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市政工程档案采集与管理中出现的问题及解决措施探究
摘要：随着城市化进程的加快,人们的生活水平得到了显著的提升,由此,人们对城市环境提出了更高的要求。目前,部分城市的市政工程对艺术性与环保性的重视程度有所加强,但是与实际需求依旧存在一定的偏差。而市政工程档案作为工程设计的重要信息来源,对市政工程的质量与效果具有重要影响。对此,本文将对市政工程档案采集与管理进行分析,并针对其存在的问题提出相关的优化路径,实现市政工程档案采集与管理水平的提高,进而促进市政工程质量的提高。
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市政工程档案作为市政工程设计与规划的重要数据来源,记录着城市以往市政工程的信息与资料,由此可见,市政工程档案信息真实性与完整性的重要性。特别是在各方对市政工程的环保与艺术重视程度日渐提高的背景下,市政工程档案采集与管理水平的提高尤显重要。对此,本文将从两个方面对市政工程档案的采集与管理进行分析,以当前市政工程档案采集与管理存在的问题为出发点,对其具体的优化路径进行探究,以此提高优化路径的科学性与有效性,进而为市政工程质量的提高提供基础性信息保障。
一、市政工程档案管理与收集的重要价值
1.市政工程档案收集的重要价值
市政工程档案作为市政工程设计与规划的重要数据来源,是在城市建设的过程中产生的,其中记录了城市设施建设的活动状态。因此,想要通过对市政工程档案中记录的资料进行有价值的参考,就需要档案内容的完整、准确和真实,真实有效的内容记载,才能对工程的施工提供有效的技术支持,以实施更好的城市建设。随着社会的快速发展,人们的生活质量也不断提升,城市的格局也发生着巨大的变化,也因此产生了大量的市政工程档案建立工作。但是,长期以来,市政工程档案没有建立一套完整的收集体系,档案出现零、散、乱的现象,使许多市政工程项目在施工时只能凭借经验、靠记忆来识别地上地下市政设施、管网,给市政建设带来了大量的反复和浪费。随着形势的发展,这种状况已无法适应市政建设飞速发展的需要。市政工程的档案是通过在不断的城市规划中收集而来的,因此,市政工程的档案收集的质量将直接影响市政施工档案内容的质量。
2.市政工程档案管理的重要价值
市政工程档案记录的内容一般都是在城市工程建设中的城市规划问题,工程采用的技术或者是一些出现的问题等,对于完善市政工程档案能够为城市的规划建设提供重要参考,有效提升城市规划施工中的施工质量与效率,还可以通过对成本的控制,进而创造更多价值。
(1)市政工程档案是城市规划编制的重要依据
市政工程施工中,往往需要在城市规划方面进行大量的时间考察,而城市规划又要通过参考市政工程档案的资料来进行施工。可见,市政工程档案将直接影响市政工程的施工,对城市的规划建设有重要的指导意义,只有依据相关的档案资料才能实现有效的施工部署;另外对于城市新项目的规划和旧城问题都需要通过了解城市原来的各项设施才能进行,如,道路交通、管道网、给排水及供暖等问题。尤其可见,市政工程档案的管理好坏,决定了城市总体的规划质量。
(2)利于健全市政工程质量保证体系
在市政工程档案的管理中,我国有相关文件明确指出,在档案质量不合格时,无法进行工程的完工交付。另外,在建设工程质量相关的管理条例中也明确了相关规定,要求建立健全完善的工程项目档案,否则会根据档案的具体质量做出相应惩罚。此外,市政工程档案管理也要结合目前实施的相关法律法规做出相应的改进,这样才可以最正确的为市政工程的进行提供最有效的参考方案,才能使工程项目整体的质量有所保障。
(3)为市政工程施工技术管理提供依据
市政工程项目档案中记载着城市规划过程中的各个情况,城市规划相关单位可根据档案记载内容对基础设施工程进行具体分析,根据分析结果制定符合工程项目作业、管理所需的实施计划。如,档案中道路交通方面记载的技术,能够为之后在道桥建设中提供重要参考依据,从而能够通过记载的内容分析确定规划中的具体方案及实施工艺等。特别是在地下管网和附近建筑群的施工质量上,都可以通过工程技术记载的档案进行参考。并且,这些新项目工程建设完工后留下的档案资料,还能为之后的市政规划建设提供有力参考,这是一个循环的可持续性的发展过程。
