首页 > 论文范文 > 社会科学论文 > 文化论文 > 档案论文 > 地质档案整理方法初探

地质档案整理方法初探

2020-09-03 157 上传者：管理员

摘要：基层单位的地质档案整理方法应坚持方便性、科学性和统筹性的原则,厘清地质档案的概念,科学确立整理单位,完善其分类方法,重点是充实编目项目的信息并利用电子办公的优势,使其不仅是档案的描述信息,同时也具备了查询属性。地质档案的整理最终具有直观性和效率性的特点。

关键词：
地质档案
效率
档案整理
档案管理
直观
加入收藏

地质档案是基层地质勘探队多年来工作形成的一套有系统、有针对性的宝贵资料。它记录了本单位在地质工作中做过哪些工作、取得什么成果,可以为今后的地质勘探工作提供依据。经历了属地化风波和受地勘市场萎靡的影响,地质档案管理工作在有些单位往往陷入停顿,档案工作人员素质参差不齐、地质档案整理方法杂而不同、归档管理工作不够认真,导致了地质档案管理存在着有件无号、查询困难、难以利用等问题。想解决地质档案管理上存在的问题,首先就要从地质档案整理着手进行。

一、地质档案的一般整理方法

1.整理单位。

地质档案属于科技档案的一种,是以卷为单位进行归档整理。由地质工作的性质决定,地质工作都是依托项目而生,其中所形成的资料都是针对于项目任务的,项目任务中规定有槽探工作就会形成槽探图,有物化探工作就会有物化探图纸,有鉴定分析工作就会形成采样记录和测试成果等,项目完结就要有总结,所以在地质档案整理时一般以一个项目的资料归为一卷,比如某地区金多金属矿预查,就需要物化探、槽探和鉴定分析等,这些工作量所形成的总结、图纸、设计以及立项等资料就要归为一卷。以案卷题名为归档目录,案卷内设置卷内目录来查询卷内包含的档案。

2.分类方法。

一般按照原始地质资料立卷归档规则中的十类分类原则,分为:成果底稿底图类、测绘资料类、野外地质观察类、勘探工程及现场实验类、采样测试鉴定类、试油试采采油类、仪器记录及动态资料类、航遥影像类、中间性综合资料类和技术管理文件类。所有地质档案都应归入十类中的其中一类,不得增设类别。一般不以时间划分。

3.档号构成。

一般按照案卷号+类别代号+件号的结构进行编写地质档案的档号,因为地质档案的分类方法不以时间划分,所以只要把每卷档案按照流水依次排列即可,而类别代号和十个分类类别一一对应,件号则是在类内以件为单位,从1开始编流水号。

4.编目构成。

一般地质归档目录分为总账和卷内目录两部分,总账格式没有具体要求,只要有案卷号、案卷名称和归档时间即可。卷内目录含有两部分,一是目录索引表,二是文件目录。目录索引表可以查阅出卷内档案的类别、纸介质和电子文件的数量及起始页码,文件目录则是按照《原始地质资料立卷归档规则》的要求,包含:案卷号、序号、类别代字、件号、文件题名、单位、数量、密级、载体形式、纸介质盒(袋)号、电磁载体编号、文件字节数(Mb)和备注。

二、一般整理方法的缺陷

1.缺乏直观性,降低工作效率。

以卷为单位整理地质档案,有利于案卷内档案的有机性,但是却缺乏直观性,地质工作人员查阅档案时,需要在查询目录总账中查到该地质项目所在卷,然后进入档案室找到该卷再查询卷内目录,如该卷内没有想要找的档案,就需要查到所有涉及该项目的案卷,严重影响工作的效率。

2.分类项目不能涵盖所有地质档案。

十种分类法源自于《原始地质资料立卷归档规则》,因此种类仅限于原始地质档案,在实际地质档案的归档工作中会发现,地质专业的标准规范和参考书等是不属于原始地质资料的,但实际上有很大的归档价值,是必须予以归档的,因此缺少必要的分类。

3.编目项目只有描述属性,缺少查询属性。

在当今电子化办公趋势下,利用电脑中的软件可以实现很多便捷功能,但由于原有的编目概念陈旧,延续使用原有编目方法不能发挥出电子化办公的优势。目前的编目涵盖的项目只是对每件档案的单纯性的描述,以便于识别,然而编目项目的设置不应仅是为了对档案进行描述,也要考虑项目在档案查询过程中的必要价值。举个例子,在实际地质工作中,对地质资料的需求是多种多样的,比如需要一个区划下的各项目资料,那就需要设置所属地区项目,查询时对所属地区项目进行筛选;需要一种比例尺的图纸,那就需要设置比例尺项目,查询时对比例尺项目进行筛选,因此这些信息不仅是对档案的一种描述,地质工作者也可以通过这一类信息作为搜索手段,查找需要的同类资料。

