首页 > 论文范文 > 教育综合论文 > 教育管理论文 > 学校档案论文 > 大数据背景下高校档案管理信息化建设的具体策略

大数据背景下高校档案管理信息化建设的具体策略

2021-08-02 146 上传者：管理员

摘要：在大数据时代下，各种现代化技术快速发展，为数字化校园建设带来了机遇，数字化校园建设重点在于档案的信息化管理。通过档案信息化建设能够充分体现档案价值，对高校自身及社会的发展都具有深远意义。目前，高校档案信息化管理制度还不完善，仍需进一步调整与改进，本文结合大数据时代下高校档案管理信息化建设的内涵，对档案信息化建设的重要性以及必要性进行详细分析，针对当前高校档案管理信息化建设所存在的问题提出整改建议。

关键词：
信息化
大数据
档案保存
纸质档案
高校档案
加入收藏

目前，我国高校在校生数量越来越多，传统的纸质档案不利于档案的保存，而且查询人员需要经过复杂的手续才能找到所需档案，降低高校档案管理工作的效率与严谨性。在互联网迅速发展的时代，高校的档案载体已经逐渐被电子化文档所取代，在数字化校园建立背景下，使高校档案逐渐以数字化形式存在，加速了高校档案信息化建设的进程。在社会发展进程中，档案资源是非常重要的基础资源，经过档案数字化建设，能够进一步提升高校档案管理的效率，使档案管理工作随着时代的发展走向新阶段。

一、高校档案管理信息化建设的基本含义

档案的信息化建设是一项比较复杂的系统性工程，以国家整体规划为根本，通过现代化技术对档案业务实施数字化、网络化管理，在大数据、云存储等背景下实现档案社会共享。通过统筹规划来带动档案信息化建设，以现代化技术对档案资源进行合理分配，对档案信息进行科学性的收集与存储，为社会发展提供基础信息保障。

二、大数据时代背景下高校档案管理信息化建设的必要性

(一) 有效提升档案管理质量

以大数据时代为背景，加强高校档案管理信息化建设能够有效提升档案管理质量与效率，与以往的档案管理方法相比，信息化的管理模式能够摆脱机械式的管理操作，降低繁杂的工作量，档案管理人员能够将更多的精力投入到对电子档案的分析与整理中来，避免出现档案整理错漏或信息丢失等，对原始的纸质档案进行数字化处理能够便于使用者的调取或查询，在保护原始档案的同时提升档案管理的品质。

(二) 顺应时代发展的必要管理手段

在新时期背景下，高校教学工作以及教学管理等都出现了巨大变革，教务管理软件越来越多，电子文档、多媒体、光盘等已经成为教务信息存储的重要工具，随着自动化技术与多媒体技术水平的不断提升，高校档案管理信息化建设已经成为顺应时代发展的必要手段，在网络化以及信息化的社会发展背景下，高校档案信息的收集与处理方式都会发生一定的转变，只有将传统的纸质档案转变为便于搜索与存储的数字化档案资源，才能够满足高校档案管理全局规划、分层建设、安全保密的需求，促进档案数字库建设，加速高校档案信息化规范系统以及安全保障建设。

(三) 体现出档案的利用价值

无论在社会发展中还是高校建设中，档案的利用价值不可小觑，在高校档案数字化处理过程中，可以采用现代化科技与设施，形成档案信息资源库，学校、学生以及校外机构均可以通过网络来对档案资料进行搜索，避免翻阅实体档案的繁琐，并且可以实现跨地域访问、下载等，同份档案信息可以为不同的使用者同步使用，提升高校档案的利用范围，进一步体现档案的运用价值。

(四) 满足档案信息资源开发要求

档案信息资源是高校或企事业单位完成考核的重要衡量指标，随着社会的不断进步，各行业对档案信息资源的关注度不断提升，所以人们也需要更加细致以及全面的档案信息，在此基础上，需要进一步完善档案信息化管理模式，引进先进的技术与手段，融入到档案信息化建设中来，通过电子档案运转速度快、传播速度快的优势，推进档案信息化管理进程，满足档案信息资源开发与利用的要求。

三、高校档案管理信息化建设现状分析

(一) 信息化管理理念滞后

在现代社会的带动下，人们传统的思想理念需要进行转变，随着现代化科学技术的广泛运用，高校档案的信息化建设已经成为必然的发展趋势。目前，部分高校信息化管理理念还不够成熟，缺乏对档案作用的重视，由于档案知识与管理技能逐渐密集化，所以传统的档案管理理念无法满足当前时代发展形势，阻碍高校档案现代化发展进程。

(二) 基础设施落后

高校档案管理信息化程度的提升，需要大量现代化设备以及技术作为保障。但是部分高校由于经费不足导致基础管理设施落后，所使用的管理手段与管理技术无法达到信息化建设水平，在数字化管理方面，智能软件、数据平台等不够全面，不能够满足档案信息化建设的个性化需求。

(三) 信息技术人才不足

高校档案管理需要专业的技术人才，管理人才是高校档案工作发展的核心。目前，部分高校档案管理工作中档案专业及计算机相关专业人才不足，许多从事档案管理工作的人员都是从其他部门调取，档案及信息技术理论知识薄弱，缺乏档案数字化管理思维，对于先进的管理系统无从下手，严重阻碍档案管理工作的进展。

