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智慧校园建设背景下高校档案信息资源管理新发展
摘要：随着高校智慧校园建设、大数据应用的深入推进,高校档案信息资源管理带来新的机遇和挑战,基于大数据应用管理,结合学校档案信息资源管理实践,开展面向智慧校园建设的高校档案信息资源内涵和管理研究,分析了档案信息管理的有利条件,为大数据时代高校档案信息资源管理提供方向和指导。
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近年来,大数据的方法和思想已经越来越受到重视,在高校智慧校园建设过程中也广泛应用。通过智慧校园建设平台,结合大数据技术,对高校档案资源管理进行了研究,实现数据共享和服务共享,具有重要的现实意义。
一、智慧校园的发展
高校信息化主要经历三个发展阶段,一是基础设施初步建设阶段(网络化):以校园主干网络建设为主,应用系统很少,面向用户的应用服务质量不高;二是信息化建设全面铺开阶段(数字校园):核心网络升级,信息化平台和应用系统建设和应用普及、推广;三是信息化服务提升阶段(智慧校园):注重校园网性能、可靠性和安全性提升,推动信息化应用深化。倡导以人为本、服务优先的理念,推动智能服务和智慧治理。目前,国内智慧校园建设程度较低,也未能有成熟的数字校园管理信息系统,参与数字校园实践探索的高校正处于起步和萌芽阶段,而如何能获得一个完善的成熟的管理体系,这需要我们从一切从实际出发,结合国内的具体现状,从智慧管理、智慧教学、智慧科研、绿色节能、平安校园、便捷生活等六个方面加以推进。
二、智慧校园建设条件下高校信息资源管理面临的挑战
近年来,从国家、地区到学校等方面都在加快信息化建设的步伐,但是学校数据集成、管理与共享工作仍然面临许多问题和挑战。
(1)档案部门参与不够:
面对大数据的冲击,要求学校内部不断调整思维方式,自上而下高度重视数据对思想和行动的影响。由于工作属性的原因,在高校智慧校园建设的过程中一般参与度和话语权较低,数据形成阶段没有将档案管理的有关要求和标准融入档案信息,甚至档案系统与OA等业务系统的对接兼容都很难做到,导致后期系统形成的数据无法及时归档,更无法进行有效开发利用。
(2)档案意识薄弱:
一些学校职能部门档案意识不强,未能充分意识到各类系统和应用形成的数据既是学校重要的资产,也是重要的档案信息,需要进行规范格式、及时归档和开发利用。各类系统在开发设计阶段,未能按照档案管理的要求,设计开发档案归档管理模块,导致后期归档和开发利用难度较大,后期系统集成和数据整合耗费大量精力。
(3)“数据孤岛”依然存在:
目前各学校智慧校园建设,应该说资金不缺,资源不少,然后数据的标准和规范不够统一。需要我们做的就是要进一步加强整合、形成合力,包括资源的整合、数据的整合、系统的整合、应用的整合,推进教学、科研、医疗、管理服务等各类系统的有效整合和集成,推进业务协同和数据共享,减少信息孤岛,争取让数据多跑路,师生少跑路,助力工作效能提升。
(4)网络信息安全有待提升:
网络安全是学校安全的重要组成部分,要把确保网络和信息安全放在智慧校园建设首位抓实抓紧抓好。一些学校由于管理和经费等原因,数据中心等重要信息系统网络安全等级保护制度落实还不够好,网站等集成集约化建设力度还不够大,网路和信息安全隐患较大,对于密集、需要分类的档案数据的安全性无法得到保证。另外,在档案数字化过程中,涉密信息、内部信息的安全管理也面临较大挑战。
三、大数据在档案信息资源管理应用中的优势
档案工作者必须在档案工作过程中保持信息高度敏感,以信息技术的发展、新技术的发展趋势,及时跟踪并进一步研究各种信息技术被引入档案工作的可能性、积极性和必要性。其中,大数据技术和档案信息化思想在智慧校园建设以及需求的影响主要表现在以下方面。
有助于文件内涵的拓展:在信息稀缺和节省成本的巨大文件中,选择和节省社会和个人的价值具有明显的文件是合理必要的。尽管很多信息都有“记录”,但是由于单位信息的价值受到限制并且无法保存为“文件”,例如网络访问日志、页面上的鼠标轨迹、购物商场中的顾客笔记等。在信息时代,一旦将数字记录生成为未删除的文件,记录就是档案,并且每条记录都将成为具有长期保存价值的档案,低密度记录信息的单位价值将成为档案价值不可或缺的整体。