三、一般整理方法存在缺陷的原因分析

1.地质档案的概念混淆不清

经过调查发现,很多地质档案管理人员会把原始地质资料等同于地质档案的概念,因此在地质档案整理过程中就会以DA/T41-2008《原始地质资料立卷归档规则》为工作标准,造成档案整理工作不能够贴合实际,出现有的档案不属于任何一种属类的情况。

2.地质档案整理方法的滞后性

地质档案一般整理方法取自于科技档案整理方法,基于向档案管理部门汇交档案的管理要求,按照以卷为单位进行地质档案整理是严谨和科学的,但一般承担实际地质勘查的省属二级地勘队伍是不需要向档案管理部门汇交档案的,因此不需要受“以卷为单位”的管理限制,在实际档案整理工作中,更多地应考虑本单位地质档案工作的实际,把地质档案的工作直接面向一线地质工作者,面向他们的实际需求。

在地勘单位转型和国家宏观政策保护的影响下,当前地质勘查工作向精细化、多样化发展,同样的一片区域调查,以前只进行固体矿产勘查,但现在还要进行液体矿产勘查、地质灾害评估分析甚至要辅助开展环境、空气质量治理等工作,这样原有地质资料就有很大的借鉴价值,需要被大量的重复借阅使用,但是原有的“以卷为单位”的整理方法缺乏了档案查找的直观性,查阅者只能进入到档案室中去面对浩如烟淼多年积累的档案。同时当前电子化办公已呈明显趋势且优势也不言自明,档案整理如不能充分利用电子化办公的优势会极大地降低管理和利用效率。

3.档案管理人员素质参差不齐

地勘单位的工作人员坚持和发扬“以献身地质事业为荣、以找矿立功为荣、以艰苦奋斗为荣”的三光荣精神,但部分单位对整理档案资料和进行相应管理却重视不够,有的单位档案管理只能达到“找到一个地方存放”的层次,缺乏目录登记、科学排序和行之有效的管理方法,这与档案管理人员的个人业务素质和责任心有很大关系。部分档案管理人员不具备档案管理意识,只是机械地完成领导交代的任务,对交接待整理的地质档案简单编一个号码,放到档案室,用交接清单作为档案目录,造成每次地质工作人员翻阅厚厚的交接清单来查找档案。其次部分档案管理人员业务能力不足,不拥有相应的地质资料管理专业知识,对查阅者提出的问题一问三不知,更不用说进行专业性和科学性的地质档案整理工作了。

四、浅谈地质档案整理方法

1.厘清地质档案的概念

想要真正做好地质档案的整理,首先要弄明白什么是地质档案,只有搞清楚地质档案的概念,才能跳出地质档案整理的误区,其中最容易被误导的就是地质档案和原始地质资料概念被混淆使用,导致在地质档案整理中缺少合理性。地质档案属于多种原始地质资料档案和实物地质资料档案、成果地质资料档案的集合。原始地质资料是在进行地质工作时直接形成或采集的,反映地质现象或地质体的,以各种载体类型存在的原始记录、中间性解译资料、最终地质工作成果原稿等。这里要区分地质档案和原始地质资料的概念,我们基层地勘单位的地质档案的范畴应该是超过原始地质资料的,在实际工作中发现,例如像地质专业标准规范以及一些必要的参考书等资料是需要归档的,但却不属于原始地质资料所确定的范畴,因而在分类时,也不能单纯地采用原始地质资料的十种分类的方法。

2.地质档案整理需把握的原则

(1)方便性原则。

地质工作人员平时工作需要大量参考本单位的地质档案,因此地质档案的归档工作首要原则就是为地质工作人员提供方便。地质档案归档目录和档案号的设置就是为了利于地质工作人员的查询,合理的分类方法也是为了利于地质工作人员对地质档案的利用。

(2)科学性原则。

以GB/T11822-2008《科学技术档案案卷构成的一般要求》和DA/T41-2008《原始地质资料立卷归档规则》为基本标准,结合本单位地质工作实际,进行地质档案整理。同时科学性也体现在档案整理符合工作实际和查询者的正常逻辑及使用习惯,整理是为了更好的利用,因此在整理中要时刻站在地质工作人员的立场进行思考。

(3)统筹性原则。

要设计好老档案的重新梳理。在基层地勘单位不同的历史时期,由于受到档案管理人员更换的影响,导致整理方法不同,因而要统筹好老档案的重新梳理,这些老档案中如果整理方法科学、整理工作细致认真,就暂不需要重新整理,但要形成电子目录以便于查询,而那些没有形成任何形式的目录、没有采用任何一种整理方法的,只是单纯地放在了档案室的老档案就必须重新进行整理。