(四) 信息化管理制度不够完善

高校档案信息化建设通过标准规范的实施过程来对档案进行归档、存储等。而我国部分高校在档案信息化建设方面缺乏科学的管理制度，没有统一的指导纲领，严重影响档案信息化建设水平与进度，导致高校档案信息化建设无法得到其他部门的积极配合，影响档案信息化建设进度。

四、大数据时代下高校档案管理信息化建设主要途径分析

信息化管理是企事业单位实现科学化管理，跟随社会发展的重要途径，为了实现数字化校园建设，需要通过多种途径来转变传统的档案管理模式，将数字化、信息化手段来作为高校档案管理的重要依据。

(一) 形成高校档案信息化管理制度政策

高校档案信息化建设要以完善的制度政策为支撑，档案管理相对于其他工作来讲更加复杂，由于档案种类较多、分类较多，所以在管理过程中要更加精细化。在大数据时代下，现代化的基础设施与技术手段为高校档案信息化建设带来机遇，同时也带来一定挑战，为了满足档案信息化建设的根本需求，需要结合档案管理的根本工作来明确档案信息化管理各个阶段所对应的管理技术，针对高校当前的数字化发展现状制定符合自身发展的管理制度，明确相关部门的工作职责，在各部门的全力配合下完成档案的数字化建设。

(二) 提升高校档案信息化管理意识

高校档案信息化管理行为是在信息化管理意识的前提下所进行的，为了提升高校现代化建设水平，高校管理者要进一步提升档案信息化管理意识，在大数据背景下，合理运用现代化技术，加快高校档案的信息化建设，从而推动高等教育顺利开展。无论是领导者还是档案管理人员，一定要从根本上提高档案信息化管理意识，转变传统的档案管理理念，有目标、有计划地对实物档案进行整改，全面建立数字化档案资源库，为高校档案存储及查询提供便捷。

(三) 完善档案管理基础设施

工欲善其事必先利其器，为了达到高校档案信息化建设要求，高校要对资金投入进行合理安排，加大数字化基础设施建设投入比例，在提高管理人员及工作人员管理意识的基础上，更新工作设备及软件技术。另外，高校档案管理部门要引进建设资金，巩固档案管理部门的地位，确保档案信息化设备的规划及采购，对计算机、扫描仪、打印机等设备进行升级，坚持先进、高效、实用的原则，全面建立现代化档案管理系统。此外，要不断提升高校网络化建设水平，为档案信息化建设提供必要的网络支撑，避免在文件存储或传输过程中出现数据丢失的现象。

(四) 强化档案管理人才队伍建设

高校档案信息化管理的复杂性决定了管理人员一定要专业性强、操作性强，高校要全力打造实践技能较强，专业知识扎实的档案管理队伍。一是档案管理部门领导要对工作人员有充分的了解，通过多种途径对现有管理人才进行档案知识及计算机操作技能进行培训。二是要对外引进高素质的现代化档案管理人才，优化档案管理队伍。三是要切实关心、爱护档案管理人员，帮助员工解决工作及生活中的难题，从事档案管理的工作人员要以身作则、勤于学习，以勇于创新、乐于思考的工作理念来提升自身政治素质与专业技能，使自己成为学习型、实干型的档案管理人才。

(五) 加强档案管理安全防护

在大数据时代下，网络安全问题时有发生，随着网络攻击事件的增多，高校在档案信息化管理中要保持高度警惕，加强管理人员网络安全与信息技术专业提升，对现有软件设备进行维护与升级，加强对重要档案的权限管理，通过个人账户与密码设置才能够对档案进行查阅，提升数字化档案的安全性能，通过严谨的档案管理系统来避免档案信息泄露。

(六) 促进高校档案数字化建设

为了有效完善高校档案信息化管理，要不断采取数字化手段，避免档案数据丢失，通过强大的数据库功能，使档案的存储、搜索、分类、使用更加便捷。与此同时，加强档案管理人员数字技术培训，掌握更加先进的技术手段，为档案管理数字化建设提供保障。

五、结语

在高校的建设与发展过程中，档案是重要载体，能够直接反应高校的发展状况。在信息化社会发展背景下，为了跟随社会发展步伐，高校需要不断提升数字化及信息化建设，转变以往的管理理念，对现有工作人员进行培训，通过多种途径引进先进设备及技术手段，在完善的管理制度下推动高校档案信息化建设更加快捷、全面发展。

参考文献:

[1]金江梅.高校档案信息化建设的影响因素分析与对策研究[J].兰台内外,2020,6

[2]韩知霖.基于大数据环境下高校档案信息化建设的问题及对应策略分析[J].计算机产品与流通,2020,5

[3]孙焱.地方本科高校学生档案管理信息化建设的要点及路径研究[J].吉林工程技术师范学院学报,2020,4

[4]周晚琴.基于互联网时代下高校档案综合信息化管理思路探究[J].智库时代,2020,1

[5]赵东龙.高校档案管理规范化建设的实现路径与保障措施[J].山东档案,2019,10

[6]刘瑛.新形势下高校档案信息化建设中存在的问题及对策[J].黑龙江档案,2019,8

[7]刘振宇,温兆光.探索高校图书馆服务创新及档案信息化管理的升级策略[J].大学图书馆学报.2020,4:127~128