有助于电子文件系统管理:大数据的应用进一步提升了人们的数据资产意识、档案意识,使人们认识到电子文件、电子数据资源的保存利用价值。高校师生更加重视对电子文档未来的开发和利用,更加重视电子文档信息的真实性、完整性、可读性、安全性。在这方面高校档案部门应该积极转变思维和工作方式方法,在档案收集整理的过程中,加强对电子数据信息资源的关注和收集整理力度,进一步丰富馆藏。
有助于档案信息资源开发利用:人们普遍认为“数字档案的目的是两个:传统档案工作手段的局限性和整体认识不足,而大数据下的数字档案旨在保护档案特别是濒临灭绝的档案并进行复制,以实现在数字网络环境下档案信息的共享”,大数据条件下,高校档案信息资源从纸质化逐步向电子化、数字化过渡,利用数据清洗、数据挖掘等大数据技术,可以为高校档案信息资源的开发利用提供信息化手段,提升档案信息资源开发利用的效率和质量。
四、面向信息资源管理的高校智慧校园建设基本原则
在符合国家教育部和行业标准的体系指导下,建议以基于移动互联的智慧校园平台为框架,面向师生,推进学校业务、系统和信息资源整合,以标准、数据、应用、用户和服务作为主线,重点做好以下“五个一”。
(1)“一个规划”:
智慧校园建设是一个系统工程,涉及学校工作方方面面,需要进行顶层设计和科学规划。在高校智慧校园建设实践中,第一批项目主要是进行信息化基础设施建设。第二批项目开始涉及多部门跨系统的整合,需要学校信息化领导小组科学谋划,强力统筹,突出重点,各部门和师生广泛参与,才能形成合力,有效提升智慧校园建设质量和效率。
(2)“一个标准”:
智慧校园相关建设项目——数据共享与交换服务平台。包括数据标准与规范制订、数据标准管理、全校共享数据库、数据交换平台、数据接口服务、表格填报系统、数据采集系统等。以共享数据平台为核心,通过数据交换平台,实现学校各部门不同系统的数据集成和有效共享。同时,根据教师个人教学、科研、管理、生活等业务需求,形成教师业务数据填报系统,结合数据交换体系,全面完善教师个人数据质量,形成个人生命周期数据一站式展示,并面向教师提供个人数据一表通服务。标准的制定、数据的集成与共享涉及不同部门不同系统,需做好顶层设计和强力统筹。以招生迎新服务系统为切入口构建共享数据中心,虽有利于工作的推进,但统筹的力度较弱,同时应提升对数据的挖掘和分析能力。
(3)“一个身份”:
高校现有各应用系统,如办公自动化、财务、教务、科研系统等,由于建设部门和厂商不同,普遍使用各自的身份认证体系,随着各类系统和用户数量越来越多,管理混乱、安全性差等问题日益暴露和显现。智慧校园相关建设项目——统一身份平台。提供对用户身份的全生命周期统一管理。实现基于智慧校园平台基础上的各类业务系统的单点登录、用户身份识别和访问控制,以及登录访问与身份管理操作的安全审计。根据不同维度分别对教职工、学生及其他用户等全生命周期管理,形成安全接入的管理规范,有效提升学校应用接入的效率与安全性。在实现用户身份全生命周期统一管理的基础上,科学运用采集与分析技术,对用户行为偏好进行分析,开展个性化信息和服务推送。
(4)“一张卡”:
高校现有校园一卡通缺乏统一规划和管理,系统老旧,功能单一,集成度不高,缺乏对无卡交易或者各类网上交易的支撑,部分业务过度依赖人工办理,智能化程度不高。智慧校园相关建设项目——一卡通系统。包括一卡通基础平台升级与拓展、前端设备、迎新离校服务、自助打印服务、手机客户端、系统集成与对接等。解决在校师生携带多张卡的情况,集水卡、门禁卡、校园卡等于一张卡。整合支付钱包,真正实现一卡通在校园内的无障碍消费。整合和开发师生自助打印终端,师生可通过校园卡、身份证、手工输入账号密码等方式登录自助服务系统,实现成绩单、在学证明、学历证明、在职证明、收入证明、参保证明等证明文件自助打印;基于一卡通和手机开发迎新、注册、离校服务系统,建成包含信息发布、网上注册、网上缴费、办理绿色通道、领校园卡、拍照、购买物品、注册、离校业务办理等功能的学生业务办理和信息展示中心。进一步整合车辆通行(含缴费)、楼宇门禁、医疗证、考勤、校友服务等功能,探索建立手机校园一卡通系统,提升金融和支付功能,真正实现校内一卡通行。