3.地质档案整理方法

(1)整理单位。

以件为单位进行整理。每件档案的名称和项目信息都登记在归档目录中,将同类别的档案放在同一档案盒中。以件为单位进行整理的做法可以很好地解决地质工作人员查找地质档案时需要先查询案卷目录,然后到相应案卷中查询卷内目录的繁琐问题,将每件档案的相关信息在归档目录中统统体现出来,非常具有直观性,极大地提高查找效率。按照档案整理的通常理解,一份图纸或者一份内容连贯、表意完整的资料定义为一件档案,其中图纸或者资料存有两份以上的,视为同一件档案,但在编目中的“数量”下标注份数;同时一份图纸被裁减为几张分图纸,这几张分图纸应连续排列,视为同一件档案。

(2)分类方法。

以归档时间为划分,将同一年度进行归档的地质档案划为当年档案。把地质档案划分为十一类:成果底稿底图类、测绘资料类、野外地质观察类、勘探工程及现场试验类、采样测试鉴定类、试油试采采油类、仪器记录及动态资料类、航遥影像类、中间性综合资料类、技术管理文件类以及标准规范类。比原始地质资料的十种分类的方法多出一类,即标准规范类,代字为“标”,代号为“B”,此类包含地质工作各类专业标准规范和书籍等。

(3)档号构成。

使用《科学技术档案案卷构成的一般要求》中规定的档号章格式,在每份档案上加盖档号章,编写档号和序号,其中序号为盒内顺序号,按照实际档案数目以流水号进行编写。档案号中包含类别代号,类别代号依照上述分类方法,每一类别具有一个代字和代号,其中的代号就是这里的类别代号,即按照上述顺序依次为:D、C、G、T、Y、S、L、X、Z、W和B。

档案号结构为:年份+类别代号+件号。例如在2018年归档的第一件成果报告类地质档案,其编号为2018D0001。如有电子档案,则需在档案号的基础上再建立一个此档案的电磁载体编号,以方便查询电子档案时使用。电磁载体编号结构为:e+年份+档案所在光盘号。例如在2018年归档的第一件光盘内的电磁载体地质档案,其编号为e20180001。

(4)编目构成。

采用Excel软件编制归档目录,其最大的好处是可以使用筛选功能将含关键词的目录集中筛选出来,利于找相关资料。目录包含17个项目,分别为序号、档案号、档案题名、载体形式、单位、数量、比例尺、页数、盒号、盒内顺序号、电磁载体编号、密级、所属地区、资料来源、资料形成时间、归档时间、备注。这种目录项目设置比《原始地质资料立卷归档规则》中设立归档目录的项目多4个,而且也调整了不常用项,把一件档案的相关信息争取做到最大的体现。同时也极大的充实了档案查找的筛选条件,可以说相当于查阅者能从17个角度进行筛选所要的档案,比如说针对于资料来源一项,就可以区分出是自己单位形成的档案还是在地质资料馆购买的资料,从中就可以看到本单位都买过哪些地质资料。再比如说所在单位要进行地勘产业转型升级,例如要以测量方面作为突破口,地质工作者需要了解和查找单位所有关于测量的档案资料,此时只需要在“档案号”中筛选符合“包含C”条件内容即可全部呈现。

(5)加盖归档章和装盒

按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》,地质档案应加盖归档章,归档章包括两部分,即档号和序号,其中序号是对于盒内档案的排序进行的标注,这是对档案的精准定位的需要,同时也是维护档案有机性的需要,因为在地质档案整理中,相同类别的同一项目下的档案一般以就近性和有机性为原则,尽量放在同一档案盒内或者相近档案盒内,同一档案盒内的档案应把同一项目下的档案相近存放,序号的功能是可保持档案的摆放顺序不被打乱。装盒工作没有统一的规定,受每件档案纸质大小、薄厚的制约,一般装满即可,盒内没有统一件数的要求,但应保持归档章和保密提醒章都在同一方向,便于开盒查阅档案。

五、总结与反思

地质档案整理应以服务于地质工作人员查阅利用为第一前提,因此以件为单位进行整理,将每件档案的相关信息直观地体现在归档目录上是笔者认为合理的做法;改善不合理的一些归档方式,例如档案的分类等;适应新时代的要求,把握电子办公的特点,充分把地质归档工作和电子办公结合起来,实现便捷、科学等功能的实现。

按照笔者关于地质档案的整理办法虽然极大地方便了地质工作人员的查阅,但是却对档案工作人员的提出了更高的要求,需要档案工作人员对地质档案有更高的把握性和识别性。以前地质工作人员向档案室汇交地质资料,可以要求其基本整理完毕,档案员编写归档目录总账即可,但是笔者所提出的的方法需要档案员全程参与,编写统一的档号、盒内顺序号,并且要识别每一份档案在归档目录中所要填写的项目信息,对档案工作人员提出了不小的挑战。

参考文献：

[1]李洁.试论地质档案资料整理工作的基本原则[J].兰台内外,1997

[2]张虹玲.原始地质档案的归档整理[J].兰台内外,2016

[3]肖世强.地质系统文书档案的规范化管理工作探讨[J].赤子(上中旬),2016

姬晓龙.浅谈地质档案整理方法[J].兰台内外,2020(28):19-21.