二、市政工程档案采集的问题与优化路径
1.采集的问题
市政工程档案的采集存在的问题,主要表现在以下几个方面:一是采集效率偏低,目前,市政工程档案的收集与整理更多依赖的是管理人员,管理人员在工程建设期间对工程档案信息进行记录与整理,并在竣工验收阶段经由采集部门进行统一的验收与指导。但是,在实际的档案信息采集的过程中,由于针对性的档案采集制度与体系并未建立,使得采集工作的规范性有待提高,进而导致市政工程档案采集的效率偏低;二是信息完整度偏低,目前,以环境艺术设计为主要内容的市政工程多为政府工程,采用的是先开工后办手续的方式,在一定程度上增加了档案丢失或档案信息不对称等问题出现的可能性,再加上,针对于档案采集的法规有待完善,导致档案采集缺乏约束力与方向指导,使得所采集的方案资料在完整性与真实性上有所欠缺,进而导致档案资料失去其原有的参考价值;三是档案采集意识有所欠缺,目前,部分以环境艺术设计为重要内容的市政工程,其档案采集消耗的时间与人力相对较多,却对采集人员环境艺术设计的相关知识具有更高的要求,而在实际的档案采集过程中,存在档案信息采集人员缺乏专业知识体系,且对资料信息的参考价值无法准确识别,再加之自身档案信息采集意识的缺乏,使得档案采集完整性受到一定的影响。
2.采集的优化
市政工程档案采集的优化,具体包括以下几个方面:一是健全备案管理制度,科学的管理制度能够有效约束档案信息采集人员的行为,以实现档案采集工作的规范化发展,在市政工程竣工验收备案管理制度完善的过程中,首先应当严格审核制度,引导行政管理部门积极配合办理工程竣工验收备案工作,并对档案采集的各个环节进行严格的把控,规范档案信息采集人员的工作行为,用以提高档案采集效率的同时,还能促进档案信息准确性的提高。其次规范档案采集程序,以市政工程建设的规律为依据,对采集的流程与程序进行逐步的完善,对于大型城市建设工程的档案采集,应当引导实行阶段性、全方位的资料采集,并对验收后所产生的资料与数据中具有较高利用价值的文件进行悉心整理归档;二是协调沟通、健全法规,首先政府与建设行政部门应当加强对档案采集工作的重视,积极引导各部门进行协作与沟通,特别是规划、建管等相关部分应当积极参与到市政工程档案收集与移交工作之中,只有引导各职能部门进行协调合作,才能开拓档案采集的渠道,促进档案采集完整性的提高。其次完善法规制度,通过建立明确的追责制度,用以约束采集人员的工作行为,保证市政工程档案采集规范性的提高;三是培养档案采集意识,档案采集工作对工作人员态度与认知的依赖度较高,在强化档案工作人员采集意识的过程中,首先应当强化培训,引导档案采集人员按照专业标准规范工作行为,并通过学习新方法、新技术的方式,促进自身档案采集工作能力的提高。其次强化监督管理,档案采集人员应当对工程各个环节的数据、模型等进行监督与指导,积极协助完成项目单位文件资料的收集与编制。最后强化宣传指导,引导相关部门认知到档案采集与整理工作的重要性,并未优秀的档案工作者进行表扬,以提高档案采集人员的工作热情。
三、市政工程档案管理的问题与优化路径
1.管理的问题
市政工程档案管理的问题,主要表现在以下几个方面:一是管理水平偏低,在市政工程建设中,由于相关部门对档案管理的重视程度较低,使得实际的档案管理工作存在管理手段落后、管理环节冗杂等方面的问题,导致市政工程档案存在参考利用价值偏低、真实度偏低等方面的问题,此外,信息化程度较低也是管理水平偏低的一个具体化表现,随着信息化时代的到来,信息化的档案管理成为其发展趋势,但是,由于资金与人力上的限制,使得部门市政工程档案管理缺乏现代化的硬件设备,进而影响到市政工程档案管理水平与质量;二是法规制度力度偏低,目前,我国的已经存在约束档案管理行为的规章制度,但是,在实际的档案管理过程中,存在执法不严、执法力度偏低以及责任认定不明确等方面的问题,再加之健全行业标准的缺乏,在一定程度上增加了档案管理工作的难度,对档案管理水平的提升产生一定的阻碍;三是管理技能不足,随着时代的发展,市政工程档案不再局限于纸质档案,电子文件、模型以及音像资料等成为重要档案形式,在一定程度上降低档案管理工作难度的同时,对档案管理人员亦提出了更高的要求,但是,在实际的档案管理过程中,市政工程档案管理人员存在专业素养偏低、档案管理认知不明等方面的问题,导致市政工程档案管理存在较多的问题。