(5)“一个门户”:
高校现有门户系统各自为政,未能进行科学规划和平台整合,未有统一的面向公众和师生的门户信息和服务平台。智慧校园相关建设项目——移动平台建设项目。结合成熟的校园社交化协作平台架构进行定制化开发,搭建学校私有化的校园移动互联平台;建立扁平化的,无边界的,具备移动端、PC端、WEB端的快速沟通协作平台,全面提高内部工作协同效率。同时提供轻应用集成统一管理平台,实现对轻应用的发布、审核与管理,并可根据用户组织架构进行授权使用。现有项目只设计了对查询、自助打印等“轻应用”的发布、审核与管理,对应用系统集成的广度和深度还不够,也未能实现业务流程的优化和整合。建议在全面梳理和优化学校各部门办事流程的基础上,全面推进网上办事大厅建设。同时,推出面向公众和师生不同用户的个人主页门户,订阅推送个性化的信息和服务(含PC端),实现多功能应用的一“门”式访问。
五、智慧校园建设条件下的高校档案信息资源管理策略
高校智慧校园建设过程中,将档案信息资源有关标准和要求纳入项目全过程,实现数字化档案信息资源实现时时在线归档,同时运用大数据挖掘技术开展数字化档案信息资源的编研和开发利用,提高数据资源利用效率,为学校的战略规划制定提供决策的科学依据。
将档案信息化纳入智慧校园建设:目前很多高校都开始实施智慧校园建设计划,但是由于高校对智慧校园计划理解不到位,导致虽然许多高在校智慧校园建设的初期投入大量资金购买各种应用软件、系统、铺设网络,但是缺少了对已有或者即将获得档案信息资源进行统一的分类管理,降低了多个信息系统间的协同性,引发了不同业务部门间的矛盾性和工作量,造成资源浪费。因此,要加强顶层设计,将档案管理、档案信息化纳入智慧校园项目建设的全过程、全流程,统一管理,使大数据技术和档案开发利用工作相结合,增加档案信息资源数据的真实性与实用性。此外还要完善信息保障系统,保证高校档案信息资源的有效性和安全性。
深度参与智慧校园建设有关标准的制定:数据是档案信息资源的核心,数据的集成与共享涉及不同部门不同系统,需做好顶层设计和强力统筹。高校档案部门要以共享数据平台为核心和抓手,通过数据交换平台,实现学校各部门不同系统的数据集成和有效共享。要加强标准建设,深入参与有关标准的制定,包括数据标准与规范制订、数据标准管理、全校共享数据库、数据交换平台、数据接口服务、表格填报系统、数据采集系统等。在系统设计和实施过程中,将档案标准融入系统建设标准中,为后期系统对接和归档利用奠定基础。
加强数字化档案信息资源的收集归档力度:传统学校的信息和数据处理模式是采用统一的网络平台建设,不同的应用的数据分别建立不同的业务平台。目前针对与这一现状,加以改善这种管理体系的智慧网络系统逐渐被广泛应用,使传统的网络系统突破了原有的瓶颈,硬件也得到了极大的提升。要加大系统集成力度,要以数据中心和办公自动化系统为抓手,开展档案系统与各应用系统的对接,实现系统数据实时在线归档,如开展档案系统与OA系统的对接等。
加强数字化档案信息资源编研和开发利用:数据集成首先要明确哪些数据应包括在传输,归档范围内,以区分基本数据和专有数据,以确保数据准确性和一致性,促进高校档案信息资源管理的智能化、信息化。数字化档案信息资源管理的最终的目的是为了开发利用、服务师生。高校档案管理部门要充分利用大数据挖掘技术,开展档案信息资源的编研和利用。
六、结语
在大数据时代下,高校智慧校园建设为高校档案信息资源管理的内涵、方法、手段提供了新的契机,高校档案信息资源的丰富程度大幅提升,信息资源管理和利用效率也大幅提升。高校需要进一步加强顶层设计、推进系统系统集成、应用融合和信息整合,推动学校事业不断发展。
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出版地方：甘肃
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国际刊号：1004-2733
国内刊号：62-1025/G2
邮发代号：54-195
创刊时间：1981年
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