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探析高校科研档案数字化改革的实现方式

2021-08-02 213 上传者：管理员

摘要：在＂科技自立自强＂和高校＂双一流＂建设的背景下，开展高校科研档案的数字化改革是势所必然。要改变传统高校科研档案管理顶层设计缺失、数字档案不足和资源开发迟滞等弊端，需要从建构法制规约、丰富数字资源、保障信息安全和提升服务能力等方面进行改进。

关键词：
文书档案
档案数字化改革
档案服务
科研档案
高校科研档案
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高校科研档案指高校师生在科研项目立项、实施、结题及推广等全过程中形成的，具有保存价值的各种形式和载体的历史记录。高校科研档案是高校科研成果的历史积累，更是国家科技资源的重要组成部分。高校科研档案不仅原始记录了某一科研领域的发展成果，也为科研工作的延续发展提供了借鉴，是国家软权力提升的重要倚靠资源[1]。随着信息技术的不断发展，传统高校科研档案管理的弊端逐步显现，实现高校科研档案数字化改革已是必然趋势。

1、高校科研档案数字化改革的发展动力

1.1 科技自立自强的国家要求

当今世界，国与国之间的竞争实质是科技实力的竞争。国家在科技发展理念上一脉相承、不断深入。党的十九届五中全会对科技创新专章部署，放在规划任务的首位，这在我们党研究制定国民经济和社会发展五年规划的历史上是第一次。“十三五”时期，我国在科研投入强度、基础研究经费以及全球创新指数等一系列重要指标上都有显著提升。但也应该看到，在核心技术方面一些“卡脖子”问题还比较突出。在“科技自立自强”的时代背景下，唯有提升高校科研档案的数字化水平，提高科研档案的服务能力，才能为高校和国家的科技创新提供有力的档案支持。

1.2 “双一流”建设的高校需求

2015年，《统筹推进世界一流大学和一流学科建设总体方案》出台，标志着高校正式步入“双一流”建设时代。改善高校科研环境、理顺高校科研体制、增强高校科研能力，成为高校“双一流”建设的基本要求和入选评价指标。近几年，科研领域无疑成为高校之间竞争的主战场，事关学校的提档升级和发展前景。在这样的环境下，高校科研档案的受重视程度得到大幅度提升，为高校科研档案的发展带来了机遇也提出了挑战。每个高校都有自己较为擅长的科研领域，这种集中优势需要一代代学人前赴后继地推陈出新，而在这过程中科研档案无疑是最好的积淀和赓续发展的基础。同时，高校科研档案因为完整详实记录了整个科研过程，成为预防和惩处科研腐败的有力凭据，是建设高校科研诚信体系的重要一环。

1.3 档案数字化改革的行业需求

《中华人民共和国国民经济和社会发展第十四个五年规划和2035年远景目标纲要》强调“加快建设数字经济、数字社会、数字政府，以数字化转型整体驱动生产方式、生活方式和治理方式变革”。在数字中国建设的背景下，档案行业的管理形态也正在从模拟态向数字态、数据态的方向转变[2]。为适应社会发展的需求，档案行业正在逐步实现整体的数字化改革，如浙江在2020年就实现了全省范围建立数字档案室的工作目标。高校凭借技术、资金和体制等方面的优势，理应走在数字化改革的前端。高校科研档案实现数字化改革，有利于传统纸质档案的保存，减少不必要的档案耗损。同时，数字资源易复制、易传播的特点，也有助于提升高校科研档案服务水平，为科研数据整合与挖掘打下基础。

2、高校科研档案数字化改革的现实问题

2.1 意识不强，缺乏数字科研档案的顶层设计

与文书档案受到重视不同，人们对于保存和利用科研档案的意识并不强。法制层面，科研档案管理长期只能依靠1987年发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》，直到2020年国家才进行了修订，“暂行”时间长达30多年。《高等学校档案管理办法》作为高校档案领域的最高规章，有关高校科研档案也只在第二十一条有所规定，但也是要求按国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》执行。体制层面，高校科研档案管理缺乏有效的运行机制。高校内部的科技管理部门、档案管理部门以及具体的科研实施单位之间缺乏有效的协同、监督和追责机制。人员方面，高校科研档案管理还缺乏稳定的人员队伍。科研项目准备、立项、实施、结题、推广全过程中，不同环节产生的档案往往分散在不同人员手中，加之人员本身流动性造成的不稳定性，这些都给后续归档、整理和利用等环节带来困难。

2.2 纸质为主，缺乏数字科研档案的归档规范

归档是档案工作的第一个环节，它对后续的档案工作有重要影响。从数字化改革的角度而言，高校科研档案的归档工作还有诸多需要提高的方面。首先，从载体而言，纸质档案仍是归档主体甚至全部，而电子文件则处于补充辅助的地位。虽然各高校都有各自的科研管理系统，但是并没有实现系统数据线上归档。科研档案的数字化仍然沿袭着纸质归档，然后再进行数字化扫描加工的传统路线。从时效性、完整性而言，科研档案归档中存在时间滞后、内容不全等问题。一方面，由于科研人员归档意识不强，为了暂时方便而不愿归档[3]。另一方面，则由于科研项目研究周期长、协作人员多，在成套性管理理念不强的情况下，容易只收集立项、结题等结论性材料，而忽视全过程信息的收集归档。

