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公司档案管理的问题及对策探究

2020-06-18 150 上传者：管理员

摘要：我们常说以史为鉴可以知兴替，而档案则是记录历史往来的最佳见证。对于公司的管理而言，档案管理算是公司最重要的部分之一，尤其是当公司要面对市场做出重大的决策时，档案能够为公司的领导者提供重要的策略依据，从而促进企业朝着积极正确的方向发展。档案管理工作又被称为新时期的重难点工作之一，因为其政策性、机密性以及专业性都比较强，所以一方面对从事这方面工作的人员要求也极高，另一方面也需要公司在人力、财力、物力方面给予大力支持。随着经济的高速发展，很多公司也如雨后春笋般涌现，为了更好地促进企业规范化管理，国家不仅出台很多政策扶持小微企业的发展，而且制定了相应的政策法规对企业档案管理工作进行规范。但很多企业在发展的过程中或多或少存在不重视档案管理的现象，或者说难以结合自身发展更好地发挥公司档案管理应有的价值和作用，本文以海洋石油公司为例，探讨公司档案管理中的难点，通过分析难点问题产生的原因，从而创新企业档案管理的方式方法，就如何创新公司档案管理模式，发挥档案信息核心价值作用提供借鉴，从而提升公司生产管理绩效。

关键词：
公司档案
分析
对策
档案管理
管理
难点
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1、当前公司档案管理的现状与难点

公司档案是公司的重要信息来源，推动公司的整体运营过程。虽说，公司档案管理是最基本的管理工作，但俗话说，万丈高楼平地起，越是基础性的工作越是高度重视。而且随着现代化企业管理模式的推进，公司的档案管理也不再是传统式的纸质化管理，而是向信息化、互联网化进行转变，我们只有顺应时代潮流，做好公司的档案管理，才能在激烈的市场上占得一席之地。因此，在新形势下清楚公司档案管理的难点，才是当前公司档案工作者所面临的重要问题。

(1）缺乏专业的档案管理技术人才。专业的技术人才是推动公司档案管理高效化的重要因素，虽然很多公司都有自己专门的档案管理部门，但是相关的档案管理技术人才还是比较缺乏的。一方面由于这个专业性的人才在市场上比较缺乏，学这个专业的学生也比较少，另一方面则是公司对档案管理工作的投入还不够，单纯的认为档案管理工作只是大量的资料保存，没有给予合适的待遇，最后留不住专业技术人才。

(2）档案管理手段与方法比较落后。由于对档案管理工作的重视程度不高，我国大多数企业的档案管理模式还停留在比较传统的方法上，即手工式整理。这种手工式的档案管理方法不仅工作量大、耗时长，而且会极大地增加档案管理工作人员的压力，使得他们囿于纷繁复杂的归档整理工作中而无暇进行档案管理编研和创新工作。随着技术的发展，有些公司也引进了档案管理现代化装备，但是由于没有实现人与设备的有效融合，导致很多设备成为了摆设，档案管理工作陷入比较尴尬的境地。

(3）档案检索效率不高。事物之间是相互联系的，由于传统的归档方式，造成检索方式的局限性，而检索对于档案管理又是非常重要的一环。目前对于档案信息查询，检索方式有两种，一种是手工检索，还有一种则是计算机检索，而传统的手工检索又占据着非常大的比重。虽然有些公司在手工检索的改良上花费了大量的时间，但是效果却甚微，而在计算机检索的技术上又不太成熟，因此造成档案检索的效率不高。

2、加强公司档案管理的对策分析———以海洋石油公司为例

海洋石油公司有着一般公司的档案管理工作要求，但是又比一般公司增添了复杂性、保密性以及真实性。因为在海洋石油企业的生产经营过程中，会产生出大量的工作记录以及账目凭证，而这些原始记录又将作为海洋石油公司的市场活动中的真实记录保存下来，极具参考价值。做好海洋石油公司的档案管理工作，显得尤为重要。

(1）增强意识，完善制度。要增强重视公司档案管理工作的氛围，作为海洋石油公司，档案管理还可能涉及到机密性，因此要加强保密安全的政治意识、责任意识以及全局意识。要加强企业人员的理论知识学习，提高档案工作人员的素质。同时，还要建立健全企业档案收集系统，组织规范，确保企业档案信息的收集和组织质量。另外，要加强档案管理人员的专业培训力度，让他们与时俱进跟上市场节奏，能够熟练地操作最新档案管理设备，为海洋石油公司的发展提供信息决策支撑。

(2）加大投入，配齐设备。要想在档案管理工作中出实效，除了要提高档案管理意识，重视档案数据的管理之外，还需要加大投入，资金、人力、设备的投入，都将是制约档案管理工作发展的重要因素。尤其是海洋石油公司，在管理涉密档案工作时，更是要将其与普通档案分开管理，这就需要专门的涉密档案柜以及相关设备，才能确保海洋石油公司涉密档案的安全性。

(3）创新理念，优化管理。作为现代海洋石油公司，必须要创新档案数据管理的概念。在现代企业发展的过程中，只有不断创新管理理念，才能保证企业的管理水平，满足社会发展的需要。因此，在海洋石油企业的档案数据管理过程中，必须不断创新管理理念，优化档案管理结构，运用先进的管理方法进行管理工作，提高档案管理效率，确保海洋石油档案可以用于石油开发和生产，提供准确的数据支持。

3、结束语

正如文章开头所说，公司档案管理工作既是一项纷繁复杂的工作，也是一项重要管理工作，它与公司的日常管理工作是密不可分的。在经济高速发展的社会环境下，做好公司的档案管理工作，不仅需要公司管理层提高档案管理意识，重视档案数据管理的发展，加大资金投入，同时也需要公司创新管理理念，培养新型公司档案管理工作专业技术人才，提高档案管理效率。通过上述的研究，公司档案管理工作要取得实效，必须要认真面临当前的形势与难点，充分了解、仔细研究，才能对症下药、与时俱进、不断创新，才能挖掘公司档案管理工作在推进企业发展的重要功能，促进公司内部管理工作的开展，不断完善公司档案管理制度，提高档案人员的综合素质，最终为公司的健康快速发展奠定坚实的基础。

参考文献：

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