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“互联网+”背景下提升高校档案服务能力的对策

2022-02-07 206 上传者：管理员

摘要：＂互联网＋＂的提出给档案信息资源开发带来新的思路，通过＂互联网＋＂的思维指导和技术支持，档案信息资源开发可以重新焕发活力，并向协作整合、创新驱动、开放生态等方向转变；同时，档案信息资源开发应形成＂互联网＋＂的新模式，在生态化开发方面进行创新，使档案信息资源得到充分利用，满足用户的需求，激活档案的价值。本文从档案信息资源与档案信息资源服务入手，探讨＂互联网＋＂背景下档案信息资源开发创新的价值，分析当前档案信息资源开发过程中存在的问题，并提出改进措施，旨在为推动档案信息资源开发提供参考。

关键词：
互联网+
信息管理
创新研究
档案信息
资源开发
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国家档案馆“十三五”发展规划明确提出：“创新档案信息管理模式，全面深化和拓展档案服务方式和渠道”，这是高校档案工作者发展的良好机遇。不断创新高校档案工作，运用服务方法展示高校档案信息资源的价值。

1、档案信息资源与档案信息资源服务

档案信息资源是指在人类的社会活动中以档案信息为基础的各类档案信息活动开展所需必要条件的总称。而作为一种以互联网为媒介的档案管理模式，档案信息资源服务主要指档案信息资源的开发与发布，并可为社会公众提供所需的信息服务。就目前来看，档案信息资源服务可根据资源类型的不同与服务需求的不同划分成三种模式，即系统间共享服务、系统内部共享服务与全社会共享服务。随着“互联网+”时代的到来，档案信息资源的开发与创新已被广泛应用于各高校的档案管理工作中，但因我国高校师生人口数量巨大，传统的档案管理工作模式已无法满足与大数据时代的档案信息资源共享需求，因此，如何在“互联网+”时代下，对档案信息资源进行开发与创新，成为当今各高校热点关注的话题。

2、“互联网+”背景下档案信息资源开发创新的价值

首先、随着“互联网+”时代的到来，许多新兴信息化技术手段层出不穷，传统的高校档案管理工作已“改头换面”。在这种前提背景下，仅依靠传统的人工手段对档案进行保存及管理，难以符合时代的发展要求，尤其是高校的档案信息资源，其数据档案种类繁多且复杂，采用“互联网+”背景下的信息化技术手段对档案进行管理，可有效提高工作效率；其次、科技部门的工作需对经常查阅历史储存的档案数据，一方面数据档案在储存时的录入、分类、编码等工作量大，人工储存时难免造成遗漏或丢失；另一方面在众多数据档案中进行查阅提取也非常不便，消耗大量的人力、物力，使用大数据技术可快速将档案自动分类储存，使科研人员在使用时可根据需要自动检索；最后、由于科技部门的数据档案管理工作是一项庞大的工作，经常需安排许多人员进行档案管理，而这些档案管理人员长期进行机械的单一工作，难免会产生工作惰性，失去工作积极性，将大数据应用到科技部门的档案管理中，可有效减少对档案管理工作人员的需求，优化科技部门的人员架构，使更多的科技部门人员能投入真正的科研工作中，激发其工作热情。

3、“互联网+”背景下高校档案利用服务工作的转变

3.1 理念的转变

高校档案作为具有保存历史的价值载体，记录高校在发展历史中办校、治学的活动中最主要、关键的信息。高校档案部门作为高校各类档案信息资源的永久性基地，须能提供优质、完善的档案利用服务，真正为教学、科研、管理、学生及社会其他组织和个人服务。在“互联网+”的背景下，高校档案用户使用档案的需求和方式呈现多样化。传统的文件查询和借阅服务已无法满足档案使用者的需求，创新档案工作者的使用方式已迫在眉睫；

3.2 内容的转变

在传统的档案工作模式下，高校档案馆提供档案利用档案服务的内容通常是读取、复制、提供档案目录查询等，而在“互联网+”时代，档案用户不再满足于档案部门仅对档案文件原始属性所提供的服务；

3.3 对象的转变

传统高校档案服务对象主要是教师、学生和校友，目的相对简单。在“互联网+”的背景下，高校档案信息价值得到充分挖掘，发挥作用的场所更多，利用档案的服务对象也更多。高校档案服务的范围不再局限于师生、职工和毕业生，还包括各类需要的人；

3.4 手段的转变

在信息时代，对快速信息服务手段的要求越来越高。单一、独立的信息服务手段已不能满足“互联网+”时代的需求。在“互联网+”时代，高校档案部门逐渐以电子档案为主。因此，高校档案和服务的使用将由纸质变为电子，由线下变为线上。