2.3 被动查阅，缺乏数字科研档案的价值挖掘

利用是档案工作的核心，高校科研档案的价值也需要在提供利用中获得展现。高校科研档案的利用问题，首先，表现为被动查阅的服务理念。鉴于档案的政治性特点，在利用中容易形成“以不变应万变”、“不公开”便“不失误”的心态，被动查阅成为一种普遍做法。持有这种心态，在利用范围和服务对象上则表现为尽量减少受众范围，高校科研档案只为校内特定单位和教师服务。其次，没有利用数字档案的特点提升服务手段。很多高校已经将馆藏科研档案进行数字化加工，有些甚至还做了数据化处理。但是，在如何挖掘科研档案价值，助力学校科研工作开展等方面还明显不足。

3、高校科研档案数字化改革的实现方式

3.1 建构数字科研档案的法制规约

建构数字科研档案的法制规范，需要厘清高校科研档案相关各方的权利义务，建立完善的责任体系。高校科研档案管理至少涉及学校科研管理部门、学校档案管理部门、项目实施单位、项目协作单位、项目负责人以及项目参与人员等。各相关单位及个人应把科研档案工作要求纳入高校科研项目管理的工作全流程，与科研项目工作同部署、同实施、同检查，将科研档案管理列入相关部门和人员的职责并予以考核。

同时，还要明晰高校科研档案管理环节的具体要求。在数字化改革的要求下，高校科研档案管理需要借助全程管理的思想，将触角延伸至科研项目的起始阶段。基于科研档案的成套性特点，科研档案在申请立项、研究实施、结题验收、成效评价、成果管理等过程中形成的材料都应该规范管理、妥善归档。而归档也应该纳入科研项目结题验收的环节，成为课题能否结题的重要依据。同时，对于科研档案整理、保管、利用等环节也应有较为明晰的规定。如，数字科研档案的利用范围、利用方式就需要法规的明确规定，否则利用实践往往因为缺乏规范而随意性较大。

3.2 丰富数字科研档案的馆藏资源

馆藏科研档案从纸质档案向数字档案转变，是科研档案数字化改革的前提和基础。丰富数字科研档案资源，首先，要通过各种信息化手段实现存量纸质档案的数字化转变。无论是自建还是外包，存量科研档案的数字化工作都需要在国家相关标准的规范下进行。在关注数字化工作质量的同时，要确保数字化工作过程的档案安全和信息安全。尤其需要注意的是，为适应后期数据加工和资源开发的需要，应对数字化成果做进一步数据化处理。在数字化扫描的基础上，可以借助OCR识别、人工著录等手段对科研档案中的关键信息进行数据提取。

更为关键的是，丰富数字科研档案资源，还需要建立完善的电子科研文件归档体系。随着信息化手段的不断普及，科研项目管理的全过程都有相应的电子文件产生，这为科研文件的电子化归档打下了基础。有些高校内部建立了规范的科研项目管理系统，科研项目的全过程都可以在网上办理留痕。从电子化归档的角度而言，高校内部应“规范科研档案信息资源建设标准”[4]，唯有如此才能为后续不同系统之间数据的对接、传输和统一检索打下基础。

3.3 保障数字科研档案的安全稳定

在数字科研档案的实体安全方面，档案机构不仅需要服务器、磁盘阵列、光盘、磁带等硬件设备，同时也需要注意防范木马、勒索病毒的攻击，确保数字科研档案的永久保存。为防范不可抗力的毁灭性影响，数字科研档案还应该实现异地、异质的多套备份。

在数字科研档案的信息安全方面，高校档案馆需要建立数字档案备份保全系统来维护数据的安全稳定。通过数据保全系统，实现对数字科研档案信息的实时监测、实时预警、实时保全和实时修复。数字科研档案的信息安全，事关科研档案的真实性和凭证性，是高校科研档案管理不容突破的底线。同时，鉴于科研档案内容的特殊性，高校科研档案还可能涉及国家秘密和个人隐私。对于这部分内容，应该在进馆时做好入馆鉴定，确定保密程度和受众范围，做好区分处理。

3.4 提升数字科研档案的服务能力

提升数字科研档案的服务能力，首先，要搭建数字科研档案的共享平台。共建、共治、共享，已成为互联网时代的新要求，也是发挥数字资源自身优势的必然要求。浙江大学通过建设档案数据中心平台，实现“对数字档案管理系统、科研管理系统、OA协同办公系统、部门预立卷系统、图书馆文库等全校所有应用系统的信息资源进行集成，支持跨平台科研档案检索服务”[5]。其次，要丰富数字科研档案编研成果。科研档案数字化，特别是数据化以后，为科研档案的编研提供了巨大的便利。利用科研档案数字化成果，可以为学校提供科研项目、科研获奖、科研成果等专题信息，有助于了解学校科研工作的历史状况和发展脉络。同时，还可以利用数据化成果将编研产品进行多样化展示，增强宣传的可视化和吸引力。

参考文献:

[1]覃兆列,孟月.论档案与国家软权力[J].档案学研究,2019(3):10-15.

[2]钱毅.技术变迁环境下档案对象管理空间演化初探[J].档案学通讯,2018(2);10-14.

[3]邵永同.高校科研档案信息化建设的对策研究[J].档案学研究,2018(3):95-99.

[4]周丽琴.高校科研档案信息资源建设现状与对策研究[J].档案与建设,2016(2):33-35+43.

[5]胡志富,王雅琴.高校科研档案集成管理模式研究[J]浙江档案,2011(9):38-39.

文章来源：郎贤梅,易涛.高校科研档案数字化改革的动力与实现方式[J].浙江档案,2021(06):58-59.