2.管理的要求
市政工程档案管理的要求,主要表现在以下几个方面:一是档案管理的及时准确,市政工程档案作为工程项目设计的重要参考,保证其完整、及时以及准确的重要性可想而知,对此,在市政工程管理的过程中,应当立足于提高档案数据的完整性、及时性以及准确性,其中完整性的保证以监督档案收集的各个环节为基点,保证档案数据与实际情况向贴合,并在此基础上引导档案工作人员对工程档案进行及时的归档与调整,进而实现档案管理及时性、完整性以及准确性的提升;二是档案管理的标准化,标准化作为档案管理的基本要求,将之具体到档案管理之中,主要表现为档案收集、整理以及归档等工作应当以档案管理标准为重要依据;三是档案管理的延续性,主要是指为保证市政工程档案价值的延续性,档案管理应当以维系工程档案的可调余地为重要工作内容,以实现市政工程档案利用价值的长久性;三是档案管理的自动化,随着时代的发展,市政工程档案管理的工作量逐渐增大,工作流程的繁复性也有所提高,传统的人工操作已经无法保证档案管理的准确性与效率要求,对此,市政档案管理应当以自动化的实现为优化目标,通过构建计算机管理体系,实现档案管理效率与利用效率的双向提高。
3.管理的优化
市政工程档案管理的优化,具体包括以下几个方面:一是信息化档案管理的建设,在信息化档案管理建设的过程中,首先应当对传统档案馆内利用价值偏低的资料进行过滤,经过对比分析对利用价值较高的档案进行扫描,并建立信息档案目录,同时还应当将目录与内容进行关联,以提高用户使用的便利性。此外,针对不同的地区提出的信息化发展方向应当有所差异,对于经济发展水平较高的地区,可以率先发布信息化的建设任务,并应当当地开发档案管理软件和布设档案管理局域网,对于经济发展水平较低的地区,可以先引导其构建信息化建设的外在条件,之后再分阶段完整信息化的建设;二是健全档案管理的制度,首先是应当订立管理技术标准,主要包含软件与硬件的施工标准。其次是管理流程的规范,适当减少档案管理的业务流程,促进档案管理的层次化发展,同时,还应当增强档案管理的幅度与强度,以实现档案管理效能的提高。最后健全运行机制,通过构建健全的运行机制,实现以国家档案局为首,各地档案管理为分支的管理体系,形成由上至下的档案管理评价体系以及档案管理制度,引导档案管理人员严格按照法律法规执行管理工作;三是管理人员专业素养的提升,目前,无论是信息化的档案管理,还是传统人力操作的档案管理,皆以工作人员为依托,管理人员的专业知识体系以及操作能力对档案管理工作的成效具有直接影响,对此,在市政档案管理优化的过程中,首先应当强化对管理人员的理论知识培训,引导管理人员充分的认知到现代档案管理的重要性以及其与传统档案管理的区别,为后续的档案管理提供重要的知识保障。其次操作技能的培训,通过定期培训的方式,保证管理人员的操作技能与时俱进,加深其对现代化档案管理理论知识的理解。
结束语
综上所述,随着时代的发展,信息化的档案管理成为现代档案管理的发展趋势,特别是在市政工程档案采集与管理繁复性逐渐提高的背景下,档案采集与管理的优化成为必然趋势。在实际的优化过程中,相关部门应当立足于当地实际发展情况,以信息化市政工程档案为方向,对档案采集与管理的制度、人才培养等进行调整,促进市政工程档案采集与管理水平的提高。
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基金:福建省社会科学规划项目,课题编号:FJ2018B134
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期刊名称：城建档案
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主管单位：中华人民共和国住房和城乡建设部
主办单位：中国城市科学研究会城建档案信息专业委员会
出版地方：北京
专业分类：档案
国际刊号：1674-0289
国内刊号：11-3484/TU
邮发代号：80-923
创刊时间：1993年
发行周期：月刊
期刊开本：大16开
见刊时间：7-9个月
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