的电子档案备份机制。包括定期备份、异地备份以及灾难恢复计划等。通过备份机制，可以确保在原始数据受损时，能够迅速恢复电子档案，保障其完整性和可用性。（4）实施电子档案迁移策略。随着技术的不断发展，电子档案可能需要从一个系统迁移到另一个系统。为确保迁移过程中的数据的完整性和可读性，高校应制订详细的迁移计划和策略。包括选择合适的迁移工具、测试迁移过程的可行性以及验证迁移后数据的完整性等。通过实施有效的迁移策略，可以确保电子档案在不同系统之间的平滑过渡和长期保存。

3. 提高档案管理人员素质，降低操作失误风险

(1）培训目标与定位。高校应明确培训目标，确保档案管理人员全面理解和掌握纸质档案与电子档案融合管理的操作流程与规范，降低操作风险，提高工作效率。准确定位培训人群，针对高校的档案管理人员，特别是那些将直接参与融合管理工作的人员。（2）培训内容设计。高校在档案安全管理培训中要详细介绍纸质档案数字化的具体步骤，包括扫描、OCR识别、数据校对等。详细培训电子档案与纸质档案信息的整合策略，如何确保两者之间的信息一致性和完整性。在培训中讲解数据质量检查的标准和方法，并强调数据的准确性和完整性的重要性。高校在档案人员培训中应明确各级档案管理人员的存取和修改权限，确保权限分配的合理性和安全性。讲解档案的审批流程，强调任何档案的存取和修改都必须经过严格的审批程序。（3）培训方法与实践。为了能够进一步提高纸质档案与电子档案融合安全管理培训实效，讲师应通过真实的案例，让档案管理人员更加直观地了解融合管理的操作流程和规范。在培训中设置模拟档案管理环境，让管理人员亲自动手操作，加深对流程和规范的理解。鼓励管理人员提出自己在工作中遇到的问题，通过集体讨论和专家答疑的方式解决。（4）培训效果评估与反馈。高校在纸质档案与电子档案融合安全管理培训中，还应该注重培训效果评估与反馈，通过考核来检验管理人员对融合管理流程和规范的掌握程度。在培训结束后，收集管理人员的反馈意见，以便不断优化培训内容和方法。对在考核中表现不佳或在实际工作中遇到问题的人员，提供持续的跟进和辅导。

4. 完善档案管理制度，堵塞管理漏洞

(1）建立专项融合管理制度。在高校档案管理中，纸质档案与电子档案的融合管理显得尤为重要。为了更有效地实施这一融合，建立专项融合管理制度成为首要任务。该制度的核心在于根据档案的性质、内容和用途，制定详尽的分类标准。高校档案管理者可以按照教学档案、科研档案、行政档案以及学生档案等多个维度实行分类，确保每种类型的档案都能找到其明确的归属。这种分类不仅有助于档案的组织和管理，还能提高档案检索的效率和准确性。此外，为每份档案分配唯一的编号也是融合管理制度中的关键。编号应遵循清晰、系统的规则，能够直观地反映档案的类型、年份和序列号等关键信息。通过这种编号方式，高校档案管理者可以轻松追踪和定位每份档案，无论是纸质还是电子档案，都能够实现快速检索和管理。（2）档案的归档与整理。在纸质档案与电子档案的融合管理中，归档与整理工作同样至关重要。高校档案管理者需要明确归档的时间节点，如每学期末或每年底，以确保所有重要档案都能及时入档，避免遗漏或丢失。在归档过程中，高校档案管理者还应关注档案的类型和格式要求。对纸质档案，需要确保其完整性和可读性；对于电子档案，则需要关注其文件格式、存储介质和备份策略等方面。完成归档后，对档案实行细致的整理工作也是必不可少的。包括档案的排序、装订以及编写案卷目录等。通过这些整理步骤，高校档案管理者可以确保档案的完整性和系统性，无论是纸质档案还是电子档案，都能以清晰、有序的方式呈现。（3）档案的检索与利用。高校应建立完善的档案检索系统，该系统需要支持关键词搜索、分类搜索等多种方式，以提高档案检索的效率和准确性。一方面，由于电子档案易于复制和传播的特性，不加以严格控制，很可能导致档案信息被泄露或滥用；另一方面，纸质档案在借阅和利用过程中也存在损坏或丢失的风险。因此，高校需要制定详细的借阅流程和权限管理制度，确保纸质档案和电子档案在借阅和利用过程中能得到妥善保护。

四、结束语

高校纸质档案与电子档案的融合管理是档案管理工作的发展趋势，也是信息化时代的必然要求。通过制定合理的管理制度、加强风险防控意识、提升管理人员素质等措施，可以有效地实现纸质档案与电子档案的有机融合，从而提高档案管理的效率与安全性，为高校的教学、科研和管理工作提供更为便捷和高效的服务。

参考文献:

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文章来源:孙宁宁.高校纸质档案与电子档案的融合管理与风险防控要点[J].兰台内外,2024,(32):75-77.