4、“互联网+”背景下高校档案服务能力存在的问题

4.1 缺乏“互联网+”思维

“互联网+档案馆”是指以互联网为代表的信息技术在档案馆中的应用。这个应用并非简单的二者的添加，而是利用搜索工具在互联网上找到文件的能力是“互联网+档案”。数字纸档案向互联网的转移不是“互联网+档案”，而是从传统档案服务向现代档案服务的转型和升级。这种转型升级不仅包括档案信息资源的开发利用、跨境整合和档案工作的开放与协调，还包括档案利用服务的创新与转型。

4.2 缺乏“互联网+”与档案资源对接人才

由于部分高校的档案管理工作起步较晚，且高校档案管理部门的从业人员老龄化严重，缺乏计算机、数字信息技术手段等原因，导致高校档案管理部门缺乏大数据技术与档案管理对接的人才，“互联网+”背景下的信息技术无法在高校档案管理部门的档案管理中有效落实。甚至有些高校档案管理部门没有配备专门的档案管理人员，档案管理工作都是由其它部门的人员兼职，给“互联网+”技术的应用带来了阻碍。

4.3 高校档案工作人员服务理念有待改进

社会认知水平低、服务创新能力弱、服务内容单一、用户活动少一直是困扰档案利用的问题。仔细分析这些问题，除了行业本身的保密性，更重要的是档案从业人员缺乏主动服务意识，习惯于被动接受。然而，“互联网+”给高校档案工作带来了挑战和机遇。互联网技术、云计算、大数据分析和数据挖掘技术使人们重新认识到档案数据的价值。找到有价值的信息。然而，高校档案部门“重组和未充分利用”的思维惯性与“互联网+”时代背道而驰，要求档案部门积极分析用户需求，开发档案信息资源，创新档案和服务利用方式。

4.4 缺乏“互联网+”应用环境

目前，各领域都在大力推进档案数字化工作，这是“互联网+”背景下档案信息资源开发创新的驱动力。许多高校的档案管理部门由于档案信息资源开发创新工作起步较晚，并且档案信息资源开发创新的过程中存在一定的安全风险，例如科技数据的泄露、丢失等，因此导致“互联网+”背景下档案信息资源开发创新的应用环境复杂。

4.5 档案在线服务质量不高，线上线下服务相脱节

近年来，许多高校档案部门依托档案门户网站开展档案查询、档案信息公开、档案信息推送、网上留言等网上档案信息服务。这些服务通过简化存档过程和优化服务来缩短存档时间并简化过程。大学用户间的距离给用户带来很多便利。但是，由于缺乏大量的离线基础工作支持，在线服务能提供的内容和信息非常有限。在线服务与线下资源脱节，用户满意度不高。

4.6 档案资源信息化模式欠佳

科技是第一生产力，高校档案管理部门的档案信息资源是储存科学成果的重要途径。但目前的高校档案管理工作仍处在“顽固不化”的局面，档案信息资源的利用局限于查阅和统计，这种传统的局限思维一定程度上限制了“互联网+”背景下档案信息资源开发创新，更不利于“互联网+”技术在高校档案管理中的应用。

5、“互联网+”背景下提升高校档案服务能力的对策———以XX大学为例

5.1 “互联网+”档案宣传：提升档案认知度

XX大学档案馆的使用者多为师生、校友等社会人士。如果用户不了解院校档案和院校档案资源，正确有效地利用档案解决问题。因此，开放档案是做好档案服务的前提。除上述传统方式外，还应建设XX大学档案网站、档案微博、博客等新媒体，宣传档案、教育历史、普及知识。

要在网上开设研讨班、视频讲座、展览、三维动画导航信息、文档、报告、电子档案目录、检索门户等，利用“互联网+”开展各类档案宣传教育，充分发挥档案的文化教育功能，用户了解档案资源及其功能、服务内容和流程，提高档案意识，更好地服务档案信息资源。

5.2 “互利网+”档案储存：提高档案储存率

“互联网+”背景下档案信息资源开发创新首先应做好充分的准备工作，建立云端储存平台是个有效途径。XX大学档案管理人员要保证云端储存平台的储存能力，才能保证对档案管理的储存要求，如果云端储存平台没有足够的储存空间，那么可能造成XX大学档案数据的丢失。云技术在现代领域当中应用得十分普遍，而且经过实践表明，是优化档案管理工作的最佳途径。云端储存技术主要通过互联网数字化技术将档案数据进行储存，通过该方式能在拓展数据档案信息储存容量的同时提高档案管理的安全性、可靠性。XX大学档案管理人员还可在线上进行档案的处理与提取，突破时间及空间的限制。云端储存平台相比于单一的文字信息档案管理储存，于处理方式上说，可将图片、视频以及音频等进行处理并储存，能够有效提高档案管理的完整性、多样性，进一步扩大档案管理的储存范围。在建立云存储管理平台和系统的过程中，同时也要注意云端平台储存内容实时与国家终端档案储存管理系统连接并更新，这样能保证XX大学自身云端储存平台与国家终端储存管理系统的双重储存，进一步提升档案的安全与完整性。

