做好数字化档案规范管理的方法探究

2020-06-08 273 上传者：管理员

摘要：随着经济的发展，档案管理工作越来越复杂，在互联网迅速发展的背景下，档案管理也开始向数字化的方向发展。数字化管理实际上就是利用信息技术、数字化以及计算机等现代化技术来提升管理质量和效率，使得档案管理工作更加规范、便捷、全面和迅速。因此，在数字化档案管理下，如何提高规范性，仍然是当下需要关注的问题。本文就数字化档案管理工作的内涵进行了简单阐述，分析了提高档案管理规范性的策略。

关键词：
信息技术
数字化
数字化档案管理
档案
档案管理
规范性
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信息化时代的发展使得档案管理工作不断朝数字化的方向改革，利用数字化技术，对档案信息资源进行管理、使用，能够有效提高资源利用率，有助于不断丰富档案管理的形式，提高档案人员的积极性，推动档案管理工作有序开展。当前，社会经济的发展使得档案信息更加复杂，数据库也逐渐庞大，如何利用数字化技术不断完善档案管理，是各个单位需要重视的问题。

一、数字化档案管理的内涵

数字化档案管理是信息化发展的必然趋势，也是当下信息技术发展的重要体现。在互联网时代下，传统的纸质档案已经逐渐被电子档案代替，档案信息资料也变得更加丰富，文字、图像、视频等资料都能够实现自动化搜集和整理，查阅、调取以及保存等工作也更加便捷，管理工作的效率有了明显提升。而信息技术的发展使得数字化档案信息成为了管理工作的重点，数字化信息能够在互联网时代快速传播，因此加强档案管理的规范性，深入研究数字化档案管理技术，结合时代发展的需要，利用更加先进的手段提高档案管理的质量，发挥档案信息的价值，仍然是当下重要的工作。数字化档案管理具有众多的优点，能够节省成本和储存空间。提高访问效率，也能及时对数据进行采集和归档，提高工作效率。数字化档案管理能够提高资源共享率，推动档案管理技术的改革和更新，实现现代化档案管理手段，强化档案信息在社会建设和发展中的效用。另外，传统纸质文件的频繁调用不仅会使资料的损坏率提高，也容易导致档案信息的泄露，而数字化档案在共享的同时能够进行资料备份，提高档案信息的完整性，保障资源得到有效管理[1]。

二、做好数字化档案管理规范性工作的策略

(一)强化责任分配制度

要全面实现数字化档案管理，还需要对纸质档案资料进行有序处理，单位内部要建立明确的责任制度，才能对庞大的数据和资料进行整理和归档，实现数字化发展。因此，要对数字化档案管理规范性的工作内容进行细化，根据单位内部的需求，设立明确的工作岗位，明确相关的工作内容，包括对资料的分类、整理、数字化处理等过程，都要有专人负责。建立科学合理的责任分配制度，首先就要对数字化档案管理工作的内容和环节进行明确，根据实际情况，制定更加程序化的工作流程，才能根据管理的需要，细化工作内容。在责任分配的过程中，也要明确工作的目标，除了实现全面数字化管理之外，更要保证资料的全面性、管理的规范性。比如在对档案信息进行归档时，可以安排1-2人进行专门管理，用数字化技术进行有效整理，按照不同资料的类型、内容进行分类，规范格式[2]。

(二)完善数字化档案管理机制

各单位在进行数字化档案管理工作时，要根据国家对档案管理的要求制定规范的工作机制，包括单位内部档案管理的流程、档案借用、调取以及数字化发展，完善单位内部的计算机设备配置，为数字化管理营造有力的条件。同时，要构建健全的管理系统，规范管理流程，在纸质档案向数字化转化的过程中，规范操作行为，建立双重管理机制[3]。对管理人员的素质以及现代化技术掌握的水平进行考核，定期对管理工作的质量进行评价，加强对数字化档案管理的宣传和教育，从整体上提升员工的数字化水平，才能真正推动档案管理工作的规范性进程。因此，除了要完善档案管理的机制以外，还要建立人才培养机制，促进各工作人员加强对计算机以及信息技术的学习，深入了解数字化档案管理工作的技术。当然要结合单位内部的工作性质，进行针对性学习。比如高校的人事档案管理工作，就要针对高校的发展和教育需求，制定人才培养机制，档案管理也要重视机密性和完整性。校领导也要重视人事档案管理，不能局限在教育工作中，对信息资料的高效管理和利用，同样有利于促进高校教育质量的提升。

(三)完善管理设备和管理系统

数字化档案管理工作需要利用计算机网络信息技术和相关设备，更需要安全可靠的信息系统进行保障。一方面，单位和相关部门需要认识到数字化档案管理的重要性，加大经济投入，以构建健全的管理环境。引进先进的计算机软件和技术设备，配备专业的信息技术人才，为档案管理向数字化推进提供更加良好的保障。另一方面，要结合计算机网络技术构建科学的档案管理系统，针对数字化档案信息资料的特点，加强对信息资料的管理，提升安全性和严密性。比如单位内部可以建立特殊的档案管理网站，以实现内部档案的调用、查阅，以免被外来病毒侵犯，威胁档案的安全性。另外，严格控制档案数字化管理流程，以确保每个工作内容都在系统机制内执行。

三、结语

综上所述，当前数字化档案管理工作已经成为了许多单位重要的工作内容，在信息化时代，数字化档案资料已经成为了主要的趋势。各单位要重视数字化档案管理工作的发展，构建完善的系统，规范管理工作，强化资料信息的管理流程，提高资源的利用率，才能推动社会的发展。

参考文献：

[1]罗淑兰.做好新时期数字化档案管理工作的思考[J].办公室业务,2017(10):14.

[2]李伟春.档案数字化发展对高职院校档案管理工作的影响[J].现代职业教育,2017(12):43-44.

[3]爱如娜.高校档案管理数字化发展研究[J].科学与信息化,2019(94):125-126.

陈乔辉.刍议如何做好数字化档案规范管理[J].科技风,2020(16):101.