5.3 “互联网+”档案利用：提高服务满意率

XX大学档案服务主要包括档案检索、借阅、复制、提取、摄影、档案认证、学历认定、档案咨询等。目的是获取全部或部分原始数据和信息。这些服务可通过档案网络管理系统提供给院校各单位、各部门，实现全文检索和电子全文检索。院校外用户包括在职教师、学生、校友、社会机构和人员，在确认身份和使用目的后，可通过QQ、电子邮件、微信等网络传输工具的传输和交换，提供在线咨询以及在线服务。比如，作者使用即时通讯QQ，将海外会议的文件瞬间发送到领导的手机上。“互联网+”档案的使用大大提高档案服务的效率，用户体验非常方便和满意。

“互联网+”教育。2001年以来，我国实施了高等教育文凭电子注册制度。中国高等教育学生信息网是教育部唯一指定的教育网站。获得国家认证的高等教育学历，并提供基于学历的便捷在线认证服务。

5.4 “互联网+”档案信息开发：提高档案利用率

除传统利用档案资源编撰校史、校刊、大事记、分类目录、全文导读、档案导读等一般编撰研究成果外，还必须利用互联网发布成果，开放档案信息，挖掘和存储档案文件。

档案信息的开发、挖掘、发布和推广必须充分利用互联网的成果：与高校办公自动化系统、人事系统、科研系统、教学系统对接，通过档案网络管理系统，相互促进，相互开放、共享、互补，及时补充馆藏档案。

5.5 “互联网+”人才培养：提高档案管理效率

XX大学应重视引进档案管理的大数据应用人才，并提高档案管理优秀人才的主体地位。充分保障“互联网+”背景下档案信息资源开发创新的工作效率与工作质量。尤其在“互利网+”时代来临后，要明确档案管理人员的责任划分，在保住现有的档案管理人员队伍的同时积极引进新鲜血液，XX大学可筛选大数据应用专业、数字化信息技术专业的优秀人才，把自身信息化专业院系作为科技部门的人才储备库，直接从根本上提升“互联网+”背景下档案信息资源开发创新的应用水平。XX大学档案管理部门也应建立科学、合理的奖惩激励机制，以物质奖惩及精神激励的方式激发档案管理人员的工作热情。并实施有效、完善的规章制度、考核机制等，从而更好地监督档案管理人员的工作。高校领导者在培养大数据技术档案管理人才的同时，还应做到自省、自查，坚决杜绝领导班子固守成规和形式化现象，以身作则积极开展“互联网+”背景下档案信息资源的开发创新工作。

5.6 “互联网+”档案信息拓展：增强数据分析能力

“互联网+”背景下档案信息资源开发创新最直观的优点即其可有效提高档案信息数据的分析能力，通过对海量数据档案信息进行深度挖掘，能发现档案数据背后的蕴藏价值，从而能为XX大学自身及社会提供更多有价值的信息。数据分析是“互联网+”背景下档案信息资源开发创新研究当中一个重要的环节。这个环节中档案管理人员可用大数据技术提供数据分析服务，在应用大数据技术的基础上，高校档案管理者必须对云端储存平台的数据分析能力进行有效的提升，这样才能满足复杂、庞大的信息处理需求，帮助用户在短时间精准地查阅到自己想找的内容。这就不仅需进一步增强XX大学档案管理的数据分析服务，保证能随时根据用户的实际需求，对档案管理工作进行改善。通过增强数据分析能力的方式就能有效提升“互联网+”背景下档案信息资源开发创新效率，更好地满足高校的可持续发展战略要求，帮助XX大学档案管理部门提升自身的档案管理数字化进程，有效推动档案管理的发展，发挥科技的最大化价值。

6、结语

在高校档案馆的“Internet+”档案服务中，首先要保护档案信息的安全。并非所有的档案服务都能通过互联网实现。在解决传输泄漏、网络泄漏和在线身份认证等网络安全威胁的情况下，“Internet+”文件服务不能盲目滥用，“互联网+”将无法取代传统的文件服务，但它将给网络服务带来新的活力。传统的档案服务模式和现代的网络服务模式应灵活运用，相辅相成，融合服务，长期共存。

参考文献:

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文章来源：索朗曲珍.“互联网+”背景下档案信息资源开发创新研究[J].办公自动化,2022,27(04):46-48.